L’Importanza degli Scanner per Ricevute: Guida all’Efficienza Finanziaria
Che tu stia gestendo le finanze di una grande impresa o di una piccola attività, monitorare dove finiscono i tuoi soldi è fondamentale. In questo contesto, dotarsi di uno scanner per ricevute si rivela una scelta estremamente vantaggiosa.
Le ricevute, spesso frutto di acquisti di beni o servizi, tendono a smarrirsi facilmente, sommerse in un caos di documenti cartacei. Inoltre, il rischio di danneggiamento o distruzione delle ricevute fisiche è sempre presente.
Convertire le ricevute e i documenti cartacei in file digitali può risolvere questi problemi. Uno scanner per ricevute è lo strumento ideale per questa trasformazione, offrendo anche servizi di archiviazione cloud che permettono di organizzare e recuperare i documenti da qualsiasi luogo.
Questo articolo esplorerà tutto ciò che c’è da sapere sugli scanner per ricevute, dai loro vantaggi alle funzionalità da ricercare. Iniziamo!
Cosa Sono le App per Scanner di Ricevute?
Le app per scanner di ricevute consentono di fotografare le ricevute cartacee e convertirle in copie digitali, facilmente accessibili tramite archiviazione cloud condivisa. Ma cosa fa esattamente uno scanner per ricevute?
Un’app per scanner di ricevute è un’applicazione per smartphone che permette al personale di acquisire le ricevute utilizzando il proprio dispositivo mobile. Per ridurre la quantità di scartoffie, molte aziende stanno adottando scanner di ricevute per la gestione delle spese aziendali, spesso in combinazione con software OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri).
La Tua Azienda Ha Bisogno di un Software di Scansione delle Ricevute?
È essenziale valutare il valore che uno scanner per ricevute può portare alla tua attività. Il modo più ovvio per determinare se la tua azienda dovrebbe dotarsi di un’app per scanner di ricevute è analizzare la frequenza e la complessità del sistema di rimborso.
Esamina i dati relativi alle spese aziendali passate e al coinvolgimento dei dipendenti. Chiedi ai tuoi collaboratori se ritengono che uno strumento di questo tipo possa semplificare il loro lavoro.
Soprattutto, consulta il personale finanziario, che si occupa quotidianamente di rimborsi e questioni relative alle spese. L’app per scanner di ricevute può giovare a tutta l’azienda, riducendo la mole di lavoro manuale necessaria per la gestione dei dati di rimborso e delle spese.
Vantaggi dell’Utilizzo di un’App di Scansione delle Ricevute
Il metodo tradizionale di gestione dei rimborsi è un processo dispendioso in termini di tempo, sia per i dipendenti che per il personale finanziario, ed è anche soggetto a numerosi errori. Inoltre, in caso di smarrimento delle ricevute, il rimborso delle spese diventa un problema.
È qui che un’app per scanner di ricevute può fare la differenza. Permette ai dipendenti di inviare rapidamente le ricevute in formato digitale. Gli algoritmi di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) integrati nell’app riducono il rischio di errori umani che possono verificarsi durante l’inserimento manuale dei dati.
Uno scanner per ricevute può essere di grande aiuto anche per il dipartimento finanziario, che non dovrà più inseguire i dipendenti per ottenere le ricevute.
Gli scanner per ricevute sono disponibili in diverse configurazioni, da quelle fisiche (scanner per computer e dispositivi mobili) a quelle digitali (come app e software online). Poiché si tratta di un investimento, è importante conoscere le caratteristiche essenziali che i migliori scanner offrono prima di procedere all’acquisto.
Ecco un elenco delle caratteristiche chiave da considerare nella scelta di uno scanner per ricevute. Non è detto che tu abbia bisogno di tutte, ma questi consigli ti aiuteranno a trovare quello più adatto alle tue esigenze.
