Se vuoi sfruttare al meglio il tuo tempo nella vita personale e professionale, la tecnica del timeboxing è un approccio efficace per te.
Il valore del tempo è immenso ed è necessario utilizzarlo correttamente per massimizzare la produttività. Esistono numerosi metodi di gestione del tempo che puoi utilizzare per completare le tue attività al momento giusto. Una di queste tecniche è il timeboxing. In questo articolo spiegherò il tuo approccio al timeboxing e come puoi implementarlo in varie attività.
Sommario:
Cos’è il timeboxing?
Come suggerisce il nome, il timeboxing è un approccio di gestione del tempo in cui si assegna un’unità di tempo fissa per una particolare attività. Con il suo aiuto, puoi diventare più autodisciplinato e organizzato. Ti consente anche di diventare più attento e concentrato su un compito ma senza esagerare.
Implementando questo metodo popolare, puoi eseguire attività di qualità nell’unità di tempo più breve possibile. Questo approccio strutturato consente di gestire tempo e attività allo stesso tempo, garantendo una maggiore produttività e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Tuttavia, è necessario modificare questa tecnica secondo necessità per ottenere i massimi benefici.
Spiegazione della tecnica del timeboxing
Per aiutarti a comprendere meglio il metodo timeboxing, lasciami condividere con te un esempio. Ad esempio, il tuo manager ti chiede di scrivere una proposta commerciale per un progetto commerciale. Per completare questa attività in tempo, imposti un intervallo di tempo di 3 ore.
All’interno di questo intervallo di tempo, la tua attenzione dovrebbe concentrarsi solo sulla stesura della proposta. Durante questo periodo eviterai ogni tipo di distrazione, come telefonate o notifiche sui social media.
Quando il tempo è scaduto, devi interrompere l’attività e valutare quanto hai progredito. Se necessario, è possibile assegnare un’altra fascia oraria di un determinato tempo per completare l’attività. Ma assicurati di farlo per una migliore produttività e per non trascinare inutilmente il compito.
Vantaggi del timeboxing per chiunque
- Timeboxing ti offre un’idea chiara del tempo necessario per un’attività in modo da poter allocare il tempo in modo efficace e dare priorità alle attività
- Ti consente di concentrarti sul compito che hai in mano e concentrarti maggiormente con un senso di urgenza.
- Con questo metodo, puoi suddividere il progetto o la pianificazione in scadenze o blocchi gestibili. In questo modo puoi facilmente raggiungere i tuoi obiettivi.
- Il timeboxing ti consente di allocare tempo per attività separate in modo da poter avere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
- Se hai l’abitudine di procrastinare, il timeboxing può motivarti a completare le attività prima.
- Il timeboxing è utile anche per monitorare l’avanzamento del lavoro e comprendere i risultati ottenuti.
- Questo metodo è anche flessibile e consente di assegnare più intervalli di tempo per un’attività.
Come Timebox in modo efficace
La tecnica del timeboxing può essere implementata in modo efficace classificandola in più segmenti.
Assegnare la Timebox
Prima di tutto, determina l’orario in cui desideri svolgere una determinata attività. A seconda della complessità e delle preferenze dell’attività, è possibile impostare un limite di tempo di pochi minuti o diverse ore.
Inizia a concentrarti sul compito
Quando conosci il tempo che hai per l’attività designata, devi concentrarti sul compito da svolgere. Assicurati di evitare qualsiasi tipo di distrazione per completare l’attività in tempo.
Valutare i progressi
Ora, devi provare a completare l’attività entro il limite di tempo o la casella di tempo. Per qualche motivo, potresti non essere in grado di completare l’attività in un intervallo di tempo. In tal caso, puoi sempre assegnare un periodo di tempo aggiuntivo considerando l’urgenza dell’attività.
Fare una pausa
Pur avendo più di un timebox, è molto utile avere brevi pause tra questi. Potresti sicuramente voler completare l’attività il prima possibile; tuttavia, fare una pausa ti aiuta effettivamente a lavorare con una prospettiva nuova.
Ripetere se necessario
Se lavori su progetti più grandi con una serie di attività, puoi suddividerli in vari blocchi timeboxing più piccoli. Pertanto, puoi facilmente monitorare lo stato di avanzamento del tuo progetto e mantenere la concentrazione.
Timeboxing vs. Blocco del tempo
Mentre il timeboxing e il timeboxing pianificano entrambi un orario specifico per un’attività, i blocchi di tempo del timeboxing sono più lunghi del timeboxing.
