Dare priorità al lavoro potrebbe sembrare piuttosto semplice. Basta completare quello che il tuo cliente dice è urgente. Ma questo non è il modo professionale di assegnare priorità alle attività e per i progetti aziendali. C’è un sacco di scienza dietro l’enfatizzazione di determinati compiti. Questa scienza è nota come matrice di priorità del progetto.
Per far crescere la tua attività e superare i tuoi rivali, hai bisogno di più di un semplice concetto brillante, un team esperto e strumenti avanzati. Hai bisogno di un’esecuzione di attività di alta qualità, che si tratti dello sviluppo di app o della produzione di beni di consumo.
Puoi ottenere una qualità eccellente nell’esecuzione solo quando il tuo team è disciplinato e segue un modo scientifico di assegnazione, completamento e passaggio a un altro compito. La matrice di definizione delle priorità è uno di questi strumenti che semplifica le attività del progetto e consente di ottenere di più in meno tempo grazie all’esecuzione pianificata di attività preziose più velocemente.
Continua a leggere questo articolo sulla matrice di assegnazione delle priorità del progetto, sui vantaggi, sui casi d’uso e sui modelli di matrice di assegnazione delle priorità.
Sommario:
Che cos’è la matrice di priorità?
Una matrice di priorità è uno strumento di analisi delle attività di progetto, utilizzato principalmente con altri strumenti di gestione dei processi aziendali. Viene anche utilizzato con le tecniche Six Sigma per valutare le scelte utilizzando determinati criteri e decidere dove concentrarsi sugli uomini d’affari.
Indipendentemente dal fatto che il progetto sia un compito semplice o complesso che richiederà anni, puoi utilizzare lo strumento per entrambi gli scenari. Inoltre, non è solo uno strumento di definizione delle priorità delle attività per le aziende. Anche liberi professionisti, imprenditori individuali e professionisti possono utilizzare questo strumento per motivi di lavoro o personali.
A volte, le parti interessate del progetto possono avere un collo di bottiglia nel decidere a quale attività dare la priorità. Per risolvere tali problemi, la matrice delle priorità funge da base scientifica per scegliere il compito giusto con il giusto valore e urgenza.
Una matrice di definizione delle priorità può assumere forme diverse a seconda della complessità del progetto e dei criteri di valutazione. Ad esempio, alcuni sono semplici come quadranti della griglia 2X2 con “Valore” tracciato rispetto al “Costo”. Al contrario, alcuni potrebbero essere molto complessi nella progettazione e nell’esecuzione quando si fondono la matrice delle priorità con la metodologia Six Sigma.
Matrice di priorità Six Sigma
La metodologia di gestione Six Sigma è incompleta con lo strumento matrice di priorità. Poiché Six Sigma riguarda l’analisi delle lacune, il miglioramento continuo dei processi e l’eliminazione degli sprechi, la matrice delle priorità si adatta perfettamente a questo approccio di gestione.
In questo processo, le matrici di assegnazione delle priorità confrontano più di un set di dati, almeno due, e utilizzano criteri ponderati per classificare le attività per enfasi. Poiché la matrice di priorità Six Sigma valuta più set di dati, lo strumento finale diventa più di un semplice quadrante 2X2.
Esso consiste in:
- Visualizza variabili come intestazioni di colonna nella parte superiore del grafico
- Immettere le variabili come righe nel pannello di sinistra
- Punteggio ponderato, percentuale, posizione e stati all’estrema destra del tavolo
- E un punteggio ponderato calcolato nella parte inferiore delle intestazioni delle colonne
Quando si utilizza il metodo assoluto Six Sigma per la definizione delle priorità delle attività di progetto, è possibile prendere le decisioni appropriate in modo logico. Inoltre, tutte le parti interessate possono raggiungere un consenso quando utilizzano Six Sigma.
