Il successo di qualsiasi progetto dipende da un’efficiente gestione e programmazione del progetto. La gestione dei progetti è una sfida per i project manager, soprattutto quando ci sono diversi progetti, scadenze e membri del team da coordinare.
Per fortuna, il software di pianificazione dei progetti può rendere il processo molto più semplice. Questi strumenti offrono una gamma di funzionalità per semplificare la pianificazione e l’esecuzione dei progetti, inclusi i diagrammi di Gantt e l’allocazione delle risorse.
Tuttavia, scegliere quello più adatto alle proprie esigenze potrebbe essere faticoso vista l’ampia gamma di possibilità a disposizione. Per aiutarti a fare una scelta informata e aumentare il successo del tuo prossimo progetto, esamineremo alcune delle migliori soluzioni software di pianificazione dei progetti disponibili, approfondendo le loro funzionalità. Ma prima, capiamo l’importanza della pianificazione del progetto nello spazio di gestione del progetto.
Sommario:
Perché la pianificazione del progetto è fondamentale nel Project Management?
La pianificazione del progetto è una componente cruciale della gestione del progetto in quanto aiuta a gestire il tempo, le risorse e le attività necessarie per eseguire con successo un progetto.
- Gestione del tempo: la pianificazione del progetto consente ai project manager di specificare una scadenza per il completamento delle singole attività all’interno di un progetto e del progetto nel suo insieme. Li aiuta ad anticipare i ritardi, a fare piani di riserva e a garantire che il progetto sia terminato nei tempi previsti.
- Allocazione delle risorse: distribuisce in modo efficiente le risorse, inclusi personale, forniture e attrezzature. Ciò garantisce che il progetto andrà avanti senza ritardi e che le risorse saranno accessibili quando necessario.
- Priorità: i project manager possono organizzare compiti e attività in ordine di priorità e urgenza. Ciò garantisce che le attività cruciali siano terminate in tempo e che il progetto prosegua.
- Comunicazione: la pianificazione aiuta a informare le parti interessate, i membri del team e i clienti del calendario, delle aspettative e dei traguardi del progetto.
- Budgeting: la pianificazione dei progetti consente ai project manager di prevedere in modo sicuro il tempo e le risorse necessarie per completare ogni attività, il che aiuta nella pianificazione del budget e nella gestione dei costi.
In generale, la pianificazione del progetto svolge un ruolo fondamentale nella pianificazione, nel monitoraggio e nel controllo efficaci dei progetti per garantire che siano completati nei tempi previsti, entro il budget e in conformità con gli obiettivi del progetto.
Funzionalità da cercare in un software di pianificazione dei progetti
Queste sono alcune delle caratteristiche importanti da tenere in considerazione quando si cerca un software di pianificazione dei progetti:
- Gestione delle attività: dovrebbe essere possibile creare e amministrare le attività, compresa la delega ai membri del team, l’impostazione delle scadenze e il monitoraggio dei progressi.
- Diagrammi di Gantt: i diagrammi di Gantt sono rappresentazioni grafiche delle pianificazioni dei progetti. Il programma dovrebbe essere in grado di creare diagrammi di Gantt e consentire la modifica del grafico.
- Collaborazione: quando si lavora a un progetto, gli strumenti di collaborazione sono essenziali. Il programma dovrebbe consentire ai membri del team di interagire, condividere file e lavorare insieme su progetti.
- Monitoraggio del tempo: le funzionalità di monitoraggio del tempo sono necessarie per tenere traccia del tempo speso per attività e progetti. Il software dovrebbe essere in grado di tenere traccia del tempo trascorso da ciascun membro del team, il che fornisce ai project manager rapporti su quanto tempo è stato dedicato a ciascuna attività.
- Reporting: i project manager dovrebbero essere in grado di monitorare lo stato del progetto, seguirne l’avanzamento e individuare i problemi grazie alle funzionalità di reportistica del software.
Ora che conosciamo il ruolo del software di pianificazione dei progetti nel completamento con successo dei progetti nelle organizzazioni, procediamo a verificare le migliori scelte disponibili.
Lunedi
Monday è una vera e propria piattaforma di gestione dei progetti, con la pianificazione dei progetti come una delle sue numerose funzionalità. Lo strumento può essere personalizzato per soddisfare le esigenze dell’organizzazione e aiuta a comprendere la progressione delle attività insieme al loro stato.
La funzione sequenza temporale di lunedì ti consente di pianificare progetti, stabilire scadenze, assegnare membri del team, designare attività e stabilire dipendenze. Il software aiuta anche a riassegnare le attività con un clic del pulsante e a tenere traccia dei progressi dopo aver raccolto i dati da più schede.
Caratteristiche principali:
- Crea grafici di riepilogo ed esporta piani di progetto in diversi formati come XML, PDF e altro.
- Integrazione del lunedì con Slack, Excel, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub e altro ancora.
