Il concetto di lavoro a distanza ha preso davvero piede negli ultimi anni. Le aziende stanno abbracciando l’idea di attingere a un pool di talenti globale e di offrire ai propri dipendenti maggiore flessibilità nell’organizzazione del lavoro.
Ma, come siamo tutti d’accordo, gestire team remoti non è una passeggiata nel parco! Porta con sé una serie di sfide che possono frenare la produttività e la collaborazione.
Parliamo quindi di queste sfide che le aziende devono affrontare durante la gestione di un team remoto e di come affrontarle direttamente utilizzando diverse soluzioni software. Pronto? Eccoci qui!
Sommario:
Nessuna supervisione o follow-up sulle attività
È dura, vero? In un ufficio tradizionale, i manager possono tenere d’occhio i progressi del proprio team e risolvere eventuali problemi sul posto. Ma con il lavoro a distanza, questo livello di supervisione spesso viene sprecato.
Inoltre, i tuoi dipendenti remoti potrebbero avere difficoltà a gestire il proprio tempo in modo efficace, causando ritardi e confusione. Senza una supervisione strutturata e un processo di follow-up, i problemi di comunicazione e le difficoltà aumentano, incidendo sulla qualità e sulla tempestività dei risultati finali.
Soluzione: software di stand up settimanale
Per affrontare questa sfida, le aziende possono sfruttare la tecnologia e creare un ambiente virtuale che promuova check-in regolari e aggiornamenti di stato. Implementa un software stand-up settimanale come Geekbot. Questo strumento è progettato per facilitare la comunicazione strutturata e la collaborazione tra i membri del team remoto.
Caratteristiche principali:
- Geekbot consente ai membri del team di fornire aggiornamenti giornalieri o settimanali sulle loro attività, risultati e ostacoli. Questi aggiornamenti possono essere inviati tramite un’interfaccia intuitiva.
- I manager possono impostare domande personalizzate per raccogliere informazioni specifiche dai membri del team durante ogni check-in. Garantisce che gli aggiornamenti siano allineati con gli obiettivi e le priorità del team.
- I membri del team possono inviare i propri aggiornamenti a proprio piacimento, adattandosi a diversi fusi orari e orari di lavoro. Questo approccio asincrono incoraggia la partecipazione senza interrompere i flussi di lavoro individuali.
Geekbot compila gli aggiornamenti inviati e li presenta in un formato digeribile. Pertanto, i manager ottengono una chiara panoramica dello stato di avanzamento delle attività, dei risultati e delle sfide dell’intero team.
Impostazione degli obiettivi
Stabilire obiettivi chiari e raggiungibili è un grosso problema. Per le organizzazioni remote, problemi di comunicazione e ambiguità possono emergere quando si tratta di stabilire e monitorare gli obiettivi. Ti piacerebbe avere un modo per tenere tutti sulla stessa lunghezza d’onda, vero?
Ma i team remoti spesso affrontano sfide per raggiungere questo obiettivo. Negli ambienti di ufficio tradizionali, gli obiettivi del progetto possono essere facilitati e monitorati attraverso riunioni faccia a faccia, segnali visivi e interazioni regolari di persona.
I team remoti, invece, devono fare affidamento su strumenti di comunicazione digitale per inviare report sulle prestazioni o comunicare gli obiettivi del progetto, il che a volte può provocare incomprensioni o mancanza di chiarezza.
Soluzione: software di monitoraggio KPI
Le aziende possono sfruttare il software di monitoraggio degli indicatori di prestazione chiave (KPI) per la definizione degli obiettivi ottimali. Prendi Peopleforce PeoplePerform Strumento di monitoraggio KPI per un giro! Fornisce una piattaforma completa per la definizione, il monitoraggio e la gestione degli obiettivi e delle metriche delle prestazioni in un ambiente di lavoro remoto.
Caratteristiche principali:
- I manager possono definire obiettivi specifici e misurabili con questo software. Questi obiettivi possono variare da obiettivi prestazionali individuali a obiettivi più ampi di team o dipartimenti.
- Il software garantisce che gli obiettivi siano allineati con la missione e la visione complessiva dell’azienda. Aiuta a creare un senso di scopo e direzione per i membri del team remoto.
- I membri del team remoto possono accedere ai propri obiettivi individuali e monitorare i propri progressi in tempo reale. Questa trasparenza promuove la responsabilità e consente ai dipendenti di assumersi la responsabilità dei propri compiti.
- Le parti interessate possono ottenere informazioni dettagliate sullo stato di avanzamento di vari obiettivi e parametri di prestazione. Con questo approccio basato sui dati, i manager possono garantire un processo decisionale informato.
PeoplePerform di Peopleforce genera report e dashboard automatizzati che mostrano lo stato degli obiettivi e forniscono una rappresentazione visiva delle tendenze delle prestazioni nel tempo.
