È risaputo che le presentazioni Microsoft PowerPoint includono spesso una grande quantità di elementi come immagini, GIF animate, video integrati, diagrammi e grafici. Di conseguenza, non sorprende che le dimensioni dei file possano diventare considerevoli. Fortunatamente, esistono diverse strategie per ridurre la dimensione di una presentazione.
I file di grandi dimensioni possono essere problematici. Occupano spazio prezioso sui dischi rigidi, possono rallentare la riproduzione delle presentazioni e causare problemi con l’invio via email a causa dei limiti di dimensione. Riducendo la dimensione del file, è possibile prevenire questi inconvenienti.
Come già accennato, le immagini sono spesso la principale causa delle grandi dimensioni dei file. Per questo motivo, la compressione delle immagini nella presentazione è una delle prime azioni da considerare. Se si sospetta che le immagini siano la causa principale delle dimensioni elevate del file PowerPoint, è consigliabile consultare le risorse che spiegano come ridurre le dimensioni dei documenti di Office contenenti immagini.
Oltre a queste indicazioni di base, ci sono altri suggerimenti che possono essere utili per ridurre ulteriormente le dimensioni dei file delle presentazioni.
Conversione al formato PPTX
Il formato PPTX è stato introdotto da Microsoft con Office 2007, ma non è raro imbattersi ancora in file PPT. Qual è la differenza? Il formato PPTX comprime tutti i contenuti della presentazione, riducendone le dimensioni. Pertanto, convertire un file PPT in PPTX può portare a una significativa diminuzione della dimensione.
La conversione è semplice e richiede pochi passaggi. Basta aprire il file PPT, andare alla scheda “File” e fare clic su “Converti”.
Si aprirà la finestra di Esplora file di Windows. Il tipo di file predefinito è “Presentazione PowerPoint”, ovvero il formato PPTX. Fare clic su “Salva”.
Il file PPT verrà convertito in PPTX e si noterà una riduzione della dimensione.
Nell’esempio, il file PPT originale, “Presentazione HTG 2”, è stato convertito in PPTX, diventando “Presentazione HTG 3”. La sola conversione ha ridotto le dimensioni di 335 KB.
Anche se la riduzione potrebbe sembrare modesta, in alcuni casi la conversione può avere un impatto maggiore, come nel caso di un documento Word ridotto da 6.001 KB a 721 KB. Il risultato dipende dal contenuto specifico del file. In alcuni casi, questo passo potrebbe essere sufficiente. Altrimenti, si può proseguire con i suggerimenti successivi.
Inserimento corretto delle immagini
Spesso si è tentati di copiare e incollare un’immagine in PowerPoint invece di usare la funzione di inserimento. Se la dimensione del file non è un problema, questa pratica non crea inconvenienti. Tuttavia, il copia e incolla può portare a una riformattazione dell’immagine in BMP o PNG, formati più grandi del JPG.
Nell’immagine di esempio, un file PNG ha una dimensione di 153 KB, mentre la stessa immagine in formato JPG pesa 120 KB. Ogni volta che si copia e incolla un file JPG in PowerPoint e questo viene convertito in PNG, si aggiunge spazio non necessario al file della presentazione. L’utilizzo della funzione di inserimento assicura che le immagini vengano importate nel formato desiderato.
Modifiche alle immagini con editor esterni
Una volta inserita un’immagine in PowerPoint, è meglio evitare di modificarla direttamente nel programma. Invece, per modifiche come ritaglio, regolazione dei colori o conversione in bianco e nero, è consigliabile usare un editor di immagini esterno. Perché? PowerPoint memorizza ogni modifica apportata all’immagine, anche le modifiche non più utilizzate, aumentando le dimensioni del file. Ad esempio, dopo la conversione di un’immagine a colori in bianco e nero, PowerPoint manterrà nel file anche i dati relativi all’immagine originale a colori.
Se non si dispone di un editor di immagini o se si preferisce usare PowerPoint, è possibile richiedere a PowerPoint di eliminare i dati in eccesso salvati in seguito alle modifiche. Anche se questo non ridurrà lo spazio quanto l’utilizzo di un editor dedicato, può comunque aiutare.
Compressione delle immagini
Le immagini possono essere compresse singolarmente o tutte insieme. Per comprimere tutte le immagini contemporaneamente, si può procedere come segue:
Aprire la presentazione, andare alla scheda “File” e selezionare “Salva con nome” nel menu a sinistra.
Quindi, selezionare “Altre opzioni”, che si trova nell’area in cui si definiscono il nome e il tipo del file.
Si aprirà una finestra di dialogo “Salva con nome” con ulteriori opzioni. Accanto al pulsante “Salva”, cliccare su “Strumenti”.
Nel menu a tendina, selezionare “Comprimi immagini”.
Si aprirà la finestra “Comprimi immagini”. Qui è possibile impostare la risoluzione delle immagini, espressa in PPI (pixel per pollice). Si noti che l’opzione “Applica solo a questa immagine” non è disponibile quando si accede alla compressione in questo modo. Per comprimere una singola immagine, selezionarla e andare su “Formato strumenti immagine” e poi su “Comprimi immagini”.
