C’è stato un cambiamento nella cultura aziendale e lavorativa negli ultimi anni. I datori di lavoro promuovono sempre più software per ufficio senza carta per facilitare un accesso rapido, conveniente e più facile alle informazioni.
Con questo tipo di ufficio, i dipendenti possono aggirare i propri impegni e le informazioni vengono distribuite più facilmente all’interno dell’organizzazione.
Con le crescenti preoccupazioni ambientali, le aziende stanno diventando sempre più dipendenti dagli uffici senza carta. Ogni anno, l’impiegato medio genera più di 2.000 libbre di rifiuti, secondo uno studio condotto dalla National Association of Office Product Suppliers (NAOP).
Spetta alle aziende aumentare i propri sforzi di riciclaggio o ridurre la quantità di rifiuti che generano.
Potresti prendere in considerazione un modello di ufficio senza carta se la tua azienda è alla ricerca di un approccio sostenibile per ridurre la produzione di rifiuti. Elimina la necessità di documenti tradizionali come lettere, rapporti e fatture utilizzando software per ufficio senza carta.
Le fotocopie e lo smistamento di pile di carta possono essere eliminate, facendo risparmiare tempo al personale amministrativo. Inoltre, le aziende possono risparmiare sulla stampa con un ufficio senza carta.
Può sembrare scoraggiante andare senza carta nel tuo ufficio, ma non è così difficile come pensi. In questa guida, spiegheremo le basi per passare senza carta e forniremo suggerimenti per iniziare.
I seguenti passaggi ti aiuteranno a organizzare il tuo ufficio e renderlo più efficiente, semplificandoti la vita sul lavoro.
Sommario:
Impatto ambientale dovuto agli uffici incentrati sulla carta
La carta è un materiale versatile che è stato utilizzato per secoli. Può essere utilizzato per vari scopi, dalla scrittura e stampa all’imballaggio e all’isolamento. Con la crescente popolarità dell’uso della carta, è essenziale essere consapevoli dell’impatto dei rifiuti sull’ambiente.
Ha un notevole impatto ambientale a causa dei suoi alti tassi di produzione e consumo. Infatti, secondo il Programma delle Nazioni Unite per l’ambiente (UNEP), l’industria della carta è una delle prime tre industrie mondiali più dannose per l’ambiente.
Gli uffici incentrati sulla carta contribuiscono al danno ambientale quando le piattaforme digitali diventano la nuova normalità.
Cos’è l’ufficio senza carta?
Gli uffici senza carta sono una tendenza popolare nel mondo degli affari, in cui i dipendenti non sono tenuti a portare con sé alcun lavoro di ufficio. Con l’ufficio senza carta, tutte le pratiche burocratiche che venivano svolte negli uffici ora possono essere eseguite elettronicamente.
Ciò riduce l’uso di carta e consente ai dipendenti di lavorare da qualsiasi parte del mondo. Un ufficio senza carta è importante per diversi motivi e probabilmente diventerà ancora più popolare nei prossimi anni.
Vantaggi dell’ufficio senza carta
Non è un segreto che la tecnologia è in continua evoluzione. Sono finiti i giorni in cui dovevamo rimescolare la carta nel nostro ufficio per rimanere organizzati.
I moderni software per ufficio senza carta possono trovare facilmente le query nei documenti più grandi in pochi secondi. Ecco perché gli uffici si stanno spostando verso un ufficio senza carta con il software per ufficio senza carta avanzato di oggi, inclusi file digitali e record elettronici.
Ecco alcuni vantaggi del motivo per cui dovresti prendere in considerazione l’adozione di un ufficio senza carta:
Migliora la comunicazione
A differenza dei vecchi tempi, quando i dipendenti dovevano aspettare ore prima che i documenti arrivassero nelle loro cassette postali, ora possono accedere alle informazioni istantaneamente quando ne hanno bisogno tramite i sistemi digitali. Ciò significa tempi di risposta più rapidi alle richieste dei clienti e una migliore comunicazione tra dipendenti e direzione.
Riduce i costi energetici
La carta richiede molta energia per la produzione e la spedizione, che si somma nel tempo. Passando all’assenza di carta, puoi ridurre il consumo energetico del tuo ufficio utilizzando documenti elettronici anziché fisici. Questo può ridurre la tua bolletta energetica della metà o più.
