Scopri Gemini: il Tuo Nuovo Assistente per Google Sheets

In un mondo dove i dati sono fondamentali, Google Sheets emerge come uno strumento potente per l’analisi e la gestione delle informazioni. Tuttavia, nonostante la sua versatilità, molti utenti, anche i più esperti, possono trovare le formule complesse e la manipolazione avanzata dei dati un compito arduo e scoraggiante. Con l’introduzione di Gemini, l’innovativa intelligenza artificiale di Google integrata in Google Workspace, le cose stanno cambiando. Non solo Gemini semplifica la scrittura di formule nidificate e l’automazione nella ricerca dei dati, ma offre anche modi nuovi e intuitivi per utilizzare le funzioni integrate di Google. In questo articolo, esploreremo come Gemini può rivoluzionare il tuo modo di lavorare con Google Sheets, rendendo le operazioni più rapide e meno faticose.

Principali Vantaggi di Gemini

• Gemini semplifica la scrittura di formule IF nidificate per un’analisi avanzata dei dati in Google Sheets.
• Gemini può automatizzare le ricerche dei dati in Google Sheets, risparmiando tempo e fatica nella ricerca dei valori.
• Gemini può aiutarti a creare formule per date e ore in Google Sheets facendo riferimento alle funzioni integrate di Google.

Come Aggiungere Gemini a Google Sheets

Per accedere a questa funzionalità, è necessario iscriversi ai Google Workspace Labs. È davvero facile, purché tu viva in uno dei paesi e territori supportati. Puoi saltare questa sezione se hai già accesso a Workspace Labs.

Per iniziare con Gemini in Workspace, registrati sul sito di Workspace Labs. Spunta le caselle in fondo alla pagina per accettare i termini di servizio e l’informativa sulla privacy, quindi fai clic su Invia.

Se ti sei iscritto una volta a Workspace Labs ma hai scelto di uscire, non ti verrà permesso di iscriverti di nuovo con lo stesso account.

Gli abbonati a Google One AI Premium hanno anche accesso a Gemini in Google Workspace, insieme a diverse altre funzionalità. La finestra seguente dovrebbe apparire la prossima volta che apri Google Sheets.

1. Scrivere Formule IF Nidificate

La funzione IF consente di testare una condizione specifica e definire un valore da restituire se è vero e un altro valore da restituire se non lo è. Puoi modificare le tue affermazioni IF con gli operatori logici AND, OR e NOT, e persino annidare più istruzioni IF all’interno di una per analisi dati più complesse in Google Sheets.

Il nesting è un’arma a doppio taglio; sebbene sia tecnicamente capace di gestire molte operazioni complesse, può risultare ingombrante e difficile da usare se sei solo agli inizi con funzioni e formule. Tuttavia, con Gemini come tuo copilota, puoi scrivere formule lunghe e visivamente complesse che fanno esattamente ciò che desideri.

Per iniziare, apri il foglio di calcolo in Google Sheets. Fai clic sull’icona a forma di diamante “Chiedi a Gemini” accanto al pulsante Condividi e dovrebbe apparire un pannello laterale. Gemini analizzerà il contenuto del foglio di calcolo e presenterà un riepilogo.

Inserisci il tuo prompt nella casella di testo in basso nel pannello laterale. Per calcolare i voti di una classe di studenti, ho inserito il seguente prompt: “Crea una formula IF nidificata che possa calcolare il voto degli studenti in base al loro punteggio. A è 90 e oltre, B è da 80 a 89, e così via.” Gemini è riuscito a svolgere il compito in un solo tentativo e ha creato una formula che ha funzionato perfettamente. Puoi usare l’icona Inserisci sotto la formula per aggiungerla al foglio di calcolo.

2. Automazione nella Ricerca dei Dati

Con Gemini, non è più necessario scrivere formule di ricerca orizzontali o verticali. Puoi sfruttare la capacità di Gemini di analizzare i dati del tuo foglio di calcolo e rispondere a richieste basate sulla sua comprensione. Ciò significa che puoi comporre le tue query in linguaggio naturale e ottenere i risultati desiderati con meno tempo e fatica.

Con due tabelle in un foglio di calcolo, una tabella principale e una tabella di ricerca, posso chiedere a Gemini di cercare il valore associato a un elemento nella mia tabella principale.

Per trovare l’indirizzo di Mark Twain, ho inserito il seguente prompt: “Trova l’indirizzo di Mark Twain nella tabella da F4 a G9.” Gemini ha restituito la seguente formula: =FILTER(G4:G9, EQ(F4:F9, “mark twain”)), che mi ha dato l’indirizzo che cercavo. Ciò può sembrare banale in un foglio di calcolo con pochi elementi, ma può cambiare le regole del gioco quando si ha a che fare con migliaia di elementi.

Esistono vari consigli e trucchi per l’uso dell’AI, ma la cosa più importante è essere il più descrittivi e specifici possibile.

3. Creazione di Formule per Date e Ore

Gemini può riferirsi automaticamente a tutte le funzioni di data e ora integrate di Google quando crea formule su richiesta. Con Gemini, posso aggiungere l’ora corrente al mio foglio di calcolo, trovare il numero di giorni tra due date, convertire testo non formattato in date e utilizzare altre funzioni di data e ora senza dover memorizzare nulla.

Ad esempio, il prompt seguente restituisce accuratamente una formula per calcolare la differenza tra due date: “Calcola il numero di giorni tra le date di inizio e fine per ciascun compito nel progetto.”

4. Funzioni di Manipolazione del Testo

Oltre a creare formule per date e ore, Gemini può anche gestire operazioni di manipolazione del testo in Google Sheets. Gemini può estrarre testo specifico da una riga, convertire il testo in numeri e viceversa, e formattare il testo senza che tu debba scrivere alcuna formula. Può anche generare nuovo testo basato sui prompt, fare suggerimenti per la validazione dei dati e riassumere il testo nel tuo foglio di calcolo all’interno dello stesso workflow.

Puoi anche fare riferimento alla tua casella di posta Gmail e ai tuoi file di Drive nei tuoi prompt, come: “Elenca gli oggetti delle ultime tre email inviate a [Persona].” “Riassumi i punti chiave in [Nome File] in Drive.”

Clicca su Fonti sotto la risposta per vedere i file che Gemini ha utilizzato nella sua risposta.

5. Creazione di Funzioni Personalizzate

Le funzioni personalizzate sono un ottimo modo per estendere le funzionalità integrate di Google Sheets. Si tratta di scrivere codice in Google Apps Script, una piattaforma di scripting proprietaria basata su cloud per Google Workspace.

Se hai un’idea per una funzione personalizzata ma non possiedi competenze di programmazione avanzate, puoi descrivere il tuo concetto a Gemini e lasciare che l’AI generi il codice per te. Ad esempio, ho utilizzato Gemini per creare uno script semplice che converte i piedi in centimetri. Gemini può anche gestire compiti più complessi, come la traduzione di lingue o il recupero di aggiornamenti dal vivo da internet.

Conclusione

Sebbene Gemini non sia perfetto, ha dimostrato di generare le formule corrette circa sette volte su dieci, secondo la mia esperienza. Nonostante le sue imperfezioni, rappresenta un notevole risparmio di tempo e può anche essere uno strumento di apprendimento prezioso. Tuttavia, se hai frequentemente bisogno di scrivere formule, non c’è alcun sostituto per padroneggiare le funzioni essenziali di Google Sheets. Gemini è un potente assistente, ma comprendere i fondamenti sarà sempre la chiave per trarre il massimo dai tuoi fogli di calcolo.