- Kanban Boards per la gestione di qualsiasi cosa, dai progetti ai dipartimenti.
- Elenco di controllo settimanale per organizzare le attività settimanali e tenere traccia dei progetti.
Responsabile del progetto
Semplice come il suo nome, ProjectManager è un semplice software di pianificazione dei progetti che rende la creazione di piani di progetto completi e la pianificazione dei progetti un gioco da ragazzi. Puoi visualizzare i tuoi piani di progetto tramite timeline, diagrammi di Gantt e calendari per rimanere in pista.
Le funzionalità di gestione delle attività e monitoraggio del tempo consentono al tuo team di vedere le attività imminenti e fornire aggiornamenti sullo stato in tempo reale alle parti interessate. Tutto sommato, include tutte le funzioni utili che consentono ai tuoi progetti di progredire con successo.
Caratteristiche principali:
- Diagrammi di Gantt, elenchi di attività, fogli di calcolo, lavagne Kanban e calendari di progetto per impostare dipendenze, scadenze e traguardi e identificare le fasi del progetto.
- Si integra con più di 1000 app aziendali, tra cui Office 365, Google, Jira, Slack e Zapier, solo per citarne alcune.
- Consente la creazione di pianificazioni visive e ottenere aggiornamenti in tempo reale.
- Dashboard di progetto online per tenere traccia di risorse, dati e budget in tempo reale.
- Schede attività per tenere traccia del tempo dedicato a ciascuna attività.
Foglio intelligente
Smartsheet è una sofisticata piattaforma di pianificazione dei progetti che consente alle aziende di rimanere sincronizzate con le pianificazioni dei progetti, tenere traccia delle attività e dei budget e consegnare i progetti in tempo. Fornendo molteplici visualizzazioni intuitive come griglia, diagrammi di Gantt e calendario, i membri del team hanno sufficiente flessibilità per analizzare ciò su cui stanno lavorando.
Smartsheet instilla la collaborazione tra i membri del team consentendo ai membri del team di condividere il proprio lavoro con l’accesso ai dettagli del progetto in movimento, indipendentemente dalla loro posizione. Alcune delle offerte chiave di Smartsheet sono:
- Gestione delle risorse per scoprire su quali membri del team stanno lavorando e adeguare rapidamente le allocazioni.
- Crea un sistema di registrazione in tempo reale allegando la documentazione di supporto del progetto, i dettagli e la corrispondenza con la pianificazione del progetto e le singole attività.
- Visualizzazione interattiva del calendario con codice colore per identificare rapidamente attività e scadenze imminenti.
- Le app per dispositivi mobili iOS e Android ti consentono di accedere ai piani di progetto ovunque ti trovi.
- Integrazione con app come Microsoft, Google, Dropbox, Jira e Salesforce.
- Modelli di pianificazione del progetto per aiutarti a iniziare.
Team Gantt
Scelto da marchi come Amazon, Netflix e Nike, TeamGantt fornisce tutto ciò di cui ha bisogno per rispettare le scadenze, risparmiare tempo e consegnare progetti entro il budget definito. Questo software di pianificazione dei progetti consente di assegnare attività, creare tempistiche e consentire una facile programmazione e costruzione di tempistiche di progetto.
La vista panoramica della sequenza temporale del progetto consente ai manager di visualizzare le attività di ciascun membro del team, aggiornare le pianificazioni del progetto e assegnare attività da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Il rapporto di base ti consente di confrontare il piano di progetto originale con la tua pianificazione attuale per visualizzare i progressi compiuti.
Altre offerte di teamgantt includono visualizzazioni portfolio, report, calendari, visualizzazioni elenco e un’app mobile per gestire i progetti in movimento.
Caratteristiche principali:
- Funzionalità di trascinamento della selezione per una facile creazione di programmi.
- Aggiorna e controlla le pianificazioni dei progetti da qualsiasi dispositivo.
- Funzionalità di collaborazione per semplificare la comunicazione.
- Visualizza i carichi di lavoro e la disponibilità del team.
- Formati di visualizzazione calendario e elenco.
Previsione
Forecast offre alle aziende una piattaforma intuitiva e facile da usare per gestire progetti, risorse e budget. Alimentato dall’intelligenza artificiale, le funzionalità intelligenti di questo software ti aiutano a pianificare ed eseguire i tuoi progetti e a prendere decisioni basate sui dati.
La particolarità di Forecst è il suo meccanismo di avviso intelligente che aiuta a mitigare i rischi quando la pianificazione va fuori strada.
Caratteristiche principali:
- Pianificazione dei progetti basata sull’intelligenza artificiale per prendere decisioni più intelligenti.
- Funzionalità di gestione delle risorse per gestire il lavoro, le risorse e le finanze.
- Approfondimenti aziendali approfonditi automatici per supportare le decisioni aziendali.
- Efficiente collaborazione in team per tenere tutti aggiornati.
- Software di gestione dei progetti per pianificare, monitorare ed eseguire progetti e gestire le finanze.