Misurazione della produttività
Ora, misurare la produttività quando il tuo team è sparso in tutto il mondo? Non è un gioco da ragazzi. I supervisori possono osservare e interagire con i membri del team in un ufficio fisico, rendendo più semplice valutare i livelli di produttività. Ma in un ambiente di lavoro remoto il monitoraggio della produttività diventa più complesso.
Senza strumenti e strategie di misurazione efficaci, i team remoti devono affrontare difficoltà nel monitorare accuratamente i propri progressi, con conseguenti potenziali inefficienze, mancato rispetto delle scadenze e diminuzione della produttività. Garantire che i membri del team remoto utilizzino efficacemente il loro tempo e le loro risorse è fondamentale per il successo dei progetti.
Soluzione: software di monitoraggio dei dipendenti
Le aziende remote possono implementare software di monitoraggio dei dipendenti per misurare la produttività di ciascun dipendente. Perspicace è una soluzione affidabile in questo dominio. Fornisce strumenti per monitorare e analizzare le attività dei dipendenti, l’utilizzo del tempo e il completamento delle attività mantenendo la privacy degli utenti e la sicurezza dei dati.
Caratteristiche principali:
- Un software di monitoraggio approfondito dei dipendenti consente ai membri del team di registrare le ore di lavoro e le pause, fornendo informazioni sulla loro allocazione del tempo per diverse attività e progetti.
- Il software tiene traccia delle applicazioni e dei siti Web utilizzati dai dipendenti durante l’orario di lavoro, fornendo una ripartizione dettagliata delle loro attività.
- Offre funzionalità per acquisire schermate a intervalli casuali, offrendo ai manager una panoramica visiva dei sistemi di lavoro dei dipendenti.
- I dipendenti possono registrare le proprie attività e aggiornare i propri progressi all’interno del software, offrendo ai manager visibilità in tempo reale sullo stato dei progetti.
Un software approfondito per il monitoraggio dei dipendenti genera report che riepilogano i modelli di lavoro di un individuo, il tempo impiegato nelle attività e la produttività complessiva. Questi report possono essere utilizzati per valutazioni delle prestazioni e miglioramenti dei processi.
Distribuzione delle attività
Una distribuzione efficiente delle attività è fondamentale per una gestione di progetto di successo e diventa ancora più critica quando il team lavora in remoto. I team remoti sono spesso costituiti da membri sparsi in luoghi, culture e abitudini lavorative diverse. Di conseguenza, garantire che le attività vengano assegnate, monitorate e completate senza problemi può essere una sfida ardua.
Senza un approccio strutturato alla distribuzione delle attività, i team remoti rischiano di incontrare problemi di comunicazione, sforzi duplicati, scadenze non rispettate e inefficienze complessive del progetto. Pertanto, è importante stabilire un sistema solido che faciliti una chiara allocazione dei compiti, la collaborazione e il monitoraggio dei progressi in tempo reale.
Soluzione: software di gestione delle attività
Le organizzazioni remote possono implementare un software di gestione delle attività per risolvere questo problema. Una soluzione così solida è monday.com, che offre una piattaforma completa per l’organizzazione, l’assegnazione e il monitoraggio da remoto delle attività.
Caratteristiche principali:
- Il software di gestione delle attività di monday.com fornisce una piattaforma centralizzata per l’archiviazione di tutte le attività, progetti e informazioni correlate. Pertanto, tutte le parti interessate possono accedere agli ultimi aggiornamenti e alle assegnazioni di attività.
- Il software consente ai manager di creare flussi di lavoro personalizzabili che riflettono i processi e i requisiti unici del team. Semplifica la distribuzione dei compiti e garantisce coerenza.
- I manager possono anche assegnare compiti a membri specifici del team e fissare scadenze chiare. Gli assegnatari ricevono notifiche e aggiornamenti, aiutandoli a rimanere al passo con le proprie responsabilità.
- monday.com include strumenti di collaborazione come condivisione di file, commenti e integrazioni con diverse piattaforme per promuovere una comunicazione fluida tra i membri del team.
- I dipendenti possono aggiornare lo stato delle loro attività, contrassegnarle come in corso o completate e fornire aggiornamenti pertinenti. Grazie a questa visibilità in tempo reale, tutti sono informati sullo stato di avanzamento dell’attività.
monday.com offre dashboard visive che mostrano chiaramente lo stato del progetto, le attività in sospeso e le scadenze imminenti. Questa rappresentazione visiva aiuta nel monitoraggio e nel processo decisionale.
Comunicazione inadeguata
Una comunicazione efficace è la pietra angolare di un lavoro di squadra di successo e diventa ancora più critica in un ambiente remoto. Senza interazioni faccia a faccia e conversazioni casuali, i team remoti spesso hanno difficoltà.
