Trello consente alle aziende e ai privati di gestire e tenere traccia dei propri progetti senza sforzo da un’unica posizione e utilizzando una varietà di utili vantaggi.
Man mano che le aziende crescono, le loro esigenze aumentano, così come le loro attività, operazioni e rischi. Per fare ciò, hanno bisogno di un sistema adeguato per gestire e tenere traccia di progetti, attività, progressi e ridurre al minimo rischi e inefficienze.
Uno strumento di gestione di progetti o attività come Trello può aiutarti in questo👍.
Che tu sia un piccolo imprenditore, un libero professionista, un team leader o una grande impresa, puoi utilizzare qualsiasi strumento di gestione dei progetti e delle attività sul mercato.
Anche se puoi trovare molti strumenti sul mercato che offrono gli stessi vantaggi, scegli quello che è facile da usare e ha un utile set di funzionalità per il tuo caso d’uso.
Quindi, se stai cercando una piattaforma user-friendly per i tuoi progetti, Trello è solo una registrazione. Offre un modo interattivo e visivamente accattivante👀 per gestire progetti e attività, aumentando al contempo la collaborazione e la produttività del team.
Discutiamo cos’è Trello e la sua efficienza nell’aiutare a gestire i progetti in modo da poter decidere se può soddisfare o meno le tue esigenze.
Sommario:
Cos’è Trello?
Trello è uno strumento di collaborazione di progetto basato su cloud facile da usare per gestire qualsiasi cosa, da una festa di matrimonio a una strategia aziendale. Puoi organizzare i tuoi progetti e le tue attività utilizzando la bacheca di Trello. Alcuni dei suoi usi comuni sono la pianificazione degli obiettivi, la collaborazione tra team, il brainstorming, la gestione del calendario editoriale, il reclutamento e le roadmap dei prodotti.
Trello ti aiuta a visualizzare tutti i tipi di dati, incluso qual è il progetto, chi sta lavorando su quali attività, qual è il progresso dei singoli membri e altro ancora. I liberi professionisti possono anche utilizzare Trello per i loro usi personali, come organizzare le proprie attività, gestire le scadenze e impostare promemoria.
Trello è semplice, potente e anche flessibile, il che significa un intero concentrato di produttività. Offre opzioni come elenchi, carte e bacheche per avere una visione chiara di chi sta facendo cosa e di cosa ha bisogno per portare a termine il lavoro in tempo.
Inoltre, Trello è uno strumento visivo che aggiunge un ulteriore vantaggio al tuo team per gestire progetti, flusso di lavoro e monitoraggio delle attività. Puoi aggiungere file, liste di controllo e automatizzare molte attività. Le schede in Trello conservano tutte le informazioni di cui hai bisogno per essere organizzato. Ciò ti consente di aggiungere date, assegnare membri, lasciare commenti e altro ancora.
Trello è un salvatore per molte aziende e individui che vogliono rendere il ciclo di vita del loro progetto facile, accessibile e diretto. Qui puoi aggiungere bacheche ed elenchi ai tuoi progetti e tenere traccia di tutto da un unico posto. Inoltre, puoi accedere a Trello da qualsiasi parte del mondo per rimanere connesso anche se sei lontano.
Inoltre, leggi👓 Trello Vs. Asana: la resa dei conti definitiva per il dominio del project management.
Caratteristiche di Trello
Trello è uno strumento semplice ma efficiente, ricco di funzionalità, tra cui:
#1. Visualizzazioni
Dai un nuovo aspetto al tuo lavoro e guarda i progetti da ogni lato con le visualizzazioni di sequenza temporale, tabella, bacheca, calendario, mappa, area di lavoro e dashboard. Questo porterà una nuova prospettiva al tuo compito a portata di mano.
Questa funzione include:
- Bacheca Trello: la bacheca Trello ti aiuta a scegliere un percorso dall’idea all’azione. Puoi pianificare i tuoi progetti e suddividerli in attività per fare le cose più velocemente. Inoltre, puoi vedere lo stato di ogni attività.
- Cronologia: resta in linea con il tuo obiettivo con la Cronologia di Trello per vedere come ogni parte in movimento si unisce nel tempo. Puoi trascinare e rilasciare le attività e apportare modifiche alle date in base alle esigenze e alle priorità.
- Calendario: il calendario Trello è una sfera di cristallo che offre una visione chiara del lavoro, inclusa la pianificazione di calendari editoriali, cose da fare, ecc.
- Dashboard: ottieni informazioni utili sui tuoi progetti e processi con la dashboard di Trello. Questo ti aiuta a gestire i carichi di lavoro e visualizzare le metriche chiave, come date di scadenza, schede per elenco, schede assegnate e altro ancora.
