Che tu sia un libero professionista che lavora per più aziende o un’azienda che ha intenzione di estendere una linea di credito ai propri clienti, avrai bisogno di una fattura. La creazione di una fattura personalizzata in Excel non è difficile. Sarai pronto per inviare la tua fattura e ricevere i pagamenti in pochissimo tempo.
Utilizzo di un modello di fattura
La creazione di una semplice fattura in Excel è relativamente semplice. Crea alcune tabelle, imposta alcune regole, aggiungi un po ‘di informazioni e sei a posto. In alternativa, ci sono molti siti web che forniscono modelli di fattura gratuiti creato da contabili effettivi. Puoi invece usarli o persino scaricarne uno da usare come ispirazione per quando ne crei uno tuo.
Excel fornisce anche una propria libreria di modelli di fatture che puoi utilizzare. Per accedere a questi modelli, apri Excel e fai clic sulla scheda “File”.
Qui, seleziona “Nuovo” e digita “Fattura” nella barra di ricerca.
Premi Invio e apparirà una raccolta di modelli di fattura.
Sfoglia i modelli disponibili per trovare quello che ti piace.
Creazione di una semplice fattura in Excel da zero
Per fare una semplice fattura in Excel, dobbiamo prima capire quali informazioni sono richieste. Per semplicità, creeremo una fattura utilizzando solo le informazioni necessarie per ricevere il pagamento. Ecco di cosa abbiamo bisogno:
Informazioni del venditore
Nome
Indirizzo
Numero di telefono
Informazioni sull’acquirente
Nome della ditta
Indirizzo
Data della fattura
Numero di fattura
Descrizione dell’oggetto (del servizio o del prodotto venduto)
Prezzo dell’articolo (del singolo prodotto o servizio)
Importo totale dovuto
Metodo di pagamento
Iniziamo.
Innanzitutto, apri un foglio Excel vuoto. La prima cosa che vogliamo fare è sbarazzarci delle linee della griglia, dandoci un foglio Excel pulito su cui lavorare. Per farlo, vai alla scheda “Visualizza” e deseleziona “Linee della griglia” in “Mostra ” sezione.
Ora ridimensioniamo alcune delle colonne e delle righe. Questo ci darà spazio extra per alcune delle informazioni più lunghe come le descrizioni degli articoli. Per ridimensionare una riga o una colonna, fare clic e trascinare.
Per impostazione predefinita, le righe sono impostate su un’altezza di 20 pixel e le colonne su una larghezza di 64 pixel. Ecco come consigliamo di impostare righe e colonne per avere una configurazione ottimizzata.
Righe:
Riga 1:45 pixel
Colonne:
Colonna A: 385 pixel
Colonna B: 175 pixel
Colonna C: 125 pixel
La riga 1 avrà il tuo nome e la parola “Fattura”. Vogliamo che le informazioni siano immediatamente evidenti al destinatario, quindi diamo un po ‘di spazio in più per aumentare la dimensione del carattere di queste informazioni per assicurarci che attiri l’attenzione del destinatario.
La colonna A contiene la maggior parte delle informazioni importanti (e potenzialmente lunghe) nella fattura. Ciò include informazioni sull’acquirente e sul venditore, la descrizione dell’oggetto e il metodo di pagamento. La colonna B contiene le date specifiche degli elementi elencati, quindi non richiede tanto spazio. Infine, la colonna C includerà il numero della fattura, la data della fattura, il prezzo individuale di ogni articolo elencato e l’importo totale dovuto. Anche queste informazioni sono brevi, quindi non richiedono molto spazio.
Vai avanti e regola le tue righe e celle alle specifiche suggerite e iniziamo a collegare le nostre informazioni!
Nella colonna A, riga 1, vai avanti e inserisci il tuo nome. Dagli una dimensione del carattere più grande (circa 18pt) e il testo in grassetto in modo che risalti.
Nella colonna B, riga 1, digita “Fattura” per rendere immediatamente chiaro qual è il documento. Consigliamo un font da 28 pt usando tutto maiuscolo. Sentiti libero di dargli un colore più chiaro se lo desideri.
Nella colonna A, righe 4, 5 e 6, inseriremo il nostro indirizzo e numero di telefono.
