Niente più incertezze, stress o attese con questo software di prenotazione di sale riunioni!
Probabilmente ti sei già trovato in questa situazione, in cui hai bisogno di uno spazio tranquillo per una riunione veloce ma vuoi risparmiare tempo nella ricerca di una stanza vuota o nel cercare di verificare se ce n’è una disponibile su Slack.
Riconosciamo tutti l’importanza delle sale riunioni per conferenze nel supportare la produttività dei dipendenti e raggiungere il successo. Il primo passo è creare spazi di incontro pratici per il tuo team, il secondo è ideare un sistema che garantisca che queste stanze siano utilizzate in modo efficiente a vantaggio di tutti il più possibile.
Con il software di pianificazione delle sale, puoi verificare rapidamente la disponibilità delle sale e determinare quando uno spazio sarà disponibile per le tue riunioni. Ecco diverse scelte di software di pianificazione delle sale per semplificare le prenotazioni delle sale conferenze, con una visione più dettagliata nel post qui sotto.
Titolo
Descrizione
Esplorare
Skedda
Automatizza la pianificazione, personalizzabile, panoramica chiara.
EMS accumulante
Informazioni dettagliate sulla camera, pulizia automatizzata, riduzione dei costi.
Inviato
Soluzioni per spazi di lavoro adattivi, supporto analitico.
Robin
Prenotazione semplice, approfondimenti sull’utilizzo, integrazione del programma.
brulicante
Prenotazioni mobili, gestione sicura degli ospiti, plugin.
Applicazione per sale riunioni
Personalizzazione, pianificazione touchscreen, analisi.
CalendarWiz
Categorie con codice colore, personalizzazione del design, API.
Appspace
Check-in con codice QR, prenotazioni flessibili, supporto IoT.
UnSpot
Valutazione delle esigenze spaziali, informazioni in tempo reale.
Condéco
Prenotazioni uniche, controlli rapidi di disponibilità.
Maturazione
Facility Management, videoconferenze, facilità d’uso.
Kadence
Potenzia il lavoro, le prenotazioni estemporanee, i promemoria del check-in.
Sommario:
Vantaggi del software di prenotazione di sale riunioni/conferenze
Alcune delle migliori caratteristiche delle sale conferenze per riunioni sono le seguenti:
- Webinar interattivi: le sale conferenze dovrebbero essere in grado di ospitare webinar con sessioni dal vivo, semi-live e preregistrate. Le piattaforme dovrebbero essere in grado di ospitare sessioni moderate di domande e risposte, sondaggi, quiz e gruppi dal vivo.
- Opzioni di chat semplici: la piattaforma dovrebbe supportare funzionalità di chat audio, video e di messaggistica che consentano a tutti di collaborare e conversare tra loro.
- Ricerca contatti: la funzione di ricerca dei contatti consente agli utenti di cercare i partecipanti alla riunione e connettersi con loro tramite chiamate audio e video uno per uno.
- Pianificatore di riunioni: il modulo di gestione delle riunioni dovrebbe consentire agli organizzatori di ospitare riunioni e organizzare riunioni e avvisare automaticamente i partecipanti.
- Assistenza clienti: il software per conferenze e riunioni dovrebbe offrire assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 quando il cliente affronta problemi nell’organizzazione e nella connessione alla riunione virtuale.
Dai modelli di verbali delle riunioni alla pianificazione automatica, la tecnologia può rendere il processo di organizzazione delle riunioni molto più semplice ed efficace. Diamo ora uno sguardo dettagliato al software di prenotazione di sale riunioni/conferenze che ti aiuterà a vivere un’esperienza senza problemi.
Skedda
Skedda è il sistema di pianificazione degli spazi sul posto di lavoro leader a livello mondiale. Durante le mie sessioni di prova, ho sperimentato che consente di risparmiare tempo automatizzando la pianificazione e l’organizzazione degli spazi di lavoro e delle sale riunioni.