Secondo Lynne Hambleton, un importante consulente aziendale, sviluppatore di strategie e autore, le matrici di definizione delle priorità Six Sigma potrebbero essere di tre tipi diversi. L’autore ha menzionato quanto segue in lei Scrigno del tesoro dei metodi di crescita, degli strumenti e delle migliori pratiche di Six Sigma prenotare:
# 1. Quando le variabili con punteggio più alto sono più importanti, i criteri di consenso devono essere la scelta. Considera tutti gli input dei membri del team per generare un modello basato sul consenso con punteggi numerici.
#2. La Combination Matrix è più una tabella di causa ed effetto che una matrice di priorità. Questo metodo calcola gli effetti di tutte le variabili sull’altra.
#3. I criteri analitici completi sono lo strumento di definizione delle priorità Sigma più complesso utilizzato principalmente dai gestori di portfolio di progetti per valutare più progetti e il loro impatto sul modello di reddito aziendale e sulle relazioni con i clienti.
Vantaggi della matrice di priorità
# 1. Organizzare un gran numero di attività in base alla loro importanza e valore diventa più facile con gli strumenti della matrice delle priorità. Dal momento che non è facile ricordare tutti i compiti di un grande progetto, separare gli elementi importanti da quelli meno importanti può diventare una congettura se non si utilizza questo strumento.
#2. A differenza di altri software, questo strumento è personalizzabile. Durante un progetto, l’intero team può sedersi insieme e aggiungere più variabili o rimuoverne alcune in base alle attività. Quindi, troverai molti diversi tipi di matrici di priorità.
#3. È possibile utilizzare le matrici di priorità di un progetto esistente per nuovi progetti. Crea semplicemente un modello di questo strumento e aggiorna pesi, criteri, variabili, attività, ecc., quando il progetto cambia.
#4. Questo strumento è facilmente comprensibile da tutti i compagni di squadra, anche da quelli che non sono esperti di tecnologia. Basta digitare l’elenco delle cose da fare, i punteggi e i criteri. Lo strumento farà il resto.
#5. Lo strumento lavora con l’obiettività al centro, e quindi le aziende possono perdere il bagaglio di personalità che deriva dal lavoro manuale.
#6. I project manager e i proprietari possono delegare efficacemente i loro compiti ai subordinati e massimizzare l’utilizzo della forza lavoro assegnata utilizzando questo strumento.
Quando utilizzare la matrice di priorità
Puoi fidarti di questo strumento quando:
- Assegnare priorità a compiti complessi, ticket o problemi che coinvolgono diverse variabili rispetto alle quali è necessario valutare questi elementi.
- Valutazione dei dati di input per classificare bug, ticket, attività, progetti, ecc., per assegnare classifiche.
- Pianificazione delle attività di progetto aziendali o personali in modo semplificato con l’obiettivo di un completamento tempestivo.
- Redazione di un documento di una pagina che visualizza le aree di interesse chiave di un progetto.
- Delegare adeguatamente le attività ai membri del team senza destabilizzare la pianificazione del progetto.
- Promuovere il lavoro collaborativo all’interno del team di progetto.
Se ti stai chiedendo per chi sarà utile questo strumento:
- Lavora da casa personale che si occupa delle attività d’ufficio e delle faccende domestiche.
- I liberi professionisti e gli appaltatori devono valutare i loro progetti e completare i compiti di conseguenza.
- Le micro, piccole, medie e grandi imprese valutano i progetti in base al valore aziendale.
- Project manager che supervisionano più di un progetto e team di progetto.
Come utilizzare la matrice di priorità
Se si desidera utilizzare questo strumento in modo efficace, è necessario comprendere a fondo i quadranti della matrice delle priorità:
Quadrante 1
- Le attività di alto valore richiedono uno sforzo ridotto, ma gli impatti sono maggiori di altri.
- I compiti di questo rettangolo sono urgenti e critici, quindi completali al più presto.
Quadrante 2
- I grandi progetti richiedono uno sforzo maggiore e anche l’impatto che ne deriva è elevato.
- Per lo più questi compiti non hanno una scadenza.
