Se dovessi nominare solo un evento chiave dell’intero framework Scrum che viene costantemente sottovalutato, sarebbe la pianificazione dello sprint.
Sarà un incontro collaborativo in cui il team Scrum prepara il proprio lavoro per lo sprint successivo. Non dovrebbero essere necessarie più di due ore per ogni sprint di due settimane. Invece di tutto questo, spesso si finisce con l’incertezza e con molto lavoro ancora da fare per chiarire quale sarà la portata del prossimo sprint.
Sommario:
Lo Sprint Planning e il suo significato nello sviluppo Agile
Questo è l’evento in cui il team esamina il backlog del prodotto. Questo è un elenco di epiche e funzionalità contenenti requisiti e criteri di accettazione per il prodotto. Il team sceglie gli elementi con la priorità più alta dal backlog su cui lavorare nello sprint successivo. Quindi, gli elementi vengono suddivisi in attività singole che costituiscono il lavoro completo che il team di sviluppo deve eseguire per completare e consegnare con successo lo sprint.
Il significato della pianificazione dello sprint sta nello stabilire questa comprensione comune del lavoro che il team si impegna a svolgere. Inoltre, determina quali sono gli elementi attualmente più preziosi, quindi la pianificazione dello sprint massimizza il valore per il cliente. Infine, questo processo crea implicitamente un senso di proprietà e impegno per l’intero team. Naturalmente, ciò aumenta la produttività del team.
Componenti dello Sprint Planning
Ci sono alcune parti fondamentali che ogni riunione di pianificazione dello sprint in Scrum dovrebbe contenere.
#1. Portafoglio prodotti
Prima della pianificazione dello sprint, il Product Owner dovrebbe aver perfezionato il product backlog per assicurarsi che sia aggiornato e in ordine di priorità. Durante lo sprint Planning Meeting, il team esamina il product backlog. Discutono gli elementi che sono in cima all’arretrato.
#2. Obiettivo sprint
Il team definisce consensualmente un obiettivo dello sprint e la visione che il Product Owner ha per lo sprint. Questa è una dichiarazione riepilogativa che descrive quale sarà il valore incrementale del team dopo la fine di questo sprint. L’obiettivo dello sprint dovrebbe essere specifico, misurabile e raggiungibile entro il periodo di uno sprint.
#3. Contenuto dello sprint
Gli elementi del backlog selezionati per lo sprint successivo costituiscono il contenuto dello sprint. Il team deve essere sicuro che tutto ciò che è all’interno del content team possa essere completamente consegnato entro il periodo dello sprint. Per questo, il team deve stimare lo sforzo per ciascuno degli elementi del contenuto dello sprint.
Parti dello Sprint Planning Meeting
Per mettere i componenti in prospettiva, tutti formano azioni specifiche che ti aspetti che avvengano nella pianificazione dello sprint.
Il team affina il backlog. È una discussione tra il Product Owner (in quanto proprietario del contenuto) e il team di sviluppo, che è qui per comprendere lo scopo e i criteri di accettazione degli articoli. Un elemento (o una storia) viene perfezionato solo se l’intero team concorda che la storia è chiara per le attività di sviluppo.
Cosa ottenere
L’obiettivo finale di una riunione di pianificazione dello sprint è definire uno Sprint Goal e concordare il contenuto dello Sprint su cui il team lavorerà nel prossimo sprint.
Affinché ciò accada, il team deve disporre di un numero sufficiente di storie e funzionalità pronte per l’uso che possano formare questo contenuto nel backlog. Un compito del Product Owner è dare priorità alle storie prima della riunione in modo che il team di sviluppo sappia quali argomenti hanno la massima priorità aziendale. Un compito per il team di sviluppo è familiarizzare con tali elementi e stimare l’impegno di tali elementi nel backlog.
Come ottenere
Lo Sprint Planning Meeting riguarda la comunicazione e la collaborazione tra il Product Owner e il team di sviluppo. Lavorano insieme per ottenere chiarezza sulla portata degli elementi con la massima priorità nell’arretrato. Una volta che il team ha rifinito un numero sufficiente di storie di massima priorità, il Product Owner definirà qual è l’obiettivo dello sprint successivo. Questo è un messaggio a tutti gli stakeholder esterni che informa su cosa riguarderà principalmente il prossimo sprint. Oppure quale sarà l’intento e lo scopo principale della consegna di questo sprint?
Il team di sviluppo calcolerà quindi la capacità del team per lo sprint e completerà il contenuto dello sprint con gli elementi con la priorità più alta che costituiscono l’obiettivo dello sprint.