CaratteristicheTimeboxingBlocco temporaleObiettivoConsente il completamento delle attività in tempoOrganizzazione strutturale del tempo per le attivitàFocusEsecuzione di attività entro il limite di tempoAvere blocchi di tempo per varie attivitàTempo assegnatoAvere un limite di tempo per le attivitàAvere una pianificazione per diverse attivitàFlessibilitàÈ possibile includere più timeboxingAvere una struttura flessibileUrgenzaInduce un senso di urgenzaApprofondimento sull’allocazione del tempo e sulla definizione delle priorità
Timeboxing vs. Lista di cose da fare
Queste due tecniche di gestione del tempo sono completamente diverse. Nel timeboxing, sì
un determinato periodo di tempo per completare un’attività. Tuttavia, in un elenco di cose da fare, inserisci semplicemente tutte le attività che desideri completare entro un giorno o una settimana senza alcun intervallo di tempo per completare ciascuna attività.
CaratteristicheTimeboxingElenco cose da fareUtilizzoUtilizzato per attività urgentiUtilizzato per qualsiasi attività importante, urgente o menoLimite di tempoLe attività vengono eseguite in un tempo prestabilitoLe attività non hanno un tempo fisso per essere completateFlessibilitàAvere una flessibilità limitataAvere completa flessibilitàLivello di urgenzaComporta stress e urgenzaNon comporta alcuno stress
Timeboxing vs. Pomodoro
Nel timeboxing, crei una casella del tuo intervallo di tempo preferito per completare un’attività. Su Pomodoro, le attività vengono solitamente svolte per 25 minuti consecutivi, quindi viene presa una pausa di 5 minuti.
Caratteristiche TimeboxingPomodoroTimeframeVarie durate di tempoTempo e intervallo fissiFlessibilitàTempo flessibile per diverse attivitàTempo rigido per tutte le attivitàUtilizzoGestire attività e scadenzePer concentrarsi sulla produttività attraverso il lavoro approfondito Focus Allocazione del tempoConcentrazione e concentrazione
Timebox vs. Sprint
Il Timeboxing è un metodo che migliora la produttività, ma il suo principio è diverso dallo Scrpint. Tuttavia, Sprint è un ciclo di lavoro limitato nel tempo utilizzato nelle metodologie di gestione dei progetti come Scrum. Suddivide un progetto in un breve periodo.
CaratteristicheTimeboxingSprintUtilizzoCompiti e progetti entro la scadenzaSviluppo di progetti che necessitano di miglioramento continuoApproccioAssegnare tempo fisso con intervalloIterazioni limitate nel tempoLivello di urgenzaPotrebbe comportare potenziale urgenzaCiclo di lavoro strutturato senza stressConcentrazioneCompletare l’attività entro il limite di tempoConsegnare prodotti completi
Esempi di timeboxing
Ecco alcuni esempi del metodo timeboxing che puoi utilizzare per scopi diversi. Gli esempi popolari sono elencati di seguito:
Timeboxing in Agile
I team che lavorano su un progetto agile utilizzano spesso il metodo timeboxing per eseguire attività quotidiane come riunioni in piedi. Per questo hanno un intervallo di tempo specifico all’inizio o alla fine della giornata lavorativa, che di solito dura 15-30 minuti.
In questa riunione, le persone in genere condividono gli aggiornamenti delle attività. Anche se l’obiettivo è completare il brief in tempo, i team possono sempre rivedere la prestazione per vedere se il tempo è sufficiente. Possono anche aumentare e diminuire il timeboxing per Agile in base alle loro esigenze.
Timeboxing in Scrum
Anche i team Scrum possono trarre vantaggio dal metodo timeboxing poiché aiuta i team a gestire il proprio lavoro in modo efficace attraverso limiti di tempo specifici. Un esempio potrebbe essere lo sprint, che è un metodo per consegnare un prodotto spedibile.
Solitamente gli sprint vanno da due a quattro esigenze e non superano più di un calendario. Le tempistiche degli eventi di mischia vengono eseguite nel seguente programma:
- Sprint: Timeboxing viene utilizzato per un mese o meno.
- Pianificazione dello sprint: otto ore o meno.
- Mischia giornaliera: 15 minuti.
- Sprint Review: 4 ore o meno.
- Retrospettive Sprint: 3 ore
Timeboxing nella gestione dei progetti
Per qualsiasi tipo di gestione del progetto, troverai l’utilizzo di tecniche di timeboxing.
Puoi considerare un progetto di sviluppo di un’app come esempio. Gli sprint di sviluppo di Timebox durano solitamente due settimane. In questo momento, il vincolo temporale garantisce codifica e test efficienti.
Inoltre, il timeboxing è utile anche per la correzione dei bug, che potrebbero richiedere solo 48 ore per risolvere eventuali problemi critici. Pertanto, i gravi problemi potrebbero essere risolti rapidamente con un software stabile.
Timeboxing in DSDM
Nel DSDM (metodo di sviluppo di sistemi dinamici), una timebox è un periodo di tempo fisso e predeterminato durante il quale è necessario completare attività o compiti specifici. Questi tempi sono generalmente brevi e vanno da pochi giorni a poche settimane, a seconda delle dimensioni e della complessità del progetto.