Con Skedda la gestione della disposizione delle sale congressi, delle postazioni di lavoro, delle strutture aziendali e delle aree di presentazione è semplificata. Con la pianificazione intelligente di Skedda, il tuo responsabile robotico della sala riunioni, offre la seguente assistenza:
- Regolazioni semplici.
- Varie opzioni di personalizzazione.
- Condizioni di visibilità adattabili.
- Permessi di accesso utente semplificati.
- Una chiara panoramica dell’occupazione della scrivania per giorni specifici.
Caratteristiche:
- Migliora l’ambiente di lavoro complessivo dal check-in al check-out.
- Consente alle organizzazioni di automatizzare e ottimizzare procedure di prenotazione complesse.
- Offri ai tuoi utenti la possibilità di prenotare autonomamente rapidamente da qualsiasi dispositivo.
- Elogiato per il suo costo competitivo, il layout intuitivo, la chiarezza d’uso e l’eccezionale servizio clienti.
Offre la migliore gestione possibile delle sale conferenze, inclusa la connettività fluida di Microsoft 365 e Google Workspace. Con Skedda e uno strumento per prendere appunti basato sull’intelligenza artificiale, sei pronto per riunioni efficienti ed efficaci!
EMS accumulante
Trovare il luogo di incontro ideale sul posto di lavoro o nel campus è semplice con l’aiuto del noto servizio di prenotazione di sale riunioni online EMS accumulante.
Caratteristiche:
- Accedi a informazioni importanti, come le dimensioni della sala e la capienza dei posti, mentre effettui la prenotazione.
- Sfrutta la flessibilità per bloccare aree, pannelli espositivi nelle sale conferenze e opzioni di prenotazione mobile per gestire la capacità delle sale.
- Rendi il tuo campus o luogo di lavoro più sicuro e igienico automatizzando la pianificazione delle procedure di pulizia e sanificazione.
- Riduci i costi gestionali e riduci il tempo impiegato nella prenotazione delle riunioni.
- Crea moduli di prenotazione con linee guida specifiche basate su attributi come ruolo o anzianità.
Questo software di prenotazione ti consente di pianificare in modo rapido e semplice luoghi di incontro come sale riunioni e sale conferenze.
Alcune delle caratteristiche interessanti che hanno attirato la mia attenzione sono state le straordinarie indicazioni sulla scrivania, i layout interattivi dei pavimenti e le analisi per aumentare la produttività, l’innovazione e l’energia generale della tua organizzazione.
Inviato
Soluzioni salvaspazio innovative di Inviato ti consente di accedere a più opzioni di spazio di lavoro adatte alle esigenze di ciascun membro del team. Immagina che solo una o due persone prenotino regolarmente i tuoi spazi per riunioni più grandi. In tal caso, valuta la possibilità di trasformare questi spazi in spazi per riunioni più piccoli o di aggiungere postazioni per riunioni in tutta l’azienda per rendere il tuo spazio di lavoro più adattabile.
Caratteristiche:
- Le indicazioni verdi, gialle e rosse aiutano a individuare i luoghi accessibili all’interno di ciascuna stanza.
- Utilizza Slack o Teams per ricevere avvisi tempestivi di check-in e promemoria per prenotare spazi più piccoli o stanze libere.
- Ricevi avvisi e-mail immediati se una stanza non è più disponibile.
- Utilizzando le funzionalità basate sulla posizione dell’app mobile Envoy, individua e proteggi l’alloggio disponibile più vicino.
- Proteggi le conversazioni private avendo la possibilità di offuscare i nomi delle riunioni.
Secondo la mia esperienza, Envoy elabora nuove idee per l’utilizzo del tuo spazio supportate da analisi approfondite. Utilizzando queste informazioni, puoi massimizzare l’uso del tuo spazio e prendere decisioni ben informate che ti faranno risparmiare denaro.
