Semplifica il processo di approvvigionamento delle PMI con queste applicazioni software di approvvigionamento di alto livello.
La gestione del processo di approvvigionamento è complessa in quanto coinvolge acquisti, inventario, ordini, fatture, fornitori, pagamenti e altro ancora. Ma allo stesso tempo è vitale per il successo dell’azienda. Ecco perché le aziende devono automatizzare e gestire questo processo con le applicazioni.
Se aspetti fino all’ultimo momento per implementare il software di approvvigionamento nella tua azienda, ci saranno conseguenze dell’elaborazione manuale. Pertanto, è consigliabile iniziare a implementare questi strumenti non appena si nota l’attrito di processi manuali inefficienti.
Approfondiamo le nozioni di base del software di approvvigionamento e scopriamo i migliori strumenti in questo dominio.
Sommario:
Che cos’è il software per gli acquisti?
Approvvigionamento significa trovare e acquisire i beni e i servizi di cui un’azienda ha bisogno. Pertanto, il software di approvvigionamento si riferisce a una soluzione aziendale che automatizza diverse fasi del processo di approvvigionamento.
Che si tratti di analizzare le spese, gestire i contratti o effettuare pagamenti, tali strumenti possono aiutarti ad avere il controllo totale su ogni operazione di processo. Questi possono anche integrarsi con varie piattaforme ERP per rendere il processo più fluido.
Inoltre, alcuni strumenti consentono anche a tutti i dipendenti di accedere ed eseguire attività da un’unità centrale con l’autorizzazione dell’utente Pepper.
Cosa fanno questi strumenti?
Un’applicazione software di approvvigionamento può svolgere diverse attività per semplificare il processo di approvvigionamento per il tuo team. I dipendenti possono ordinare acquisti da qualsiasi luogo e comunicare con i membri del team. Ecco le principali attività che questo software può eseguire:
- Genera un ordine di acquisto e verificalo
- Automatizza la trasmissione dell’ordine di acquisto elettronico
- Ricordare gli ordini di acquisto recenti e le cancellazioni
- Invia gli ordini di acquisto in sospeso al personale appropriato per ulteriori azioni
- Eseguire transazioni finanziarie e di inventario dopo l’arrivo dell’ordine
- Evita la carenza di spot mantenendo un inventario
- Raccogli dati e analizza le tendenze per la massima redditività
- Semplifica il processo di standardizzazione su diverse piattaforme
Ora, discutiamo quando si utilizzano strumenti software di approvvigionamento.
Chi utilizza il software di approvvigionamento?
Avresti bisogno di un software di approvvigionamento quando acquisti materie prime, hardware per computer, forniture per ufficio, ecc., in grandi quantità durante tutto l’anno. Pertanto, qualsiasi azienda che acquisti frequentemente forniture da fornitori di terze parti e desideri rendere trasparente il sistema di approvvigionamento.
Troverai principalmente le seguenti aziende che utilizzano strumenti di approvvigionamento:
- Produttori di beni di consumo ed elettrodomestici
- Produttori di veicoli
- e-commerce e attività commerciali al dettaglio
Ma c’è un’azienda specializzata che utilizza anche questo software, e cioè consulenti o agenzie di approvvigionamento.
La maggior parte dei marchi esternalizza le proprie operazioni di approvvigionamento a queste agenzie per comodità e convenienza. Aziende come Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture, ecc., sono leader nella consulenza in materia di approvvigionamento.
In che modo il software di approvvigionamento aiuta le aziende?
#1. Automazione degli acquisti
L’automazione dei processi aziendali è evidente in ogni dominio, compreso il procurement. È possibile automatizzare con successo l’intera operazione di approvvigionamento utilizzando il software di approvvigionamento.
Dalla scoperta del fornitore alla registrazione, dalla selezione del prodotto al controllo di qualità e, infine, alla firma dell’affare, tutto rientra in un unico software.
Nella maggior parte dei casi, lo strumento elabora automaticamente le richieste di acquisto di forniture interne. Ha solo bisogno dell’approvazione di un manager prima di inviare l’ordine di acquisto.
