Che tu sia un professionista autonomo che collabora con diverse imprese o un’azienda che intende concedere una linea di credito ai propri clienti, l’emissione di una fattura è un passaggio inevitabile. Creare una fattura personalizzata in Excel è un’operazione piuttosto semplice e, in breve tempo, sarai pronto a inviare la fattura e a ricevere il pagamento.
Utilizzo di un Modello di Fattura
La realizzazione di una fattura di base in Excel non presenta particolari difficoltà. È sufficiente creare alcune tabelle, impostare regole elementari, aggiungere informazioni essenziali e il gioco è fatto. In alternativa, esistono numerosi siti web che offrono modelli di fattura gratuiti, elaborati da professionisti del settore contabile. Puoi avvalerti di questi modelli o anche scaricarne uno da usare come base per la tua fattura personalizzata.
Excel mette a disposizione anche una propria libreria di modelli predefiniti per le fatture. Per accedere a questi modelli, apri Excel e seleziona la scheda “File”.
Qui, scegli “Nuovo” e scrivi “Fattura” nella barra di ricerca.
Premi “Invio” e comparirà una serie di modelli di fattura.
Esamina i modelli disponibili per selezionare quello che più si adatta alle tue esigenze.
Creazione di una Fattura Semplice in Excel da Zero
Per elaborare una fattura di base in Excel, è necessario innanzitutto individuare quali informazioni sono indispensabili. Per semplificare, creeremo una fattura che includa solo le informazioni necessarie per ricevere il pagamento. Ecco gli elementi fondamentali:
Dati del Venditore:
Nome
Indirizzo
Numero di telefono
Dati dell’Acquirente:
Ragione sociale
Indirizzo
Data di emissione della fattura
Numero di fattura
Descrizione del bene o servizio venduto
Prezzo unitario (del singolo prodotto o servizio)
Importo totale dovuto
Metodo di pagamento
Iniziamo.
Per prima cosa, apri un foglio di lavoro Excel vuoto. La prima azione da compiere è eliminare le linee della griglia per avere uno spazio di lavoro pulito. Per fare ciò, vai alla scheda “Visualizza” e deseleziona l’opzione “Linee della griglia” nella sezione “Mostra”.
Ora modifichiamo le dimensioni di alcune righe e colonne per creare spazio sufficiente per le informazioni più lunghe, come le descrizioni dei prodotti. Per ridimensionare una riga o una colonna, fai clic e trascina.
Per impostazione predefinita, le righe hanno un’altezza di 20 pixel e le colonne una larghezza di 64 pixel. Ecco le nostre raccomandazioni per una configurazione ottimale di righe e colonne.
Righe:
Riga 1: 45 pixel
Colonne:
Colonna A: 385 pixel
Colonna B: 175 pixel
Colonna C: 125 pixel
La riga 1 accoglierà il tuo nome e la parola “Fattura”. Vogliamo che queste informazioni siano immediatamente visibili al destinatario, pertanto aumenteremo le dimensioni del carattere per assicurarci che catturino l’attenzione.
La colonna A conterrà le informazioni più importanti (e potenzialmente più lunghe) della fattura, come i dati del venditore e dell’acquirente, la descrizione del bene o servizio e il metodo di pagamento. La colonna B conterrà le date relative agli articoli, pertanto necessita di meno spazio. Infine, la colonna C includerà il numero di fattura, la data di emissione, il prezzo unitario di ogni articolo e l’importo totale dovuto. Anche queste informazioni sono piuttosto concise e non necessitano di molto spazio.
Procedi con la regolazione di righe e colonne secondo le specifiche suggerite e iniziamo a inserire le informazioni!
Nella colonna A, riga 1, scrivi il tuo nome. Aumenta le dimensioni del carattere (circa 18pt) e mettilo in grassetto per farlo risaltare.
Nella colonna B, riga 1, scrivi “FATTURA” per identificare immediatamente il documento. Consigliamo di utilizzare un carattere di 28 pt in maiuscolo. Sentiti libero di aggiungere un colore chiaro se lo desideri.