Dopo aver scelto la risoluzione desiderata, fare clic su “OK”.
Infine, salvare la presentazione.
Evitare l’incorporamento dei caratteri
L’incorporamento dei caratteri può essere utile per garantire la corretta visualizzazione della presentazione su diversi computer, soprattutto se si usano caratteri non comuni. Tuttavia, l’incorporamento comporta un aumento delle dimensioni del file. In genere, a meno che non sia necessario visualizzare un carattere specifico, si consiglia di disattivare l’incorporamento dei caratteri.
Per disattivare l’incorporamento dei caratteri, andare alla scheda “File” e selezionare “Opzioni” in basso a sinistra.
Nella scheda “Salva”, deselezionare la casella “Incorpora caratteri nel file” e fare clic su “OK”.
Sono state salvate tre versioni di una presentazione di test: una con tutti i caratteri incorporati, una senza caratteri incorporati e una con solo i caratteri utilizzati nella presentazione incorporati. Ecco le differenze nelle dimensioni dei file:
Le differenze sono evidenti.
Collegamento ai file esterni
Quando si aggiunge un video di YouTube alla presentazione, si può scegliere di incorporarlo direttamente o di creare un collegamento. L’incorporamento del video aumenta notevolmente le dimensioni del file. Sebbene l’incorporamento offra alcuni vantaggi, ad esempio la possibilità di visualizzare il video senza connessione a Internet, è consigliabile evitarlo quando la dimensione del file è una priorità.
Disattivare la miniatura della presentazione
Nelle versioni precedenti di Office, era possibile salvare una miniatura della presentazione per visualizzarla in anteprima nell’Esplora file. Windows ora gestisce le anteprime in modo autonomo, rendendo questa opzione superflua. Tuttavia, l’opzione per salvare la miniatura è ancora disponibile.
Per verificare l’impatto sulle dimensioni del file, è stato eseguito un piccolo test. Ecco i risultati:
Con la miniatura abilitata, il file pesava 2.660 KB. Disattivando l’opzione, le dimensioni si sono ridotte a 2.662 KB, risparmiando solo 7 KB. Sebbene questa riduzione sia modesta, un test simile su un documento Word ha dimostrato una differenza più significativa: 721 KB senza anteprima e 3.247 KB con anteprima. Nonostante la differenza di comportamento tra le applicazioni, è comunque un’opzione da considerare. Per disabilitare la miniatura, aprire la presentazione, andare su “File”, selezionare “Proprietà”, a destra, e poi “Proprietà avanzate”.
Nella scheda “Riepilogo”, disattivare l’opzione “Salva immagine di anteprima” in fondo alla finestra e fare clic su “OK”.
Rimozione delle informazioni personali e nascoste
Le presentazioni di Microsoft Office possono contenere informazioni personali come il nome dell’autore e altre proprietà nascoste. L’eliminazione di queste informazioni può contribuire a ridurre la dimensione del file.
Per rimuovere queste informazioni, aprire la presentazione, andare su “File”, selezionare “Verifica la presenza di problemi” e poi “Controlla documento”.
Nella finestra “Document Inspector”, assicurarsi che la casella “Proprietà del documento e informazioni personali” sia selezionata, e cliccare su “Ispeziona”.
Nella finestra successiva, selezionare “Rimuovi tutto”. Le informazioni personali verranno rimosse, liberando alcuni KB.
Disattivare il salvataggio automatico
Questa è una misura da usare come ultima risorsa. Il salvataggio automatico è una funzione essenziale di Office e disattivarla comporta il rischio di perdere il lavoro nel caso di un crash del programma. Tuttavia, ogni salvataggio automatico incrementa leggermente le dimensioni del file.
Per disattivare il salvataggio automatico, andare sulla scheda “File” e poi su “Opzioni” in basso a sinistra.
Nella scheda “Salva” della finestra “Opzioni”, deselezionare la casella “Salva informazioni di salvataggio automatico ogni xx minuti”.
Salvare e uscire immediatamente dalla presentazione dopo aver disattivato il salvataggio automatico non porterà a una riduzione delle dimensioni. Tuttavia, nel tempo, la funzione di salvataggio automatico aggiungerà KB al file.
Copia in una nuova presentazione
Mentre si crea una presentazione, PowerPoint salva vari dati di background. Pur avendo disattivato molte funzioni di salvataggio, è possibile che PowerPoint abbia memorizzato alcune informazioni inutili. Per ovviare a questo problema, si può copiare l’intero contenuto in una nuova presentazione.
Con PowerPoint, questo significa copiare e incollare ogni diapositiva, incluse le diapositive master. La nuova presentazione non conterrà alcun salvataggio di background, informazioni di salvataggio automatico o versioni precedenti, riducendo le dimensioni del file. L’entità della riduzione dipende dal contenuto specifico della presentazione.
Decompressione e ricompressione
Come già accennato, un file PPTX è un file compresso. Pertanto, è possibile aprirlo con un programma come 7-Zip o WinRar, estrarre tutti i file, creare un nuovo archivio compresso e rinominare l’archivio con estensione PPTX.
I test effettuati su questa tecnica hanno portato a risultati discordanti. Nel caso di un documento Word,