Inbox Zero è un punto fermo dei consigli sulla produttività digitale. “Raggiungere Posta in arrivo zero” è l’equivalente del knowledge worker di “raggiungere l’illuminazione”. Ma Inbox Zero non significa avere una casella di posta vuota: si tratta solo di ridurre lo stress della posta elettronica.
Sommario:
Perché Inbox Zero è importante
Affrontiamo prima la seconda parte della domanda: perché dovrebbe interessarti cos’è Inbox Zero?
Se hai interesse a domare la tua casella di posta o, più in generale, a essere efficiente e produttivo, Inbox Zero è qualcosa che devi sapere. Inbox Zero è una cosa importante che esiste dal 2006. È stata oggetto di molte presentazioni e persino di libri.
La ricerca di Inbox Zero riporta 108 milioni di risultati di ricerca in Google e continuerà a essere una delle pietre miliari culturali per la produttività per molto tempo a venire, anche se sta entrando e uscendo di moda. Se hai qualche interesse per la produttività, vale la pena saperlo. E hey, potrebbe aiutarti!
Cos’è Inbox Zero?
Inbox Zero è una filosofia di produttività su come gestire un flusso di e-mail costante e per tutta la vita. È stato espresso per la prima volta da Merlin Mann sul suo sito 43Folders, che al momento (e si spera temporaneamente) non è disponibile ma lo è rispecchiato da Internet Archive. Inbox Zero era così popolare che un sito separato, InboxZero.com, è stato creato per contenere gli articoli di Mann’s Inbox Zero. Anche quel sito non è attualmente disponibile, ma lo è rispecchiato anche su archive.org.
Ci sono dieci articoli in la serie Inbox Zero, la maggior parte dei quali si occupa di tecniche per la gestione efficiente della posta elettronica. Sono interessanti e utili e ti invitiamo a leggerli se non l’hai mai fatto prima.
Ma il cuore di Inbox Zero non sono questi consigli pratici. Non si tratta nemmeno di avere zero email nella tua casella di posta, nonostante il nome.
Inbox Zero non significa avere una casella di posta vuota
Se pensavi che “Inbox Zero” significasse avere zero email nella tua casella di posta, non preoccuparti perché non sei solo. Abbiamo cercato sul Web “Cos’è Inbox Zero?” e ho trovato molti siti web che dicono che Inbox Zero significa avere una casella di posta vuota.
Sono tutti sbagliati.
Il punto centrale di Inbox Zero è che la posta elettronica è un flusso senza fine. Una casella di posta vuota è sempre e solo temporanea, quindi rendere una casella di posta vuota il tuo obiettivo è una commissione sciocca. Sei in balia di altre persone che ti inviano posta. L’unico modo certo per avere una casella di posta vuota è bloccare tutte le email, che è funzionalmente uguale a non avere affatto una casella di posta.
Oppure, per mantenere la tua casella di posta a zero, potresti doverlo guardare come un falco e gestire ogni email nell’istante in cui arriva.
Questo non è realistico.
Invece, la filosofia Inbox Zero presume che la tua casella di posta sia una fonte di stress. Inbox Zero cerca di renderlo meno stressante e di occupare il meno possibile della tua attenzione. Ecco perché tutti i suggerimenti pratici riguardano come rendere più facile gestire la tua posta elettronica e automatizzare le cose.
Ecco il sito Web di Inbox Zero di Merlin Mann, ora purtroppo offline ma ancora disponibile modulo archiviato—Ha detto su Inbox Zero:
Riguarda come reclamare la tua posta elettronica, la tua attenzione e la tua vita. Quello “zero?” Non è il numero di messaggi nella tua casella di posta, ma quanto del tuo cervello c’è in quella casella di posta. Soprattutto quando non vuoi che lo sia. Questo è tutto.
Ancora una volta, Inbox Zero non riguarda il numero di messaggi presenti nella tua casella di posta. Quella citazione è a partire dal Merlino Mann stesso, e non puoi essere più autorevole di così.
Come ottenere Inbox Zero
In definitiva, come tutte le buone filosofie, Inbox Zero è un atteggiamento e uno stato d’animo piuttosto che un insieme di azioni specifiche. Non esiste una serie particolare di passaggi per ottenere Posta in arrivo zero più di quanto ce ne sia per ottenere l’illuminazione.
Questo non vuol dire che seguendo i consigli pratici che Mann ti dà per gestire la tua posta, non ti ritroverai con una casella di posta letteralmente vuota, tutt’altro! Per la maggior parte delle persone, la casella di posta meno stressante è una casella di posta vuota e più potere per te se lo hai gestito. Ma domani ci sarà di nuovo la posta.
Mann suggerisce azioni pratiche come l’impostazione di filtri, l’utilizzo di risposte predefinite e lo spostamento della posta in cartelle diverse come parte di una metodologia per ridurre lo stress che le email possono causare. Una casella di posta vuota è semplicemente un potenziale effetto collaterale di questa metodologia, non l’obiettivo finale.
L’obiettivo finale è che la tua casella di posta non sia una fonte di stress.
Quindi, se hai mai sentito persone dire che Inbox Zero è irrealistico o irrealizzabile, puoi star certo che non l’hanno capito. Non si tratta di non avere email. Si tratta di non avere stress dalle e-mail.
Ecco perché ti consigliamo di utilizzare OHIO (Only Handle It Once) per valutare le tue e-mail. Invece di concentrarti su un obiettivo nebuloso di “Posta in arrivo zero”, qualcosa che spesso viene interpretato male, gestire le email una volta sola ti farà risparmiare tempo e stress. Concentrarti sull’OHIO ti avvicinerà alla vera filosofia di Inbox Zero.