Risparmia tempo
Quando tutto è digitale, non è necessario copiare e incollare le informazioni da un documento all’altro.
Puoi accedere facilmente a tutte le informazioni di cui hai bisogno comodamente dalla tua scrivania senza perdere tempo a cercarle. Ciò consente di risparmiare tempo, ridurre lo stress e la pressione non necessari e assicurarti di non perdere mai quella scadenza critica.
Riduce gli sprechi
Una parte importante della riduzione degli sprechi consiste nel limitare ciò che va nella pattumiera. Andando senza carta, puoi evitare di stampare innumerevoli pezzi di carta che vengono gettati nel cestino.
Invece, archivia tutte le informazioni digitalmente sul tuo computer o in file digitali. Ciò significa meno sprechi e meno viaggi al centro di riciclaggio.
Come implementare un’idea per ufficio senza carta sul posto di lavoro?
Gestire tutta la carta che stai accumulando nel mondo digitale di oggi può essere difficile. Ma quando si implementa un ambiente senza carta, non solo rende più efficiente la tua attività, ma aiuta anche con problemi come il riciclaggio e lo stoccaggio. Ecco alcuni modi per non utilizzare la carta per la tua azienda:
# 1. Usa le piattaforme di archiviazione cloud
Il passaggio a un ufficio senza carta sta diventando sempre più popolare, ma non è privo di sfide. Una delle maggiori sfide è che molti dipendenti fanno ancora affidamento su documenti cartacei per completare il proprio lavoro.
Ciò significa che hanno bisogno di accedere a questi documenti ovunque si trovino, il che può essere un problema se sono lontani dalla loro scrivania o se il loro computer si arresta in modo anomalo.
Un modo per risolvere questo problema è utilizzare piattaforme di archiviazione cloud. Queste piattaforme consentono ai dipendenti di archiviare i propri documenti elettronicamente e di accedervi da qualsiasi dispositivo. Ciò elimina la necessità di portare con sé molti documenti cartacei e rende più facile tenere traccia di tutto ciò di cui hanno bisogno.
Un altro vantaggio dell’utilizzo di queste piattaforme è che possono aiutarti a risparmiare denaro. Se stai archiviando i tuoi documenti elettronicamente, non dovrai pagare per il loro spazio sul disco rigido. Ciò è particolarmente importante se hai molti documenti da archiviare.
Nel complesso, l’utilizzo di piattaforme di archiviazione cloud è un ottimo modo per migliorare l’efficienza del tuo ufficio senza carta. Forniscono un modo semplice per i dipendenti di accedere ai propri documenti, riducendo al minimo il loro tempo a cercarli.
#2. Implementare strumenti di comunicazione elettronica
Non è un segreto che gli strumenti di comunicazione elettronica stiano diventando sempre più comuni nei luoghi di lavoro di oggi. Gli impiegati di tutti i livelli stanno adottando questi strumenti come la posta elettronica, Microsoft Office 365 o Slack per aumentare l’efficienza e ridurre lo spreco di carta.
Uno dei vantaggi più significativi dell’utilizzo di questi strumenti è che possono aiutare a eliminare le scartoffie non necessarie. Ciò consente di risparmiare tempo ed energia e riduce il rischio di errore umano.
Inoltre, gli strumenti di comunicazione elettronica possono anche aiutare a migliorare l’efficienza e la produttività in ufficio. Consentendo ai dipendenti di condividere file e collaborare a progetti in tempo reale, questi strumenti possono aumentare l’efficienza fino al 50%.
Le aziende che hanno implementato con successo questi strumenti hanno aumentato significativamente la produttività e la soddisfazione dei dipendenti.
#3. Formare i dipendenti per quanto riguarda il software elettronico
Man mano che le aziende si spostano verso un luogo di lavoro senza carta, i dipendenti devono essere adeguatamente formati per evitare potenziali incidenti. Facendo addestrare i dipendenti su come lavorare senza documenti, puoi essere certo che possono gestire qualsiasi file o documento che deve essere archiviato elettronicamente.
Questo non solo farà risparmiare tempo e denaro alla tua attività, ma aiuterà anche il tuo team a rimanere produttivo e sicuro mentre lavora in un ambiente senza carta.
