Software ed e-mail sono un potente binomio che ha rivoluzionato le operazioni delle aziende, spingendole verso processi più integrati, efficienti e semplificati.
La potenza di una casella di posta elettronica semplice ma efficiente è incredibile e determina la qualità dell’assistenza clienti. Tuttavia, quando la stessa casella di posta viene utilizzata da più persone per leggere, gestire, rispondere ed eliminare le conversazioni dei clienti, le cose possono facilmente sfuggire al controllo.
Pertanto, gli strumenti di gestione della posta elettronica del team sono diventati un requisito fondamentale per il successo del servizio clienti di posta elettronica.
Questo articolo condivide alcuni degli strumenti della Posta in arrivo meglio condivisi per aiutarti a sfruttare al meglio le Poste in arrivo del tuo team e mantenerle ordinate.
Iniziamo con una breve discussione sulle caselle di posta condivise.
Sommario:
Che cos’è una casella di posta condivisa e come funziona?
Più utenti utilizzano una casella di posta elettronica condivisa per controllare e rispondere alle e-mail in arrivo e gestire le conversazioni dei clienti. Puoi usarli per un calendario comune, consentendo ai tuoi team di pianificare e visualizzare i turni di lavoro o le ferie e l’assistenza clienti.
A differenza dell’e-mail aziendale tradizionale, una casella di posta condivisa non ha ID utente e password. Quindi, non puoi accedervi direttamente e richiedere l’autorizzazione di accesso concessa dall’amministratore. Questa autorizzazione varia, ad esempio “Accesso completo” o “Invia come”. Una volta ottenuto l’accesso, puoi accedere alla tua casella di posta privata e accedere alla casella di posta del team. L’accesso potrebbe anche variare tra i diversi fornitori di software.
I tre tipi comuni di autorizzazioni di accesso sono:
- Accesso completo: puoi accedere alla casella di posta condivisa e agire come proprietario.
- Invia come: puoi impersonare la posta in arrivo e inviare e-mail.
- Invia per conto: puoi inviare un’e-mail per conto della casella di posta condivisa.
Perché hai bisogno di un software per la posta in arrivo condivisa?
Quando hai un piccolo team, il numero di persone che accedono alle tue caselle di supporto è piccolo e non c’è confusione. Le code di inoltro non sono eccessive e le possibilità che un’e-mail passi inosservata per giorni sono trascurabili.
Tuttavia, man mano che la tua attività cresce, i problemi di comunicazione diventano dilaganti e le persone tendono a trascurare le e-mail che pensano possano essere gestite da altri. Conversazioni dimenticate, e-mail fuori posto e risposte duplicate sono alcuni dei principali punti deboli in questi casi. Gli agenti di supporto diventano anche timidi sul lavoro pensando che possono lasciare che gli altri rispondano a questo particolare messaggio o aspettare che gli altri raggiungano.
Alcuni altri problemi includono:
- Ruoli e responsabilità: nessuna regola per “chi” lavora su “quale” email
- Proprietà diffusa: tutti pensano che qualcun altro risponderà
- Nessuna visibilità sulle cose: assenza di dati rilevanti su ciascun agente di supporto e sulle loro prestazioni
Quindi, il software di posta in arrivo condiviso!
Funzionalità del software Posta in arrivo condivisa
Ecco le straordinarie caratteristiche dell’utilizzo di una casella di posta condivisa, questo ti aiuterà a prendere una decisione migliore:
Gestione della posta elettronica del team
Il software della posta in arrivo condivisa offre una gestione semplice degli indirizzi e-mail di supporto, ad esempio [email protected], [email protected], [email protected]ecc. Ciò migliora anche la trasparenza poiché non è necessario passare da una schermata all’altra o accedere a più account per rispondere alle e-mail.
Inoltre, hai una visione centralizzata di tutte le caselle di posta cruciali che ti consentono di rispondere alle domande in modo rapido ed efficiente. Puoi anche assegnare ruoli, evitare e-mail abbandonate e astenersi dall’invio di risposte duplicate.