#2. Trasparenza negli acquisti
Gli stakeholder aziendali come manager e CFO possono esaminare le tendenze di acquisto da un software centrale. Non c’è bisogno di fare i salti mortali per ottenere rapporti sugli appalti.
Inoltre, lo strumento tiene traccia di ogni passaggio fino alla conclusione dell’accordo, garantendo una trasparenza aziendale di alto livello per evitare la corruzione.
#3. Ottimizzazione dell’approvazione
Tali strumenti sono dotati di algoritmi intelligenti per separare gli ordini di acquisto genuini dagli sprechi. Pertanto, i responsabili dell’approvazione ricevono solo richieste di acquisto autentiche per la maggior parte del tempo. Successivamente, i manager possono approvare rapidamente gli ordini di acquisto.
#4. Visibilità alla spesa
La dashboard dello strumento ti mostra istantaneamente la spesa complessiva dell’azienda per l’acquisto di materiali di consumo, chi sono i tuoi fornitori, quanto li stai pagando e così via. Ti aiuta a pianificare i progetti, risparmiare sugli acquisti non necessari, ecc.
Funzionalità da ricercare nella scelta del software di approvvigionamento
La maggior parte degli strumenti di approvvigionamento offre un set standard di funzionalità. Tuttavia, prima di acquistarne uno, assicurati che fornisca almeno le seguenti funzionalità:
- Lo strumento dovrebbe essere dotato di un dashboard di gestione dei fornitori in cui è possibile inserire nuovi fornitori o rivedere i contratti con quelli esistenti.
- Sarà conveniente se il software offre anche una funzione di scoperta del fornitore.
- Deve esserci un’utilità di gestione del rischio che bloccherà le spese non necessarie o gli ordini di acquisto errati.
- Il tuo strumento di approvvigionamento deve essere dotato di una funzionalità di controllo in modo da poter controllare gli ordini di acquisto, i pagamenti dei fornitori, ecc.
- Il miglior strumento di approvvigionamento offrirà anche una funzionalità di budget in cui è possibile inserire un budget mensile o trimestrale e mantenere gli acquisti all’interno di tale cifra.
- Dovrebbe esserci anche una funzionalità di comunicazione che avviserà l’utente del software di nuovi ordini di acquisto, fatture, ordini scaduti, ecc.
- È positivo se l’app offre una versione mobile per il monitoraggio della spesa, l’approvazione degli ordini, la finalizzazione delle trattative e altro ancora.
- Un software di approvvigionamento affidabile dovrebbe consentire di impostare la politica aziendale sugli acquisti.
- Infine, lo strumento deve consentire ai rappresentanti dell’approvvigionamento di creare flussi di lavoro di approvvigionamento personalizzati se il software non dispone di modelli per determinati scenari di acquisto.
Ora che conosci il concetto di questo strumento e le attività che può eseguire, dai un’occhiata alle migliori applicazioni software di procurement che le PMI possono utilizzare.
Precoro
Se fai parte di un team piccolo o medio, Precoro può aiutarti nella razionalizzazione del processo di acquisto e nell’eliminazione del lavoro manuale. Ti fa risparmiare tempo e denaro preziosi e ti consente di concentrarti su questioni più urgenti.
Questo software innovativo e incredibilmente veloce può ottimizzare il sistema procure-to-pay della tua organizzazione per una migliore efficienza lavorativa. Gestisce in modo efficiente le attività coinvolte nel processo di acquisto, come la richiesta, l’ordinazione e la fatturazione.
Inoltre, Precoro migliora il tuo sistema di acquisto migliorando il flusso di lavoro di approvazione. Le fasi del flusso di lavoro come il processo di richiesta, gli ordini di acquisto, l’approvazione, la fatturazione e la gestione delle fatture possono essere eseguite elettronicamente con questo strumento.
L’applicazione semplifica inoltre il controllo del processo, l’approvazione e l’analisi delle spese in movimento.
Utilizzando questa soluzione affidabile, le aziende possono avere rapporti regolari e analisi dei dati. I report dettagliati e completi coprono tutti i processi del diagramma di flusso e i dati di approvvigionamento.
