Sia che tu stia cercando di gestire le finanze della tua azienda, devi essere consapevole di dove stanno andando i tuoi soldi. Di conseguenza, avere uno scanner per ricevute è la cosa migliore per cui si potrebbe optare.
Le ricevute di qualsiasi merce o prodotto che acquisti dai negozi tendono a essere smarrite, sia in un oceano di documenti che in un guazzabuglio di carte. D’altra parte, è più probabile che le carte fisiche vengano danneggiate o distrutte.
La conversione di ricevute e documenti stampati in file digitali potrebbe risolvere questi problemi e uno scanner per ricevute è uno strumento ideale per l’attività. Alcuni scanner di ricevute offrono servizi Internet che consentono di organizzare e recuperare le ricevute da qualsiasi luogo.
Questo articolo discuterà ciò che devi sapere sugli scanner per ricevute. Quindi, senza ulteriori indugi, iniziamo.
Sommario:
Cosa sono le app per scanner di ricevute?
Le app per scanner di ricevute ti consentono di scattare foto delle tue ricevute fisiche e di trasformarle in copie digitali che puoi ottenere facilmente dall’archiviazione cloud condivisa. Prima di andare oltre, impariamo cosa fa uno scanner per ricevute.
Un’app per scanner di ricevute è un’applicazione per smartphone che consente al personale di acquisire le ricevute utilizzando i propri telefoni cellulari. Per risparmiare scartoffie, le aziende hanno iniziato a utilizzare scanner di ricevute per i costi aziendali insieme al software OCR (Optical Character Recognition).
La tua azienda ha bisogno di un software di scansione delle ricevute?
Devi esaminare il valore delle ricevute di lettura per la tua azienda. Il modo più ovvio per decidere se la tua azienda dovrebbe avere un’app per lo scanner delle ricevute è esaminare la frequenza e la complessità del sistema di rimborso della tua organizzazione.
Esaminare i dati passati sulle spese aziendali e sul coinvolgimento dei dipendenti. Chiedi ai tuoi dipendenti se ritengono che li aiuterà.
Soprattutto, parla con il personale finanziario poiché sono quelli che si occupano quotidianamente di rimborsi e problemi relativi alle spese. L’app scanner per ricevute può avvantaggiare tutto il personale aziendale riducendo la quantità di documentazione manuale necessaria per la gestione dei dati di rimborso e di costo.
Vantaggi dell’utilizzo di un’app di scansione delle ricevute
La vecchia tecnica di pagamento dei rimborsi richiede tempo sia per i dipendenti che per il personale finanziario. La procedura è anche vulnerabile a diversi errori. Sarà difficile per i dipendenti ottenere il rimborso delle spese se perdono le ricevute.
È qui che può aiutarti l’utilizzo di un’app di scansione delle ricevute. Consente al tuo personale di inviare rapidamente le ricevute in formato digitale. Gli algoritmi di riconoscimento ottico dei caratteri nell’app eliminano gli errori umani che possono verificarsi durante l’immissione diretta dei dati dalle ricevute.
Uno scanner di ricevute per la tua azienda può anche aiutare il tuo dipartimento finanziario. Con le ricevute digitali, non dovranno perseguitare i dipendenti per presentare richieste di ricevuta.
Gli scanner per ricevute sono disponibili in varie configurazioni, da quelle fisiche (scanner per computer e dispositivi mobili) a quelle digitali (ad es. app e software online). Tuttavia, poiché questo strumento è un investimento, dovresti imparare gli aspetti essenziali che offrono i migliori prima di acquistarne uno.
Ecco un elenco delle caratteristiche chiave da cercare in uno scanner per ricevute. Potresti non averne bisogno tutti, ma segui questi consigli per scegliere quello migliore per te.
Caratteristiche di uno scanner per ricevute
È noto che ogni azienda ha requisiti unici per il monitoraggio delle ricevute commerciali. Quando scegli un’app, assicurati che soddisfi le esigenze della tua azienda. Con molte alternative disponibili oggi sul mercato, potrebbe essere difficile scegliere.
