PayPal è un modo rapido ed efficiente per creare fatture ed essere pagati. Che tu sia un libero professionista, un imprenditore o qualcuno che vuole imparare a creare fatture professionali in pochi minuti, questo articolo fa per te.
In questo articolo capirai come creare una fattura utilizzando lo strumento di fatturazione di PayPal seguendo 7 semplici passaggi. Imparerai come creare fatture professionali e rendere più facile per i tuoi clienti pagarti.
PayPal consente ad aziende, liberi professionisti e persone normali di inviare fatture ai clienti e fornisce anche un gateway per aiutare i clienti a effettuare il pagamento senza problemi.
Sommario:
Perché PayPal è una buona scelta per i liberi professionisti e le piccole imprese?
- Lo strumento di fatturazione di PayPal è utile per creare e inviare fatture dall’aspetto professionale ai clienti.
- PayPal ti consente di pagare nella valuta locale senza conversione di valuta.
- Disponibile in più di 200 paesi/regioni e supporta 25 valute.
- La funzione di tracciamento dei pagamenti di PayPal ti aiuta a tenere traccia della tua fattura.
- PayPal fornisce una solida sicurezza. Pertanto, le transazioni sono sicure, il che è fondamentale per i freelance o gli affari.
- I clienti hanno diverse preferenze per quanto riguarda i metodi di pagamento. (paga con carte di credito o bonifici bancari)
- PayPal ti consente di creare collegamenti personalizzati per consentire transazioni fluide.
- Le fatture PayPal sono utili per i clienti internazionali.
- PayPal tiene un registro di tutte le transazioni, il che semplifica la contabilità.
- Puoi inviare fatture, monitorare i pagamenti e gestire le tue finanze dal tuo cellulare.
- Il sistema di promemoria automatico del pagamento di Paypal.
Ora parliamo in dettaglio di come creare un conto Paypal e inviare una fattura a un cliente.
Come creare un conto PayPal
Passaggio 1: visitare il PayPal Sito web
Passaggio 2: fare clic su “Iscriviti”
Iscriviti a PayPal
Passaggio 3: decidi e scegli se desideri un account “individuale” o “aziendale”.
Tipi di conto PayPal
Passaggio 4: una volta effettuata la scelta, inserisci dettagli importanti come indirizzo e-mail, numero di cellulare, password, indirizzo e nome.
Indirizzo e-mail
Passaggio 5: dai un’occhiata ai Termini e all’Informativa sulla privacy e accettali.
Passaggio 6: fai clic su “Crea account” o “Avanti” per creare il tuo account. Quindi, PayPal ti invierà un codice sulla tua email e sul tuo telefono. Controlla la tua email e digita il codice per confermare la tua email.
Conferma e-mail di PayPal
Passaggio 7: puoi collegare una carta di credito/debito o un conto bancario al tuo conto PayPal.
Collega conto bancario
Passaggio 8: puoi impostare domande di sicurezza.
Domande di sicurezza su PayPal
Nota: in base alla tua posizione e attività, PayPal potrebbe richiedere ulteriori informazioni per confermare
Ma cosa succede se hai un account personale e vuoi trasformarlo in business? Ecco alcuni semplici passaggi per trasformare il tuo account da Personale a Aziendale.
Come passare dal conto Paypal individuale a quello aziendale
Passaggio 1: accedi al tuo account Paypal personale
Passaggio 2: fai clic sull’icona delle impostazioni (⚙️) nell’angolo in alto a destra della dashboard di PayPal.
Impostazione di Paypal
Passaggio 3: nelle impostazioni del tuo account, dovresti vedere un’opzione denominata “Aggiorna a un account aziendale” o qualcosa di simile. Cliccaci sopra. OPPURE Scorri verso il basso e fai clic su “Aggiorna a un account aziendale”
Passa all’account aziendale
Passaggio 4: fornire informazioni aziendali quali nome dell’azienda, indirizzo aziendale, indirizzo e-mail aziendale, nome legale e sito Web aziendale (facoltativo).
Compila tutti i dettagli
Passaggio 5: Fornisci informazioni aggiuntive secondo le istruzioni fornite da PayPal. PayPal potrebbe richiedere ulteriori dettagli, come il numero di previdenza sociale, il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) o altre informazioni di natura fiscale.
Passaggio 6: dopo aver fornito tutte le informazioni necessarie, conferma e invia.