Possono facilmente sorgere incomprensioni, mancanza di chiarezza nelle riunioni online e lacune informative, che portano a ritardi, errori e diminuzione della coesione del team. A partire da aggiornamenti mancati del progetto, aspettative poco chiare e un senso di isolamento tra i membri del team possono causare lacune nella comunicazione. Affronta questa sfida per garantire che il tuo team remoto possa collaborare, condividere informazioni e ottenere il miglior risultato.
Soluzione: software per riunioni con presa automatica di appunti
Il software per riunioni con funzionalità di presa automatica di appunti è la soluzione più semplice per colmare questa lacuna. Uno di questi strumenti è Otter.ai. Trascrive e registra le riunioni, garantendo che le discussioni e le decisioni importanti siano accuratamente documentate.
Caratteristiche principali:
- Le riunioni condotte utilizzando Otter.ai vengono trascritte in tempo reale, creando una registrazione testuale dell’intera conversazione. Questa trascrizione cattura le parole pronunciate, rendendole accessibili per riferimento successivo.
- Il testo trascritto è ricercabile, consentendo agli utenti di trovare argomenti specifici, parole chiave o decisioni prese durante la riunione. Questa funzionalità semplifica il recupero rapido delle informazioni pertinenti.
- Le riunioni trascritte possono essere condivise con i membri del team che non hanno potuto partecipare, garantendo che tutti rimangano informati e allineati.
Otter.ai identifica diversi relatori e assegna i loro contributi alla trascrizione, consentendo agli utenti di tenere traccia di chi ha detto cosa durante la riunione.
Discussioni/riunioni ad hoc
Discussioni spontanee e riunioni ad hoc svolgono un ruolo cruciale nella risoluzione dei problemi, nel brainstorming e nel processo decisionale all’interno di un team. Negli uffici fisici, i membri del team possono riunirsi facilmente per discussioni estemporanee, condividere idee e affrontare questioni urgenti. Ma in un ambiente remoto, la mancanza di vicinanza fisica aumenta la possibilità di perdere informazioni importanti.
Senza un piano strutturato per riunioni ad hoc, i team remoti hanno difficoltà ad affrontare tempestivamente le questioni urgenti. Ecco perché dotare i membri del tuo team remoto di strumenti che consentano loro di connettersi e collaborare spontaneamente, proprio come farebbero in un ufficio fisico.
Soluzione: app di messaggistica istantanea
L’utilizzo di un’app di messaggistica istantanea è sempre vantaggioso per condurre riunioni ad hoc in un ambiente remoto. Lento è uno dei software più utilizzati in questa categoria. Questa piattaforma è ampiamente utilizzata per la comunicazione e la collaborazione in tempo reale tra i membri del team.
Caratteristiche principali:
- Slack fornisce una piattaforma che consente ai membri del team di comunicare in tempo reale tramite messaggi di testo.
- Gli utenti possono creare canali o gruppi dedicati per argomenti, progetti o dipartimenti specifici. In questo modo vengono condotte discussioni organizzate e mirate, rendendo più facile trovare conversazioni pertinenti in un secondo momento.
- I membri del team possono inviare messaggi diretti a individui o piccoli gruppi, favorendo discussioni individuali o in piccoli gruppi senza la necessità di una riunione formale.
- Ti consente di condividere file, documenti e immagini direttamente all’interno della piattaforma, migliorando la collaborazione e la condivisione delle informazioni.
Slack si integra con altri strumenti e piattaforme, consentendo transizioni fluide dalle discussioni alle azioni o alle attività.
Problemi di pianificazione
Coordinare gli orari tra fusi orari è sicuramente un enigma. Una pianificazione impropria può portare a riunioni mancate, ritardi nelle tempistiche del progetto e difficoltà nell’allineare i membri del team per discussioni importanti.
Inoltre, il lavoro a distanza spesso implica che i membri del team abbiano orari flessibili, rendendo più difficile trovare disponibilità sovrapposte per la collaborazione. I team remoti devono affrontare difficoltà nel convincere tutti i membri a partecipare a riunioni e discussioni, il che porta a lacune e inefficienze nella comunicazione.
Soluzione: strumento di pianificazione
Uno strumento di pianificazione dedicato risolve questo problema suggerendo la finestra migliore per le riunioni. Calendar.com è uno strumento simile che semplifica il processo di pianificazione di riunioni, appuntamenti e altre attività di collaborazione.
Caratteristiche principali:
- Consente ai membri del team di condividere la propria disponibilità, inclusi orari di lavoro, pause e orari di riunione preferiti. Queste informazioni aiutano a trovare le fasce orarie adatte.
- Lo strumento può suggerire automaticamente fasce orarie libere in base alla disponibilità di tutti i partecipanti, riducendo la necessità di comunicazioni avanti e indietro.