- Integrazione con i più diffusi strumenti di produttività e gestione dei progetti come Asana, Github, Google Drive, Hubspot, Jira e altri.
GanttPro
GanttPro consente una pianificazione precisa delle attività e il monitoraggio dei progetti per accelerare il processo di gestione gratuitamente. Il software funziona perfettamente per tutti i tipi di piani online e consente la creazione di attività con un clic. Il diagramma di Gantt rappresenta compiti, pietre miliari, scadenze e dipendenze in modo visivamente accattivante.
Consentendoti di tenere traccia e monitorare la pianificazione a colpo d’occhio, GanttPro è la scelta perfetta per qualsiasi scenario in cui la pianificazione e la gestione dei progetti sono una necessità.
Caratteristiche principali:
- Assegna e gestisci attività e incarichi con un clic del pulsante.
- Funzionalità di collaborazione in team per migliorare la produttività.
- Gestisci le risorse insieme al loro carico di lavoro e rialloca le attività se necessario.
- Esporta e condividi le pianificazioni del progetto con le parti interessate, i clienti e i membri del team.
- Confronta lo stato di avanzamento del programma corrente con quello del piano iniziale per identificare i rischi.
Smart Task
Marchi come Pepsi, Reliance e Hitachi, insieme a più di 2000 aziende, si affidano a SmartTask per la gestione e la pianificazione dei progetti. La piattaforma semplice ma potente offre tutto il necessario per collaborare con i membri del team, lavorare sui progetti e mantenere tutto organizzato.
La dashboard centralizzata è altamente personalizzabile e ti consente di cambiare la visualizzazione come elenco, bacheca, calendario e sequenza temporale. L’ampio modulo di creazione di report può essere utilizzato per creare grafici in tempo reale e identificare potenziali problemi.
Caratteristiche principali:
- Pietre miliari del progetto per tenere traccia dei principali progressi del progetto.
- Cronologia per visualizzare e tenere traccia dei progressi con facilità e identificare a colpo d’occhio su cosa stai lavorando.
- Pianifica automaticamente le attività dipendenti in caso di ritardo.
- Baseline per confrontare i progressi attuali con il piano di progetto originale.
- Modelli di progetto per implementare rapidamente progetti ripetitivi.
Clockify
Clockify è un rinomato software per schede attività che ti offre anche la possibilità di gestire e programmare progetti e risorse. Ti consente di gestire i dipendenti, visualizzare turni e progetti su una sequenza temporale e tenere traccia del tempo trascorso dai membri del team per rimanere sincronizzati. Puoi anche creare ed esportare report di progetto in formato Excel e PDF da condividere con le parti interessate.
L’utilizzo di Clockify per la pianificazione dei progetti è un’attività semplice. È necessario impostare i progetti e classificarli in base ai clienti. Successivamente, assegna i membri del team e inizia a programmare le attività. Inoltre, è possibile aggiungere progetti, impostare traguardi e creare incarichi direttamente dalla dashboard.
Caratteristiche principali:
- Consente di tenere traccia del tempo, degli eventi, delle attività e dell’avanzamento del progetto.
- Visualizza l’avanzamento del progetto e prevedi le prestazioni del progetto.
- Rapporti di assegnazione per confrontare il piano di progetto pianificato con quello effettivo.
- Richiedi e tieni traccia del tempo libero.
- Clockify può sincronizzarsi facilmente con Outlook e Google Calendar
ProProf
Software di pianificazione dei progetti basato su cloud, ProProfs consente il monitoraggio continuo di progetti e attività e semplifica la collaborazione tra i membri del team. Consente ai project manager di identificare i progressi con il diagramma di Gantt e ricevere promemoria in Google Calendar per tenere il passo con le scadenze.
Puoi riassegnare le attività, monitorare i progressi, ottenere aggiornamenti istantanei e utilizzare le risorse in modo efficace utilizzando il programma di pianificazione del progetto.
Caratteristiche principali:
- Collabora in tempo reale e crea dipendenze tra attività.
- Rispetta le scadenze e pianifica i progetti con Google Calendar e le bacheche Kanban.
- Raggiungi le pietre miliari del progetto e monitora l’avanzamento del progetto con i diagrammi di Gantt.
- Tieni traccia del tempo e monitora le prestazioni di ciascun membro del team.
- Genera report approfonditi ed esportali in diversi formati da condividere con le parti interessate.
Ultime parole
Il software di pianificazione dei progetti consente ai project manager e ai membri del team di completare le proprie attività, gestire tempi e budget e rispettare le scadenze. Tuttavia, tutto si riduce alla scelta del giusto software di pianificazione dei progetti per soddisfare i requisiti aziendali. Prima di accontentarti, rivedi attentamente le loro caratteristiche e confronta le loro offerte per ottenere il massimo vantaggio.
Puoi anche esplorare alcuni software gratuiti per la gestione di attività e progetti.