Microsoft Teams è uno strumento eccellente per le riunioni, ma per molti utenti una riunione è semplicemente una videochiamata. È solo quando devono effettuare videochiamate e devono affrontare i vari limiti che derivano da semplici strumenti di videochiamata che capiscono che è necessaria una soluzione più sofisticata come Microsoft Teams.
Sommario:
Le 5 migliori funzionalità di Microsoft Teams
Se hai sentito molto parlare di Microsoft Teams ma non sei sicuro di quali funzionalità abbia che lo rendono migliore di altri strumenti per riunioni online, consulta l’elenco di seguito per scoprirlo.
1. Pianificazione delle riunioni e inviti
Le riunioni ad-hoc sono facili da tenere in tutti gli strumenti per riunioni online, ma la pianificazione è più avanzata. Quando viene pianificata una riunione in linea, l’ora e la data non sono le uniche informazioni che devono essere condivise. Deve essere condiviso anche un collegamento alla riunione su cui gli utenti possono fare clic.
In teoria, puoi probabilmente condividere il collegamento a una riunione quando è il momento di iniziare, ma è noioso e richiederà tempo dalla riunione. Con Microsoft Teams puoi creare un invito e inviarlo a tutti. Questo invito può essere aggiornato ogni volta che è necessario e conterrà un collegamento alla riunione. Tutto ciò che gli utenti devono fare è fare clic sul pulsante Partecipa.
2. Stanze per sottogruppi di lavoro
Le stanze per sottogruppi di lavoro sono una funzionalità relativamente nuova in Microsoft Teams. Le stanze per sottogruppi di lavoro vengono create da una riunione già in corso ei partecipanti sono un sottoinsieme di tutti i partecipanti alla riunione.
Le stanze per sottogruppi di lavoro consentono a tutti i partecipanti di una riunione di rimanere nella riunione ma di creare sotto di essa le proprie riunioni secondarie separate. Possono spostarsi tra stanze diverse e tornare alla riunione principale come e quando necessario.
Immagina di tenere una grande riunione in cui i membri si dividono in gruppi più piccoli per discutere di qualcosa e di tanto in tanto tornano per unirsi ad altri. Le stanze per sottogruppi di lavoro sono una versione virtuale di questo esercizio.
3. Modalità presentazione: condivisione dello schermo e controllo delle richieste
La maggior parte degli strumenti di videochiamata consente la condivisione dello schermo, anche quelli che vengono eseguiti su piattaforme mobili, ma la condivisione di uno schermo spesso non è sufficiente in una riunione.
Microsoft Teams ha una modalità di presentazione sofisticata che consente agli utenti di presentare una presentazione di PowerPoint, visualizzare le note delle diapositive e controllare le diapositive che un utente può vedere e navigare durante la presentazione.
La modalità di condivisione dello schermo consente agli utenti di richiedere il controllo e di controllare in remoto lo schermo dell’altro utente o l’app che stanno condividendo. Oltre a richiedere il controllo, un relatore può anche trasferire volontariamente il controllo a un utente tramite la funzione Concedi accesso.
4. Sfondi e sfocatura dello sfondo
Se non hai un ufficio configurato a casa o desideri bloccare altre persone in background durante una videochiamata, sfocare lo sfondo o aggiungere uno sfondo personalizzato farà il lavoro.
Microsoft Teams fornisce questa funzionalità in modo nativo ed è eccellente. Può rilevare una persona con precisione, isolarla dal suo sfondo e sfocarla o sostituirla completamente. La funzionalità è disponibile solo nelle app desktop e non nell’app Web di Microsoft Teams.
5. Registrazioni e trascrizioni
Le riunioni tenute nella vita reale, cioè con i membri fisicamente presenti in una stanza, sono organizzate in base agli ordini del giorno e seguite da riunioni. Con le riunioni online, non c’è motivo di smettere di usare uno di questi strumenti se aiuta in seguito.
Microsoft Teams non solo consente agli utenti di registrare una riunione, ma può anche generare una trascrizione per la riunione. Certo, questa particolare funzionalità richiede una licenza aziendale, ma la trascrizione è abbastanza accurata e nessuno deve crearla manualmente.
Conclusione
Questo è un breve elenco delle funzionalità di Microsoft Teams per le riunioni. Le riunioni sono solo una parte dell’app; offre anche la pianificazione dei turni, una vasta soluzione di chiamata e un’eccellente configurazione di collaborazione. Potresti trovare strumenti per riunioni che offrono funzionalità simili o in qualche modo comparabili a Microsoft Teams, ma le alternative sono generalmente incentrate sulle riunioni e hanno poco altro da offrire al di fuori delle conferenze web.