È possibile utilizzare Microsoft Excel per organizzare in modo efficace una mailing list. Tuttavia, quando si desidera stampare le etichette per la spedizione, è necessario ricorrere alla funzione di stampa unione in Word, importando i dati precedentemente organizzati in Excel. Ecco una guida dettagliata su come procedere.
Primo Passo: Preparazione della Mailing List
Se la tua mailing list è già stata creata in Excel, puoi saltare questo passaggio. Se invece devi ancora predisporre l’elenco, ti consigliamo di utilizzare Excel. Nonostante l’assenza di una funzione specifica per le etichette, Excel si rivela lo strumento ideale per organizzare e gestire i dati in modo più efficiente rispetto a una tabella di Word.
Per cominciare, è necessario definire un’intestazione di colonna per ciascun tipo di informazione da inserire. Queste intestazioni devono essere collocate nella prima riga di ogni colonna.
Le intestazioni da includere dipendono dal tipo di informazione che si intende riportare sulle etichette. È sempre utile inserire i titoli, ma è fondamentale essere a conoscenza dei titoli corretti delle persone a cui si spedisce prima di procedere alla creazione delle etichette. Nel caso in cui l’elenco sia destinato ad aziende, è possibile tralasciare le intestazioni “Nome” e “Cognome”, sostituendole con “Nome azienda”. Per chiarezza espositiva, in questo esempio, utilizzeremo una mailing list di tipo personale. Il nostro elenco comprenderà le seguenti intestazioni:
Nome
Cognome
Indirizzo
Città
Provincia
CAP
Queste sono le informazioni standard che solitamente appaiono sulle etichette. È anche possibile includere immagini, se lo si desidera, ma questo verrà gestito successivamente in Word.
Una volta completate le intestazioni, procedi con l’inserimento dei dati. Al termine, la tua lista dovrebbe avere un aspetto simile a quello mostrato nell’immagine seguente:
Salva il tuo elenco e passa a Microsoft Word.
Secondo Passo: Configurazione delle Etichette in Word
Apri un nuovo documento Word vuoto. Quindi, vai alla scheda “Lettere” e seleziona “Inizia stampa unione”.
Nel menu a tendina, seleziona “Etichette”.
Si aprirà la finestra “Opzioni etichetta”. Qui potrai indicare il produttore e il numero di prodotto delle etichette. Una volta terminato, fai clic su “OK”.
A questo punto, i contorni delle etichette saranno visibili in Word.
Nota: se i contorni delle etichette non dovessero apparire, vai su Layout > Bordi e seleziona “Visualizza griglie”.
Terzo Passo: Collegamento del Foglio di Calcolo alle Etichette in Word
Prima di poter trasferire i dati da Excel alle etichette in Word, è necessario collegare i due file. Nella scheda “Lettere” del documento di Word, seleziona l’opzione “Seleziona destinatari”.
Si aprirà un menu a tendina. Seleziona “Usa un elenco esistente”.
Verrà visualizzata la finestra di Esplora file. Utilizzala per individuare e selezionare il file contenente la tua mailing list. Una volta selezionato il file, fai clic su “Apri”.
Apparirà la finestra “Seleziona tabella”. Se il tuo file Excel contiene più fogli, questi saranno elencati qui. Seleziona il foglio contenente la tua mailing list. Assicurati di abilitare l’opzione “La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna” (se non lo è già) e fai clic su “OK”.
A questo punto, le tue etichette sono collegate al foglio di lavoro.
Quarto Passo: Inserimento dei Campi Stampa Unione nelle Etichette
Ora è il momento di inserire i campi di stampa unione nelle etichette di Word. Seleziona la prima etichetta, vai alla scheda “Lettere” e fai clic su “Blocco indirizzi”.
Nella finestra “Inserisci blocco indirizzi” che si aprirà, fai clic sul pulsante “Campi di corrispondenza”.
Apparirà la finestra “Abbina campi”. All’interno del gruppo “Richiesto per blocco indirizzi”, verifica che ogni campo corrisponda alla colonna appropriata nel tuo foglio di lavoro. Ad esempio, “First Name” deve corrispondere alla colonna “Nome” e così via. Una volta verificata la correttezza delle corrispondenze, fai clic su “OK”.
Ritorna alla finestra “Inserisci blocco indirizzi”, controlla l’anteprima per assicurarti che tutto sia corretto, e poi fai clic su “OK”.
<<BloccoIndirizzo>> ora dovrebbe essere presente nella prima etichetta.
Torna alla scheda “Lettere” e fai clic su “Aggiorna etichette”.
Dopo aver fatto clic, <<BloccoIndirizzo>> dovrebbe comparire in tutte le etichette.
Ora sei pronto per procedere con la stampa unione.
Quinto Passo: Esecuzione della Stampa Unione
È arrivato il momento di vedere la magia all’opera. Nella scheda “Lettere”, fai clic su “Fine e Unisci”.
Dal menu a tendina che si apre, seleziona “Modifica singoli documenti”.
Si aprirà la finestra “Unisci in nuovo documento”. Seleziona “Tutti” e poi clicca su “OK”.
La tua lista di Excel verrà ora unita alle etichette in Word.
Non ti resta che stampare le etichette e inviare la posta!