Caratteristiche di uno Scanner per Ricevute
Ogni azienda ha esigenze uniche per quanto riguarda il monitoraggio delle ricevute. Assicurati che l’app che scegli sia in grado di soddisfare le necessità della tua attività. La vasta gamma di alternative disponibili sul mercato può rendere difficile la scelta.
Ecco un breve riepilogo degli aspetti critici da considerare nella scelta di un’app per la gestione delle ricevute.
Adattabilità
Se hai bisogno di monitorare le spese di collaboratori o appaltatori, potrebbe esserti utile uno scanner portatile. Questo può assumere la forma di uno scanner tascabile.
Anche le dimensioni dello scanner sono importanti per la portabilità. Opta per un dispositivo leggero e sufficientemente piccolo da entrare comodamente in una borsa o valigetta.
Disponibilità Online
Uno scanner per ricevute che possa essere utilizzato online, offrendo quindi la massima mobilità, è un vantaggio. La possibilità di collegarsi rapidamente al software di contabilità velocizza il tuo processo di gestione. Inoltre, potrai recuperare le tue ricevute ovunque e in qualsiasi momento.
Spazio di Archiviazione e Sicurezza
Sia che tu opti per un’archiviazione cloud fisica o digitale, è importante valutare i limiti del tuo scanner per ricevute. Scansionerai le ricevute quotidianamente o settimanalmente? Lo userai solo in rare occasioni o per tutto l’anno? Queste considerazioni ti aiuteranno a capire la quantità di spazio di archiviazione necessaria, sia nel software dello scanner che in un’unità esterna.
Non trascurare la sicurezza dell’ambiente di archiviazione. Assicurati che tutte le ricevute e i documenti siano protetti da più livelli di sicurezza.
Le ricevute e i documenti cartacei possono essere facilmente danneggiati o distrutti, mentre i dati digitali possono finire nelle mani sbagliate se non vengono adottate adeguate misure di protezione.
Velocità
La scansione delle ricevute per le note spese è una delle attività più noiose per un’azienda. Solitamente si cerca di completare questo lavoro il più rapidamente possibile, e uno scanner per ricevute veloce può essere di grande aiuto. Alcuni scanner sono in grado di acquisire un’immagine dei tuoi documenti in appena 7,5 secondi, semplificando la scansione di più ricevute contemporaneamente.
Formati di File
Le tue ricevute potrebbero dover essere formattate in un formato specifico, a seconda dell’uso che ne devi fare. Il tuo commercialista potrebbe chiederti di scansionare o caricare tutte le ricevute in formato PDF, mentre il tuo software di gestione delle spese potrebbe accettare solo immagini JPEG. Verifica i formati di file supportati dallo scanner per ricevute, per evitare di doverli convertire manualmente in seguito.
Esportabilità
Infine, assicurati che lo scanner sia in grado di gestire l’intero flusso di lavoro dopo la scansione delle ricevute. Le salverai nel cloud? Le invierai a qualcun altro? Lo scanner per ricevute deve essere in grado di trasferire i documenti scansionati senza problemi.
Ora che conosci le caratteristiche essenziali di uno scanner per ricevute, vediamo quali sono le migliori app disponibili sul mercato.
Ricevute Ordinate
Neat Receipts è uno strumento di organizzazione intelligente e uno scanner portatile. Puoi scansionare ricevute, biglietti da visita e documenti ovunque ti trovi. Il software rileva, recupera e organizza automaticamente i dati pertinenti.
Caratteristiche:
- Lo scanner portatile NeatReceipts è leggero e compatto, ideale da portare in una valigetta, uno zaino o un bagaglio a mano. Inoltre, non richiede alimentazione CA; si collega via USB al computer.
- Viene alimentato direttamente dal tuo computer tramite USB.
- Neat scansiona ed estrae i dati da tutti i documenti digitalizzandoli.
- Con i dati delle ricevute, puoi creare report fiscali o di spesa, esportare in Excel o sincronizzare i contatti con Outlook o Rubrica rapidamente.
