Perché perdere tempo e denaro stampando, scansionando e inviando via fax documenti quando puoi semplicemente usare una firma digitale?
Poiché la natura del lavoro diventa più remota che mai, la firma digitale è diventata il principale facilitatore delle aziende che operano oltre confine. Essendo sicure e legalmente vincolanti, le firme digitali consentono alle aziende di firmare nuovi contratti in modo rapido e virtuale.
Prima delle firme elettroniche, le aziende di tutto il mondo spendevano enormi quantità di tempo e denaro per gestire le pratiche burocratiche. Ma non è l’unico problema con i documenti fisici: mancano anche di sicurezza. Possono essere facilmente persi, danneggiati, contraffatti o manomessi.
Inoltre, le nostre esigenze aziendali nell’era digitale sono in continua evoluzione. Sostituire le pratiche burocratiche con soluzioni digitali efficienti e snelle sembra essere l’unica via da seguire da qui.
Sommario:
Cosa sono le firme elettroniche?
Le firme elettroniche sono un’alternativa digitale alle firme autografe. Anche se il risparmio di tempo potrebbe essere uno dei maggiori vantaggi delle firme elettroniche nel mondo frenetico di oggi, non è l’unico.
Sono convenienti, sicuri e legalmente vincolanti. Infatti, forniscono maggiore sicurezza rispetto alle firme tradizionali, riducendo così al minimo i rischi e proteggendo gli interessi individuali e aziendali.
Come funzionano le firme digitali
Quando firmi un documento utilizzando un fornitore di soluzioni di firma digitale, questi utilizza un algoritmo matematico sotto il protocollo PKI (infrastruttura a chiave pubblica) per generare due chiavi: privata e pubblica.
Quando firmi un documento digitando o disegnando, la firma digitale viene creata utilizzando la tua chiave privata. Come viene creata la chiave privata?
L’algoritmo matematico si mette al lavoro, prende i tuoi dati e crea qualcosa chiamato hash. Crittografa quei dati e il prodotto risultante è la tua chiave privata, che è fondamentalmente la tua firma elettronica.
Quando il tuo destinatario riceve il documento, ha una copia della tua chiave pubblica. Ma come fanno a verificare che la firma sia tua o valida? La chiave pubblica li aiuta ad abbinare i valori hash e decrittografare i dati per verificare l’autenticità della firma elettronica. Se i valori non corrispondono, significa che la firma elettronica non è valida.
Le firme digitali sono inoltre supportate da certificati elettronici, che contengono dettagli personali come nome, indirizzo e-mail e posizione per verificare e confermare che la firma elettronica sia effettivamente tua.
In che modo le firme digitali sono legalmente conformi
I fornitori di soluzioni di firma elettronica utilizzano il protocollo PKI e la crittografia dei dati per garantire la privacy. Per rimanere legalmente conformi, si assicurano di rispettare le leggi sulle firme elettroniche stabilite dall’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act.
Inoltre, aderiscono a diversi standard del settore, come il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), lo standard internazionale per la sicurezza delle informazioni (ISO 27001) e il controllo dei sistemi e delle organizzazioni (SOC) ai sensi dell’AICPE.
Queste norme e regolamenti consentono alle firme digitali di essere legalmente vincolanti. Tuttavia, tieni presente che i requisiti normativi variano da paese a paese.
Casi d’uso delle firme elettroniche
Le firme digitali utilizzano più livelli di tecnologia di crittografia per garantire una perdita minima di dati ed eliminare le possibilità di perdita, manomissione o falsificazione dei documenti. Tenendo presenti questi vantaggi, ecco alcuni casi d’uso per i team in cui le firme elettroniche aiutano a migliorare la produttività:
TeamUsiHROnboarding, valutazioni delle prestazioni, accordi di non divulgazione, ecc.Vendite e
MarketingModuli fiscali, contratti di acquisto, contratti appaltatore/procura, ecc.LegaleNDA, contratti, conformità, rinunce, ecc.ContabilitàModuli fiscali, contratti di acquisto, contratti appaltatore/procura, ecc.IT Fatture, note spese, approvazioni gestione polizze, ecc. .FinanzaContratti, proposte, ordini, preventivi, offerte speciali, moduli di liberatoria e firme PR ecc.ApprovvigionamentoTrasferimento di beni, firme di approvazione, richieste di modifica del sistema, ecc.