Nella colonna A, righe 4, 5 e 6, inserisci il tuo indirizzo e numero di telefono.
Nella colonna B, righe 4 e 5, scrivi “DATA:” e “FATTURA:” in grassetto e allinea il testo a destra. La colonna C, righe 4 e 5, è lo spazio in cui inserirai la data effettiva e il numero di fattura.
Infine, per completare le informazioni di base, scrivi “Fatturare a:” (in grassetto) nella colonna A, riga 8. Nelle righe 9, 10 e 11 sottostanti, includi le informazioni del destinatario.
Ora è il momento di creare una tabella per elencare i tuoi articoli, le date di consegna e i relativi importi. Ecco come procederemo:
Per cominciare, uniremo le colonne A e B nella riga 14. Questa riga fungerà da intestazione per gli articoli (colonna A, righe 15-30) e le date di consegna (colonna B, righe 15-30). Dopo aver unito le colonne A e B nella riga 14, definisci il bordo della cella. Per farlo, vai alla sezione “Carattere” della scheda “Home”, seleziona l’icona del bordo e scegli il tipo di bordo che desideri. Per ora, useremo “Tutti i bordi”.
Ripeti la stessa operazione per la cella C14. Se lo desideri, puoi anche ombreggiare le celle. Useremo un grigio chiaro. Per riempire le celle con un colore, seleziona le celle, clicca sulla freccia accanto all’icona “Colore di riempimento” nella sezione “Carattere” della scheda “Home” e seleziona il colore dal menu a tendina.
Nella prima cella evidenziata, scrivi “DESCRIZIONE” e allinea il testo al centro. Nella cella C14, scrivi “IMPORTO” e allinea il testo al centro. Metti in grassetto il testo in entrambe le celle. Ora hai creato l’intestazione della tabella.
Vogliamo assicurarci di avere una tabella abbastanza grande per elencare tutti i nostri articoli. In questo esempio, utilizzeremo sedici righe. Aggiungine o toglile a seconda delle tue esigenze.
Vai alla fine della tabella e dai alle prime due celle della riga un bordo inferiore.
Ora evidenzia le celle C15-29 e applica a tutte un bordo sinistro e destro.
Ora seleziona la cella C30 e definisci i bordi sinistro, destro e inferiore. Per concludere, aggiungiamo una sezione “Totale” alla tabella. Evidenzia la cella C31 e applica i bordi su tutti i lati. Puoi anche aggiungere un’ombreggiatura per farla risaltare. Assicurati di etichettarla con “TOTALE” nella cella adiacente.
Questo completa la struttura della tabella. Ora impostiamo alcune regole e aggiungiamo una formula per concludere.
Sappiamo che le date di consegna saranno nella colonna B, righe 15-30. Procedi selezionando queste celle. Una volta che le hai selezionate tutte, fai clic sulla casella “Formato numero” nella sezione “Numero” della scheda “Home”.
Dopo la selezione, comparirà un menu a tendina. Seleziona l’opzione “Data breve”. Ora, se inserisci un numero come 12/26 in una qualsiasi di queste celle, il formato verrà automaticamente convertito in data breve.
Allo stesso modo, se evidenzi le celle C15-30, dove andrà l’importo dei tuoi articoli, e selezioni l’opzione “Valuta”, qualsiasi importo inserito verrà automaticamente formattato per visualizzare il simbolo della valuta.
Per sommare automaticamente tutti i singoli importi e farli visualizzare nella cella “Totale” che abbiamo creato, seleziona la cella (C31 in questo esempio) e inserisci la seguente formula:
=SOMMA(C15:C30)
Ora, se inserisci o rimuovi qualsiasi numero nelle celle relative all’importo, la somma totale verrà aggiornata automaticamente.
Questo renderà le operazioni più efficienti nel lungo periodo.
Proseguendo, inserisci il testo “Metodo di pagamento:” in A34.
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