Il programma Outlook presenta diversi pannelli che possono essere visualizzati o nascosti a seconda delle necessità. Tra questi, alcuni sono attivati automaticamente, come il pannello di navigazione, mentre altri, come i pannelli “Da fare” e “Persone”, potrebbero non essere immediatamente familiari. Ecco una guida su come personalizzare il pannello “Da fare”.
Abilitare il pannello Da fare
Il pannello “Da fare” non è visibile di default, pertanto, per renderlo disponibile, è necessario selezionare “Visualizza” e poi “Barra da fare”.
Nell’immagine precedente, si notano anche le opzioni per i pannelli “Cartelle”, “Lettura” e “Persone”. Un pannello è una parte di una finestra che offre all’utente informazioni aggiuntive o un accesso rapido a funzioni di uso comune in un software. Questa è una terminologia standard nel campo della programmazione e della progettazione dell’interfaccia utente. Non è chiaro perché il pannello “Da fare” venga etichettato come “Barra da fare”, dato che Microsoft stessa lo definisce un pannello nella propria documentazione. Per coerenza, adotteremo anch’noi la denominazione “pannello”.
Opzioni del pannello Da fare
Cliccando su “Visualizza” > “Barra da fare”, si apriranno quattro opzioni: “Calendario”, “Persone”, “Attività” e “Disattivato”.
“Calendario” mostra il mese corrente e i prossimi appuntamenti. “Persone” elenca i contatti contrassegnati come preferiti. “Attività” presenta le attività di Outlook ordinate per data di scadenza.
È possibile scegliere di visualizzare il “Calendario”, “Persone”, “Attività”, una combinazione di due di essi o tutti e tre, tutti contenuti nel pannello “Da fare” posto sul lato destro di Outlook.
Gli elementi appaiono nell’ordine in cui vengono selezionati nelle opzioni della barra. L’ordine iniziale è “Calendario”, “Persone” e “Attività”. Tuttavia, se, ad esempio, si rimuove il “Calendario” tramite “Visualizza” > “Barra da fare” > “Calendario” e poi lo si aggiunge nuovamente, questo verrà visualizzato in fondo, sotto “Attività”.
Per nascondere completamente il pannello “Da fare”, selezionare “Visualizza” > “Barra da fare” > “Disattivato” oppure deselezionare tutte le altre opzioni.
Personalizzazione del pannello Da fare
Non sono disponibili opzioni di personalizzazione per gli elementi “Calendario” e “Persone” all’interno del pannello “Da fare”. Questi mostrano solamente i prossimi appuntamenti e i contatti preferiti, rispettivamente. L’elemento “Persone” permette la ricerca dei contatti, ma questo è tutto.
L’elemento “Attività” offre maggiori possibilità di personalizzazione. Si comporta infatti come una normale cartella di posta, con le stesse opzioni di configurazione. Per default, le attività sono ordinate per data di scadenza in ordine crescente.
Cliccando sulla freccia nera accanto a “Oggi”, l’ordinamento si invertirà, visualizzando le attività in ordine decrescente.
Cliccando con il tasto destro del mouse sull’intestazione, si aprirà un menu contestuale con diverse opzioni di personalizzazione.
Le prime tre opzioni, “Tutti i messaggi”, “Posta non letta” e “Posta menzionata”, non sono rilevanti per la gestione delle attività. Queste opzioni sono filtri standard nelle cartelle di posta, ma non hanno alcuna utilità nel contesto delle attività.
L’opzione “Disponi per” permette di ordinare le attività in base a criteri diversi dalla “Data di scadenza” predefinita.
Le opzioni di ordinamento includono:
- Categorie: ordina le attività alfabeticamente per categoria assegnata.
- Data di inizio: ordina le attività in base alla data di inizio.
- Data di scadenza: ordina le attività in base alla data di completamento prevista.
- Cartella: ordina le attività per nome della cartella (le attività possono essere create o spostate in qualsiasi cartella).
- Tipo: ordina le attività per tipo, ovvero se sono messaggi di posta elettronica trasformati in attività.
- Importanza: ordina le attività in base al livello di importanza: alta, normale o bassa.
In “Disponi per”, l’opzione “Ordinamento inverso” ha la stessa funzione della freccia nera nell’angolo in alto a destra. È anche possibile attivare “Mostra in gruppi”, che permette di scegliere tra la visualizzazione predefinita in gruppi o la visualizzazione in un semplice elenco.
Infine, “Impostazioni di visualizzazione” apre la finestra di personalizzazione della cartella.
Abbiamo già trattato la personalizzazione delle cartelle e l’uso della formattazione condizionale per evidenziare gli elementi. Pertanto, per modificare le colonne visibili o formattare le attività in modi diversi, è utile consultare tali articoli. L’opzione “Ripristina vista corrente” permette di tornare alla visualizzazione predefinita in caso di modifiche non desiderate.
Il pannello “Da fare” è una funzionalità molto utile di Outlook, poiché fornisce informazioni su appuntamenti, contatti e attività direttamente nella pagina principale, accanto alla posta elettronica. Outlook non è solo un client di posta, ma uno strumento di produttività completo, e il pannello “Da fare” ne è un elemento fondamentale.