Inoltre, questi report consentono di tenere traccia e risolvere gli errori, personalizzare i formati dei report per le parti interessate ed esportare dati in tempo reale per analisi contabili e finanziarie.
KissFlow
Vuoi avere il controllo sul processo procure-to-pay ma con sufficiente flessibilità? Kissflow te lo consente con la sua soluzione semplice e personalizzabile. Per le richieste di acquisto, offre moduli fluidi in modo da poter raccogliere, approvare e tracciare le richieste di acquisto.
Una volta approvata una richiesta, genera automaticamente ordini ed emette PO. Per la gestione dei fornitori, questo strumento offre un portale efficiente per l’onboarding, la gestione e la manutenzione dei fornitori.
Quando utilizzi questa applicazione, diventa possibile approvare le fatture in movimento. Supporta inoltre l’abbinamento automatico a tre vie, il controllo delle fatture con i contratti, gli ordini di acquisto e le schede di iscrizione ai servizi.
Kissflow può anche generare approfondimenti basati sui dati e fruibili su tendenze di acquisto, spese e prestazioni dei fornitori. Utilizzando questo software, gli utenti possono anche generare report istantanei che includono parametri personalizzabili.
Supporta inoltre una perfetta integrazione con vari strumenti di terze parti. Sbarazzati di qualsiasi ridondanza utilizzandolo con varie applicazioni ERP e finanziarie, tra cui Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP e NetSuite. Questa soluzione ti consente anche di utilizzare potenti plug-in e API.
Procura di squadra
Come PMI, è giunto il momento di semplificare il processo di approvvigionamento con Team Procure. Tuttavia, questo software può soddisfare anche le esigenze delle imprese che si occupano di complesse operazioni di approvvigionamento a livello internazionale.
Questa singola piattaforma basata su cloud è in grado di gestire tutte le approvazioni, gli ordini di acquisto e l’inventario. Quando si tratta di richieste di acquisto, la soluzione può ordinarle in base a budget, reparto e gravità. Da queste richieste, gli utenti possono anche generare ordini di acquisto e monitorare i programmi di consegna.
Team Procure offre anche una funzione di matrice dei prezzi, utilizzando la quale le aziende possono gestire le offerte fatte da più fornitori acquistati dall’offerente più basso. Poiché diverse organizzazioni hanno esigenze diverse, consente alle organizzazioni di creare flussi di lavoro di approvazione personalizzati.
Qui, l’onboarding di fornitori e venditori è facile. Inoltre, ha KPI integrati per il monitoraggio delle prestazioni. Anche se disponi di magazzini in più sedi, questo strumento ti aiuta ad avere un sistema di gestione del magazzino integrato. Puoi persino integrare il suo servizio nel tuo sistema esistente tramite API personalizzate.
Approvvigionamento Express
ProcurementExpress è un software di approvvigionamento ideale in grado di semplificare tutti i relativi flussi di lavoro. Ti aiuta anche a eliminare lunghi processi manuali, tracce cartacee e possibili incidenti di frode.
Il suo innovativo sistema di approvazione consente di impostare le spese massime e determinare le catene di approvazione. Le aziende possono anche assegnare livelli di approvazione predeterminati a diversi dipendenti. Inoltre, le organizzazioni possono personalizzare e automatizzare tutte le fasi di una catena di approvazione per ottimizzare l’efficienza.
L’applicazione ti consente di creare ordini di acquisto rapidi e accurati in base al tuo rapporto con i singoli fornitori. Puoi includere i campi e i menu a discesa necessari per creare PO professionali e contestuali.
In base alla struttura finanziaria della tua azienda, puoi allocare i costi in diverse località per evitare spese eccessive. Utilizzando la funzione di reportistica in-app, gli utenti possono anche analizzare i dettagli completi delle spese. Inoltre, la soluzione può creare budget per diversi progetti e reparti.
Procurare
Dì addio ai processi cartacei, all’approvazione lenta e alle soluzioni complesse con Procurify. Questo software proattivo per la gestione delle spese offre visibilità e controllo completi sulle spese aziendali.
