Mantieni segrete le tue informazioni aziendali sensibili firmando un accordo di non divulgazione (NDA) con le parti coinvolte.
Ogni azienda ha alcuni segreti commerciali che danno loro un vantaggio rispetto ai concorrenti. Gli accordi di non divulgazione (NDA) funzionano come uno strumento fondamentale per proteggere i dati riservati e sensibili. Questo accordo legale si verifica tra due o più parti durante l’occupazione, la fusione e l’acquisizione.
Se vuoi salvaguardare le tue idee e strategie dagli estranei condividendole con i tuoi dipendenti, NDA è l’approccio giusto.
In questa guida, discuteremo della NDA e dei suoi vantaggi. Continua a leggere per sapere quando utilizzare l’NDA e i passaggi che possono essere eseguiti in caso di violazione dell’NDA.
Sommario:
Cos’è un accordo di non divulgazione?
Un accordo di non divulgazione (NDA), o accordo di riservatezza, è un contratto legale. In un NDA, una parte accetta di condividere informazioni riservate sull’attività con la seconda parte. Questi ultimi, invece, si impegnano a non condividere le informazioni con nessun altro per un tempo determinato.
L’obiettivo degli accordi di non divulgazione è proteggere le informazioni sensibili, la proprietà intellettuale (IP) e il segreto commerciale dall’esposizione alla concorrenza. Questo contratto di solito è necessario quando due parti pianificano di essere coinvolte in un’attività insieme ma vogliono proteggere i propri interessi.
Con NDA, la divulgazione di informazioni sensibili su affari o progetti a terzi diventa legalmente vietata. Le parti coinvolte in un accordo di non divulgazione potrebbero essere datori di lavoro e dipendenti/appaltatori o due società.
Tipi di accordo di non divulgazione
Esistono diversi tipi di accordi di non divulgazione e devi conoscerli tutti per scegliere quello giusto per il tuo scopo.
#1. NDA unilaterale
Gli NDA unilaterali sono NDA unidirezionali. Qui, solo una parte divulga le proprie informazioni riservate a un’altra parte che desidera salvaguardare. Quando le organizzazioni devono condividere informazioni sensibili con i propri dipendenti, appaltatori o parti interessate e desiderano che non divulghino tali informazioni a nessun altro, questi accordi di non divulgazione vengono firmati. Per questo motivo, è il tipo più comune di NDA.
#2. accordo di non divulgazione reciproco
Questi sono anche noti come NDA a due vie o NDA bilaterali. In esso, entrambe le parti si scambiano informazioni commerciali private durante la negoziazione e vi è una limitazione su come l’altra parte utilizzerà e condividerà le informazioni. Gli accordi di non divulgazione reciproci si verificano solitamente durante fusioni e acquisizioni, acquisizioni aziendali e joint venture.
Quando dovresti usare un accordo di non divulgazione?
Reclutamento dei dipendenti
Quando assumi qualcuno come tuo dipendente, gli dai l’accesso a una serie di dati riservati e proprietari. Pertanto, i datori di lavoro devono far firmare ai dipendenti un accordo di non divulgazione per salvaguardare le informazioni e impedire loro di condividere dati sensibili nel presente e nel futuro.
Un dipendente che cerca di lasciare la tua azienda potrebbe condividere informazioni sensibili durante un colloquio di lavoro. Pertanto, è necessario vietare la condivisione con potenziali dipendenti tramite un accordo di non divulgazione.
Assunzione del venditore
Molte aziende preferiscono assumere liberi professionisti o appaltatori per progetti a breve termine. Anche loro hanno bisogno di accedere a dati sensibili e segreti commerciali per comprendere l’attività e fornire i propri servizi. I dipendenti non dovrebbero ignorarli e firmare accordi di non divulgazione con loro durante l’assunzione.
Onboarding del cliente
Quando inizi a fornire servizi a un nuovo cliente, ottieni l’accesso alle informazioni riservate di quella società. Anche in questo scenario, è necessario firmare un accordo di non divulgazione per dichiarare gli usi accettabili dei dati condivisi.
Inserimento di partnership commerciali
Ogni rapporto d’affari dovrebbe essere basato sulla fiducia. Per stabilire la fede, gli accordi di non divulgazione sono fondamentali in quanto possono garantire i limiti dell’utilizzo delle informazioni condivise. Soprattutto le aziende che intendono essere coinvolte attraverso fusioni e acquisizioni dovrebbero concentrarsi sulla firma di un accordo di non divulgazione.
Poiché queste aziende devono condividere tra loro dati finanziari e operativi critici durante la fase di due diligence, gli accordi di non divulgazione possono garantire il modo in cui utilizzano le informazioni.
Vendita di prodotti o servizi
Quando vendi un prodotto o un servizio, c’è la possibilità che il destinatario condivida informazioni sensibili con terze parti. È qui che devi avere un accordo di non divulgazione con loro per proteggere le informazioni sulle tue offerte.
Vantaggi di avere un accordo di non divulgazione
#1. Definisce chiaramente le informazioni riservate
Un accordo di non divulgazione ti aiuta definendo informazioni riservate. Pertanto, se stai divulgando informazioni riservate all’altra parte, assicurati di mantenere questa definizione il più ampia possibile.