- Table: Con Table, puoi tenere traccia di tutto il lavoro svolto sulla lavagna. Ti aiuterà a visualizzare il tuo lavoro in un elenco in stile foglio di calcolo che può essere ordinato in base alle carte che vuoi vedere.
- Mappa: la vista Mappa di Trello ti consente di visualizzare i dati basati sulla posizione su una mappa, indipendentemente da dove ti trovi. Che si tratti di pianificare un evento, organizzare il lavoro, monitorare gli immobili, ecc., rende tutto senza sforzo.
#2. Automazione
Concentrati sul tuo lavoro importante e lascia che Trello faccia il resto con l’automazione senza codice: Butler. È integrato in Trello Board in modo che la gestione di progetti e attività diventi più semplice. Puoi creare regole, comandi e pulsanti per automatizzare qualsiasi azione e attività.
Inoltre, puoi impostare regole per le tue attività importanti impostando i trigger e le azioni necessarie utilizzando Butler. Ti consentirà di passare alla fase successiva più velocemente con l’uso di schede personalizzate e pulsanti per schede. Puoi anche visualizzare i pulsanti delle carte sul retro di ogni carta e i pulsanti del tabellone nell’angolo in alto a destra.
Inoltre, puoi estendere la potenza di Butler integrandolo con diverse piattaforme, come Slack, email e Jira. Butler riconosce le attività ripetitive sulla tua bacheca Trello e suggerisce l’automazione che può essere abilitata con un solo clic.
#3. Modelli
Trello viene fornito con una vasta gamma di modelli per il design, l’istruzione, il business, l’ingegneria, il marketing, la gestione dei progetti e altro ancora. Con questi modelli, puoi iniziare a utilizzare direttamente un progetto e personalizzarlo secondo le tue necessità. Ciò ti consentirà di completare le attività più velocemente e di collaborare facilmente.
#4. Integrazione
Puoi integrare le tue applicazioni aziendali con Trello per rendere il tuo spazio di lavoro ancora più semplice e accessibile. Alcune integrazioni supportate sono: Taco Browser Extension, Blue Cat, Pipedrive, Lokalise, Hootsuite e coinvolge.me, Instabug, Clockify e altro.
Inoltre, leggi: Trello vs. ClickUp: scegliere il miglior software di gestione dei progetti
Vantaggi di Trello
Trello offre numerosi vantaggi. Sono i seguenti:
- Organizzazione dei progetti: Trello consente a te e al tuo team di organizzare progetti e attività in elenchi, schede e bacheche.
- Collaborazione: con Trello, puoi collaborare facilmente con i membri del tuo team per lavorare insieme su diversi progetti, consentendo loro di inviare allegati, lasciare scadenze e lasciare commenti sulle carte.
- Accesso mobile: Trello offre un’applicazione mobile che ti aiuta ad accedere alle tue bacheche mentre sei in movimento e ti consente di rimanere produttivo anche se sei fuori casa.
- Flessibilità: puoi utilizzare Trello per qualsiasi tipo di attività o progetto. Questo lo rende una piattaforma versatile sia per gli individui che per le aziende.
- Gestione del tempo: con Trello, puoi impostare date di scadenza per le attività e visualizzare i progressi dei progetti in corso nel tempo. Ciò ti consente di rimanere in pista per rispettare le scadenze.
- Personalizzabile: puoi aggiungere campi personalizzati, etichette, sfondi personalizzati e altro ancora alle tue carte e bacheche con Trello. Avrai il pieno controllo su come organizzare e visualizzare i tuoi progetti.
- Facile da usare: Trello è progettato per essere facile e semplice per gli utenti in modo che chiunque possa usarlo.
- Sistemi Kanban: Trello segue un sistema Kanban che consente di programmare l’attività in elementi più piccoli utilizzando un sistema di schede e schede.
- Notifiche istantanee: riceverai notifiche e avvisi senza soluzione di continuità quando una scheda o una scheda viene aggiornata. Inoltre, se qualcuno del team aggiorna le attività, riceverai una notifica immediata.
- Prezzi meno complessi: Trello ha una struttura dei prezzi meno complicata rispetto ad altri strumenti di gestione. Otterrai una versione in cui invitare membri e creare bacheche, elenchi e carte è facile.
Inoltre, leggi Trello Vs. Gestione del lavoro Jira: come scegliere l’opzione giusta.
