È essenziale comprendere le firme e-mail, quelle stringhe di testo che compaiono in fondo ai messaggi di posta elettronica. Scopriamo insieme come creare una firma e-mail che rifletta il tuo stile professionale.
Indipendentemente dal tuo livello di esperienza, una firma e-mail ben strutturata è un elemento fondamentale della tua strategia di comunicazione. Non limitarti a considerarla un semplice elemento a piè di pagina, ma piuttosto un’opportunità per mettere in mostra la tua professionalità e lasciare un’impressione memorabile.
Questa guida ti accompagnerà nella creazione di una firma e-mail che sia al tempo stesso accattivante e informativa. Inoltre, ti indicheremo alcune risorse utili per creare firme e-mail personalizzate o trovare modelli già pronti.
Che cos’è una firma e-mail?
Probabilmente avrai notato, in fondo a diverse e-mail, un blocco di testo, immagini e collegamenti. Questo è ciò che chiamiamo firma e-mail. Solitamente, include il nome e le informazioni di contatto del mittente, ma può contenere anche la qualifica, l’URL del sito web, una foto, una dichiarazione di non responsabilità e altri elementi.
L’obiettivo principale di una firma e-mail è rassicurare i destinatari, confermando che stanno comunicando con una persona reale e non con un sistema automatico. Una firma e-mail progettata con cura contribuisce a definire la tua identità e quella della tua azienda, fungendo di fatto da biglietto da visita digitale.
Perché è importante avere una buona firma e-mail?
Se ti stai ancora chiedendo perché investire tempo nella creazione di una buona firma e-mail, ecco alcuni validi motivi.
Motivazioni personali
#1. Assicura una prima impressione positiva
Una prima impressione positiva è fondamentale in qualsiasi contesto di comunicazione o networking professionale. Una firma e-mail ben congegnata è in grado di proiettare un’immagine positiva di te al destinatario.
#2. Fa risparmiare tempo prezioso
Configurando una firma e-mail per tutte le tue e-mail in uscita, eviterai di dover aggiungere saluti e firme individuali ogni volta che scrivi un messaggio, risparmiando così tempo prezioso.
#3. Promuove il marchio personale
Puoi aggiungere un logo e uno slogan alla tua firma e-mail per promuovere il tuo marchio personale. Se sei un libero professionista o hai recentemente avviato una piccola impresa, l’inserimento di informazioni sul tuo marchio nella firma farà conoscere il tuo brand ai tuoi contatti.
#4. Rende facile ricordarti
Vuoi che le persone si ricordino di te? Includi nelle tue e-mail una firma memorabile e distintiva. Con il giusto tipo di firma, puoi assicurarti che i destinatari si ricordino di te.
#5. Mostra la tua personalità
A volte, potresti non avere lo spazio sufficiente per esprimere appieno la tua personalità nell’e-mail. Tuttavia, puoi sempre utilizzare la firma per farlo. Scegli lo stile, il colore e il carattere che meglio rappresentano la tua individualità.
Motivazioni professionali
#1. Dimostra la tua professionalità
Quando interagisci con il mondo professionale, ogni elemento della tua e-mail, inclusa la firma, deve riflettere la tua professionalità. Una firma e-mail sofisticata infonderà fiducia nei destinatari e li invoglierà a collaborare con te.
#2. Stabilisce la tua credibilità
Una buona firma e-mail svolge un ruolo fondamentale nel rafforzare la tua credibilità agli occhi degli altri. Una firma professionale è quindi indispensabile quando comunichi con clienti, colleghi o potenziali datori di lavoro.
#3. Permette agli altri di contattarti facilmente
Le firme e-mail contengono dettagli di contatto, come il numero di telefono e l’indirizzo e-mail, consentendo ai destinatari di contattarti facilmente qualora lo desiderino.
#4. Aumenta il numero di follower sui social media
Puoi anche inserire collegamenti ai profili social della tua organizzazione, come Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram. In questo modo, farai conoscere la tua presenza sui social e attirerai nuovi follower alle tue pagine aziendali.
#5. Promuove la coerenza del marchio
Una firma e-mail aiuta a rafforzare l’identità visiva e il marchio aziendale. Assicurandoti che tutti nella tua azienda utilizzino firme e-mail dallo stile uniforme, contribuirai a promuovere un’immagine coerente del brand.
Guida passo passo per creare una firma e-mail
Su Gmail
Gli utenti di Gmail possono aggiungere una firma e-mail seguendo questi semplici passaggi:
- Accedi alla tua casella di posta di Gmail.
- Fai clic sull’icona Impostazioni (a forma di ingranaggio) in alto a destra e seleziona “Visualizza tutte le impostazioni”.
- Nella scheda Generale, scorri verso il basso fino all’opzione Firma.
- Fai clic sul pulsante “Crea nuova”.
- Assegna un nome alla firma e fai clic su “Crea”.