Mentre la firma digitale funziona per tutti i settori e le aziende di tutte le dimensioni e tipi, diamo una rapida occhiata ai casi d’uso delle firme elettroniche basati sul settore:
- Assicurazione
- Immobiliare
- Produzione
- Assistenza sanitaria
- Istruzione superiore
- Senza scopo di lucro
- Vedere al dettaglio
- IT/Tecnologia
- Pubblicità
- Dipartimenti governativi
Tutti questi settori di cui sopra possono trarre vantaggio dalle firme elettroniche per aiutarli con l’onboarding, la gestione dei dipendenti e delle politiche, la distribuzione della catena di approvvigionamento, le fatture, i preventivi, le proposte, gli accordi di non divulgazione e i contratti.
Firme digitali con PandaDoc
Con numerosi fornitori di firme elettroniche sul mercato, come dovresti sceglierne uno? Soprattutto quando, se non scegli un fornitore legalmente conforme, potresti esporre te stesso e la tua azienda a problemi legali.
Prendi in considerazione PandaDoc, uno dei principali fornitori di firme digitali di cui si fidano oltre 50.000 utenti. Con la conformità SOC, GDPR e PKI di AICPE, garantisce che le tue firme siano sicure e legalmente vincolanti.
Inoltre, può aiutarti con tutti i processi di gestione dei documenti, dalle firme digitali alla gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM), con le sue funzionalità avanzate, a differenza di altri strumenti di base.
Con il suo software di automazione dei documenti all-in-one, puoi ridurre tempi e costi costruendo relazioni significative con i tuoi clienti.
PandaDoc: Funzionalità principali
Oltre a un’interfaccia intuitiva, un’eccellente assistenza clienti e un’ampia gamma di integrazioni, PandaDoc è noto per questi motivi:
Offre firme gratuite illimitate
PandaDoc ti consente di firmare elettronicamente i tuoi documenti ovunque ti trovi! Puoi concludere affari importanti con pochi clic assicurandoti che i tuoi dati siano al sicuro. Hanno anche un’applicazione mobile che ti consente di rimanere aggiornato su un processo di gestione del ciclo di vita del contratto.
Tuttavia, PandaDoc afferma di essere l’unica piattaforma di firma elettronica che ti consente di caricare e firmare un numero illimitato di documenti sul loro piano gratuito!
Dà priorità alla privacy e garantisce la conformità legale
PandaDoc è conforme a UETA, ESIGN e HIPAA. Ciò significa che non solo i documenti firmati da PandaDoc soddisfano i requisiti legali applicabili nel tuo paese. Ma proteggono anche il tuo diritto individuale alla privacy.
Inoltre, PandaDoc è certificato AICPA SOC 2 Tipo II. Il che implica che è conforme ai criteri di servizi stabiliti dall’American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Perché è così importante?
Quando le aziende gestiscono molte informazioni riservate sensibili o identificabili personalmente, devono soddisfare un determinato insieme di criteri per mantenere la riservatezza, l’integrità e la sicurezza dei dati dei propri clienti.
Tuttavia, c’è di più!
Garantisce Sicurezza Avanzata
Quando firmi un documento con PandaDoc, ti viene fornito un certificato elettronico per verificare che il documento sia legittimo. Il certificato elettronico ti aiuterà ad accedere al nome, alla firma, all’indirizzo e-mail verificato e all’indirizzo IP del destinatario. Inoltre, riporterà anche la data e l’ora del documento firmato.
Per i PDF, PandaDoc garantisce un livello di sicurezza avanzato fornendo una chiave di crittografia privata per verificare l’autenticità del documento.
Supporta diversi tipi di file
Se dovessi scegliere una piattaforma diversa per ogni diverso tipo di file che devi firmare, perderesti molto tempo. Anche quello, per niente!
Con PandaDoc puoi firmare PDF, JPG o DOCX e semplificarli in un unico flusso di lavoro unificato. PandaDoc supporta i seguenti tipi di contenuto: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG e PNG.
Aiuta a tenere traccia della firma elettronica automaticamente
PandaDoc mette al primo posto la sicurezza dei dati, motivo per cui dispone di una funzione di tracciamento automatico della firma elettronica. Per ogni documento firmato, c’è una traccia di controllo incorporata che ti aiuta a vedere chi ha visualizzato, ha avuto accesso o ha firmato un documento e quando.