- Dovresti stabilire traguardi ragionevoli per questi progetti e raggiungerli regolarmente.
quadrante 3
- Si tratta spesso di attività a basso sforzo ea basso impatto.
- Quando possibile, delega questi compiti ai tuoi subordinati o colleghi.
Quadrante 4
- Queste attività non aggiungono molto al ritorno sull’investimento (ROI) dell’azienda, ma richiedono uno sforzo elevato.
- Dovresti completare queste attività più tardi rispetto agli altri quadranti.
- Potresti anche voler improvvisare il tuo processo aziendale per eliminare del tutto tali attività.
Una volta compresi i quadranti, è il momento di mettere in uso la matrice delle priorità:
# 1. Scegli progetti o attività dalla matrice in quanto pesa in base a variabili e criteri selezionati.
#2. Gli elementi scelti dalla matrice saranno automaticamente di vero valore per la tua attività. Tuttavia, ricontrolla per evitare perdite finanziarie.
#3. Scegli l’attività successiva dalla matrice delle priorità in base alle classifiche delle attività. Questo strumento funziona senza sforzo come un’applicazione di pianificazione del progetto.
#4. Prova a utilizzare un software o un modello di matrice di priorità per mantenere i file di matrice di priorità. I tuoi stakeholder possono rivedere rapidamente le tue priorità di lavoro. Inoltre, puoi riutilizzare il modello in futuro.
Best Practices of Prioritization Matrix
# 1. Seleziona i criteri di classificazione delle attività o dei problemi attraverso un’appropriata sessione di brainstorming del proprietario del progetto, del manager, dei membri del team e degli utenti finali.
#2. Utilizzare Analytic Hierarchy Process (AHP) per sviluppare un consenso chiaro e forte tra le parti interessate. Quindi imposta i criteri ponderati di cui tutti possono fidarsi.
#3. Il processo di punteggio dovrebbe essere altamente collaborativo. Puoi utilizzare diversi strumenti come moduli online e lavagne per raggiungere un consenso sul giudizio soggettivo sulla matrice delle priorità.
Ora è il momento di dare un’occhiata ad alcuni strumenti e modelli che possono aiutarti con le matrici di priorità:
Smartsheet
Smartsheet è uno strumento di gestione di progetti e spazi di lavoro acclamato a livello mondiale che aziende di diverse dimensioni utilizzano con agilità e successo. Se il tuo posto di lavoro ha già un abbonamento per questa app basata su cloud, puoi facilmente utilizzare il suo centro di soluzioni di gestione dei progetti per creare una scheda di priorità dei prodotti di facile utilizzo.
Una volta che sei nel Centro soluzioni dell’app Smartsheet, troverai varie schede di progetto come Finanza e Contabilità, Clienti e Clienti, Risorse umane, ecc. All’interno del gruppo Sviluppo prodotto, dovresti trovare la matrice di priorità necessaria.
Se non stai utilizzando alcun abbonamento di Smartsheet o non vuoi provare il suo piano di prova, non devi preoccuparti. Smartsheet offre anche una matrice di priorità di base che chiunque può scaricare e utilizzare per qualsiasi motivo ritenga opportuno. Basta visitare questo funzionario Modelli Smartsheet portale della biblioteca. Riceverai da 2 a 3 modelli che puoi scaricare in formato file Excel, PDF o Word.
Matrice di priorità Mirò
Mirò è ancora un’altra soluzione affidabile e affidabile che riunisce diverse app aziendali in un unico posto come una lavagna, uno spazio di lavoro ibrido, riunioni remote, disegno di diagrammi di flusso, pianificazione di progetti, ecc. Inoltre, è un repository di alta qualità per vari modelli di gestione del tempo e dei progetti come mappe mentali, schede Kanban, progetti di servizi, matrici di priorità, ecc.
Una volta visitata la sua libreria di modelli, cerca “Prioritizzazione” e scoprirai modelli di matrice di priorità utilizzabili come modelli di metodo di definizione delle priorità 2X2, 3X3 e RICE (reach, impact, trust, and effort).
