La cartella della posta indesiderata in Outlook è il luogo in cui vengono dirottate le email che il sistema considera spam. È possibile affinare le impostazioni del filtro antispam di Outlook, scegliendo di bloccare o autorizzare determinati mittenti o domini, oppure attivando il filtraggio automatico per un’eliminazione diretta delle email indesiderate. Analizziamo insieme come personalizzare queste impostazioni.
Accesso alle Regolazioni della Posta Indesiderata
Per accedere alle opzioni di gestione della posta indesiderata, basta selezionare “Home” e successivamente “Posta indesiderata”.
Le prime quattro opzioni elencate saranno visibili soltanto se hai precedentemente selezionato un’email all’interno di una cartella o se hai aperto un messaggio specifico, per poi selezionare “Messaggio” e “Posta indesiderata”.
Le medesime opzioni si possono richiamare anche tramite il menu contestuale, cliccando con il tasto destro del mouse su un’email.
Le prime quattro opzioni di questo menu saranno approfondite in seguito. Ora, ci concentreremo su “Opzioni posta indesiderata”, situata in fondo al menu.
Cliccando su questa voce si apre il pannello “Opzioni posta indesiderata”.
Impostazioni di Base nella Scheda “Opzioni”
La scheda “Opzioni” all’interno della finestra dedicata alla posta indesiderata consente di configurare in dettaglio come Outlook deve gestire le email in arrivo. Le email classificate come indesiderate vengono indirizzate direttamente alla cartella apposita. Si può specificare come Outlook debba identificare le email come spam. Inizialmente, il filtro antispam è settato su “Nessun filtro automatico”. Di conseguenza, solo le email provenienti da mittenti deliberatamente inclusi nella lista dei mittenti bloccati finiranno nella cartella “Posta indesiderata”.
Passando all’impostazione “Basso”, si attiverà un rilevamento della posta indesiderata più evidente, che dovrebbe essere sufficiente per la maggior parte degli utenti. Se si desidera che Outlook sia più incisivo, si può selezionare “Alto”. Tuttavia, è probabile che questa configurazione sposti alcune email legittime nella cartella “Posta indesiderata”, richiedendo un controllo regolare. Nel caso un’email corretta finisse nella cartella “Posta indesiderata”, è possibile istruire il filtro a non considerare più come spam le email di quel mittente. Per farlo, basta selezionare l’email e cliccare su “Home” > “Posta indesiderata” > “Non posta indesiderata”.
Si aprirà una finestra di conferma, avvisando che l’email verrà spostata nella “Posta in arrivo” e offrendo la possibilità di aggiungere il mittente all’elenco dei “Mittenti attendibili”.
Tornando alle opzioni della posta indesiderata, l’ultimo livello selezionabile è “Solo elenchi protetti”. Questa impostazione classificherà come spam qualsiasi messaggio proveniente da un mittente o un dominio non presente nell’elenco dei mittenti attendibili. Si tratta di un’impostazione molto rigorosa che richiede un controllo costante della cartella “Posta indesiderata”. Ciononostante, con il passare del tempo, è possibile affinare il filtro antispam, specialmente se non si riceve molta posta da mittenti sconosciuti.
Sotto i livelli del filtro, si trovano due opzioni aggiuntive.
La prima opzione, “Elimina definitivamente la posta indesiderata sospetta invece di spostarla nella cartella Posta indesiderata”, è consigliabile se il filtro è impostato su “Nessun filtro automatico”. In questo caso, solo la posta dei mittenti bloccati viene spostata nello spam e, data la loro natura, è sensato che venga eliminata in modo permanente. Tuttavia, con altri livelli di filtro, soprattutto “Alto” o “Solo mittenti attendibili”, è possibile che Outlook identifichi erroneamente email legittime come spam. Se lo spam viene impostato per essere eliminato immediatamente invece che spostato nella cartella “Posta indesiderata”, si rischia di perdere email importanti senza nemmeno accorgersene. Quindi, è sconsigliato attivare questa impostazione a meno che non si sia certi di quello che si sta facendo.
La seconda opzione, “Avvisami sui nomi di dominio sospetti negli indirizzi di posta elettronica (consigliata)”, è lo strumento anti-phishing di Outlook, disponibile (e attivato di default) solo se si abilita il filtro antispam. Ciò significa passare da “Nessun filtro automatico” a “Basso”, “Alto” o “Solo mittenti sicuri”. Una volta attivata, Outlook inizierà a filtrare i potenziali messaggi di phishing. Trattandosi di una funzionalità fondamentale, si rimanda alla spiegazione ufficiale di Microsoft.