Ciò significa che il team di progetto deve adattare l’ambito o il contenuto del timebox per adattarlo al tempo assegnato. Questo rigido principio di timeboxing garantisce che il progetto rimanga vincolato nel tempo e che ci sia un ritmo prevedibile per l’avanzamento del progetto.
Timeboxing nella riunione virtuale
Dovresti iniziare stabilendo un ordine del giorno chiaro che delinei gli obiettivi della riunione e una tempistica per questi. Quindi, puoi utilizzare un timer o le funzionalità del software per riunioni online per monitorare e visualizzare il tempo per ciascun segmento.
Durante l’incontro virtuale, è necessario rispettare il programma predefinito, mantenendo le discussioni in linea ed evitando inutili ritardi. Alla fine di ogni punto dell’ordine del giorno, riepilogare i punti chiave e assegnare le azioni da intraprendere secondo necessità.
Timeboxing nella gestione del marketing
Il metodo timeboxing è utile anche per le aziende che utilizzano il content marketing. La fase di creazione dei contenuti può essere eseguita utilizzando la modalità timeboxing. Questa fase potrebbe richiedere un mese durante il quale il team crea post sul blog e contenuti sui social media per un programma particolare.
Quindi, il team può pianificare regolarmente i contenuti per garantire una produzione efficiente dei contenuti e le revisioni necessarie.
App popolari di timeboxing
#1. monday.com
monday.com è una piattaforma versatile di gestione e collaborazione dei progetti che puoi utilizzare anche come strumento di timeboxing. Puoi creare blocchi di attività o attività secondarie utilizzando la funzione Crea schede e attività. Per ciascuno di questi blocchi, puoi aggiungere orari di inizio e fine. Il timer verrà eseguito sull’interfaccia utente di monday.com in modo da poter monitorare l’avanzamento.
#2. Asana
Asana è l’app di riferimento per la gestione di prodotti e progetti per molte startup e aziende. Le sue funzionalità dell’area di lavoro come creazione di attività, scadenze, notifiche e promemoria, monitoraggio e reporting dei progressi e dashboard sono gli strumenti perfetti per esercitarsi nel timeboxing a casa o sul posto di lavoro.
#3. Nozione
Nozione è uno spazio di lavoro online collaborativo e un’app di database che puoi utilizzare anche come piattaforma per esercitarti. Qui puoi aggiungere schede Kanban per il timeboxing e integrare una funzione timer all’interno delle schede attività.
#4. Clockify
Clockify è una semplice app per il monitoraggio del tempo con aggiunte di valore come Teams, Dashboard, Projects e altro. Qui è sufficiente digitare il nome di un’attività, aggiungere l’ora di inizio, aggiungere l’ora di fine e fare clic sul pulsante di riproduzione per avviare il timeboxing.
Modelli di timeboxing semplici
#1. Modello di casella temporale per nozione
Questo Modello di timeboxing delle nozioni ti aiuta ad organizzare la tua giornata secondo la classica tecnica del Timeboxing. Ti consente di stabilire facilmente la priorità delle attività annotandole nel campo Prime 3 priorità e impostando i timer per ciascuna di queste.
#2. Timeboxing di Lucidchart
LucidchartLa piattaforma di diagrammi di ha creato un modello di timeboxing preconfigurato appositamente per te se desideri ottenere quanto segue:
- Gestire, organizzare e strutturare le attività quotidiane
- Applicare limiti di tempo per garantire la massima produttività
- Assumi più attività in base all’elenco delle scadenze e alla capacità
Importando gratuitamente questo modello nel tuo account Lucidchart, puoi aggiungere le tue attività e iniziare immediatamente il timeboxing.
#3. Modello Timebox di Creately
Questo modello di timeboxing di Creately viene fornito con un calendario olistico per tutti i giorni lavorativi dal lunedì al venerdì. Inoltre, crea riquadri della griglia di timebox di 1 ora. Puoi modificare facilmente il formato utilizzando Creately per aggiungere le attività dell’intera settimana in diverse caselle di blocco di 1 ora. Questo è il modello migliore per raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.
#4. Timebox blu e bianco per la stampa su Canva
Hai bisogno di un modello di timebox stampabile? Usa questo Modello di tela Proprio adesso. Ha una pagina per il timeboxing giornaliero e un’altra pagina per il timeboxing settimanale. Nel modello giornaliero puoi aggiungere la data, le 3 principali priorità, un programma per 18 ore e gli obiettivi della giornata. Nella pagina settimanale, ottieni le stesse attività del piano su base settimanale.
Conclusione
Ora, dalla discussione precedente puoi vedere che l’obiettivo del timeboxing è creare un senso di urgenza per aiutarti a completare una particolare attività o una serie di attività entro un periodo di tempo prestabilito.
Poiché esistono diversi usi di questa tecnica, puoi usarla ovunque sia opportuno. Puoi anche provare app e modelli di timeboxing per un utilizzo facile e conveniente. Se vuoi provare altri approcci, dai un’occhiata alla tecnica del Pomodoro.