- Il cursore lampeggerà in una casella dove potrai aggiungere la tua firma.
- Qui puoi scegliere lo stile del carattere, la dimensione, il colore del testo, il grassetto, il corsivo, la sottolineatura, l’allineamento e i punti elenco.
- Gmail supporta anche collegamenti ipertestuali e immagini.
- Puoi anche personalizzare le impostazioni della firma.
- Scorri verso il basso e fai clic su “Salva modifiche”.
- La tua firma è ora pronta per essere utilizzata.
Su Outlook
Per aggiungere una firma alla tua e-mail di Outlook, segui questi passaggi:
- Apri la casella di posta di Outlook e fai clic sul menu “File”.
- Seleziona “Opzioni” sul lato sinistro.
- Nella finestra “Opzioni di Outlook”, seleziona la scheda “Posta”.
- Nel riquadro di destra, fai clic su “Firme…”.
- Si aprirà la finestra “Firma e cancelleria” con la scheda “Firma e-mail”.
- Seleziona il tuo account di posta elettronica dal menu a discesa.
- Fai clic sul pulsante “Nuovo”. Dopo aver assegnato un nome alla firma, fai clic su “OK”.
- Scrivi e personalizza la tua firma nella casella “Modifica firma”.
- Puoi selezionare lo stile, la dimensione, il grassetto, il corsivo, la sottolineatura, lo stile di allineamento, i collegamenti e altri elementi.
- È anche possibile importare informazioni da un biglietto da visita.
- Fai clic sul pulsante “Salva”.
- Scegli la firma da utilizzare per le nuove e-mail e le risposte/inoltri.
- Fai clic su “OK” e la tua firma sarà pronta per l’uso.
Su Yahoo Mail
Per creare una firma e-mail nel tuo account Yahoo Mail, procedi come segue:
- Accedi al tuo account Yahoo Mail.
- Nella casella di posta, fai clic su “Impostazioni” in alto a destra e scegli “Altre impostazioni”.
- Seleziona “Scrivi email” nel riquadro di sinistra.
- Nella sezione “Firma”, fai clic sul pulsante a scorrimento accanto all’ID e-mail a cui desideri aggiungere la firma.
- Una volta attivata l’opzione, comparirà una casella dove potrai aggiungere la tua firma e-mail.
- Puoi personalizzarla con emoji, grassetto, corsivo, allineamento, rientro, punti elenco e barrato.
- Potrai inoltre scegliere lo stile e la dimensione del carattere e aggiungere collegamenti ipertestuali.
- Una volta terminato, esci dalle impostazioni. La tua prossima e-mail avrà la firma che hai appena creato.
Linee guida per una firma e-mail efficace
✅ La regola generale per una firma e-mail è quella di mantenerla concisa e includere solo le informazioni essenziali.
✅ Quando crei una firma e-mail professionale, utilizza un carattere pulito, leggibile e professionale come Arial o Times New Roman. È preferibile evitare caratteri elaborati per uso professionale, riservandoli ad e-mail di natura strettamente personale.
✅ A meno che tu non abbia e-mail separate per uso personale e professionale, è consigliabile utilizzare più firme e-mail. In questo modo, potrai scegliere la firma più appropriata in base al tuo interlocutore.
✅ Crea una firma che sia visivamente accattivante, curando con attenzione i caratteri, il formato, la spaziatura e gli elementi grafici.
✅ Anche se desideri una firma accattivante, cerca di limitare l’uso a uno o due colori, per evitare di distrarre il destinatario con eccessive variazioni cromatiche.
✅ Una buona firma e-mail dovrebbe includere una tua foto, il logo dell’azienda, l’URL del sito web e collegamenti ai profili social.
✅ Assicurati che la tua firma sia facilmente leggibile da qualsiasi dispositivo, inclusi smartphone e tablet.
✅ Prima di utilizzare una nuova firma e-mail, testala su diversi dispositivi e client di posta elettronica, per verificare che appaia e funzioni correttamente.
✅ Se tutti i dipendenti della tua azienda utilizzano firme e-mail, è importante che adottino un formato unico e coerente con l’identità del marchio.
✅ Mantieni sempre aggiornate le informazioni presenti nella firma e-mail, come l’indirizzo e-mail, il numero di telefono, l’URL, ecc.
✅ Per ragioni di sicurezza, evita di inserire informazioni personali come l’indirizzo di casa o il numero di telefono privato.
✅ Potrebbero esserci delle restrizioni sulle informazioni che puoi aggiungere alla tua firma e-mail, a seconda del tuo settore e della tua posizione. È consigliabile consultare il tuo team legale per assicurarti di rispettare tutte le normative vigenti.
#1. HubSpot
HubSpot offre un generatore di firme e-mail gratuito che ti aiuterà a creare la tua firma personalizzata. Mette a disposizione sei modelli tra cui scegliere, che possono essere adattati alla tua professione e all’identità del tuo marchio.
