Acquistando un abbonamento a Office 365, si ha accesso sia alle applicazioni da installare sul proprio computer, sia a diverse applicazioni web utilizzabili direttamente tramite browser. Ma quali sono esattamente le applicazioni incluse nell’abbonamento e come è possibile accedervi?
L’abbonamento a Office 365 permette di scaricare le versioni desktop delle classiche applicazioni Office come Word, Excel, e altre. In aggiunta, è possibile usufruire anche delle versioni online di queste stesse app. Archiviando i documenti su OneDrive, è possibile passare facilmente dalla versione desktop a quella online, e viceversa. Oltre a queste, ci sono diverse altre app disponibili esclusivamente online. Nonostante possa sembrare complesso, analizziamo la situazione nel dettaglio.
Nota: le applicazioni descritte in questo articolo sono quelle fornite con Office 365 (anche conosciuto come O365) al momento della stesura. È importante tenere presente che Microsoft potrebbe, e probabilmente lo farà, apportare modifiche nel tempo; pertanto, è consigliabile verificare le specifiche al momento dell’iscrizione.
Applicazioni Client Desktop Scaricabili
Office 365 offre l’accesso alle consuete applicazioni desktop. L’abbonamento a Office 365, a differenza della licenza perpetua stand-alone, permette l’installazione di queste app su più dispositivi, sia Windows che macOS.
Con l’abbonamento a Office 365 si ottengono le seguenti applicazioni desktop scaricabili:
- Outlook: Il rinomato client di posta elettronica di Microsoft.
- Word: Potente strumento di elaborazione testi.
- Excel: Per la creazione di fogli di calcolo e l’analisi dei dati.
- PowerPoint: Applicazione per la creazione di presentazioni.
- OneDrive: Pur essendo gratuito di base, l’abbonamento a Office 365 include un ulteriore spazio di 1 TB di archiviazione cloud.
- OneNote: Un’app per prendere appunti molto apprezzata, inclusa anche in Windows 10.
- Skype: Per chiamate vocali e videochiamate.
- Publisher: Un software di desktop publishing di facile utilizzo.
- Access: Per la creazione e gestione di database semplici.
Chi ha già utilizzato Office in passato, riconoscerà la maggior parte di queste applicazioni, anche se alcune potrebbero essere nuove.
Nuove Applicazioni Web Disponibili
Gli utenti che si avvicinano per la prima volta a Office 365 potrebbero non conoscere le applicazioni web fornite con l’abbonamento. Alcune di queste sono disponibili gratuitamente anche senza un abbonamento a Office 365, mentre altre lo richiedono. Di seguito specificheremo quali sono.
Il fatto che esistano versioni gratuite non significa che queste funzionino esattamente come quelle incluse nell’abbonamento a Office 365. Sebbene le funzionalità di base siano spesso simili, le app di O365 offrono una maggiore integrazione, migliori opzioni e sincronizzazione tra le varie applicazioni.
Queste applicazioni web utilizzano OneDrive per l’archiviazione, il che significa che tutti i documenti creati o modificati vengono salvati automaticamente nel cloud. Ciò permette di utilizzare Office 365 ovunque nel mondo, da qualsiasi computer e tramite browser, potendo accedere a tutti i propri file su OneDrive. Al ritorno al proprio computer, i file modificati verranno automaticamente sincronizzati con OneDrive.
Accedendo a Office 365 online, tutte le app sono raggiungibili tramite il “lanciatore di app” (l’icona con nove punti nell’angolo in alto a sinistra di qualsiasi app online di Office 365).
A seconda dell’applicazione che si sta utilizzando, l’elenco delle app si presenterà come un semplice elenco di nomi…
…oppure come una griglia di icone.
In entrambi i casi, l’elenco di applicazioni è lo stesso e di seguito ne vediamo le funzioni:
- Word, Excel, PowerPoint e OneNote: Si tratta delle versioni online delle note applicazioni desktop. Offrono una buona gamma di funzionalità, sebbene non siano potenti come le controparti desktop. Se interessati, si possono trovare panoramiche delle differenze tra le due versioni.
- Outlook: La versione online di Outlook è in realtà Outlook.com ed è abbastanza diversa dalla versione desktop. Le funzionalità Persone, Calendario e Attività del client desktop sono suddivise in app online separate (vedi sotto).
- Persone: Strumento di gestione dei contatti che nel client desktop è parte di Outlook, ma che qui è un’app online autonoma.
- Calendario: Funzionalità del calendario, anch’essa parte di Outlook nel client desktop, ma che qui è un’app online separata.
- Attività: Funzionalità per la gestione delle attività, anch’essa scorporata da Outlook e resa un’app online indipendente.
- Sway: Software per la creazione di presentazioni online, progettato per raccontare storie con una narrazione scorrevole, piuttosto che con singole diapositive.
- Skype: App per chiamate telefoniche e video, fornita con Windows 10. Esiste anche una versione desktop scaricabile con più funzionalità rispetto a quella integrata.
- Flow: Sistema per la creazione di flussi di lavoro basato su “trigger”, disponibile solo per chi ha acquistato un abbonamento Office 365 o un abbonamento Flow indipendente.
- Moduli: App per creare sondaggi, quiz, votazioni e questionari in modo semplice e veloce. Disponibile solo per chi ha un abbonamento a Office 365.
- Bing: Collegamento al motore di ricerca Microsoft che si apre in una nuova scheda.
- MSN: Un portale che ricorda i tempi in cui i portali erano popolari. Ma è ancora disponibile per chi desidera fare un tuffo nel passato.
- Office: Collegamento alla pagina principale di Office, da cui è possibile aprire altre app e visualizzare o modificare i file creati con le app di Office 365.
Se l’abbonamento a Office 365 è associato a un dominio (ovvero, se si è acquistata la funzionalità di posta elettronica per un dominio di proprietà), comparirà anche un riquadro “Amministratore” che permette di gestire utenti, gruppi, sicurezza, conformità e altri aspetti. Se, al contrario, l’abbonamento è stato acquistato unicamente per utilizzare gli strumenti di Office, non si avrà accesso agli strumenti di amministrazione.