- Offre una prova gratuita di 30 giorni di NeatCloud, che permette di sincronizzare e fare il backup dei file Neat e di visualizzarli da qualsiasi browser o dispositivo mobile.
Inoltre, durante l’abbonamento a NeatCloud, riceverai NeatCare, un servizio di assistenza aggiuntiva e una copertura contro i danni accidentali per il tuo NeatDesk.
Dext
Dext prepara e raccoglie la tua documentazione con una precisione del 99% e la elabora immediatamente nel tuo software di contabilità, consentendoti di dedicare più tempo alle attività di valore.
Caratteristiche:
- Dext Prepare è una soluzione semplice per organizzare e digitalizzare tutti i tuoi documenti.
- Invia una ricevuta, una fattura o un estratto conto e Dext raccoglierà le informazioni necessarie, trasferendole al tuo sistema contabile. Otterrai i dati precisi che ti servono, senza doverli inserire manualmente.
Dext Prepare acquisisce ed elabora i dati con grande accuratezza, prima di integrarli nel tuo sistema contabile. Il tuo team potrà così concentrarsi su attività più importanti, con la certezza di lavorare con i migliori strumenti.
ShoeBoxed
Se cerchi una soluzione affidabile per l’archiviazione delle ricevute fiscali digitali, ShoeBoxed è l’app per scanner di ricevute ideale. Ti aiuterà a semplificare la gestione delle ricevute.
Caratteristiche:
- Semplifica le attività di contabilità quotidiana.
- Offre funzionalità e strumenti creati per piccole imprese, contabili e ragionieri.
- Le tue ricevute vengono trasformate in dati estratti, verificati, categorizzati, organizzati, ricercabili e modificabili, accessibili sempre e ovunque.
Inoltre, puoi creare note spese complete con le immagini delle ricevute ed esportare, condividere o stampare i tuoi dati per facilitare la preparazione delle tasse e dei rimborsi.
Spesa Facile
Easy Expense estrae informazioni essenziali come fornitore, divisione, tasse, importo e tipo di pagamento grazie alla potente elaborazione delle immagini e all’intelligenza artificiale.
Questo scanner di ricevute monitora anche le spese di carte di credito e conti bancari. Easy Expense si integra con i tuoi conti bancari e può scansionare fino a 18 mesi di transazioni, per aiutarti a individuare spese e detrazioni fiscali.
Caratteristiche:
- Funziona anche offline, ideale per l’uso in movimento.
- Il modo più veloce per acquisire, ritagliare e tenere traccia delle ricevute.
- Sincronizzazione cloud automatica per non perdere mai una ricevuta.
- Classificazione intelligente per massimizzare le detrazioni.
- Transazioni di revisione in blocco.
Easy Expense permette anche la sincronizzazione in tempo reale tra gli utenti, con la possibilità di impostare diversi livelli di autorizzazione per la visualizzazione delle informazioni.
Gestione delle Spese
Uno strumento di monitoraggio delle spese come Expense Management, che offre la scansione illimitata delle ricevute, il monitoraggio del chilometraggio e il rimborso rapido, può essere di grande aiuto per la gestione del tuo sistema contabile.
Caratteristiche:
- Tenere traccia e organizzare le ricevute durante i viaggi o il lavoro da remoto può essere difficile e comportare la perdita di documenti.
- Questa app permette di scansionare le ricevute senza limiti, registrare il chilometraggio, inviare i documenti via email per l’approvazione e altro ancora.
Grazie alla funzione SmartScan, le ricevute vengono scansionate e recuperate istantaneamente, risparmiando tempo e lavoro.
Ricevute Intelligenti
Smart Receipts trasforma il tuo telefono in uno scanner di ricevute e in un generatore di note spese. Raccoglie le informazioni dalle ricevute e permette di creare report PDF e CSV da inviare ai tuoi account di posta elettronica.