Il tema delle email di phishing è trattato da anni, con dimostrazioni di come usare le funzioni del software per bloccarle e segnalazioni di nuove iniziative per distinguere la posta legittima dal phishing. Non è chiaro perché uno strumento così utile non sia attivato di default e pubblicizzato maggiormente da Microsoft.
Se usi Outlook in ufficio, è probabile che i tuoi amministratori abbiano implementato misure anti-phishing di cui non sei a conoscenza. Tuttavia, se usi Outlook per un account personale, è consigliabile abilitare la funzione descritta. Impostare il livello del filtro spam su “Basso” e attivare l’opzione “Avvisami sui nomi di dominio sospetti negli indirizzi e-mail (consigliato)” è un buon passo per una maggiore sicurezza.
Gestione dei Mittenti Attendibili
La scheda successiva, “Mittenti attendibili”, contiene l’elenco di persone e domini che Outlook non considererà mai come spam.
Se hai cliccato su “Home” > “Posta indesiderata” > “Non indesiderato” per un’email nella cartella spam e hai accettato di aggiungere il mittente alla lista, l’indirizzo sarà qui. È possibile marcare un mittente come “sicuro” anche cliccando su “Home” > “Posta indesiderata” > “Non bloccare mai il mittente” (o “Non bloccare mai il dominio del mittente” se si vuole che tutte le email di quel dominio ignorino il filtro spam).
Per inserire manualmente un indirizzo o dominio, clicca su “Aggiungi”.
Si aprirà una finestra per inserire l’indirizzo o il dominio.
Questo metodo va bene per pochi elementi, ma diventa laborioso se si hanno molti indirizzi da inserire. Per velocizzare il processo, è possibile importare un elenco di mittenti e domini, o esportare la lista attuale dei mittenti e domini sicuri.
L’importazione è efficace, ma richiede che la lista sia nel formato corretto. Fortunatamente, Outlook si aspetta un file di testo con mittenti e domini separati da un ritorno a capo, facile da preparare. È possibile esportare i dati da un altro programma di posta o scriverli manualmente, un metodo più rapido rispetto a cliccare “Aggiungi” ripetutamente. Essendo la creazione di una lista di mittenti attendibili un processo lungo, è consigliabile esportare la lista ora, per averla a disposizione in caso di reinstallazione o installazione di Outlook su un altro computer. In questo modo si risparmierà tempo e si manterrà il filtro spam personalizzato anche in una nuova versione di Outlook.
Le opzioni di importazione/esportazione permettono anche di effettuare modifiche o rimozioni in blocco. È sufficiente esportare la lista, apportare le modifiche o le rimozioni nell’editor di testo preferito e importare la nuova lista. Il processo di importazione non cancella le voci preesistenti, ma le considera come nuove voci. Ad esempio, se si cambia una voce da ebay.co.uk a ebay.com, ebay.com verrà aggiunto invece di sostituire ebay.co.uk. Pertanto, è necessario svuotare la lista prima di importarla. Per farlo, si seleziona la prima voce, si tiene premuto MAIUSC e si seleziona l’ultima voce. In questo modo si selezionano tutte le voci dell’elenco, pronte per essere rimosse con un clic su “Rimuovi”.
Le ultime due opzioni della pagina aiutano ad aggiungere automaticamente i mittenti alla lista, basandosi su delle supposizioni logiche.
Se si attiva l’opzione “Considera attendibile anche la posta dai miei contatti”, la posta proveniente da un indirizzo presente nei contatti Outlook non verrà filtrata come spam. In questo modo, l’elenco dei contatti diventa un secondo elenco di mittenti attendibili, senza necessità di aggiungere manualmente ogni indirizzo.
L’attivazione di “Aggiungi automaticamente le persone che mando alla lista dei mittenti attendibili” fa sì che chiunque riceva un’email da noi venga considerato un mittente sicuro, essendo normale ricevere una risposta alle proprie email. Tuttavia, questo non è sempre vero, ad esempio, quando si risponde per annullare un abbonamento, quindi questa opzione va usata con cautela.