Alla fine, il team può aggiungere al contenuto dello sprint altre storie che non si sommano all’obiettivo dello sprint. Anche solo per riempire la rimanente capacità di sprint libera. Tuttavia, l’obiettivo dello sprint è qualcosa che il team comunica come il principale valore incrementale dello sprint.
A seconda del livello di preparazione iniziale, lo sprint Planning Meeting può essere una discussione piuttosto lunga o un momento decisionale molto rapido. Nel caso in cui il team abbia già esperienza, potrebbero esserci già abbastanza storie ben preparate nel backlog per i prossimi due o tre sprint.
In questi casi, l’incontro riguarda in realtà solo la definizione dell’obiettivo di primavera e la raccolta di elementi rilevanti dall’arretrato. Se queste storie non sono pronte prima della riunione di pianificazione dello sprint, devono essere completate durante quella riunione. Quindi, ciò richiede una discussione interattiva tra il Product Owner e il team di sviluppo.
Ruoli e responsabilità
Ci sono tre ruoli principali che partecipano a ogni incontro di pianificazione dello sprint: il Product Owner (PO), il Team di sviluppo e lo Scrum Master (SM). Ogni ruolo ha responsabilità specifiche durante lo sprint Planning Meeting.
L’OP è responsabile del contenuto effettivo del backlog e di garantire che il product backlog sia aggiornato e in ordine di priorità. Il PO è in ultima analisi il proprietario dello sprint Planning Meeting ed è responsabile di facilitare la discussione sugli elementi del product backlog, aiutando il team a comprendere il valore aziendale di ciascun elemento. Il PO comunica e collabora inoltre con il team di sviluppo per determinare l’obiettivo dello sprint. E garantisce che il contenuto dello sprint sia in linea con la visione complessiva del prodotto.
Il team di sviluppo è responsabile della selezione degli elementi del product backlog su cui lavorerà durante lo sprint e della creazione efficace del contenuto dello sprint. Solo il team di sviluppo può impegnarsi su elementi specifici del backlog. Il team di sviluppo è responsabile della stima dell’impegno richiesto per ciascuna attività e dell’assegnazione dello stesso ai membri del team.
SM è responsabile dell’orchestrazione delle cerimonie dello sprint e della facilitazione dell’incontro di pianificazione dello sprint, garantendo che tutto rimanga sulla buona strada. L’SM aiuta inoltre il team a comprendere lo scopo dello sprint Planning Meeting e l’importanza di creare una comprensione condivisa del lavoro. Si tratta anche di insegnare al team le migliori pratiche agili lungo il percorso.
Tutti (nell’ambito dei propri ruoli) collaborano per stabilire un accordo congiunto sul lavoro per il prossimo sprint e su come il team lo consegnerà. I membri del team hanno la responsabilità di porre domande, condividere le loro prospettive e lavorare insieme per creare i contenuti dello sprint. L’obiettivo finale è fornire risultati di alta qualità entro il periodo dello sprint.
Come prepararsi per lo Sprint Planning
La maggior parte del lavoro di preparazione spetta al Product Owner. PO è responsabile della disponibilità e della preparazione del backlog. Non è che l’OP debba definire tutte le storie e le caratteristiche dell’arretrato, ma la responsabilità e la proprietà spettano all’OP. Spetta anche al PO gestire questo incontro e guidare la discussione sui contenuti.
Quindi, il team di sviluppo dovrà studiare il backlog ben prima della pianificazione dello sprint in modo che la riunione stessa possa svolgersi senza intoppi. Se le persone leggono per la prima volta gli item sullo sprint Planning, ovviamente, ci vorrà molto più tempo per fare chiarezza sugli item.
Ogni elemento da discutere nella pianificazione dello sprint dovrà avere anche criteri di accettazione già definiti. Anche questo è compito dell’OP garantire. Il contenuto effettivo dell’item e i criteri di accettazione sono i due input più importanti per la pianificazione dello sprint. Se mancano o sono solo molto traballanti (tipicamente una storia che contiene solo l’intestazione e nessun contenuto), allora il team non può prepararsi per loro.
Stabilire l’obiettivo nel modo giusto
Il processo più efficace per definire traguardi e obiettivi durante lo sprint Planning Meeting è seguire quello che si può definire un approccio iterativo. Ecco alcuni passaggi che spiegano di più su come definire traguardi e obiettivi efficaci:
Basta non dimenticare che ogni obiettivo dello sprint deve riflettere la capacità effettiva dello sprint (quanto il team sarà disponibile nello sprint successivo) e deve esistere una stima dell’impegno per ogni elemento che forma il contenuto dello sprint.