Nota: PayPal potrebbe chiederti di verificare il tuo conto aziendale confermando il tuo indirizzo email o collegando un conto bancario.
Ora puoi inviare fatture, accettare pagamenti con il nome della tua azienda e usufruire degli altri vantaggi di un conto aziendale PayPal.
Ora impariamo come creare la tua prima fattura.
Come creare una fattura su PayPal
Prima di procedere, devi sapere quali informazioni essenziali dovremmo includere nella nostra fattura.
Le fatture dovrebbero includere le seguenti informazioni:
- Il tuo nome, informazioni di contatto e dettagli aziendali.
- Termini di pagamento (data di scadenza, metodi di pagamento, spese e prezzo totale).
- Importo totale dovuto con valuta.
- Nome del cliente e informazioni di contatto.
- Un elenco dettagliato dei servizi con quantità e tariffe.
- Numero e data della fattura.
- Descrizione dei servizi o del lavoro fornito.
- Eventuali commissioni o termini per il ritardo nel pagamento.
- Istruzioni per il pagamento.
Esempio di fattura
Puoi aggiungere ulteriori informazioni secondo le tue esigenze.
Creiamo la tua prima fattura:
Passaggio 1: dopo aver creato il tuo account e collegato un conto bancario, accedi al tuo conto PayPal Business utilizzando il tuo indirizzo email e la password.
Passaggio 2: nella dashboard del tuo conto PayPal Business, dovresti vedere un’opzione per “Fatturazione”. Cliccaci sopra per creare la tua prima fattura.
Opzione di fatturazione in Paypal
Passaggio 3: fare clic sul pulsante “Crea fattura” per iniziare a creare una nuova fattura.
Crea fattura
Passaggio 4: inserisci tutte le informazioni necessarie.
- Informazioni sul cliente: inserisci l’indirizzo email del tuo cliente nel campo “Fattura a”. Se lo desideri, puoi anche aggiungere il nome di un cliente. Inoltre, puoi creare fatture per più clienti.
- Dettagli della fattura:
- Numero fattura: PayPal lo genererà automaticamente, ma puoi personalizzarlo.
- Data fattura: la data in cui stai creando la fattura.
- Data di scadenza: la data entro la quale è previsto il pagamento.
- Riferimento: puoi aggiungere un numero di riferimento o una nota, se necessario.
- Articoli: puoi aggiungere il nome dell’articolo, la quantità, il prezzo, l’imposta e la descrizione relativa al tuo servizio.
Nuova fattura
- Messaggio: inoltre, puoi scrivere messaggi personalizzati ai clienti.
- Termini e condizioni: se disponi di termini e condizioni specifici, puoi menzionarli nella fattura.
- Allegato: PayPal ti consente di attirare file (JPG, GIF, PNG e PDF Fino a 5 file e 4 MB per file)
- Promemoria personale e numero di riferimento
Passaggio 5: è necessario aggiungere la descrizione “Articolo” o “Servizio” come segue.
- Fai clic su “Aggiungi” per includere ciascun articolo e assicurati di specificare la descrizione, la quantità, il prezzo unitario e l’imposta (se applicabile) per ciascun articolo.
- Fare clic su “Salva” dopo aver aggiunto ciascun elemento.
Aggiungi articolo o servizio
Passaggio 6: puoi personalizzare le impostazioni della fattura facendo clic su “Altre opzioni” nella parte inferiore della fattura. Qui puoi scegliere la valuta (PayPal supporta 25 valute), impostare le opzioni fiscali e configurare altre preferenze di fatturazione.
Dopo aver inserito tutti i dettagli e verificato che tutto sia accurato, fai clic sul pulsante “Anteprima” per rivedere la fattura.
Esamina attentamente la precisione della fattura e apporta le modifiche necessarie.
Passaggio 7: una volta soddisfatto, fai clic sul pulsante “Invia” per inviare via email la fattura al tuo cliente.
Esempi di fatturazione Paypal
Esistono diversi tipi di fatture che potresti voler inviare in base al tuo lavoro e a un requisito. Comprendiamo gli scenari comuni per la generazione di fatture PayPal.
#1. Fatturazione per freelance sulla base dei risultati finali
In questo metodo di fatturazione, il pagamento è legato al completamento e alla consegna di articoli o progetti specifici delineati nel contratto di freelance. Il libero professionista addebita ai propri clienti i servizi in base ai compiti specifici che forniscono.