Robin
Robin si distingue come una delle prime soluzioni che vengono in mente quando si pensa al software di prenotazione delle sale conferenze. Ho utilizzato il sistema di prenotazione delle riunioni di Robin e ho riscontrato che è possibile prenotare facilmente sale conferenze, scrivanie, postazioni di lavoro e altri spazi ufficio.
Ciò massimizza l’utilizzo del tuo spazio e individua potenziali luoghi per miglioramenti o riparazioni delle apparecchiature.
Caratteristiche:
- Puoi determinare immediatamente quali camere sono prenotate frequentemente e più richieste.
- Una prenotazione di una sala riunioni effettuata utilizzando il tuo canale Slack verrà aggiornata automaticamente nel tuo Google Calendar.
- Robin offre anche informazioni approfondite su come vengono gestite le sale conferenze e gli uffici.
- Tutto ruota attorno al miglioramento e all’ottimizzazione della tua esperienza di gestione dello spazio di lavoro.
La facile connessione di Robin con noti programmi per ufficio come Slack, Zoom e Google Calendar è uno dei suoi principali vantaggi.
brulicante
Come molti altri sistemi di prenotazione di sale conferenze, brulicante è fatto per aiutarti a sfruttare al meglio i tuoi spazi per riunioni. Con la facilità di prenotare su diversi spazi di lavoro, ho potuto facilmente prenotare le stanze richieste.
Caratteristiche:
- Attraverso la loro app mobile, puoi effettuare prenotazioni direttamente dal tuo telefono, eliminando la necessità di accedere a un sito web.
- Alla reception potrete effettuare il check-in utilizzando un tablet e compilare tutti i documenti richiesti.
- Offre anche un sistema sicuro di gestione degli ospiti.
- Il sistema ti avvisa immediatamente tramite e-mail, SMS o Slack che i tuoi ospiti sono entrati nella lobby.
All’esterno di ogni sala riunioni, potrei facilmente posizionare i display della sala tablet, consentendo di aggiungere o eliminare riunioni di persona. I plug-in del calendario di Teem semplificano il processo di pianificazione semplificando la pianificazione delle riunioni su piattaforme tra cui Outlook, Office 365 e Google Calendar.
Applicazione per sale riunioni
La tecnologia moderna semplifica la pianificazione e l’organizzazione di riunioni di lavoro, semplifica i processi aziendali e massimizza l’utilizzo dello spazio ufficio. Come piattaforma avanzata per la pianificazione e la gestione di sale riunioni e conferenze, MeetingRoomApp si distingue secondo la mia esperienza.
Caratteristiche:
- L’editor Stylebook consente una personalizzazione significativa e un’infinita varietà di sfondi per app.
- Configurare l’identità del marchio della tua azienda è semplice e veloce e puoi utilizzare la modalità oscura o aggiungere altri effetti visivi.
- Le riunioni possono essere programmate rapidamente sul pannello touchscreen all’ingresso della sala conferenze.
- Grazie a questa funzionalità, gli utenti possono visualizzare istantaneamente gli avvenimenti aziendali sullo smartphone nella sala riunioni.
La sua funzionalità di dashboard e reporting è uno strumento analitico che fornisce informazioni sugli spazi di riunione utilizzati più frequentemente e sul comportamento degli utenti.
CalendarWiz
CalendarWiz dà ai manager il potere di invitare persone a eventi e riunioni e dà loro la libertà di impostare diverse opzioni RSVP come “accetta”, “forse” o “rifiuta”.
I membri del personale possono migliorare il software di prenotazione delle sale conferenze sviluppando categorie codificate a colori per l’organizzazione di eventi, riunioni e attività.
Caratteristiche:
- Gli amministratori possono personalizzare il design della piattaforma per adattarlo ai colori, ai loghi e ai diritti di accesso del proprio marchio.
- Le aziende possono combinare la piattaforma con varie soluzioni di terze parti grazie all’Application Programming Interface (API) che supporta.
- Sia le opzioni di abbonamento mensile che quella annuale sono disponibili tramite CalendarWiz.
