Google Sheets offre la possibilità di automatizzare attività ripetitive attraverso l’uso di macro, le quali possono essere associate a scorciatoie da tastiera per un’esecuzione rapida. Queste macro sfruttano Google Apps Script per registrare le tue azioni e riprodurle successivamente.
Cosa sono esattamente le macro?
Una macro, o macroistruzione, rappresenta una serie predefinita di azioni che permettono di automatizzare processi ripetitivi, incrementando l’efficienza. Le macro funzionano memorizzando le azioni dell’utente in un file collegato al foglio di calcolo in cui sono state create.
Quando si registra una macro in Google Sheets, viene generato automaticamente uno script Google Apps contenente il codice necessario per replicare le operazioni effettuate. Questo consente di creare macro complesse senza richiedere competenze di programmazione. La prossima esecuzione della macro replicherà fedelmente le azioni registrate, permettendo di “insegnare” a Google Sheets come manipolare un documento con un semplice comando.
Le macro sono uno strumento potente che può eseguire virtualmente qualsiasi azione consentita da Sheets, come ad esempio:
- Applicare formattazioni e stili.
- Creare nuovi fogli di lavoro.
- Utilizzare ogni funzione, comando della barra degli strumenti o opzione di Google Sheets.
Le possibilità sono illimitate.
Come si registra una macro in Google Sheets?
Per iniziare, apri un foglio Google e seleziona “Strumenti” > “Macro” > “Registra macro”.
Si aprirà un menu di registrazione nella parte inferiore dello schermo con due opzioni per la cattura delle azioni:
- Riferimenti assoluti: la macro opererà esclusivamente sulle celle esatte registrate. Ad esempio, se si applica il corsivo alla cella B1, la macro applicherà sempre il corsivo a B1, indipendentemente dalla cella selezionata.
- Riferimenti relativi: la macro opererà sulle celle selezionate al momento dell’esecuzione, indipendentemente dalla loro posizione nel foglio. Se durante la registrazione viene applicato il corsivo alle celle B1 e C1, sarà possibile riutilizzare la macro per applicare il corsivo alle celle D1 e E1 successivamente.
Dopo aver scelto tra riferimenti assoluti o relativi, è possibile iniziare a interagire con il foglio, formattando e impartendo a Sheets l’ordine di azioni da riprodurre.
Dopo aver registrato tutte le azioni desiderate, clicca su “Salva”.
Inserisci un nome per la macro. Google consente inoltre di assegnare scorciatoie da tastiera a un massimo di dieci macro. Per farlo, digita un numero compreso tra 0 e 9 nello spazio apposito. Infine, clicca su “Salva”.
Per modificare il nome o la scorciatoia di una macro, puoi selezionare “Strumenti” > “Macro” > “Gestisci macro”.
Nella finestra che appare, apporta le modifiche necessarie e clicca su “Aggiorna”.
La prossima volta che userai la scorciatoia associata alla macro, questa verrà eseguita senza dover accedere al menu delle macro dalla barra degli strumenti.
Come eseguire una macro in Google Sheets?
Se la macro usa riferimenti assoluti, è possibile eseguirla utilizzando la scorciatoia da tastiera impostata oppure selezionando “Strumenti” > “Macro” > “Nome della macro” dal menu.
Se invece la macro utilizza riferimenti relativi, seleziona le celle su cui vuoi che la macro agisca e premi la scorciatoia da tastiera oppure seleziona “Strumenti” > “Macro” > “Nome della macro”.
Come importare macro
Come accennato in precedenza, le macro registrate vengono associate al foglio di calcolo in cui sono state create. Ma cosa succede se desideri importare una macro da un altro foglio di calcolo? Anche se non è un’operazione diretta, è possibile farlo con una soluzione alternativa.
Poiché le macro sono memorizzate come funzioni in Google Apps Script, per importarle è necessario copiare la funzione e incollarla nel file macro del nuovo foglio.
Apri il foglio di calcolo contenente la macro da copiare e seleziona “Strumenti” > “Macro” > “Gestisci macro”.
Clicca sull’icona “Altro” accanto alla macro da copiare e poi seleziona “Modifica script”.
Le macro vengono salvate tutte nello stesso file, quindi potrebbe essere necessario cercare quella desiderata. Il nome della funzione corrisponde al nome dato alla macro durante la sua creazione.
Seleziona la macro da copiare e premi Ctrl + C. Assicurati di includere anche il punto e virgola finale.
Ora, apri il foglio di calcolo in cui vuoi importare la macro e seleziona “Strumenti” > “Macro” > “Registra macro”.
Clicca immediatamente su “Salva” senza registrare alcuna azione, per creare una funzione segnaposto nel file macro del foglio. Questa funzione verrà eliminata in seguito.
Clicca nuovamente su “Salva”.
Apri Google Apps Script selezionando “Strumenti” > “Script editor” e apri il file macros.gs dal pannello di sinistra. Elimina la funzione esistente e premi Ctrl + V per incollare la macro copiata.
Premi Ctrl + S per salvare lo script, chiudi la scheda e ritorna al foglio di calcolo.
Il foglio di lavoro rileva le modifiche al file macros.gs. Se viene trovata una nuova funzione, è possibile importare la macro da un altro foglio.
Seleziona quindi “Strumenti” > “Macro” > “Importa”.
Infine, clicca su “Aggiungi funzione” sotto la macro che desideri importare.
Purtroppo, è necessario riassociare manualmente la macro a una scorciatoia da tastiera. Segui le istruzioni indicate precedentemente e potrai utilizzare la macro su diversi fogli di calcolo.
Questo è tutto ciò che serve per creare e usare macro in Fogli Google. Le routine che si possono creare per automatizzare i fogli di lavoro sono innumerevoli, permettendo di ridurre il tempo dedicato a queste attività ripetitive.