Discussione interna
Una caratteristica importante di un software di posta in arrivo condivisa è il sistema di discussione interna o “note” che consente di condividere informazioni importanti su un’e-mail sotto forma di note o commenti. Consente di personalizzare le e-mail in una casella di posta condivisa, fa risparmiare tempo per la ricerca contestuale e aumenta l’efficienza.
Quindi, tutti gli utenti possono parlare tra loro tramite note interne senza dover inoltrare e-mail avanti e indietro.
Evita la collisione dell’agente e la confusione nella posta in arrivo
Una collisione tra agenti si verifica quando due membri del team rispondono alla stessa richiesta del cliente e offrono una soluzione diversa. Ciò influisce sulla credibilità del tuo sistema di supporto. Il software di gestione della posta elettronica condivisa consente di evitare questa confusione convertendo automaticamente le e-mail in arrivo in ticket di supporto assegnati a diversi agenti tramite regole di routing. Questa assegnazione può anche essere manuale.
Risposte automatiche e modelli
La maggior parte degli strumenti della Posta in arrivo condivisa offre risposte e modelli predefiniti. Puoi usarli per offrire risposte rapide e per affrontare domande simili. Queste risposte automatiche e risposte predefinite aumentano la coerenza e consentono ai membri del tuo team di risolvere istantaneamente i problemi comuni dei clienti.
Di seguito è riportato l’elenco degli strumenti di posta in arrivo meglio condivisi che offrono eccellenti funzionalità di gestione della posta elettronica di gruppo.
Esploriamoli rapidamente. 😎
Sportello Professionisti
Sportello Professionisti è un software intelligente ed efficiente basato su cloud con una potente funzione di posta in arrivo condivisa che ti consente di gestire le tue esigenze di supporto senza sforzo. Offre uno spazio condiviso per tutte le caselle di posta di supporto, ad esempio [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]e [email protected]eccetera.
Viene fornito con una semplice interfaccia utente simile a Gmail che ti consente di tenere traccia del numero di ticket assegnati a un agente, monitorarne le prestazioni per un periodo di tempo e offrire supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 da qualsiasi dispositivo.
Caratteristiche
- Collaborazione in team per una risoluzione più rapida dei ticket
- Interfaccia utente semplice e facile da usare
- Monitoraggio e monitoraggio degli agenti
- 24X7, sempre e ovunque, accesso
Fresco
Fresco è uno dei migliori software di gestione delle e-mail del team che offre molte funzionalità eccellenti, come la conversione automatica delle e-mail in arrivo in ticket a cui è possibile assegnare priorità, tag e assegnare in modo specifico. La collaborazione interna è presente e puoi anche ridurre al minimo il numero di risposte inviate dai tuoi agenti ottimizzando le funzionalità.
Freshdesk offre anche il rilevamento delle collisioni degli agenti e integrazioni di app per estendere le capacità delle caselle di posta condivise e dei sistemi di helpdesk.
Caratteristiche
- Filtri di rilevanza
- Biglietti di gruppo con cartellini
- Automatizza le risposte banali e ripetitive
- Visualizza in tempo reale i biglietti e le e-mail in arrivo
Trascina App
Trascina App è un altro software di gestione della posta elettronica del team che si trova all’interno della tua casella di posta privata di Gmail e ti consente di ricevere, gestire, assegnare e rispondere alle e-mail condivise in arrivo. Puoi condividere email di gruppo, come “[email protected]”, “[email protected]”, ecc. e automatizza i tuoi flussi di lavoro con regole.
Consente l’organizzazione delle e-mail in arrivo in bacheche visive e facilita la collaborazione interna tramite chat interne, note e bozze condivise. Puoi facilmente assegnare e-mail e monitorare quale agente sta lavorando su quale conversazione. Inoltre, offre una fantastica funzione di generazione di report per informazioni approfondite sui dati di clienti e dipendenti.