Devi personalizzare questi modelli all’interno della tavola da disegno Miro. A differenza di Smartsheet, non puoi semplicemente scaricare il modello da utilizzare in una cartella di lavoro di Excel. Invece, puoi esportare la scheda in vari formati condivisibili come file compatibili JPEG, PDF, CSV e JIRA.
Non è tutto! Miro è molto acclamato per la collaborazione online sulla pianificazione dei progetti e il brainstorming. Pertanto, ottieni una serie di strumenti di connettività sul tuo modello di matrice di priorità Miro come votazione, modalità presentazione, prendere appunti in tempo reale, chat, chat video e condivisione di bacheche online.
Modello matrice di Eisenhower: Evernote
Evernote è una delle principali app per prendere appunti, che offre anche la sincronizzazione dei documenti, la scansione dei documenti, l’organizzazione dei programmi del calendario, lo snellimento delle attività, ecc. In linea con gli altri strumenti menzionati finora, Evernote offre anche una serie di modelli per il lavoro, la casa, vita personale e scopi lavorativi. Uno di questi modelli è Eisenhower Matrix.
La matrice di Eisenhower, simile alla matrice di assegnazione delle priorità, è stata a lungo utilizzata nei processi aziendali per assegnare la priorità alle attività più importanti. È semplicemente un quadrante 2X2 in cui classifichi i tuoi compiti in base al loro grado o importanza e urgenza.
Ad esempio, la colonna di sinistra include due intestazioni di colonna in pila: Urgente + Importante e, sotto, Urgente + Non importante. Ora, la colonna di destra ha anche due intestazioni di colonna verticali impilate su un’altra: Importante + Non urgente e Non importante + Non urgente.
Puoi personalizzare il modello sull’app Evernote tramite una versione di prova o un abbonamento a pagamento.
Matrice delle priorità di Google Workspace
Se il codice della tua organizzazione o le norme sull’utilizzo delle app aziendali ti limitano all’interno dell’ecosistema di Google Workspace, devi provare Matrice di priorità, sviluppato da prioritymatrix.com. È un’app Google Workspace Marketplace dedicata sviluppata con risorse di Google come il motore dell’app Google Cloud e così via.
La sua intuitiva interfaccia utente (UI) fornisce un framework per la definizione delle priorità. Puoi anche comunicare le priorità del team con viste collaborative del progetto. Alcune delle sue caratteristiche notevoli sono:
- Delega di compiti
- Gestione dei compiti
- Gestione di più progetti
- Si integra con Gmail, Google Drive, Google Docs, ecc.
- Ordinamento delle attività tramite filtri avanzati
In poche parole, lo strumento aiuta te e il tuo team a concentrarvi sul compito giusto. Tuttavia, è un’app basata su abbonamento. Una volta terminata la prova gratuita, è necessario acquistare una licenza di abbonamento per continuare a utilizzare lo strumento.
Finora, hai imparato che la Matrice di assegnazione delle priorità è un popolare strumento di gestione del tempo per prendere decisioni. Molti progetti semplici e complessi utilizzano questo strumento per decidere scientificamente quali compiti necessitano di un focus immediato e quali possono essere tenuti da parte per un’esecuzione successiva.
Il concetto e la scienza dietro questa tecnica sono solidi. Guida il tuo team a massimizzare gli allineamenti delle attività con gli obiettivi del tuo progetto. Per giustificare ciò, lo strumento utilizza il punteggio ponderato per classificare le attività. Ma l’utilizzo della matrice delle priorità potrebbe non essere sufficiente a causa di:
- Imparare i criteri appropriati per applicare lo strumento
- Soppesare correttamente questi criteri discutendo con i clienti
- Lavoro collaborativo in tempo reale e abitudine di lavorare insieme
- Creazione del modello perfetto che potrebbe funzionare nella maggior parte dei progetti
Con i concetti spiegati in questo articolo e gli strumenti gratuiti della matrice di assegnazione delle priorità, sarà molto più facile per te provare a implementarlo in progetti da soli o in team.
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