Ciò è particolarmente utile quando gestisci più firme di documenti contemporaneamente. Una funzione di monitoraggio automatico può aiutarti ad avere il controllo e ottenere una visione a 360 gradi di tutto ciò che sta accadendo.
Con la funzione di cronologia delle versioni di PandaDoc, sarai in grado di passare da una versione all’altra dei tuoi documenti. Rimarrai sempre al corrente di chi ha apportato modifiche e dove.
Funzionalità principali di PandaDoc
Per le aziende che desiderano semplificare i flussi di lavoro documentali, ridurre i tempi di chiusura e migliorare il ROI, PandaDoc è più di una semplice piattaforma di firma elettronica. Ecco perché:
#1. Firma e monitoraggio
- Abilita ordine di firma: se i tuoi contratti o proposte richiedono più firme, questo è estremamente utile. Puoi scegliere i destinatari, assegnare ruoli (mittente, cliente, firmatario), posizionarli nel giusto ordine e automatizzare l’intera distribuzione. PandaDoc invierà una notifica via email quando tocca a qualcuno firmare. E non devi trascurare il processo manualmente.
- Invia una richiesta di firma: vuoi una firma da qualcuno nella tua azienda o da un cliente? PandaDoc ti consente di inviare richieste e puoi anche automatizzarlo in pochi clic.
- Tieni traccia dei documenti: vuoi sapere se qualcuno ha firmato o meno un documento? Riceverai notifiche quando lo faranno. Inoltre, un audit trail ti aiuterà a tenere traccia di chi ha visualizzato o firmato un documento che hai inviato.
#2. Contenuto automatizzato
- Aggiungi segnaposto Smart Content: con Smart Content, puoi ridurre al minimo gli errori e risparmiare tempo nella creazione di documenti. Imposta elementi segnaposto per ricordare a te o al tuo team cosa includere. E scegli elementi preselezionati per i tuoi compagni di squadra da aggiungere per documenti/proposte specifici.
- Personalizza i tuoi contenuti: porta il tuo flusso di lavoro al livello successivo optando per i contenuti condizionali. Qui, crei modelli con regole che aiutano i tuoi mittenti a generare contenuti su misura per le esigenze del tuo cliente.
- Imposta regole per migliorare la raccolta dei dati: puoi anche impostare campi condizionali per aiutare i destinatari a navigare nel documento e trovare facilmente ciò che stanno cercando. Ciò migliora immensamente la qualità della raccolta dei dati o della personalizzazione del cliente.
#3. Citazioni avanzate
- Preventivi su misura per i tuoi clienti: chiedi al tuo team di creare preventivi personalizzati per i clienti senza perdere informazioni importanti con il generatore di preventivi.
- Imposta prezzi specifici: puoi scegliere tra strategie di prezzo fisse, ricorrenti o basate sul volume e ti aiuteremo a ricevere pagamenti tramite la rete ACH.
- Incorpora cataloghi di prodotti: crea un catalogo di prodotti e incorporalo nei tuoi preventivi ogni volta che ne hai bisogno.
- Raggruppa i prodotti in un pacchetto: puoi anche creare pacchetti di prodotti per semplificare le vendite e renderli facilmente condivisibili.
Puoi anche creare uno spazio di lavoro con PandaDoc per distribuire il lavoro tra i team e gestire i membri del tuo team e le autorizzazioni che hanno. Inoltre, puoi visualizzare le cronologie delle versioni dei documenti per rintracciarli meglio e puoi cercarli utilizzando filtri specifici.
Tutte queste funzionalità di PandaDoc sono disponibili con il piano Business o Enterprise. Aiutano a trasformare le operazioni aziendali e ad eliminare le pratiche arcaiche e ad alta intensità di manodopera.
Prezzi e piani
PandaDoc viene fornito con un piano gratuito che ti consente di caricare e firmare elettronicamente un numero illimitato di documenti.