Flusso di posta
Flusso di posta è una casella di posta all-in-one per i team che offre spazi di lavoro flessibili. Lo strumento consente una facile condivisione della posta elettronica senza requisiti di inoltro di posta elettronica o cc agli utenti. Gli utenti possono optare per discussioni interne senza inviare thread interni ai client.
Le e-mail dei clienti si sincronizzeranno direttamente con il team, semplificando l’adattamento per ciascuno dei team, come supporto, assunzioni, vendite, project manager e sviluppatori.
Caratteristiche
- Facile collaborazione in team
- gestori di posta elettronica
- Facile tracciamento e monitoraggio e-mail
HubSpot
Punto focale è uno dei principali strumenti di posta in arrivo condivisa che ti consente di connettere tutti gli indirizzi e-mail del tuo team a una casella di posta centrale o universale per un lavoro efficiente e una collaborazione intelligente. Puoi anche collegare gli indirizzi email condivisi a Punto focale Conversations Inbox per avere una visione universale delle email in tutti i reparti ed evitare di perdere anche una sola email.
Viene fornito con regole di instradamento e strumenti di produttività, garantendo un’assegnazione efficiente dei biglietti e facilitando il follow-up senza interruzioni.
Caratteristiche
- Marchio
- Posta in arrivo universale per una visualizzazione olistica delle e-mail in tutti i reparti
- Chatbot per risposte automatiche
- Chat dal vivo e messaggistica sui social media.
Kayak
Kayak offre un potente strumento per gestire le tue email condivise in modo efficiente e senza sforzo. Offre visualizzazioni personalizzate di tutte le tue conversazioni e ti consente di taggarle per riferimenti futuri e una rapida gestione. Puoi indirizzare automaticamente le domande complesse a professionisti dell’assistenza esperti e ridurre al minimo i tempi di risposta per le domande urgenti.
Caratteristiche
- Macro e risposte predefinite
- Analytics per informazioni dettagliate sulle metriche di risposta
- Gestione delle conversazioni multicanale
- Integrazioni multiple di terze parti
Le note private consentono ai tuoi agenti di collaborare internamente, evitando collisioni di risposte e confusione nella posta in arrivo. Puoi anche ottenere una visione universale di tutte le attività dei clienti.
Aiuta Scout
Il Aiuta Scout ti consente di ricevere, risolvere, gestire e assegnare e-mail condivise in modo efficiente, tenendo a bada la confusione. Puoi organizzare tutte le richieste di supporto in un’unica coda o creare caselle di posta separate per diversi marchi, reparti e indirizzi e-mail condivisi. Facilita la collaborazione interna senza sforzo tramite note private, tag e risposte salvate. Puoi passare rapidamente tra conversazioni chat ed e-mail per vedere tutte le nuove domande in arrivo in tempo reale.
Altre funzionalità includono ricerca avanzata, visualizzazioni rapide, notifiche e valutazioni di soddisfazione, indicatori in tempo reale per il rilevamento delle collisioni, cartelle personalizzate, risposte in blocco, automazione del flusso di lavoro, ecc.
Felice Volpe
Felice Volpe ti consente di mantenere le tue caselle di posta condivise ordinate e organizzate in ogni momento senza perdere efficienza e traccia delle e-mail in arrivo. Offre una rapida migrazione delle caselle di posta del tuo gruppo, come la posta in arrivo condivisa Gmail e Outlook, ecc., nell’Help Desk di HappyFox e ti consente di sfruttare le sue funzionalità per funzionalità di supporto avanzate.
Caratteristiche
- “Compiti” e “date di scadenza” per rimanere organizzati.
- Aggiunta di abbonati al biglietto
- Avvisi di collisione
- Regole intelligenti e azioni predefinite
Una delle caratteristiche distintive è che funziona per tutti i reparti, come “[email protected]”, “[email protected]”, “[email protected]”, e “[email protected]”, ecc. Puoi distribuire il carico di lavoro come desideri utilizzando la funzione “Categorie” e creando code dei tuoi thread di posta in arrivo condivisi per risolverli in modo ordinato.