- Fornisce conversioni automatiche del fuso orario, semplificando il coordinamento delle riunioni tra i membri del team in diverse parti del mondo.
- Gli utenti possono inviare inviti ai partecipanti con l’orario, la data e l’ordine del giorno proposti per la riunione. I partecipanti possono confermare la propria disponibilità e ricevere inviti di calendario.
- Si integra con piattaforme di calendario come Google Calendar, Outlook o altre, garantendo che gli eventi pianificati vengano aggiunti accuratamente ai calendari dei partecipanti.
Calendar.com può inviare promemoria automatici ai partecipanti prima delle riunioni programmate, riducendo il rischio di appuntamenti mancati.
Misurazione della crescita
Misurare la crescita e le prestazioni è fondamentale per le aziende per monitorare i propri progressi, mitigare i rischi e prendere decisioni valide. Tuttavia, misurare la crescita può porre sfide uniche in un ambiente di lavoro remoto. I metodi tradizionali di misurazione delle prestazioni, come le valutazioni in loco, potrebbero essere meno fattibili per i team remoti.
Inoltre, il lavoro a distanza può talvolta portare a una mancanza di visibilità sui risultati ottenuti dai singoli e dal team, rendendo difficile valutare con precisione la crescita e le prestazioni. La mancanza di misurazione della crescita porta a un monitoraggio inefficiente dei KPI e ad un’analisi imprecisa delle tendenze, limitando la produttività del team.
Soluzione: software di analisi e flussi di lavoro aziendali
Come soluzione, le aziende possono implementare un dashboard aziendale completo. Zoho Analytics è una delle migliori piattaforme per lo stesso. Consente alle organizzazioni di visualizzare e analizzare dati provenienti da varie fonti, facilitando il processo decisionale basato sui dati.
Caratteristiche principali:
- Consente alle aziende di integrare dati provenienti da più fonti come sistemi finanziari, piattaforme di vendita e strumenti di gestione dei progetti.
- La piattaforma offre una gamma di opzioni di visualizzazione, inclusi diagrammi, grafici, tabelle e dashboard, rendendo i dati complessi facili da comprendere e interpretare.
- Le organizzazioni possono definire e monitorare KPI personalizzati rilevanti per i loro obiettivi di crescita. Questi KPI possono includere parametri finanziari, prestazioni operative, soddisfazione del cliente e altro ancora.
Zoho Analytics fornisce aggiornamenti in tempo reale, garantendo che i dati sulla crescita siano aggiornati e accessibili in qualsiasi momento.
Motivazione dei dipendenti
Mantenere motivati i membri dei team remoti può essere impegnativo, ma un programma di premi per i dipendenti può davvero risollevare il morale. A differenza di un ambiente di ufficio tradizionale, i dipendenti remoti possono provare sentimenti di isolamento, disconnessione e coinvolgimento ridotto.
Ciò può avere un impatto sul morale generale, sulla soddisfazione lavorativa e, in definitiva, sulle prestazioni. Senza strategie efficaci per aumentare la motivazione, le aziende potrebbero trovarsi ad affrontare sfide legate alla diminuzione della produttività, alla minore qualità del lavoro e alla difficoltà di trattenere i migliori talenti.
Soluzione: programma di premi per i dipendenti
Con badge virtuali, punti e premi personalizzabili, la motivazione dei dipendenti può essere facilmente aumentata negli ambienti di lavoro remoti. Nettare HR è una piattaforma avanzata che consente alle organizzazioni di creare e gestire iniziative di riconoscimento e ricompensa dei dipendenti.
Caratteristiche principali:
- La piattaforma consente alle aziende di personalizzare i premi offerti in base alla cultura dell’organizzazione e alle preferenze dei membri del team remoto.
- I dipendenti possono riconoscere e celebrare i rispettivi successi, promuovendo un ambiente di squadra positivo e solidale.
- I manager possono utilizzare la piattaforma per riconoscere prestazioni eccezionali, dare l’esempio agli altri membri del team e rafforzare una cultura di apprezzamento.
NectarHR fornisce spesso dati e approfondimenti sulle tendenze del riconoscimento, aiutando le aziende a capire quali comportamenti e risultati sono maggiormente apprezzati dai loro team remoti.
Conclusione
Così il gioco è fatto! Abbiamo menzionato le sfide legate alla gestione di team remoti e come affrontarle con alcune fantastiche soluzioni software. Dalla gestione delle attività alla comunicazione e alla motivazione, gli strumenti sopra menzionati offrono un approccio completo per garantire il successo dei team remoti nell’ambiente di lavoro dinamico di oggi. Sfrutta questi strumenti e conquista l’ambiente di lavoro remoto come un professionista! Grazie per aver letto; Saluti!
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