Gestione dei Destinatari Sicuri
La scheda successiva, “Destinatari attendibili”, è leggermente ambigua. Non si può controllare come un destinatario tratterà la propria posta, quindi non può servire a questo. Inoltre, non impedisce di inviare posta a qualsiasi indirizzo presente nell’elenco. Qual è la sua vera funzione? I “Destinatari attendibili” sono in realtà le mailing list a cui si è iscritti. Normalmente, l’indirizzo “A” di una mailing list è il nome della lista stessa (es. miogruppo@mailinglist.com). Aggiungendolo all’elenco, ci si assicura che le email provenienti da queste mailing list non vengano classificate come spam.
Per il resto, le opzioni sono le stesse di “Mittenti attendibili”. È possibile indicare una mailing list come “sicura” selezionando “Home” > “Posta indesiderata” > “Non bloccare mai questo gruppo o mailing list” per escludere le email provenienti da quella lista dai filtri antispam.
Blocco dei Mittenti
Nella scheda “Mittenti bloccati” si possono aggiungere indirizzi individuali o domini interi considerati spam. Qualsiasi elemento qui aggiunto finirà direttamente nella cartella “Posta indesiderata”.
Le opzioni sono simili a quelle dei “Mittenti attendibili”, con la possibilità di aggiungere, modificare, rimuovere voci e importare ed esportare liste di indirizzi e domini. Un mittente o il suo dominio si possono aggiungere anche selezionando un’email e poi scegliendo “Home” > “Posta indesiderata” > “Blocca mittente”.
Le email che finiscono nella cartella spam, sia che provengano da mittenti bloccati, sia che siano state classificate come spam da Outlook, avranno tutti i link disattivati e il contenuto in formato testo semplice. Outlook avvisa con un messaggio in ogni email aperta dalla cartella spam.
Nota: se un mittente è presente sia nella lista “Mittenti attendibili” che in quella “Mittenti bloccati”, la lista “Mittenti attendibili” ha la priorità e le email del mittente arriveranno nella tua casella di posta.
Blocco dei Domini e delle Codifiche di Primo Livello
L’ultima scheda, “Internazionale”, permette di bloccare domini e email di determinati paesi, secondo specifiche codifiche.
Cliccando su “Elenco domini di primo livello bloccati”, si apre un pannello con lo stesso nome. Qui si possono selezionare i domini dei paesi da bloccare.
Per esempio, se si vuole bloccare le email provenienti da Andorra, è sufficiente selezionare “AD (Andorra)” e cliccare su “OK”. Outlook tratterà come spam le email provenienti da un dominio che termina con “.ad”.
Questo è utile se si riceve molta posta indesiderata da un dominio specifico, come .cc (Isole Cocos), che al momento della stesura di questo articolo detiene il primato di ISP che consentono lo spamming. Se non ci si aspetta di ricevere email legittime da domini di questi paesi, si può procedere ad aggiungerli alla lista dello spam. Tuttavia, si noti che questo non bloccherà tutta la posta proveniente dalle Isole Cocos, ma solo quella proveniente da domini che terminano con .cc. Allo stesso modo, se si è stanchi di ricevere spam da spammer russi, bloccare .ru li bloccherà solo se il loro dominio finisce con .ru. Uno spammer russo che opera da un dominio .com non sarà interessato al blocco del dominio .ru.
Per bloccare una specifica area geografica, si possono bloccare intere codifiche cliccando su “Elenco codifiche bloccate”. In questo modo è possibile selezionare le codifiche da bloccare.
Le codifiche sono un argomento complesso di per sé, quindi non saranno trattate in dettaglio (Wikipedia offre un buon articolo, per chi volesse approfondire). In generale, le codifiche determinano come un carattere viene rappresentato in forma digitale. Diverse codifiche rappresentano i caratteri in modi diversi e il client di posta elettronica (come il browser) può tradurre tra (alcuni) set di caratteri, un processo noto come transcodifica. Se si riceve regolarmente spam con una determinata codifica, la si può bloccare selezionandola dall’elenco “Codifiche bloccate” e cliccando su “OK”. Se non si è sicuri di cosa siano le codifiche o di come individuare le codifiche delle email ricevute, è preferibile non modificare queste impostazioni, per evitare di bloccare la ricezione di email importanti.
Queste impostazioni per la gestione dello spam sono utili per tenere la propria casella di posta pulita e sotto controllo. Impegnandosi a bloccare i mittenti di posta indesiderata, nel tempo si ridurrà la quantità di spam e si avrà una vita un po’ meno stressante.