Nel panorama degli affari, le aziende affrontano progetti complessi che richiedono una gestione accurata. Per questo motivo, è essenziale ottimizzare le operazioni, assicurando che non ci siano complicazioni dell’ultimo minuto.
Negli ambienti commerciali, gli strumenti visuali giocano un ruolo cruciale nella gestione fluida dei progetti e delle attività. Tra questi, il diagramma SIPOC spicca come risorsa chiave, fornendo chiarezza e pianificazione strategica nell’ambito della gestione dei progetti aziendali.
Se il tuo obiettivo è raggiungere l’eccellenza operativa all’interno di un’organizzazione, utilizzare la potenza di questo strumento può essere estremamente utile. Ma cos’è esattamente un diagramma SIPOC e come si crea?
I diagrammi SIPOC offrono una visione d’insieme, documentando come gli input vengono trasformati in risultati concreti, al fine di raggiungere gli output desiderati. Inoltre, indicano anche il modo in cui i clienti riceveranno tali risultati.
SIPOC è un acronimo per Fornitori, Input, Processi, Output e Clienti, che mappa l’intero ciclo di vita di un progetto aziendale. Comprende passaggi che delineano il processo e ne chiariscono i meccanismi interni. Questa rappresentazione schematica può essere considerata come un vero e proprio modello per un progetto.
Grazie a questo strumento, il tuo team può collaborare in modo efficiente in tempo reale, facilitando la risoluzione dei problemi. Per un’organizzazione, il diagramma SIPOC funge da bussola, guidando il team nella direzione giusta.
I tuoi sforzi non saranno quindi vaghi, poiché potrai contare su un approccio strategico e strutturato. Iniziamo questo interessante percorso alla scoperta dei diagrammi SIPOC e dei metodi più semplici per crearli!
Cosa include un diagramma SIPOC?
Ora che hai compreso l’utilità dei diagrammi SIPOC, è importante capire il significato di ciascuno dei suoi elementi. Entriamo nel dettaglio!
✔Fornitori: ogni attività o progetto richiede risorse per essere completato. La parte relativa ai fornitori nel diagramma identifica chi fornisce queste risorse, inclusi personale, materiali, investimenti e tutto ciò che è necessario per il progetto.
✔Input: mentre la sezione dei fornitori indica chi è responsabile della fornitura di risorse per il progetto, quella relativa agli input elenca ciò di cui hai bisogno. Si tratta di materie prime, finanziamenti precisi, attrezzature e simili.
✔ Processo: il processo è il piano d’azione per realizzare il progetto, costituito da una serie di attività.
✔Output: gli output indicano il risultato del progetto che viene generato al termine del processo. Questi includono risultati finali come prodotti e altri risultati, tangibili o immateriali.
✔Clienti: sono le persone che riceveranno il prodotto o il risultato del progetto. I clienti sono generalmente stakeholder o clienti interni.
Ciascuno di questi elementi chiave è definito per creare un diagramma SIPOC appropriato.
Qual è la funzione di un diagramma SIPOC?
Il diagramma SIPOC è una componente fondamentale della gestione dei progetti aziendali (BPM). Non è essenziale per ogni singolo progetto che un’azienda intraprende, ma semplifica notevolmente quelli più grandi e complessi. In questo modo, si rivela uno strumento visivo prezioso per migliorare i risultati.
Offre una panoramica concisa di chi fornirà le risorse, di cosa è necessario, di come eseguire il piano, dei risultati finali che si otterranno e di quando i clienti riceveranno i risultati.
Come può essere utile un diagramma SIPOC?
Molti potrebbero considerare i diagrammi SIPOC come una formalità non necessaria e mettere in discussione l’utilità di crearne uno. Nonostante ci possano essere diverse ragioni per non optare per un diagramma SIPOC, ci sono anche validi motivi per cui può migliorare i tuoi progetti aziendali.
✔ Aiuta a ridurre i costi: il diagramma funge da piano dettagliato di ciò che è necessario per un progetto, inclusi manodopera, costi, risorse e altri elementi. Inoltre, fornisce un quadro dei profitti. Essendo una mappa completa dell’intero progetto, il diagramma SIPOC aiuta a visualizzare ciò che è essenziale e ciò che non lo è. In questo modo, è possibile concentrarsi sulle aree in cui è possibile risparmiare denaro, rendendo il progetto più efficiente dal punto di vista economico.
✔ Avvia il processo in modo strategico: si potrebbe pensare che il diagramma SIPOC non sia un’entità in tempo reale o che i tuoi clienti non lo richiedano come processo del progetto.
Tuttavia, creare un diagramma SIPOC significa avviare già la pianificazione di forniture, fornitori, personale e altri elementi. Pertanto, un approccio strategico si tradurrà in risultati migliori, con un incremento della resa e la prevenzione di problemi dell’ultimo minuto.
✔ Un vantaggio sulle risorse: presentando un diagramma SIPOC al tuo team o al personale coinvolto, è possibile ottenere una visione più chiara del processo. In questo modo, più persone possono condividere opinioni, suggerimenti e idee, che possono essere utilizzate per migliorare l’esecuzione e spesso si traducono in un minore utilizzo delle risorse.
Pertanto, il diagramma SIPOC è un elemento essenziale della gestione dei progetti che aiuta a migliorare l’efficienza e, di conseguenza, a ottimizzare i progetti.
Esempio di diagramma SIPOC
L’obiettivo principale del diagramma SIPOC è comprendere l’input e l’output di un processo dall’inizio alla fine. In questo esempio, analizzeremo il processo di acquisto di un’auto.
Fornitori: concessionarie auto, privati, aziende.
Input: modello di auto, specifiche, prezzi.