Utilizzando questo strumento, diventa possibile approvare tutti gli ordini di acquisto da un’unica posizione. Qui puoi anche visualizzare la spesa in tempo reale rispetto ai budget. Offre anche carte di spesa fisiche e virtuali per una spesa senza interruzioni.
Procurify supporta anche la creazione di un flusso di lavoro per l’automazione e il monitoraggio di ogni fase del percorso di acquisto. Puoi anche impostare l’autorizzazione all’acquisto in base al dipartimento e alla posizione. La possibilità di ordinare tutti gli ordini per un fornitore è un’altra caratteristica evidenziata di questo strumento.
L’app può eseguire l’analisi delle prestazioni del fornitore in modo da poter prendere decisioni aziendali e di acquisto informate. Qui puoi importare elementi e dettagli del catalogo, comprese le immagini.
Questa soluzione si integra direttamente con le tue applicazioni aziendali preferite come Amazon Business, Oracle, Quickbooks e Slack.
Coppa
Coupa è una piattaforma che ti fornisce la visibilità e il controllo della spesa necessari per gestire il processo di approvvigionamento. La scelta di questa soluzione per la tua azienda significa che puoi procurarti con la facilità degli acquisti dei consumatori risparmiando tempo prezioso ai tuoi dipendenti.
Le caratteristiche principali di questa applicazione sono:
- Semplificazione delle richieste di acquisto e dei processi di ordine
- Monitoraggio dell’ordine di acquisto in tempo reale
- Avvisi per prezzi scontati e altri vantaggi
- Moduli flessibili per l’inserimento dei dati per i servizi basati su SOW
- Dashboard per la gestione del budget in tempo reale
Inoltre, lo strumento supporta l’approvazione tramite e-mail e telefoni cellulari. Inoltre, le aziende possono utilizzarlo per la gestione dell’inventario e dei contratti.
Bellwether
Con Bellwether, puoi rendere il processo di approvvigionamento trasparente e rapido. Ti aiuta a eliminare le approvazioni verbali e le lunghe comunicazioni tramite e-mail e telefonate.
Questo software consente di impostare richieste, ordini di acquisto e fatture con il minimo sforzo e tempo. Funzionalità come il flusso di lavoro avanzato e il budgeting garantiscono maggiore visibilità e controllo sulla spesa.
Questo strumento basato su cloud offre la flessibilità e la personalizzazione necessarie per le tue esigenze. Se la tua azienda ha bisogno di più lingue o campi personalizzati, Bellwether può fornirtelo. Inoltre, ti consente di accedere all’applicazione fuori sede.
PairSoft
PairSoft è un software intuitivo che le aziende possono utilizzare per automatizzare il flusso di lavoro attraverso il processo P2P. È anche utile per ottenere visibilità sulla spesa e avere un buon rapporto con fornitori e venditori.
Il software può essere implementato rapidamente sul sistema o sull’ERP esistente e utilizzato con facilità. Ti consente di gestire gli ordini di acquisto semplificando l’intero processo. Ottieni anche informazioni complete sulla spesa in tutte le categorie.
PairSoft può anche facilitare la comunicazione in tempo reale tra aziende e fornitori. L’elaborazione e la convalida delle fatture sono altre attività di automazione che puoi eseguire con questo software. Supporta anche analisi e reportistica.
Parole finali
In questa era di digitalizzazione, è difficile per le aziende gestire il proprio processo di approvvigionamento senza alcun software o soluzione automatizzata. Questi strumenti possono aprire diverse nuove opportunità in ogni fase di questo processo.
Inoltre, le applicazioni garantiscono un’efficienza ottimale anche in caso di espansione della propria attività. Consulta l’elenco dei migliori software di approvvigionamento per selezionare il più adatto alle tue esigenze. Inoltre, puoi esaminare le caratteristiche essenziali che dovrebbe avere uno strumento robusto per l’approvvigionamento automatizzato.
Come PMI, potresti anche voler conoscere i migliori strumenti di gestione dei documenti.