#2. Offre fiducia nella condivisione di dati sensibili
Le aziende che si occupano di informazioni preziose e sensibili potrebbero essere riluttanti a condividerle con altre parti. Di conseguenza, le opportunità e le relazioni commerciali potrebbero essere limitate per loro. Con un accordo di non divulgazione, possono stare tranquilli e condividere i dati con sicurezza.
#3. Attrae investitori
Gli investitori preferiscono investire in una società che adotta misure per proteggere le proprie informazioni riservate attraverso accordi di non divulgazione. Pertanto, un accordo di non divulgazione può attrarre capitali per le aziende in cerca di crescita.
#4. Protegge le informazioni private
Il principale vantaggio degli NDA è proteggere le informazioni mission-critical (segreti commerciali, dati finanziari, elenchi di clienti, ecc.) dalla divulgazione a parti non autorizzate. Puoi garantire la riservatezza facendo firmare un accordo di non divulgazione ai dipendenti e ad altre parti aziendali.
#5. Mantiene il vantaggio competitivo
Gli accordi di non divulgazione sono fondamentali per le industrie che si occupano di proprietà intellettuale e segreti commerciali. Con accordi di non divulgazione, le organizzazioni possono mantenere riservate le proprie informazioni e strategie, guadagnando così un vantaggio rispetto ai concorrenti.
#6. Funziona come un documento legale
In caso di violazione dell’NDA, la parte interessata può intraprendere un’azione legale contro l’altra parte chiedendo il risarcimento per qualsiasi danno causato dalla violazione. Un accordo di non divulgazione firmato offre un quadro legale mentre persegue un’azione legale, se necessario.
#7. Migliora il potere di negoziazione
Gli accordi di non divulgazione sono utili anche per le parti coinvolte nelle discussioni con potenziali investitori o clienti. Quando hai firmato un accordo di non divulgazione, le tue informazioni sensibili rimangono legalmente protette. Tutto ciò ti consente di negoziare da una posizione di forza.
#8. Garantisce la conformità
La conformità normativa è un elemento cruciale del mondo degli affari. Le aziende che si occupano di sanità, finanza e tecnologia devono attenersi a rigide normative che gestiscono la gestione delle informazioni riservate.
Con accordi di non divulgazione, le aziende possono garantire la conformità fornendo linee guida trasparenti e dirette per la gestione e la condivisione dei dati. Gli NDA li aiutano anche a evitare sanzioni legali e multe per non conformità.
#9. Facilita la collaborazione
Non importa quanto segrete siano le informazioni, a volte diventa essenziale condividerle con i tuoi partner e collaboratori. Un accordo di non divulgazione offre un quadro per la condivisione di informazioni riservate in modo sicuro per progetti congiunti e collaborazioni senza alcun rischio.
#10. Stabilisce la fiducia
Firmare un accordo di non divulgazione significa prendere sul serio la protezione dei dati sensibili. Dimostra anche un impegno a proteggere la proprietà intellettuale della tua azienda e, quindi, aiuta a stabilire la fiducia con le tue parti interessate. Aiuta anche a migliorare l’immagine e la reputazione del tuo marchio sul mercato.
Elementi essenziali da includere in un accordo di non divulgazione
Partecipanti all’Accordo
L’elemento più basilare di un accordo di non divulgazione sono le sue parti. Ogni NDA dovrebbe specificare le parti che fanno parte di questo accordo. La parte che riceve le informazioni sensibili potrebbe essere un individuo, tutti i dipendenti di un’azienda o qualsiasi rappresentante dell’azienda.
Le aziende dovrebbero anche definirsi nella NDA. Soprattutto quando le società con strutture legali complesse fanno parte di un accordo di non divulgazione, devono specificare quale persona giuridica possiede le informazioni.
Chiara definizione di informazioni riservate
Questo è probabilmente uno degli elementi più difficili da definire adeguatamente; tuttavia, un accordo di non divulgazione deve indicare chiaramente quali informazioni sono considerate riservate ai sensi del presente contratto.
Le aziende non devono presumere che tutte le parti capiranno le informazioni proprietarie. Pertanto, diventa loro responsabilità identificare e menzionare le informazioni che non dovrebbero essere condivise con altri.
Durante la definizione di informazioni riservate, esiste la possibilità di divulgarle all’interno dell’NDA. Ecco perché le aziende di solito assegnano la riservatezza a un gruppo numeroso.
Esclusioni NDA
In alcuni casi, diventa più facile definire ciò che non è riservato invece di definire ciò che si considera sensibile. Se ti trovi in tali situazioni, puoi menzionare nell’NDA che tutto ciò che è condiviso con una parte esterna sarà confidenziale tranne quelli menzionati.
Usi appropriati delle informazioni
Solo perché un’informazione non è riservata non significa che le parti possano usarla per guadagno personale. Ad esempio, il funzionamento delle cose all’interno di un’organizzazione potrebbe non essere un’informazione riservata.