Tuttavia, le sue funzionalità avanzate come i contenuti intelligenti o il generatore di preventivi avanzato sono disponibili solo come parte dei suoi piani premium. Diamo un’occhiata ai piani tariffari delle offerte PandaDoc:
- Elementi essenziali: $ 19 per utente/mese fatturati annualmente, che consentono funzionalità eccellenti come editor drag and drop, audit trail, oltre 750 modelli, supporto 24×7
- Business: ₹ 49 utente/mese fatturati annualmente, consentendo integrazioni CRM e Zapier, flussi di lavoro di approvazione, libreria di contenuti e branding personalizzato
- Enterprise: prezzi personalizzati con rinnovi, blocco, spazi di lavoro illimitati, ruoli personalizzati e accesso a QES, la forma più sicura di firme elettroniche
Smart Content o Advanced Quote Builder possono essere utilizzati come componenti aggiuntivi a pagamento per i tuoi piani.
Quanto è facile usare PandaDoc?
Puoi iniziare con una prova gratuita di 14 giorni per vedere se PandaDoc funziona per te e per le tue esigenze aziendali. Una volta effettuata la registrazione, ti verrà chiesto di provare i servizi di firma elettronica o di automatizzare il tuo flusso di lavoro.
Il primo, come suggerisce il nome, consente di caricare file (PNG, JPG, DOCX, ecc.) e firmarli. Mentre il secondo può aiutarti con la gestione del ciclo di vita del contratto, la creazione di documenti, fatture, preventivi e molto altro ancora!
Trova tutto ciò di cui hai bisogno a portata di mano
Con un’interfaccia estremamente facile da usare, PandaDoc semplifica ulteriormente le cose con il suo menu di navigazione sul lato sinistro. Qui troverai praticamente tutto ciò che devi vedere: documenti, modelli, moduli, libreria di contenuti, contatti, componenti aggiuntivi e rapporti.
Sotto documenti, vedi quali rinnovi sono in arrivo e quali contratti stanno per scadere, oppure crea semplicemente un nuovo documento.
La prossima è la galleria di modelli, che presenta oltre 750 modelli in diverse categorie, dai moduli alle fatture alle proposte. Indipendentemente dal tipo di settore in cui rientra la tua attività, la galleria di modelli di PandaDoc ha sicuramente modelli specifici su cui puoi costruire.
Troverai anche forme e potrai scegliere il tipo che fa per te tra casual, moderno e semplice! Creare un modulo è facile come creare un documento con l’editor drag-and-drop di PandaDoc, che ti consente di essere veloce e creativo.
Sotto i moduli troverai anche la libreria dei contenuti, il catalogo e i rapporti oltre alla posta in arrivo, al negozio di componenti aggiuntivi e ai contatti. La libreria dei contenuti dispone di blocchi di contenuti che possono aiutarti a creare i tuoi modelli e portare a una rapida creazione di documenti.
Per quanto riguarda il catalogo, è lì che puoi creare un catalogo prodotti in semplici passaggi. Puoi anche utilizzare gli strumenti di reportistica avanzati di PandaDoc, come la cronologia delle versioni e l’audit trail, per tenere sotto controllo i tuoi documenti.
Invia proposte impeccabili in pochi minuti
Nella schermata iniziale, puoi anche rimanere aggiornato con la tua attività e l’attività in corso nel tuo spazio di lavoro! Se desideri inviare rapidamente una proposta/documento/contratto/fattura, scegli un modello, personalizzalo e aggiungi un destinatario, e sei a posto. Ecco quanto PandaDoc è facile da usare.
Puoi aggiungere altri blocchi di contenuto (come puoi vedere a destra) dal testo alle tabelle ai rich media. Puoi anche delineare i campi compilabili per il tuo destinatario proprio sotto. Nel caso in cui desideri capire come utilizzarlo al meglio a tuo vantaggio, puoi anche richiedere una demo con il team di PandaDoc.
Conclusione
Con il suo approccio all-in-one, l’interfaccia semplice e il supporto per la chat dal vivo, PandaDoc fa alcuni punti brillanti per se stesso. L’editor drag-and-drop è un vantaggio creativo e, insieme a ordini di firma specializzati e strumenti di personalizzazione, PandaDoc aumenta i tempi di chiusura del 28%.
Se sei ancora scettico, ti suggeriamo di provare la funzione eSign gratuita per sempre, ideale per startup, piccole imprese e privati. Se ti piace quello che usi, puoi sempre fare una prova di 14 giorni e passare a un piano più adatto a te.
Successivamente, puoi anche esplorare alcune delle migliori soluzioni di firma elettronica per documenti personali e aziendali.