Ecco un breve riassunto degli aspetti critici da considerare quando si sceglie un’app di gestione delle ricevute.
Adattabilità
Potrebbe essere necessario uno scanner di ricevute portatile quando è necessario monitorare i rapporti di spesa e le ricevute di lavoratori o appaltatori. Questo potrebbe assumere la forma di uno scanner portatile.
Anche le dimensioni dello scanner sono importanti per la portabilità. Scegli un gadget leggero e sufficientemente piccolo da stare comodamente in una valigetta o in una borsa.
Disponibilità in linea
Uno scanner di ricevute che può essere reso disponibile online, come la mobilità, è utile. Sarai in grado di collegarti con il software di contabilità molto rapidamente, accelerando il tuo processo. Di conseguenza, sarai in grado di recuperare le tue ricevute in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Spazio di archiviazione e sicurezza
Sia che tu scelga l’archiviazione cloud fisica o digitale, dovresti considerare i limiti del tuo scanner per ricevute. Scansioneresti le ricevute su base giornaliera o settimanale? Lo userai solo in rari casi o lo userai tutto l’anno? Questo potrebbe aiutarti a capire la quantità di spazio di archiviazione necessaria per il software dello scanner per ricevute o su un’unità esterna.
Non trascurare la sicurezza della struttura di stoccaggio che scegli. Dovrai assicurarti che tutte le ricevute e i documenti siano protetti da più di un livello di protezione.
Le ricevute e i documenti tradizionali possono essere fisicamente danneggiati o distrutti, ma i record digitali potrebbero finire nelle mani sbagliate se non vengono adottate adeguate precauzioni di sicurezza.
Velocità
Una delle faccende più spiacevoli che un’azienda può intraprendere è la scansione delle ricevute per le dichiarazioni di spesa. In genere, alle persone piace finire questo lavoro il prima possibile e uno scanner per ricevute fulmineo può essere d’aiuto. Alcuni scanner possono acquisire un’immagine dei tuoi documenti in appena 7,5 secondi. Ciò è utile per scansionare più ricevute contemporaneamente.
Formati di file
Le tue ricevute potrebbero essere formattate in un formato specifico in base all’uso per cui le stai utilizzando. Un commercialista può chiederti di scansionare o caricare tutte le tue ricevute come PDF, ma il tuo programma per le spese di lavoro accetta solo foto JPEG. Verifica i formati di file accettati dallo scanner per ricevute, in modo da non doverli modificare dopo averli scansionati manualmente.
Esportabilità
Infine, assicurati che lo scanner copra l’intera routine dopo aver scansionato le ricevute. Li manterrai sul cloud? Li manderai a qualcun altro? Lo scanner per ricevute deve essere in grado di trasferire facilmente i documenti scansionati.
Cerca le migliori app per scanner di ricevute sul mercato ora che conosci le funzioni essenziali di uno scanner di ricevute. Eccoci con l’elenco dei migliori.
Ricevute ordinate
Neat Receipts è uno strumento di organizzazione intelligente e uno scanner portatile. Puoi scansionare ricevute, schede a contatto e documenti in movimento utilizzando lo scanner mobile Neat Receipts, poiché il software rileva, recupera e organizza i dati pertinenti.
Caratteristiche
- Lo scanner portatile NeatReceipts è abbastanza leggero e compatto da poter essere riposto in una valigetta, nello zaino o nel bagaglio a mano. Inoltre non richiede alimentazione CA. Collegalo tramite USB al tuo computer e sei pronto per partire.
- Il tuo computer può alimentarlo tramite USB.
- Neat scansiona ed estrae i dati da tutto ciò che scansioni, ottenendo risorse digitali.
- Con i dati sulle ricevute, puoi creare rapporti fiscali o di spesa, esportare in Excel o sincronizzare i contatti utilizzando Outlook o Rubrica più rapidamente.