Tuttavia, una parte non dovrebbe condividere queste informazioni con un concorrente per vantaggi finanziari o replicarle nella propria azienda. Pertanto, gli NDA dovrebbero sempre menzionare come la parte esterna può utilizzare le informazioni non riservate a cui ha accesso.
Validità / Tempo
Il tuo NDA dovrebbe includere la validità del contratto. Alcune informazioni diventano meno preziose nel tempo o addirittura scadono, in particolare quelle relative alla ricerca e allo sviluppo. Le parti dovrebbero considerare le loro circostanze e menzionare il tempo fino al quale l’NDA sarà applicabile.
Altre disposizioni
Inutile dire che gli accordi di non divulgazione possono essere personalizzati per soddisfare le tue esigenze specifiche. Ad esempio, le agenzie governative potrebbero dover includere disposizioni rigorose per mantenere private le informazioni sensibili.
Allo stesso modo, un accordo di non divulgazione può anche includere leggi e regolamenti applicabili. Pertanto, a seconda delle esigenze del settore, è necessario includere altre clausole adeguate in un accordo di non divulgazione.
Conseguenze della rottura dell’NDA
Le conseguenze di una violazione dell’accordo di non divulgazione (NDA) dipendono dai termini dell’accordo, dalla giurisdizione e da altri fattori. Alcune delle conseguenze comuni sono:
#1. Azione legale
Se sei la parte interessata dalla violazione dell’NDA, puoi intraprendere un’azione legale contro la parte coinvolta nella violazione dell’NDA. Queste azioni possono variare dalla presentazione di una causa, alla ricerca di un’ingiunzione fino al perseguimento di una risoluzione alternativa.
#2. Conseguenze economiche
Alcuni accordi di non divulgazione prevedono sanzioni pecuniarie in caso di violazioni degli accordi di non divulgazione. Le sanzioni pecuniarie sono spesso delineate nell’accordo o potrebbero essere stabilite da un tribunale.
#3. Termine del contratto
Se qualcuno viola un accordo di non divulgazione, potrebbe essere licenziato come dipendente o appaltatore. La possibilità di questa conseguenza è alta quando la risoluzione in tali casi era una condizione del contratto.
#4. Danni alla reputazione
Le persone coinvolte in violazioni dell’NDA possono anche subire danni alla reputazione, in particolare tramite piattaforme di social media. Presenta un’immagine negativa dell’autore del reato e, di conseguenza, perde la fiducia e le future opportunità commerciali.
#5. Accuse penali
Soprattutto, la violazione della NDA può anche portare ad accuse penali. Pertanto, tutte le parti dovrebbero prestare attenzione alla divulgazione di informazioni riguardanti la sicurezza nazionale, i segreti del governo o altre informazioni mission-critical.
Cosa succede quando scade l’NDA?
Prima di essere coinvolto in un NDA, dovresti anche avere un’idea chiara di cosa succede dopo la scadenza di un NDA. Ogni accordo di non divulgazione viene fornito con un periodo di tempo, che indica la validità di questo contratto legale. Quando la validità termina o scade, le parti non sono più legalmente obbligate a mantenere riservate le informazioni.
Significa anche che le informazioni menzionate nell’NDA non sono più considerate legali e la loro divulgazione libera non comporta conseguenze legali. Tuttavia, se le informazioni riservate sono protette da altre leggi o accordi, dovrebbero rimanere private.
A volte, gli accordi di non divulgazione prevedono disposizioni per garantire che determinate informazioni rimangano riservate anche dopo la scadenza dell’accordo di non divulgazione. In tal caso, il destinatario è ancora vincolato dalle disposizioni sulla riservatezza di tali informazioni.
Modelli NDA
#1. Zoom legale
LegalZoom offre modelli NDA per joint venture, assunzione di dipendenti o appaltatori, feedback sul piano aziendale e condivisione di informazioni a una parte. Devi fornire informazioni di base sulla NDA; questa piattaforma continuerà ad aggiungerli al documento.
Quando fornisci tutte le informazioni necessarie, l’accordo di non divulgazione è pronto. Puoi accedere a questa piattaforma con il tuo account e utilizzare l’accordo.
#2. Modelli legali
LegalTemplates è una risorsa in cui è possibile ottenere modelli NDA gratuiti. Qui puoi scegliere un modello NDA tra standard, impiego, acquisto e invenzione.
È necessario inserire informazioni come la parte divulgante, la parte ricevente, i termini di riservatezza e i dettagli dell’accordo e preparare l’accordo di non divulgazione in formato PDF o Word. L’NDA può anche essere visualizzato in anteprima prima di salvarlo e scaricarlo.
Parole finali
Gli accordi di non divulgazione (NDA) sono un potente strumento nell’ambiente aziendale per proteggere le informazioni riservate. Facendo firmare un accordo di non divulgazione a dipendenti, partner e altre parti interessate, puoi proteggere la proprietà intellettuale della tua azienda e mantenere un vantaggio competitivo nell’ambiente aziendale.
Ora che sai quando utilizzare un accordo di non divulgazione, puoi crearne uno con i modelli sopra menzionati. Inoltre, puoi richiedere assistenza a fornitori di servizi di documenti legali a questo proposito.