Nella colonna B, righe 4 e 5, digita “DATA:” e “FATTURA:” in grassetto e allinea il testo a destra. La colonna C nelle righe 4 e 5 è dove inserirai la data effettiva e il numero di fattura.
Infine, per l’ultima parte delle informazioni di base, inseriremo il testo “Fatturare a:” (in grassetto) nella colonna A, riga 8. Sotto quello nelle righe 9, 10 e 11, inseriremo il destinatario informazione.
Ora dobbiamo creare una tabella per elencare i nostri articoli, le date di evasione e gli importi specifici. Ecco come lo configureremo:
Innanzitutto, uniremo le colonne A e B nella riga 14. Questa fungerà da intestazione per i nostri articoli elencati (colonna A, righe 15-30) e le nostre date di evasione (colonna B, righe 15-30). Dopo aver unito le colonne A e B nella riga 14, dai un bordo alla cella. Puoi farlo andando alla sezione “Carattere” della scheda “Home”, selezionando l’icona del bordo e scegliendo il tipo di bordo desiderato. Per ora utilizzeremo “All Borders”.
Fai lo stesso per la cella C14. Sentiti libero di ombreggiare le tue cellule, se lo desideri. Faremo un grigio chiaro. Per riempire le celle con un colore, seleziona le celle, seleziona la freccia accanto all’icona “Colore di riempimento” nella sezione “Carattere della scheda” Home “e seleziona il colore dal menu a discesa.
Nella prima cella evidenziata, digita “DESCRIZIONE” e allinea il testo al centro. Per C14, digitare “AMOUNT” con l’allineamento al centro. Grassetto il testo per entrambi. Ora avrai la tua intestazione della tabella.
Vogliamo assicurarci di avere una tabella abbastanza grande per elencare tutti i nostri articoli. In questo esempio, useremo sedici righe. Dagli o prendi quanti ne hai bisogno.
Vai in fondo a dove sarà la tua tabella e dai alle prime due celle della riga un bordo inferiore.
Ora evidenzia le celle C15-29 e dai loro tutti i bordi sinistro e destro.
Ora seleziona la cella C30 e assegnagli i bordi sinistro, destro e inferiore. Infine, aggiungeremo una sezione “Total Sum” sulla nostra tabella. Evidenzia la cella C31 e assegnagli i bordi attorno all’intera cella. Puoi anche dargli una sfumatura di colore in modo che risalti. Assicurati di etichettarlo con “TOTALE” nella cella accanto ad esso.
Questo completa la cornice del nostro tavolo. Ora impostiamo alcune regole e aggiungiamo una formula per concludere.
Sappiamo che le nostre date di evasione saranno nella colonna B, righe 15-30. Vai avanti e seleziona quelle celle. Una volta selezionati tutti, fare clic sulla casella “Formato numero” nella sezione “Numero” della scheda “Home”.
Una volta selezionato, apparirà un menu a tendina. Seleziona l’opzione “Data breve”. Ora se inserisci un numero come 12/26 in una di queste celle, lo riformatterà automaticamente nella versione con data breve.
Allo stesso modo, se evidenzi le celle C15-30, che è dove andrà l’importo del nostro articolo, e selezioni l’opzione “Valuta”, quindi inserisci un importo in quelle celle, verrà riformattato per riflettere tale importo.
Per aggiungere automaticamente tutti i singoli importi e farli riflettere nella cella “Somma” che abbiamo creato, seleziona la cella (C31 in questo esempio) e inserisci la seguente formula:
=SUM(C15:C30)
Ora se inserisci (o rimuovi) qualsiasi numero nelle singole celle dell’importo, si rifletterà automaticamente nella cella della somma.
Questo renderà le cose più efficienti per te a lungo termine.
Andando avanti, inserisci il testo “Metodo di pagamento:” in A34.
Le informazioni che inserisci accanto a quelle sono tra te e il destinatario. Le forme di pagamento più comuni sono contanti, assegno e bonifico. A volte ti potrebbe essere chiesto di accettare un vaglia. Alcune aziende preferiscono addirittura effettuare un deposito diretto o utilizzare PayPal.
Ora per il tocco finale, non dimenticare di ringraziare il tuo cliente o cliente!
Inizia a inviare la tua fattura e riscuoti la paga!