- Offre una prova gratuita di 30 giorni di NeatCloud, che ti consente di sincronizzare e fare il backup dei file Neat e di visualizzarli da qualsiasi browser o dispositivo mobile.
Inoltre, per tutto il tempo in cui sei abbonato a NeatCloud, riceverai NeatCare, che fornisce assistenza aggiuntiva e un’assicurazione contro i danni accidentali per il tuo NeatDesk.
Dest
Dext prepara e raccoglie la tua documentazione con una precisione del 99%, quindi la elabora immediatamente nel tuo software di contabilità. Ti permette di investire più tempo in attività che producono valore.
Caratteristiche
- Dext Prepare è una soluzione deliziosamente semplice per organizzare e digitalizzare tutti i tuoi documenti.
- Invia una ricevuta, una fattura o un estratto conto e Dext raccoglierà le informazioni desiderate e le consegnerà al tuo sistema contabile. Otterrai le cifre precise di cui hai bisogno invece di doverti sedere e inserirle fisicamente.
Dext Prepare acquisisce ed elabora i dati leader del mercato prima di pubblicarli nel tuo sistema contabile. Il programma del tuo team viene liberato per un lavoro più vitale e ricevi la certezza di avere a che fare con il meglio.
In scatola da scarpe
Se stai cercando uno spazio di archiviazione affidabile per le ricevute fiscali digitali, ShoeBoxed sarebbe un’app per scanner di ricevute ideale. Ti aiuterà a semplificare la gestione della ricevuta.
Caratteristiche
- Semplifica le attività di contabilità quotidiana.
- Esplora funzionalità e strumenti creati per piccole imprese, contabili e contabili.
- Puoi trasformare le tue ricevute in dati estratti, verificati dall’uomo, categorizzati, organizzati, ricercabili e modificabili a cui puoi accedere quando e dove vuoi.
Inoltre, puoi creare note spese complete che includono immagini delle tue ricevute ed esportare, condividere o stampare i tuoi dati per una facile preparazione o rimborso delle tasse.
Spesa facile
Easy Expense estrae informazioni essenziali come fornitore, divisione, tasse, somma e tipo di pagamento utilizzando la potente elaborazione delle immagini e l’intelligenza artificiale.
Inoltre, questo scanner di ricevute monitora senza sforzo le spese della carta di credito e del conto bancario. Easy Expense si integra con i tuoi conti bancari per scansionare fino a 18 mesi di transazioni per costi e detrazioni fiscali.
Caratteristiche
- Funziona offline, il che lo rende ideale per l’uso in movimento.
- Il modo più veloce per acquisire, ritagliare e tenere traccia delle ricevute
- Non perdere mai una ricevuta con la sincronizzazione cloud automatica.
- Auto-classificazione intelligente per massimizzare le detrazioni
- Transazioni di revisione in blocco
Utilizzando Easy Expense, puoi sincronizzare tra utenti in tempo reale tramite i permessi utente. Puoi facilmente limitare chi può vedere le informazioni rilevanti.
Gestione delle spese
Dalla scansione illimitata delle ricevute e dal monitoraggio del chilometraggio al rimborso il giorno successivo, uno strumento di monitoraggio dei costi come Expense Management può aiutarti a gestire il tuo sistema contabile.
Caratteristiche
- Tenere traccia e organizzare le ricevute quando si viaggia o si lavora in remoto può essere difficile e talvolta comportare la perdita della ricevuta.
- Puoi scansionare le ricevute senza restrizioni, registrare il tuo chilometraggio, inviarle via e-mail per l’approvazione e fare altre cose.
In combinazione con la funzione SmartScan, le tue ricevute vengono scansionate e recuperate istantaneamente, risparmiando tempo ed energia.
Ricevute intelligenti
Smart Receipts trasforma il tuo telefono in uno scanner di ricevute e in un generatore di resoconti di spesa! Raccoglie informazioni sulla ricevuta e ti consente di creare rapporti PDF e CSV che puoi inviare ai tuoi account di posta elettronica.