Migliori pratiche per la pianificazione dello sprint
Se vuoi avere successo in questo incontro, preparati sempre in anticipo. Questo messaggio arriva principalmente ai Product Owner, ma ciò non esclude anche il team di sviluppo. Tutti dovrebbero rivedere con largo anticipo lo stato attuale del portafoglio prodotti.
Detto questo, non c’è bisogno di chiedere alle persone se è davvero la prima volta che vedono questa storia. In uno scenario ideale, ti piacerebbe avere già stimato alcune delle storie più semplici. Anche se, nella maggior parte dei casi, questa non è un’aspettativa realistica.
SM dovrebbe fare tutto il possibile per mantenere la riunione focalizzata sull’ordine del giorno effettivo e sugli argomenti da trattare. Questo è estremamente difficile, soprattutto se la squadra non è ancora matura. C’è una forte tendenza a discutere tutto e ogni dettaglio e a mettere in discussione anche i fatti basilari che altrimenti considereremmo atomici. Interrompilo e dì alla squadra di andare avanti.
La collaborazione e la comunicazione sono ciò che guida ogni team Scrum di successo. Tutti hanno l’opportunità di porre domande in qualsiasi momento, quindi sfruttala a fin di bene. Non c’è niente di peggio della pianificazione dello sprint, in cui puoi ascoltare solo il Product Owner (o, peggio ancora, solo lo Scrum Master).
L’incontro di pianificazione dello sprint deve avere limiti di tempo concreti. Non estendere questa fascia oraria concordata. E per favore, non creare un’altra seconda parte (speciale) dello sprint Planning perché quella appena avvenuta non era sufficiente. Impara da esso e fallo la prossima volta (molto) meglio.
Un assoluto no
Non abbandonare la pianificazione dello sprint senza aver suddiviso gli elementi in storie. E’ un errore comune credere che questo sia qualcosa che la squadra potrà fare anche in seguito. Innanzitutto ha un impatto diretto sull’accuratezza delle stime del contenuto dello sprint.
Inoltre, si spostano effettivamente alcune delle attività della pianificazione dello sprint in un momento dedicato allo sviluppo effettivo degli elementi. Riduci i tempi di sviluppo del contenuto dello sprint e non gli dai nemmeno un limite di tempo.
Non è mai una buona idea aumentare, prolungare o moltiplicare le cerimonie di sprint. Nonostante ciò, questo è esattamente ciò che accade la maggior parte del tempo. Non seguire la folla qui.
Diamo un’occhiata brevemente ad alcuni strumenti di pianificazione che è possibile utilizzare durante l’esecuzione delle sessioni di pianificazione dello sprint. Potrebbe aiutarti a raggiungere una maggiore efficienza, anche se potrei sostenere che il modo più efficiente è ancora quello di avere un team maturo senza strumenti aggiuntivi.
#1. Tara
Fonte: tara.ai
Tara.ai è uno strumento di pianificazione degli sprint che utilizza l’intelligenza artificiale (AI) per aiutare a pianificare e gestire gli sprint in modo più efficace. Lo strumento è progettato per automatizzare le attività manuali coinvolte nella pianificazione dello sprint, come la stima dell’impegno e l’assegnazione di attività ai membri del team. Tara.ai fornisce inoltre approfondimenti e analisi in tempo reale affinché i team possano monitorare i loro progressi e le aree di miglioramento.
Ovviamente, una delle differenze principali tra Tara.ai e altri strumenti simili è l’uso dell’intelligenza artificiale. Tara.ai utilizza algoritmi di apprendimento automatico per analizzare i dati degli sprint precedenti e fornire consigli per capire come migliorare il processo per gli sprint successivi. Lo strumento può anche aiutare a creare storie utente più accurate e dettagliate.
Un altro aspetto specifico è quanto sia personalizzabile Tara.ai. Lo strumento può essere configurato per soddisfare le esigenze specifiche di ciascun team. Può anche essere integrato abbastanza facilmente con altri strumenti e piattaforme.
#2. Fare clic su
Fonte: clickup.com
Fare clic su è uno strumento di pianificazione dello sprint che offre una piattaforma completa per la gestione dei progetti, inclusa la pianificazione dello sprint. Lo strumento è molto ricco di funzionalità e supporta una gamma di possibili integrazioni.
La differenza fondamentale tra ClickUp e altri strumenti è nella flessibilità. Puoi personalizzare ClickUp forse ancora di più e costruire molti flussi di lavoro e processi personalizzati per soddisfare i tuoi requisiti per il progetto. Lo strumento fornisce una gamma di modelli e flussi di lavoro predefiniti che puoi personalizzare ulteriormente.