Processo: implementazione del test drive, selezione dei modelli di auto che superano il test drive preliminare, processo di acquisto.
Output: auto, documenti, contratto di assistenza.
Cliente: acquirenti di auto, aziende, rivenditori.
Questo esempio illustra il processo seguito e le fasi attuate per arrivare all’output finale. Con l’aiuto degli strumenti elencati di seguito, puoi creare il tuo diagramma SIPOC in base alle tue esigenze.
Lucidchart
Lucidchart è una delle piattaforme per la creazione di strumenti visuali più adatte ai principianti. È possibile creare diagrammi SIPOC utilizzando lo strumento online o scaricando la sua app per Android. È disponibile un modello specifico che può essere personalizzato in base alle proprie esigenze. Tuttavia, prima di poter utilizzare il modello, è necessario effettuare la registrazione o l’accesso tramite Google, Slack o Office 365.
Caratteristiche
- È possibile aggiungere fino a 60 forme in un singolo diagramma nel piano gratuito e molte di più nel piano a pagamento.
- Può integrarsi con piattaforme come Jira, GitHub, Slack e altre, e consente anche di importare i propri dati.
- Permette di creare versioni migliorate confrontando due documenti e mettendo in evidenza le differenze.
- La collaborazione in tempo reale è più gestibile grazie all’ordinamento tramite timestamp, alla denominazione delle versioni e ad altre funzioni di controllo degli accessi.
- Offre un layout semplice e una GUI ben organizzata per facilitare la navigazione.
Non sorprende che Lucidchart sia uno strumento eccellente per creare diagrammi SIPOC e altri schemi simili. Con la versione gratuita, è possibile creare diagrammi di base. Per le funzionalità più avanzate, è necessario effettuare l’upgrade alla versione pro.
Visual Paradigm
Visual Paradigm, come suggerisce il nome, è utile per mappare i paradigmi di qualsiasi processo. Pertanto, è possibile creare qualsiasi tipo di diagramma e gli utenti lo apprezzano particolarmente per la creazione di diagrammi SIPOC. Dispone di una vasta gamma di 200 modelli che possono essere personalizzati per qualsiasi progetto.
Caratteristiche
- Vasta gamma di strumenti integrati per creare facilmente il diagramma SIPOC desiderato.
- Permette di disegnare diagrammi SIPOC come Visio Drawings e di importarli in Visual Paradigm per la collaborazione in tempo reale.
- Consente di incorporare diagrammi e integrarli in Word, PowerPoint, Outlook e piattaforme simili di Microsoft Office.
- Supporta l’esportazione di diagrammi SIPOC in formati di file PNG, JPG, PDF, SVG e simili.
Gli utenti apprezzano questo strumento perché non richiede una formazione specifica per essere utilizzato, essendo adatto anche ai principianti. Inoltre, non c’è limite al numero di forme, linee o elementi che è possibile utilizzare. Pertanto, è uno strumento completo per semplificare la progettazione di diagrammi SIPOC.
Creately è un altro strumento per la creazione di diagrammi, valido anche per la collaborazione. La sua area di lavoro offre numerose funzionalità per personalizzare i modelli SIPOC in modo intelligente. Precedentemente nota come piattaforma di gestione del lavoro, è considerata una delle migliori grazie alla sua area di lavoro universale intelligente. Approfondiamo le sue caratteristiche principali!
Caratteristiche
- Facile modifica grazie all’intuitiva funzione di trascinamento della selezione.
- Permette di fornire controlli di accesso al tuo team.
- Offre la possibilità di ristrutturare i diagrammi quando necessario.
- Include una funzione di voto integrata per raccogliere opinioni sullo strumento.
- Le integrazioni CMS consentono di salvare i diagrammi in queste piattaforme o di importare dati nei diagrammi SIPOC.
- Ha una funzione di condivisione dello schermo integrata per presentare i diagrammi durante le riunioni.
È possibile utilizzare lo strumento sia online che offline. Nel primo caso, è possibile accedere tramite link in qualsiasi momento. Nel secondo caso, è possibile scaricare lo strumento, che funziona su computer Windows, Mac e Linux.
Asana è principalmente un CRM, ma consente di creare diagrammi o modelli SIPOC senza costi aggiuntivi. Anche se è più orientato ad altri ambiti, le sue funzionalità sono piuttosto avanzate per la gestione dei progetti aziendali di livello superiore. Diamo un’occhiata alle sue caratteristiche principali.
Caratteristiche
- Consente di creare diagrammi SIPOC senza utilizzare codice, con pochi clic, e di automatizzare i processi grazie ai suoi Workflow Builder.
- Le integrazioni con Slack, Creative Cloud e Zoom semplificano la presentazione dei diagrammi durante le riunioni.
- Offre la possibilità di personalizzare i modelli esistenti.
- Dispone di diverse forme e colori per creare schemi ben strutturati.
Asana è uno degli strumenti più avanzati utilizzati nell’ambito commerciale, grazie alle sue funzionalità di automazione e di gestione del posto di lavoro. Inoltre, la sua GUI semplice rende agevole la creazione del processo.
Conclusioni
I diagrammi SIPOC sono una componente essenziale della gestione dei progetti aziendali. Possono essere utilizzati per pianificare il progetto, tenere traccia di fornitori, risorse, personale coinvolto, piani, risultati e consegna al cliente.
Inoltre, è possibile suddividere il progetto in fasi intermedie, sapendo quale fase sarà completata entro il tempo previsto. L’implementazione strategica di questo strumento aiuta a ridurre i costi, a ottimizzare le risorse, a risparmiare tempo, a migliorare l’efficienza e, di conseguenza, ad aumentare i profitti.
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