Caratteristiche
- È possibile creare report professionali sia per il monitoraggio del budget che per le esigenze del lavoro utilizzando report PDF, CSV e ZIP completamente configurabili.
- Smart Receipts ti consente di scegliere tra oltre 20 diversi tipi di dati predefiniti (come date, prezzi, tasse, categorie di ricevute, commenti, opzioni di pagamento e così via).
Questa funzione può essere utile per aiutarti a creare il documento ideale, facendoti risparmiare innumerevoli ore di lavoro e permettendoti di concentrarti su cose che sono più vitali per te.
Anticipazioni
L’app Foreceipts è la soluzione ideale per la gestione delle ricevute, con oltre 500.000 proprietari di aziende, lavoratori autonomi, agenzie e liberi professionisti che la utilizzano in tutto il mondo.
Caratteristiche
- Scatta foto delle tue ricevute cartacee o invia le tue ricevute digitali a te stesso. L’app Foreceipts analizzerà istantaneamente i dati sulle tue ricevute e li inserirà nel tuo libro. Puoi anche aggiungere entrate scansionando le tue fatture.
- Condividi i tuoi rapporti di spesa in Excel o PDF con il tuo commercialista o usali per archiviare le tue tasse. Ciascuna delle tue immagini di ricevuta viene archiviata, quindi sei protetto in caso di verifica.
Hanno stabilito categorie di spesa aziendale per gli Stati Uniti e il Canada, quindi la tua nota spese di fine anno soddisferà adeguatamente i requisiti di dichiarazione dei redditi. Puoi anche modificare le categorie secondo necessità.
Moltofi
L’app di acquisizione ed estrazione dati OCR più veloce e sicura al mondo per ricevute, fatture e fatture è qui. Sbarazzarsi di input di dati e contabilità; risparmiare ore ogni settimana. Veryfi recupera fornitori, pagamenti, totali, tasse e persino elementi pubblicitari in pochi secondi.
Caratteristiche
- L’API OCR di Veryfi estrae, classifica e migliora tutte le informazioni da record di acquisto, fatture e fatture non organizzati dei consumatori fino agli elementi pubblicitari (dati di acquisto a livello di SKU) su larga scala, eliminando la necessità di script o persone nel ciclo.
- L’API OCR di Veryfi ti offre una delle piattaforme API di estrazione dati OCR (Optical Character Recognition) e ICR (Intelligent Character Recognition) più influenti e sofisticate attualmente disponibili.
Queste funzionalità ti permetteranno di superare la concorrenza e offrire ai tuoi utenti i migliori servizi possibili nell’intero mercato.
Come scegliere l’app per ricevute più appropriata?
Tenere le ricevute correttamente organizzate è uno dei modi più semplici per evitare lo stress della stagione fiscale. Gli strumenti che abbiamo menzionato lo rendono accessibile senza la necessità di conservare centinaia di piccoli foglietti di carta.
Considera le tue esigenze individuali come libero professionista o imprenditore ogni volta che ne accetti uno. Pensa a quanto segue:
- Quante persone controlli?
- Di quanti clienti ti occupi?
- Quanti acquisti commerciali fai ogni mese?
- Con quale frequenza e dove viaggi per lavoro?
A seconda delle circostanze, potresti aver bisogno di più strumenti per personalizzare il tuo sistema di monitoraggio delle ricevute.
Conclusione
Devi tenere traccia delle tue spese d’ufficio organizzate in modo da non perdere il diritto al rimborso. In caso contrario, il denaro non sarà disponibile fino al prossimo ciclo di pagamento.
Quindi, molti diversi tipi di software possono essere utilizzati come scanner di ricevute. Ognuno semplifica questo processo offrendo funzionalità e servizi migliori. Quindi, concludiamo. Vale la pena utilizzare le migliori app di scansione delle ricevute sopra elencate. Se non l’hai già fatto, dovresti prenderne uno!
Puoi anche esplorare alcuni dei migliori software di monitoraggio/gestione delle spese per i proprietari di piccole e medie imprese.