Uno degli aspetti più importanti della gestione di un’attività di successo è garantire che tutte le sue parti siano sincronizzate tra loro. Per mantenere queste parti in movimento e sincronizzate, le aziende dovrebbero disporre di una serie di procedure per consentire ai propri dipendenti di eseguire attività di routine o attività standard.
È più probabile che un’azienda senza una serie adeguata di documentazione o procedura si sgretoli e affronti problemi di scadenza!
Ad esempio, un’azienda produttrice di automobili deve eseguire vari controlli e test di routine e mettere a punto per generare la massima efficienza.
Ed è qui che entrano in gioco le procedure operative standard (SOP).
Non confondere SOP con il regolamento del dipendente o le procedure del flusso di lavoro. Invece, le SOP stabiliscono una guida passo passo per l’esecuzione dei compiti per aumentare l’efficienza e ridurre l’ambiguità organizzativa.
Sebbene l’obiettivo delle SOP rimanga intatto, i modelli e le fasi differiscono a seconda delle dimensioni dell’organizzazione e del settore. Ecco perché abbiamo creato un elenco dei migliori modelli SOP per aziende di tutte le dimensioni.
Sommario:
Perché le SOP sono importanti?
Le SOP sono la spina dorsale di un flusso di lavoro efficiente in un’organizzazione. Una SOP dettagliata funge da istruzione permanente per i dipendenti e definisce le loro aspettative.
Approfondiamo i vantaggi delle SOP:
#1. Onboarding migliorato
Molte organizzazioni utilizzano le SOP per accelerare e migliorare il processo di onboarding. Fin dal primo giorno, i dipendenti vengono ereditati con procedure potenti e dettagliate per svolgere le loro attività di routine.
Ciò si traduce in una migliore produttività e aiuta i team leader e i manager a valutare ciascuno dei loro nuovi dipendenti.
#2. Mantiene la coerenza organizzativa
Una dichiarazione di procedura uniforme tiene conto della coerenza organizzativa e mantiene tutti i membri del team e i dipendenti sulla stessa pagina.
Quando ciascuno dei dipendenti ha una chiara comprensione di chi deve riferire e quali passi dovrebbe compiere successivamente in modo gerarchico, ci sono meno possibilità che le cose vadano male.
#3. Comprensione delle migliori pratiche
La ripetizione e la revisione delle attività scritte in un documento forniscono una migliore comprensione delle migliori pratiche delle attività di routine in un dipartimento.
Sebbene le SOP siano solo suggerimenti, possono trasformarsi in gratificanti guide dettagliate che forniscono approfondimenti su come dovrebbe essere svolto un compito che si adatta alle esigenze delle parti interessate.
#4. Risparmia sull’allenamento
Le SOP possono far risparmiare migliaia, se non milioni, all’organizzazione. Il costo della formazione dei dipendenti esistenti e nuovi può essere ridotto al minimo incorporando i modelli SOP nei loro kit di formazione.
Inoltre, cambiamenti significativi o piccoli in un’organizzazione, come pensionamenti, promozioni o dimissioni, non dovrebbero influire sul flusso di lavoro. Le SOP stabiliscono un processo standard per le attività che un dipendente ha svolto negli ultimi anni.
#5. Mantiene la qualità del lavoro
Per evitare il singhiozzo iniziale, le SOP si dimostrano un vero toccasana. Ogni volta che un dipendente esistente lascia e un nuovo dipendente si unisce, le SOP ritengono ogni individuo responsabile delle attività che deve svolgere e del percorso che dovrebbe intraprendere per raggiungere la massima efficienza.
Come creare procedure operative standard?
La creazione di SOP dettagliate e chiare può richiedere molto tempo e non è un gioco da ragazzi. Ci sono una serie di fattori da considerare durante la stesura delle SOP per la tua organizzazione.
Ecco i passaggi coinvolti nella creazione di una procedura operativa standard:
- Identificare lo scopo e le attività: annotare lo scopo della creazione della SOP e quali attività si desidera ottenere utilizzandola. Se non possiedi il processo quotidiano, assicurati di coinvolgere le parti interessate e i ruoli responsabili.
- Conosci il tuo pubblico: scegli il pubblico mentre fai un passo avanti per scrivere la tua documentazione. Se stai scrivendo una SOP per un pubblico che necessita di assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è imperativo creare una documentazione tale che le persone possano facilmente subentrare.