Se sei uno scrittore di contenuti libero professionista e desideri essere pagato a parola. Ecco alcune cose che devi tenere a mente:
- Decidi la tariffa per parola, ovvero l’importo che addebiterai per parola (ad es. $ 0,1 per parola)
- Chiarisci i dettagli del progetto e il conteggio delle parole con il tuo cliente.
- Durante la creazione di una fattura, includi le informazioni di contatto, i dettagli del cliente, i termini di pagamento e un numero di fattura univoco.
- Elenca il titolo o il collegamento di ciascun articolo come voce separata sulla fattura. Specifica il conteggio delle parole per ogni pezzo, la tariffa a parola e il costo totale per quell’articolo.
- Paypal calcola automaticamente il totale e inserisce l’importo totale dovuto sommando i costi di tutti gli articoli elencati in fattura.
- Scrivi un messaggio al cliente
- Rivedi e invia.
Fattura per l’autore di contenuti su base consegnabile
Nota: è necessario aggiungere l’indirizzo email del cliente.
Non dimenticare di dare seguito. Puoi utilizzare la funzione di promemoria automatico di PayPal per aiutarti in questo.
Dopo aver ricevuto il pagamento, registra la transazione nel tuo software di contabilità o nel tuo registro. Contrassegna la fattura come pagata.
#2. Fatturazione per freelancer su base oraria
Esistono molte piattaforme in cui i freelance fanno pagare su base oraria. Stabiliscono una tariffa oraria per il loro lavoro e la moltiplicano per il numero di ore trascorse a svolgere il lavoro.
Se sei uno di quei liberi professionisti e desideri creare fatture di conseguenza, questa parte è per te!
Ci sono alcune cose che devi tenere a mente mentre crei la fattura.
- Decidi la tariffa oraria, ovvero l’importo che addebiterai all’ora (ad esempio, $ 25 l’ora)
- Utilizza uno strumento o un software per il monitoraggio del tempo per registrare con precisione il numero di ore che hai lavorato al progetto. Assicurati di avere registrazioni chiare e affidabili delle attività che hai completato.
- Utilizza lo strumento di fatturazione di PayPal, menziona il tuo nome/ragione sociale, le informazioni di contatto, i dettagli del cliente, i termini di pagamento e un numero di fattura univoco.
- Elenca le ore in cui hai lavorato su varie attività come voci sulla fattura. Includi la data, una descrizione del lavoro svolto durante quel periodo, il numero di ore lavorate e la tariffa oraria per ciascuna attività.
- Paypal calcola automaticamente il totale e inserisce l’importo totale.
Seguendo questi passaggi, puoi creare e gestire in modo efficace le fatture per il tuo lavoro freelance su base oraria, garantendo trasparenza, accuratezza e pagamento tempestivo per i tuoi servizi.
#3. Venditore che vende merci
Se sei un imprenditore o un piccolo venditore che vende beni e desideri creare una fattura per più clienti contemporaneamente, Paypal ha una soluzione anche per te. Puoi creare fatture personalizzate per ogni cliente. Non solo, puoi calcolare diverse imposte sulle vendite, sconti e il totale rimanente dovuto in un unico posto.
Seguiamo questi semplici passaggi:
- Includi il nome, l’indirizzo e i dettagli di contatto della tua azienda nella parte superiore della fattura. Queste informazioni ti identificano come venditore.
- Includere il nome, l’indirizzo e i dettagli di contatto del cliente. Puoi aggiungere più nomi di clienti.
- Aggiungi la data di creazione della fattura. Assegna un numero di fattura univoco.
- Elenca ogni articolo o prodotto che hai venduto. Includi una breve descrizione, la quantità, il prezzo unitario e il prezzo totale per ciascun articolo.
Descrizione del prodotto
- Includere eventuali imposte sulle vendite, IVA (imposta sul valore aggiunto) o altre imposte applicabili. Indica chiaramente l’aliquota fiscale e calcola l’importo dell’imposta in base al totale parziale.
- Se offri sconti, deducili dal totale parziale.
- Se addebiti spese di spedizione o di gestione, includi anche questi costi.
- Calcolare l’importo totale dovuto.
Fattura per i venditori
- Specificare i termini di pagamento, inclusa la data di scadenza e i metodi di pagamento accettati.
- Inoltre, puoi aggiungere messaggi personalizzati per i clienti.
- Non dimenticare di menzionare la politica di rimborso e restituzione.