- Gli utenti possono accedere a un’utile assistenza clienti tramite supporto e-mail, chat dal vivo, domande frequenti e documentazione dettagliata.
I membri del team e i clienti possono anche suggerire eventi fornendo informazioni come il titolo dell’evento, la categoria e un giorno e un’ora potenziali.
Appspace
I dipendenti possono confermare facilmente le prenotazioni di sale conferenze, prenotazioni di scrivanie e allocazioni di risorse tramite Appspace.
Caratteristiche:
- Crea un codice QR per effettuare il check-in senza alcun contatto fisico, offrendo ai visitatori e agli ospiti l’accesso agli spazi designati.
- Per trovare lo spazio di lavoro migliore per le tue esigenze, utilizza docking station intelligenti.
- Unisci dispositivi e sensori IoT per creare un ambiente di lavoro ibrido che dia priorità alla produttività e alla sicurezza.
- Appspace supporta varie scelte hardware come dischi da scrivania, chioschi interattivi o pannelli della stanza.
Ciò che mi è piaciuto della piattaforma è il fatto che puoi gestire facilmente queste prenotazioni tramite Intranet, e-mail, Microsoft Teams o la specifica app Appspace Employee. Pertanto, hai la flessibilità di pianificare i tuoi impegni con giorni di anticipo, mentre sei in viaggio per andare in ufficio o quando sei già lì.
UnSpot
Con UnSpotpuoi determinare rapidamente i giorni migliori per invitare le persone alle riunioni nella sala conferenze e ottenere ulteriori informazioni su come vengono utilizzate le sale riunioni, aiutandoti a valutare le esigenze spaziali del tuo team.
Caratteristiche:
- Nell’intera suite sono inclusi sistemi per la prenotazione di banchi, orari di lavoro, analisi degli uffici, strumenti di gestione dei parcheggi, navigazione e mappe interattive.
- Prenotazioni facili e veloci di spazi per riunioni utilizzando il calendario aziendale.
- UnSpot fornisce informazioni immediate e in tempo reale su tutte le prenotazioni e le camere disponibili.
- La formazione di un dipendente sull’utilizzo del servizio richiede appena 10 minuti.
Il tuo team avrà accesso a un software intuitivo che semplificherà la prenotazione delle sale riunioni tramite desktop, app mobile o display della sala riunioni.
Condéco
Condéco fornisce un metodo semplice per riunire le persone, sia fisicamente che elettronicamente o entrambi. Semplifica la pianificazione delle riunioni e si integra facilmente con applicazioni note come Teams e Zoom.
Caratteristiche:
- Includendo modifiche e preferenze, rendi le tue prenotazioni di sale riunioni più uniche.
- Puoi prenotare rapidamente sale conferenze professionali e informali che si adattano al tuo stile di lavoro.
- La piattaforma verifica in automatico la disponibilità di una camera all’orario prescelto.
- Trova rapidamente gli spazi per riunioni disponibili utilizzando criteri come posizione, capacità o servizi.
Con Condeco puoi scegliere rapidamente il luogo e l’orario adatti, verificare la disponibilità di tutti ed effettuare la prenotazione in pochi secondi. È interessante notare che ho potuto gestire varie piattaforme come Outlook, dispositivi mobili o il portale web Condeco.
Leggi anche: Le migliori soluzioni per conferenze Web e condivisione istantanea!
Maturazione
Utilizzare lo spazio disponibile in modo efficace è essenziale per gestire uno spazio di coworking. Nella mia esperienza, puoi garantire la felicità del cliente riducendo i costi operativi utilizzando MaturazioneIl sistema di prenotazione delle sale riunioni e conferenze di.
Caratteristiche:
- Unisce il programma per migliorare la gestione della struttura e fare scelte di manutenzione consapevoli.
- Utilizza un sistema di prenotazione delle camere posizionato centralmente per semplificare le responsabilità di pianificazione.