- Decidi la struttura di SOP: il passo successivo è trasformare le idee in realtà. Ma prima di scrivere queste SOP, scegli una struttura, un linguaggio e una tonalità della tua SOP che siano in linea con il tuo marchio e il tuo settore.
- Scegli il modello giusto: anche se puoi sempre iniziare da zero, ci sono tantissimi modelli SOP creati per ogni settore o micro-nicchia. I modelli SOP velocizzano il processo di scrittura e assicurano che rispetti la norma standardizzata.
- Aggiorna la tua SOP: è anche importante aggiornare le SOP poiché il processo cambia di volta in volta. Sebbene l’aggiornamento manuale possa richiedere del tempo, puoi utilizzare il software automatizzato o SOP per archiviare e aggiornare le tue SOP.
Annotare le SOP potrebbe sembrare allettante dai passaggi precedenti. Diventa ancora più eccitante quando hai un modello predefinito per questo. Di seguito, abbiamo condiviso i modelli SOP (procedura operativa standard) più utilizzabili per le aziende che supportano una varietà di casi d’uso.
Foglio intelligente
Foglio intelligente offre una vasta gamma di modelli SOP, inclusi vari casi d’uso come operazioni di helpdesk, SOP per hotel e ospiti, SOP per magazzini e persino SOP per servizi di pulizia sanitaria.
Ognuna di queste SOP è progettata in conformità con gli standard del settore e il processo che la maggior parte dei team adotterebbe per massimizzare l’efficienza.
Mi piace molto il modello di procedura operativa standard IT di Smartsheet. Il seguente modello stabilisce ogni passaggio e mantiene un diagramma di flusso di un’operazione IT. È un prerequisito per comprendere la conformità a norme e regolamenti.
Modello per le operazioni IT di Smartsheet
Questo modello è disponibile in formato Word e imposta un promemoria per eseguire attività di routine che includono anche la risoluzione dei problemi dei documenti, gli eventi di sicurezza e le procedure di configurazione, nonché la creazione di diagrammi delle procedure e la manutenzione programmata.
Fare clic su
I modelli SOP di Fare clic su sono scremabili e coinvolgenti e includono ogni dettaglio che dovrebbe avere la tua SOP standard. I modelli ClickUp sono facili da usare e abbastanza veloci da implementare nella tua procedura standard.
Sono supportati oltre 15 casi d’uso, tra cui vendite, supporto, risorse umane, finanza, IT, progettazione e quant’altro.
Il mio preferito è il modello HR SOP. Invece di utilizzare il tradizionale Excel o l’aggiornamento manuale, questo accattivante modello SOP crea una lista di controllo per tutte le attività. Pone le basi per automatizzare le attività ripetitive.
Modello HR SOP di ClickUp
Questo modello elenca tutte le responsabilità del dipartimento delle risorse umane, dall’onboarding al reclutamento e dall’offboarding ad altre attività di routine.
Guru
Una SOP digeribile ma dettagliata per i team per semplificare il loro processo interno e identificare il problema che risolve. In effetti, ho trovato ciascuno dei Modelli SOP di Guru rapidamente adattabile e scremabile a cui è abituato anche per i neofiti.
Il modello inizia con lo scopo dell’attività e il contesto della creazione della SOP. La seconda piega della sezione include “Come elaborare”, che assomiglia molto a una guida dettagliata passo dopo passo.
Guru include vari modelli SOP, tra cui la documentazione del prodotto, le linee guida del marchio, la gestione del cambiamento, l’onboarding dei dipendenti, ecc. Puoi controllare l’elenco dei modelli Qui.
Modelli di procedura operativa standard Guru
Scribehow
Il prossimo nell’elenco è un modello standard digeribile di Scribehow. La loro SOP garantisce coerenza e qualità nelle operazioni per garantire che il tuo team sia conforme ai requisiti normativi e legali.
Se desideri creare un modello facile da sfogliare, il modello SOP di Scribehow è la scelta giusta per iniziare.
Modello SOP di Scribehow
Il modello inizia con il titolo, seguito dalla versione e dalla data della versione effettiva. Il sommario rende davvero facile passare a una qualsiasi delle sezioni.
Dopo un ulteriore scorrimento, gli utenti possono ottenere i dettagli delle attività, inclusi lo scopo, l’ambito del documento e le responsabilità. Successivamente, il modello include il processo How-to, che si suddivide in semplici passaggi secondari.