Qui potrai aggiungere il tuo nome, la tua qualifica, il nome dell’azienda, le informazioni di contatto e altri dettagli. Potrai anche includere collegamenti ai tuoi account social, come LinkedIn, Facebook, Twitter e Instagram. Se necessario, potrai aggiungere ulteriori campi personalizzati.
Per quanto riguarda lo stile, HubSpot offre opzioni di personalizzazione per il colore del tema, il colore del testo, il colore dei collegamenti, il tipo di carattere e la dimensione del carattere. Sono disponibili anche opzioni per caricare una tua foto e il logo aziendale, oltre alla possibilità di creare una call to action personalizzata.
#2. Newoldstamp
Newoldstamp è una piattaforma specializzata nella creazione di firme personalizzate. Questo strumento online è ideale per te e il tuo team per creare firme e-mail su misura per le esigenze del tuo marchio.
Questa soluzione mette a disposizione una pagina di generazione di firme completamente personalizzata, con modelli adattabili. Puoi aggiungere il tuo design e utilizzare i colori e i caratteri che preferisci nella firma e-mail.
È disponibile anche una dashboard centralizzata per le aziende. Newoldstamp offre inoltre un sistema di analisi e gestione dei banner che ti sarà utile. Le firme possono essere integrate con Google Workspace, MS Exchange e Microsoft 365.
#3. WiseStamp
Se stai cercando una piattaforma per creare firme e-mail per individui o organizzazioni, WiseStamp è un’ottima scelta. Questo strumento ti permette di progettare firme e-mail professionali che possono trasformare le tue e-mail in un efficace strumento di marketing.
Le firme e-mail generate da questa soluzione sono compatibili con Gmail (versione individuale o Workspace), Outlook (desktop e web), Apple Mail e Yahoo. Questo generatore di firme e-mail di facile utilizzo ti permette di scegliere il carattere, il colore, il layout, la forma e altri elementi appropriati.
Sono disponibili anche opzioni per aggiungere funzionalità avanzate, tra cui dichiarazioni di non responsabilità, video, pulsanti, banner, ecc. Se stai creando firme per la tua azienda, puoi usare questo strumento per generare una firma e-mail unificata a livello aziendale.
Risorse popolari per modelli di firma e-mail
#1. Libreria di modelli di firma e-mail di Microsoft 365
Se cerchi una firma e-mail di Outlook dall’aspetto professionale, la Microsoft 365 Email Signature Gallery è la soluzione ideale. Questa libreria di risorse contiene 20 modelli di firma e-mail che possono essere facilmente personalizzati con foto, collegamenti a siti web, loghi aziendali e profili social.
Utilizzando questi modelli completamente personalizzabili, potrai aggiungere un tocco di professionalità alle tue e-mail di Outlook. Avrai la libertà di esprimere la tua creatività con caratteri, elementi grafici, foto, video, animazioni e transizioni.
I modelli sono disponibili in formato MS Word, quindi potrai modificarli facilmente per personalizzarli. Una volta create le firme e-mail, potrai condividerle e pubblicarle rapidamente ovunque.
#2. Mail Signatures
Se hai bisogno di modelli di firma e-mail gratuiti e compatibili con la modalità scura, Mail Signatures è la piattaforma che fa per te. Questo sito web ti permette di scaricare modelli di firma pronti all’uso per scopi aziendali e personali. Non è richiesta alcuna conoscenza di HTML per creare o personalizzare le firme e-mail.
Questo generatore di firme integrato permette anche di personalizzare i modelli. Le firme generate in questo modo sono compatibili con Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server e molti altri. Sono inoltre disponibili opzioni per lo stile del carattere personalizzato e tre colori del carattere.
Esempi comuni di firme e-mail
Firma e-mail per un’azienda di energia verde
Credito immagine: Mail Signatures
Questo esempio è perfetto per chi lavora in un’azienda attenta all’ambiente. Il banner pone una domanda retorica che incoraggia indirettamente i destinatari a risparmiare carta evitando di stampare l’e-mail. Il colore principale del carattere utilizzato è il verde, simbolo della natura e delle foreste.
Firma e-mail per un’azienda automobilistica
Credito immagine: Mail Signatures
In questa firma e-mail, il premio vinto dalla casa automobilistica è evidenziato con un grande banner. La foto del mittente assicura che le sue informazioni non vadano perse a causa del banner. Il colore principale di questa firma è il marrone, ma può variare in base al colore del marchio della tua azienda.
Conclusioni
Una firma e-mail è un ottimo strumento per presentarsi in modo professionale e permettere ai destinatari di contattarti facilmente. Ora che hai appreso come creare una firma e-mail professionale, puoi aggiungerla al tuo client di posta preferito seguendo i passaggi descritti in questa guida.
Potresti anche voler approfondire le soluzioni di firma elettronica e le API di firma elettronica.