Una fattura ben strutturata mantiene la professionalità e facilita i pagamenti tempestivi.
Esistono molti altri settori e campi in cui è possibile inviare fatture Paypal, come servizi in abbonamento, servizi di consulenza, e-commerce e molti altri.
Migliori pratiche per la creazione di fatture PayPal
Per garantire un processo di fatturazione regolare ed essere pagato tempestivamente, prendi in considerazione le seguenti best practice:
1. Informazioni di contatto accurate: ricontrolla l’indirizzo e-mail del destinatario per evitare di inviare fatture alla persona sbagliata.
2. Cancella i dettagli della fattura:
- Includere una descrizione chiara e dettagliata dell’articolo o dei servizi forniti.
- Specifica quantità, tariffe ed eventuali sconti applicabili.
- Dettagliare le spese per una facile consultazione.
3. Numerazione delle fatture: assegna un numero di fattura univoco per ciascuna transazione per mantenere chiarezza ed evitare confusione.
4. Termini di pagamento:
- Indicare chiaramente la data di scadenza del pagamento per stabilire aspettative di pagamenti tempestivi.
- Specificare eventuali penalità o penalità per pagamenti scaduti, se applicabili.
5. Aspetto professionale:
- Utilizza un modello PayPal con il logo della tua attività e i dettagli di contatto.
- Assicurati che la fattura sia ben strutturata e facile da leggere.
6. Valuta e metodi di pagamento:
- Specifica la valuta in cui desideri ricevere il pagamento.
- Menzionare chiaramente i metodi di pagamento accettati, inclusi PayPal, bonifici bancari o carte di credito.
7. Tasse e commissioni:
- Includere eventuali tasse o commissioni applicabili in modo trasparente.
- Indicare se le tasse sono incluse nei prezzi elencati o aggiunte separatamente.
8. Termini e condizioni:
- Descrivi la tua politica di rimborso o restituzione, se pertinente.
- Includere eventuali termini e condizioni aggiuntivi relativi alla transazione.
9. Collegamenti di pagamento:
- Utilizza la funzionalità di fatturazione di PayPal per generare collegamenti di pagamento direttamente nella fattura.
- Rendi più semplice per i clienti fare clic e pagare direttamente tramite PayPal.
10. Invio e follow-up: inviare la fattura tempestivamente dopo la consegna dei prodotti o servizi. Segui con un cortese promemoria prima o alla data di scadenza per garantire che il pagamento non subisca ritardi.
11. Conservazione dei registri: conservare un registro di tutte le fatture inviate e dei pagamenti ricevuti. Utilizza un software di fatturazione o un foglio di calcolo per tenere traccia delle tue transazioni finanziarie.
12. Riconcilia i pagamenti: riconcilia regolarmente i pagamenti ricevuti con le fatture per rilevare eventuali discrepanze.
13. Comunicazione sicura: utilizza la comunicazione e-mail sicura quando invii fatture per proteggere le informazioni finanziarie sensibili.
14. Messaggi personalizzati: aggiungi un breve messaggio di ringraziamento personalizzato per mostrare apprezzamento per l’attività del cliente.
15. Documentazione di backup: allegare alla fattura tutti i documenti giustificativi necessari, come contratti o ricevute.
16. Accessibilità e chiarezza: assicurati che la tua fattura sia accessibile alle persone con disabilità seguendo le linee guida sull’accessibilità.
Domande frequenti
Creare una fattura PayPal è gratuito?
SÌ. La fattura PayPal è gratuita. Ma devi pagare delle commissioni quando vieni pagato dal tuo cliente.
Perché dovresti utilizzare un software di fatturazione anziché creare manualmente una fattura?
Fa risparmiare tempo, riduce l’errore umano e migliora la professionalità. Offre anche funzionalità come promemoria automatici e monitoraggio per una migliore gestione dei pagamenti.
Parole finali
Le fatture sono una delle parti importanti delle imprese e della finanza. Paypal è una piattaforma utile per creare fatture in dettaglio con la sua funzionalità di fatturazione. Seguendo le pratiche di cui sopra e aggiungendo le informazioni necessarie, puoi creare le tue fatture e migliorare l’efficienza dei pagamenti.
Esistono molte altre piattaforme che forniscono modelli e strumenti per creare fatture. Se vuoi esplorarli, ecco un articolo sui migliori generatori di fatture per accettare i pagamenti dei clienti.