La parte migliore? Scribehow include anche i dettagli per ogni revisione insieme alla data di approvazione e alla cronologia delle versioni.
Processo.st
Processo.st è una piattaforma basata sull’intelligenza artificiale che offre software SOP e una vasta libreria di modelli. La piattaforma offre due tipi di modelli; il primo per creare da zero le tue procedure e il secondo per creare procedure manuali.
La loro struttura modello standard è più dettagliata e descrittiva rispetto a Scribe. La maggior parte di questi modelli è progettata tenendo presente il sistema di gestione della qualità standard ISO.
Process.st offre oltre 50 modelli gratuiti e scaricabili che possono essere aggiunti all’account o scaricati gratuitamente in formato PDF. Puoi sfogliare i modelli per categorie come content marketing, onboarding di dipendenti e clienti, business, costruzione, sicurezza, IT, operazioni e altro.
ModelloLAB
ModelloLAB ha una vasta gamma di modelli SOP in formato Word scaricabili. Hanno modelli SOP per processi aziendali, gestione legale, risorse umane e proprietà immobiliari, nonché per società di arte e media.
La parte migliore è che questi modelli SOP sono facilmente modificabili e non lasciano alcuna attività incustodita. Quello che mi è piaciuto di più di TemplateLAB è il suo design semplice, eppure riesce a coprire ogni dettaglio che vuoi includere nella tua SOP.
Ad esempio, questa SOP per il sito di ricerca copre le abbreviazioni e le definizioni dei processi coinvolti. Mentre scorri verso il basso, l’elenco di controllo delle attività di routine contiene principi, campioni, attrezzature, reagenti e soluzioni, controllo di qualità e gestione dei rifiuti.
Modello SOP di Templatelab
Jotform
Jotform è un generatore di moduli online che copre vari casi d’uso per piani aziendali e SOP. Jotform offre tutto direttamente dalla loro pagina SOP; cioè, non è necessario scaricare e modificare le SOP in formato Word o PDF.
Mentre passi al loro sito, i modelli SOP vengono mostrati sotto forma di un questionario che puoi compilare e inviare il modello per la revisione alle parti interessate.
Dopo l’approvazione, le SOP possono essere scaricate in formato PDF.
Modello SOP di Jotform
Quello che mi è piaciuto di Jotform sono i suoi elementi personalizzabili che puoi aggiungere o rimuovere dai modelli SOP. Puoi anche aggiungere o rimuovere pagine per aggiungere ulteriori dettagli alla SOP.
Nozione
Nozione ha un modello SOP dettagliato progettato per le piccole imprese. Tuttavia, non esistono modelli predefiniti per un settore specifico. C’è solo un modello standard che puoi utilizzare e apportare modifiche per il tuo team.
Sebbene manchino della categorizzazione e dell’ampia gamma di modelli, puoi utilizzarli per creare SOP digeribili e di rapida lettura.
La prima piega del modello include il titolo della procedura e la data di creazione, insieme al dipartimento che lo ha creato. Successivamente, aggiungi manualmente il contesto o incorpora il collegamento sotto forma di PDF, Google Drive o Maps e includi i collegamenti per tutti i documenti pertinenti.
È inoltre possibile aggiungere terminologie specifiche del settore e definire il processo in fasi. La parte migliore? Puoi tracciare i passaggi incorporando il video da Loom o Miro.
Puoi anche taggare o aggiungere i nomi delle persone responsabili delle attività in ogni passaggio.
Kipwise
Kipwise I modelli SOP sono progettati per il team di marketing e vendite, le operazioni, l’assistenza clienti e per i team delle risorse umane. Questo modello standard segue la stessa struttura della maggior parte dei modelli.
Al momento della registrazione, puoi modificare il modello direttamente dalla piattaforma. L’autore può aggiungere o rimuovere l’attività di conseguenza. Puoi anche includere collegamenti pertinenti e correlati, come collegamenti a riunioni, risorse e guide per semplificare il flusso di lavoro.
Pensieri finali
I modelli SOP possono eliminare ore di grattacapi. I modelli SOP flessibili richiedono un po’ di editing e personalizzazione per creare una documentazione che renda le attività di routine entusiasmanti e veloci da ricordare.
Scorri questi modelli gratuiti e metti in azione il migliore per potenziare il tuo team.
Successivamente, dai un’occhiata ai modelli di gestione dei progetti Notion per trasformare il tuo flusso di lavoro.