Un’altra differenza è che ClickUp supporta una serie di integrazioni con altri strumenti e piattaforme. Lo strumento può essere integrato con strumenti popolari come Lento, TrelloE Google Driveconsentendo ai team di semplificare il flusso di lavoro e collaborare insieme.
ClickUp offre al team una buona quantità di funzionalità per aiutare nella pianificazione e nella gestione degli sprint, come la gestione delle attività, il monitoraggio del tempo e il reporting. Lo strumento supporta approfondimenti e analisi in tempo reale per analizzare i progressi del team nel tempo e, con ciò, identificare le aree di miglioramento.
#3. Lucidspark
Fonte: lucispark.com
Lucidspark è uno strumento di pianificazione degli sprint che fornisce una lavagna virtuale affinché i team possano collaborare e pianificare i propri sprint. Lo strumento mira ad aiutare i team a raccogliere nuove idee e a mettere un sistema nel caos delle informazioni. Pianifica semplicemente il lavoro del team in modo più efficace.
Una delle differenze principali che distingue Lucidspark è la sua attenzione alla collaborazione visiva. Lo strumento fornisce una gamma di modelli ed elementi visivi che i team possono utilizzare per organizzare le proprie idee e pianificare i propri sprint. La lavagna virtuale consente ai team di collaborare in tempo reale, eliminando notevolmente gli svantaggi delle varie sedi.
Un’altra proprietà di Lucidspark è la sua ampia possibilità di integrazione con altri strumenti e piattaforme. Analogamente a ClilckUp, si integra facilmente con strumenti come Slack, Google Drive e Trello.
Lucidspark supporta molte funzionalità che consentono ai team di pianificare e gestire i propri sprint. Ad esempio, gestione delle attività, monitoraggio del tempo e reporting. E ancora una volta, Lucidspart fornisce anche approfondimenti e analisi in tempo reale per aiutare i team a monitorare i propri progressi e identificare le aree di miglioramento.
#4. Wrike
Fonte: wrike.com
Wrike è uno strumento di pianificazione dello sprint che fornisce una piattaforma completa per la gestione dei progetti, inclusa la pianificazione dello sprint.
Una delle differenze principali tra Wrike e altri strumenti simili è la sua attenzione alla collaborazione in tempo reale. Wrike ha implementato una serie di funzionalità di collaborazione, tra cui modifica in tempo reale, commenti e assegnazione di attività. Lo strumento supporta anche molte funzionalità di comunicazione pronte all’uso, come chat, e-mail e videoconferenze.
Wrike può integrarsi con strumenti simili come quelli menzionati prima (Slack, Google Drive) ma anche con Microsoft Teamsil che può rappresentare un vantaggio per alcune aziende.
Wrike supporta anche funzionalità per aiutare i team a pianificare e gestire i propri sprint. Questi includono la gestione delle attività, il monitoraggio del tempo e il reporting.
#5. Zoho
Fonte: zoho.com
Zoho Sprint è un altro strumento di pianificazione che fornisce una piattaforma completa per la gestione dei progetti Agile.
Una delle proprietà chiave di Zoho Sprint è la sua attenzione alla semplicità. Lo strumento offre un’interfaccia semplice e intuitiva, facile da usare. Questo è vero anche per i team che sono nuovi alla gestione dei progetti Agile. Lo strumento fornisce anche una buona quantità di modelli e flussi di lavoro predefiniti che possono essere personalizzati per soddisfare i requisiti del tuo progetto.
Come con altri strumenti dell’elenco, Zoho Sprint fornisce anche gestione delle attività, monitoraggio del tempo e reporting. E anche approfondimenti e analisi in tempo reale per consentire ai team di misurare e identificare le aree di miglioramento.
Conclusione
Eseguire la pianificazione dello sprint nel modo giusto è un processo che puoi padroneggiare solo con l’esperienza. Anche se si imparano tutte le teorie disponibili, il primo istinto di base delle persone durante una riunione sarà quello di allontanarsi dall’area di interesse.
Una squadra ricca di esperienza tecnica è anche una squadra piena di complicazioni. La maturità del team, in questo caso, misura la comprensione della mentalità piuttosto che il livello di esperienza delle competenze tecniche di cui dispone. Ecco perché è così importante sapere dove migliorare e (ancora più importante) come migliorare.
Successivamente, controlla i processi malsani che possono rovinare il tuo sprint.