Come usare Trello
Per consentire un’efficace gestione dei progetti per la tua azienda, devi sapere come utilizzare Trello. Analizziamo i passaggi:
Creazione di un account
Per utilizzare Trello, devi prima registrarti e creare un account.
- Nel tuo browser web, cerca la pagina di accesso di Trello.
- Aggiungi il sito Web ai segnalibri per un facile accesso futuro.
- Ora inserisci le tue credenziali, come nome utente, password, ecc.
- Troverai anche “Accedi con Google” insieme ad altre opzioni di accesso.
- Dopo aver inserito correttamente le credenziali, ti verrà chiesto di spuntare una casella che menzioni i termini e le politiche di utilizzo di Trello.
- Una volta impostato tutto, verrai reindirizzato alla dashboard di Trello. Questa è l’interfaccia in cui puoi aggiungere schede, elenchi, schede e molte altre cose.
- Puoi aggiungere un nuovo progetto o visualizzare quello attuale nella dashboard.
- Puoi anche visualizzare il menu nell’angolo in alto a destra. Questo menu contiene le impostazioni, i dettagli del profilo, l’attività della carta, la guida e altro ancora.
- Puoi disconnetterti dal menu simile ogni volta che vuoi.
Comprensione dei componenti principali
Lo strumento visivo di gestione dei progetti e delle attività Trello ti consente di ideare, pianificare e gestire il tuo lavoro insieme al tuo team in modo più produttivo e organizzato.
Fonte: Trello
Per eseguire il processo di gestione del progetto, è necessario comprendere alcuni termini che vengono utilizzati principalmente in Trello e ne sono i componenti principali. Sono i seguenti:
- Bacheca: la bacheca di Trello è il luogo in cui puoi tenere traccia di tutti i dati del progetto, come progetti, flussi di lavoro o team. Che si tratti di creare un articolo, monitorare le vendite, pianificare la tua prossima festa o lanciare un nuovo sito, la bacheca Trello ti aiuta a organizzare ogni attività, anche i piccoli dettagli. Inoltre, ti consente di collaborare con i tuoi team.
- Carte: l’unità più piccola e dettagliata della bacheca di Trello è la carta, che rappresenta idee💡 e compiti. Questo contiene qualcosa che doveva essere fatto, come un blog, le politiche aziendali sulle ferie, l’assunzione di un responsabile marketing e altro ancora. Puoi personalizzarlo in base alle tue informazioni. Inoltre, puoi trascinare e rilasciare le carte per mostrare i progressi negli “elenchi”. E la parte migliore è che non c’è limite all’aggiunta di carte.
- Liste: le liste tengono le carte, o tu, puoi dire, attività specifiche e informazioni, organizzate in modo da poter mostrare le fasi del progresso. Viene utilizzato per aggiungere un flusso di lavoro in cui è possibile spostare le carte in ogni fase dell’intero processo. Può tenere traccia di informazioni e idee. Puoi aggiungere un numero di elenchi a una bacheca e personalizzare la disposizione e il titolo in base alle tue esigenze.
Crea una bacheca Trello
La bacheca Trello ti aiuta a organizzare tutto per avere successo e soddisfare le tue esigenze. Vediamo come creare una nuova bacheca dalla dashboard di Trello.
- Dalla scheda dell’area di lavoro, fai clic su “Crea nuova bacheca” o fai clic sul pulsante più situato nell’intestazione a sinistra del nome del tuo profilo e seleziona “Crea nuova bacheca”.
- Assegna un nome alla bacheca in base al progetto su cui stai lavorando, come l’organizzazione di eventi, la gestione di un blog, il monitoraggio dei lead di vendita, il lancio di nuovi prodotti e altro ancora.
- Ora la tua bacheca del progetto è pronta. Quando aggiungi una nuova scheda, l’impostazione predefinita che troverai è “Area di lavoro visibile”. Ciò significa che chiunque nel team può visualizzare, modificare e partecipare alle schede.
- Se desideri modificare le impostazioni in privato in modo che solo membri specifici della bacheca possano vederlo, modifica semplicemente le impostazioni in “Privato”.
- Esiste un’altra opzione, “Pubblico”, che significa che chiunque su Internet può visualizzare la bacheca con il collegamento poiché si posiziona sui motori di ricerca.
- Se desideri aggiungere un altro flusso di lavoro, segui la stessa procedura. Inoltre, puoi personalizzare la tua scheda per dare un aspetto unico ai tuoi diversi progetti.
Aggiunta di schede ed elenchi
Puoi creare elenchi sulla tua bacheca secondo le tue necessità. Ad esempio, troverai tre elenchi, tra cui “Da fare”, “In corso” e “Fatto”. Inoltre, puoi creare un elenco di tutti i membri del tuo team. Segui questi semplici passaggi e crea un elenco con facilità.