Caratteristiche:
- Report professionali per il monitoraggio del budget e per le esigenze di lavoro, creati in PDF, CSV e ZIP completamente configurabili.
- Smart Receipts permette di scegliere tra oltre 20 diversi tipi di dati predefiniti (date, prezzi, tasse, categorie di ricevute, commenti, opzioni di pagamento e così via).
Questa funzione può esserti di grande aiuto nella creazione del documento ideale, risparmiandoti innumerevoli ore di lavoro e permettendoti di concentrarti su attività più importanti.
Foreceipts
L’app Foreceipts è la soluzione ideale per la gestione delle ricevute, scelta da oltre 500.000 proprietari di aziende, lavoratori autonomi, agenzie e liberi professionisti in tutto il mondo.
Caratteristiche:
- Fotografa le tue ricevute cartacee o invia le ricevute digitali a te stesso. L’app Foreceipts analizzerà istantaneamente i dati e li inserirà nel tuo registro. Puoi anche aggiungere entrate scansionando le fatture.
- Condividi i tuoi report di spesa in formato Excel o PDF con il tuo commercialista oppure utilizzali per l’archiviazione delle tasse. Ogni immagine della ricevuta viene conservata, garantendoti protezione in caso di verifica.
L’app offre categorie di spesa aziendale preimpostate per gli Stati Uniti e il Canada, per facilitare la dichiarazione dei redditi. Puoi anche modificare le categorie secondo le tue esigenze.
Veryfi
L’app di acquisizione ed estrazione dati OCR più veloce e sicura per ricevute, fatture e fatture. Elimina l’inserimento manuale dei dati e la contabilità, risparmiando ore di lavoro ogni settimana. Veryfi recupera fornitori, pagamenti, importi totali, tasse e persino voci pubblicitarie in pochi secondi.
Caratteristiche:
- L’API OCR di Veryfi estrae, classifica e migliora tutte le informazioni da record di acquisto, fatture e fatture, fino a voci pubblicitarie (dati di acquisto a livello di SKU), eliminando la necessità di script o interventi manuali.
- L’API OCR di Veryfi offre una delle piattaforme più potenti e sofisticate per l’estrazione di dati OCR (Riconoscimento Ottico dei Caratteri) e ICR (Riconoscimento Intelligente dei Caratteri) attualmente disponibili.
Queste funzionalità ti permettono di superare la concorrenza e offrire ai tuoi clienti i migliori servizi possibili.
Come Scegliere l’App per Ricevute Più Appropriata?
Tenere le ricevute ben organizzate è uno dei modi più semplici per evitare lo stress della stagione fiscale. Gli strumenti che abbiamo menzionato rendono questa attività accessibile, senza bisogno di conservare centinaia di piccoli fogli di carta.
Ogni volta che scegli un’app, considera le tue esigenze individuali come libero professionista o imprenditore. Pensa a:
- Quante persone devi controllare?
- Di quanti clienti ti occupi?
- Quanti acquisti aziendali fai ogni mese?
- Con quale frequenza e dove viaggi per lavoro?
A seconda delle tue circostanze, potresti aver bisogno di più strumenti per personalizzare il tuo sistema di monitoraggio delle ricevute.
Conclusione
È importante tenere traccia delle spese aziendali in modo organizzato, per non rischiare di perdere il diritto al rimborso. In caso contrario, il denaro non sarà disponibile fino al successivo ciclo di pagamento.
Esistono diversi tipi di software che possono essere utilizzati come scanner di ricevute. Ciascuno di essi semplifica questo processo offrendo funzionalità e servizi sempre migliori. In conclusione, le migliori app di scansione delle ricevute elencate in questo articolo meritano sicuramente di essere prese in considerazione. Se non lo hai ancora fatto, dovresti assolutamente provarne una!
Puoi anche approfondire la conoscenza dei migliori software per il monitoraggio/gestione delle spese per i proprietari di piccole e medie imprese.