- Puoi semplificare l’amministrazione degli eventi offrendo uno sportello unico per attività come la fatturazione.
- Abilitando soluzioni di videoconferenza pronte all’uso, è possibile connettere personale remoto.
Trova e prenota lo spazio di lavoro ideale per riunioni o compiti nel campus o all’interno del tuo edificio per uffici. La procedura di prenotazione offerta dal sistema Accruent è semplice, flessibile e sicura e si collega facilmente ai tuoi flussi di lavoro attuali.
Kadence
A Kadence, il lavoro dovrebbe darti potere anziché limitarti, consentendo alle persone di eccellere in tutto ciò che intraprendono. Questo software di prenotazione di sale conferenze crea il sistema operativo per il futuro del lavoro, arricchendo il coordinamento di persone, tempo e spazio per supportare i team a sentirsi fidati e autorizzati a prendere le decisioni migliori.
Caratteristiche:
- Puoi facilmente prenotare luoghi di incontro adatti per riunioni improvvisate ovunque tu sia.
- Invita i visitatori selezionando rapidamente i servizi appropriati.
- Utilizza le notifiche dei promemoria del check-in per aumentare la disponibilità delle camere.
- Con pochi clic puoi prenotare tempestivamente le sale riunioni direttamente dal tuo calendario e invitare i colleghi.
- Ottieni un quadro chiaro di chi è dentro o fuori dall’ufficio con informazioni di prenotazione accurate.
Con un protocollo superficiale per affittare posti e tenere traccia di quando i colleghi utilizzano lo spazio, Kadence è uno strumento estremamente intuitivo.
Funzionalità da cercare in un software di pianificazione delle sale
Quando cerchi un software di pianificazione delle sale, assicurati che il software includa le seguenti funzionalità:
- Funzionalità di reporting integrate: garantire che il software di pianificazione delle riunioni possieda la capacità di generare report standardizzati in vari formati.
- Integrazione con strumenti di terze parti: il software dovrebbe essere in grado di tenere traccia delle sale riunioni e dell’utilizzo di diverse risorse per ridurre i costi sostenuti.
- Sincronizzazione in tempo reale: il software di prenotazione delle sale riunioni dovrebbe disporre di un database centralizzato, che dovrebbe essere aggiornato in tempo reale per fornire i dettagli utente più recenti per evitare conflitti di pianificazione.
- Scalabilità: il software deve essere scalabile per soddisfare le esigenze dell’organizzazione di gestire più sedi e prenotazioni in diversi fusi orari.
- Dashboard centralizzato: il calendario e il dashboard centralizzati per verificare la disponibilità delle sale riunioni e visualizzare le planimetrie e lo spazio delle sale.
- Avvisi e notifiche via e-mail: il software di pianificazione delle sale che intendi optare dovrebbe essere in grado di avvisare automaticamente le parti interessate sullo stato della richiesta, sulle fatture e su altre comunicazioni correlate.
Oltre a questi, le funzionalità cambierebbero a seconda delle tue esigenze, poiché dopo tutto, questo software dovrebbe aiutarti a svolgere il lavoro più velocemente e con meno stress. Poiché gli incontri sono inevitabili, puoi provare quelli che si adattano alle tue preferenze ed eventualmente restringere le combinazioni vincenti.
Conclusione
Stare al passo con i più recenti sviluppi tecnologici e la gestione dell’ufficio richiede il mantenimento di uno spazio di lavoro efficace. I principali strumenti di prenotazione delle sale conferenze che ho trovato utili per migliorare l’esperienza delle riunioni sono evidenziati in questo articolo.
In definitiva, queste tecnologie consentono alle organizzazioni di risparmiare tempo e denaro fornendo soluzioni pratiche di gestione delle risorse. Questi strumenti consentono alle aziende di garantire che ogni riunione sia produttiva e ben organizzata.
Successivamente, prova questi modelli di verbali di riunione per una pianificazione semplice e un’esecuzione perfetta.