- Apri la bacheca per creare un elenco. Sotto il nome della tua bacheca, fai clic sull’opzione “aggiungi una lista”.
- Assegna un nome e fai clic su “aggiungi elenco”.
- Proprio sotto di esso, avrai la possibilità di aggiungere una carta.
- Fai clic sull’opzione “Aggiungi una carta” e inserisci il titolo per quella carta.
Cliccando sulla scheda, puoi aggiungere commenti o descrizioni per le squadre. Inoltre, puoi aggiungere liste di controllo, allegati ed etichette dalla stessa schermata.
Collaborare e Comunicare
Se sei il capo responsabile di un progetto, devi controllare gli aggiornamenti sullo stato del progetto, assicurandoti che tutti i membri stiano lavorando alle attività assegnate e procedano in modo efficace. Per fare ciò, invita prima i membri del tuo team a unirsi alla bacheca di Trello e controlla i compiti loro assegnati.
Per questo,
- Fai clic sulla parte superiore della bacheca, “Invita”, e seleziona il membro da aggiungere a quella bacheca. Inoltre, li inviti tramite il loro nome o indirizzo email.
- Al pulsante del menu, otterrai un link condivisibile. Inserisci quel link speciale in un’e-mail o in un canale Slack per invitarli a collaborare.
- Inoltre, puoi scaricare il codice QR e consentire alle persone di scansionarlo per unirsi alla bacheca.
- Puoi impostare le autorizzazioni e definire i ruoli in modo trasparente come normale, amministratore e osservatore.
- Puoi aggiungere membri, liste di controllo, date, allegati, copertina e impostare scadenze.
Durante la collaborazione e la comunicazione con i membri del team, puoi aggiungere commenti alle schede o al feedback. Puoi anche menzionare il @nome del membro sulla tua bacheca in modo che riceva una notifica e visualizzi il feedback o il commento. Il feed delle attività in Trello conserva tutte le azioni e i commenti.
Esplorare le caratteristiche
Funzionalità come l’aggiunta di liste di controllo, allegati e votazioni sono le funzionalità più utili nella bacheca di Trello. Questo ti aiuta a condividere le tue opinioni e funziona direttamente in modo che tutto sia in linea.
Con le liste di controllo puoi conoscere i progressi di un membro in una determinata attività. Le liste di controllo rappresentano elementi più piccoli e suddivisi all’interno dell’attività più ampia. La capacità di assegnare e specificare ogni lista di controllo migliora la visibilità e la responsabilità. Puoi condividere allegati di documenti, file, rapporti sullo stato di avanzamento, requisiti del cliente e altro in modo che i membri del tuo team possano accedervi facilmente.
I membri del team possono facilmente votare le carte facendo clic su “Vota” sul retro della carta quando si fa doppio clic sulla carta. Il colore del pulsante diventa verde quando si vota. Cliccando nuovamente sullo stesso pulsante si rimuoverà il voto.
Come eliminare la bacheca Trello?
Quando il tuo progetto è completato e la scheda non è più in uso. Puoi eliminarlo definitivamente seguendo questi semplici passaggi.
- Fai clic sul menu della bacheca nell’angolo in alto a destra che mostra tre punti.
- Scegli l’opzione “Altro” da quel menu.
- Quindi, scegli l’opzione “Chiudi bacheca” vicino al pulsante del menu Altro.
- Vedrai due opzioni: eliminare definitivamente la bacheca e riaprirla.
- Se vuoi tenerlo in un archivio, ignora semplicemente il pop-up.
- Se desideri eliminare definitivamente la bacheca, puoi fare clic su “Elimina definitivamente bacheca”.
Inoltre, leggi Trello vs. monday.com: confronto tra i migliori strumenti di gestione dei progetti
Conclusione
La gestione del progetto è un compito complesso. Ma utilizzando uno strumento di gestione dei progetti come Trello, il processo di gestione di progetti e attività può diventare impeccabile. Trello è uno strumento di collaborazione visiva facile da usare che gli individui, così come le aziende di diverse dimensioni e settori, possono utilizzare senza problemi.
Con la sua interfaccia facile da usare, puoi iniziare a utilizzare Trello immediatamente senza bisogno di molto tempo per capire la dashboard. Ti consentirà di aggiungere schede, elenchi e schede per gestire e tenere traccia in modo efficace delle tue attività e dei tuoi progetti pur essendo produttivo.
Successivamente, il miglior software per creare bellissimi diagrammi di Gantt per i tuoi progetti.