Hiver
Hiver è un esclusivo software per la posta in arrivo condivisa che consente al tuo team di collaborare all’interno di Gmail e offrire un’esperienza cliente fantastica. La dashboard della posta in arrivo condivisa si trova direttamente all’interno del tuo Gmail personale e ti consente di delegare le query in arrivo con un solo clic. Puoi scrivere note private e condividerle istantaneamente con il tuo team per una collaborazione senza interruzioni.
Caratteristiche
- Proprietà dell’e-mail e stato dell’e-mail
- Collaborazione interna istantanea dalla posta in arrivo personale di Gmail
- Flussi di lavoro automatizzati e sondaggi sulla soddisfazione dei clienti
- Approfondimenti utili sulle violazioni degli SLA e sulla distribuzione del carico di lavoro
Puoi anche tenere traccia delle metriche chiave e delle prestazioni degli agenti da un’unica dashboard. Hiver offre anche modelli di email per fornire risposte più rapide. Ti consente anche di convertire il tuo account Gmail in un help desk. Puoi anche migrare a Gmail powered by Hiver per una transizione senza sforzo.
Scanalatura
GrooveHQ è uno degli strumenti di posta in arrivo meglio condivisi per le aziende attualmente in fase di ridimensionamento e alla ricerca di una transizione senza sforzo. Ti aiuta a tenere facilmente traccia di tutto e a gestire l’intera casella di posta condivisa. Tutte le comunicazioni con i clienti in arrivo, come e-mail, chat, messaggi sui social media, conversazioni telefoniche, ecc., arrivano in un unico posto.
Puoi assegnare biglietti a membri del team specifici, collaborare su note private, coinvolgere i membri del team tramite “@menzioni” e affrontare il rilevamento delle collisioni. Le sue straordinarie funzionalità di reporting e monitoraggio ti consentono di ottenere il massimo dalle tue risorse.
SupportBee
SupportBee è uno strumento di collaborazione e-mail efficace con un’interfaccia e-mail familiare e offre funzionalità di collaborazione impeccabili. Puoi assegnare ticket ad agenti o team specifici, commentarli e discuterli come e quando richiesto. I tuoi agenti possono condividere le bozze di risposta per esaminarle prima di inviarle a un cliente.
SupportBee vanta un’importazione fulminea delle e-mail in arrivo e ha una funzione di aggiornamento automatico che non richiede un aggiornamento manuale. Esistono tre categorie di biglietti: con risposta, senza risposta e archiviati. Quindi, puoi vedere immediatamente i ticket che richiedono attenzione immediata e risolverli in base alla priorità.
Casella condivisa
Casella condivisa è un software di help desk e casella di posta condivisa basato su Slack che ti consente di gestire la comunicazione con i clienti e offrire supporto direttamente dalla dashboard di Slack. Puoi ricevere messaggi, tweet ed e-mail in Slack e collaborare anche su e-mail e account Twitter condivisi.
Ogni account ha un sito di supporto in cui i tuoi utenti possono gestire e rispondere alle comunicazioni con i clienti. Puoi anche aggiungere più email.
Strumenti della Posta in arrivo condivisa: è ora di rendere la posta elettronica più collaborativa
Gli strumenti di posta in arrivo condivisi condivisi qui fanno molto di più della semplice gestione delle caselle di posta di supporto. Risparmiano tempo, migliorano la soddisfazione dei clienti e migliorano la produttività del team del servizio clienti. Inoltre, aiutano a promuovere una cultura organizzativa trasparente e responsabile e facilitano la visibilità nell’intero sistema.
Puoi creare regole di routing, salvare le risposte per il supporto, mettere la generazione di lead sul pilota automatico creando un chatbot e dare più contesto alle tue conversazioni.
Quindi, investi in uno di questi strumenti e dai alla tua attività il giusto vantaggio!