#4. Crea uno spazio di lavoro elettronico
Gli uffici senza carta stanno diventando sempre più popolari, non solo perché sono più rispettosi dell’ambiente, ma anche perché sono migliori per la produttività dei tuoi dipendenti.
La creazione di uno spazio di lavoro elettronico su misura per le tue esigenze garantisce che tutti nel tuo ufficio siano produttivi e possano concentrarsi sul proprio lavoro.
Il software per ufficio senza carta rende più facile l’assenza di carta
L’esecuzione manuale di ogni passaggio coinvolto nella creazione di uno spazio di lavoro senza carta può essere esasperante.
Inoltre, gestire un nesso così complesso di diverse applicazioni è un compito. Ecco alcuni software per ufficio senza carta realizzati su misura per consentire agli uffici di passare facilmente al modo digitale senza troppa formazione o allocazione di risorse.
Firma ora
Molte persone hanno familiarità con il tradizionale metodo cartaceo durante la firma dei documenti. Tuttavia, questo processo a volte può richiedere molto tempo e non vi è alcuna garanzia che tutte le firme siano accurate.
Per fortuna, un nuovo strumento online chiamato Sign Now semplifica il processo senza carta per la firma di documenti online.
Sign Now consente agli utenti di creare firme digitali utilizzando il proprio computer o dispositivo mobile. Una volta completata la firma, puoi salvarla su un file o condividerla con altri. Inoltre, Sign Now fornisce suggerimenti e istruzioni utili per garantire che le tue firme siano accurate e leggibili.
Il servizio è gratuito ed è accessibile da qualsiasi computer dotato di connessione internet. I documenti possono essere firmati da qualsiasi parte del mondo e non è necessario stampare o inviare via fax il documento.
Inserisci i dettagli del documento, scegli un tipo di firma e quindi invia il modulo. Il servizio creerà automaticamente una copia digitale del documento e la invierà al tuo indirizzo email.
Inoltre, questo strumento può essere utilizzato per vari scopi, come la firma di documenti online, la generazione di accordi e la negoziazione di contratti. In breve, se stai cercando un modo semplice per far firmare i tuoi documenti legali, Sign Now vale la pena provare.
Riempitore PDF
Amerai il compilatore PDF se sei un professionista impegnato con molti documenti da gestire. Questo strumento online ti consente di modificare, creare e gestire documenti in modo rapido e semplice.
Compila i campi, fai clic su Invia e le modifiche vengono salvate automaticamente. Inoltre, se devi stamparne una copia o condividerla con qualcun altro, il compilatore PDF può aiutarti a farlo anche tu.
È uno strumento versatile che può essere utilizzato per trasformare il tuo PDF statico in un’esperienza interattiva per il mittente e il destinatario.
PDF Filler ha varie funzionalità che lo rendono la scelta ideale per le persone che hanno bisogno di aggiornare o gestire rapidamente i propri file. Inoltre, è ottimo anche per le persone che hanno bisogno di automatizzare la creazione e la compilazione di documenti PDF online.
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DeskTime
Gestire il proprio tempo di lavoro e personale è difficile, ma se stai cercando un’app che ti aiuti in questo, DeskTime è uno strumento perfetto.
Con questa app, puoi facilmente tenere traccia di tutto ciò che richiede la tua attenzione con l’aiuto di un cronometro automatico. Che si tratti di ore trascorse a lavorare o di quanto tempo hai dormito la notte scorsa, questa app ha tutti i campanelli e i fischietti che ti rendono facile gestire i tuoi impegni.
DeskTime è l’app definitiva per gestire con successo la tua pianificazione e il tuo business online. L’app offre una varietà di funzionalità che la rendono lo strumento perfetto per la gestione e l’organizzazione del tempo.
L’app è scaricabile gratuitamente e non ci sono acquisti in-app. Può anche essere utilizzato per tenere traccia del proprio tempo e del tempo degli altri.
Puoi anche utilizzare questa app per gestire le tue attività commerciali online, incluso il monitoraggio dei dati di vendita e gli aggiornamenti sui social media. Questo cronometro definitivo è lo strumento perfetto per chiunque desideri migliorare la propria efficienza e produttività.
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Giuro
Le complessità dei contratti legali sono piuttosto scoraggianti, ma una soluzione digitale come Juro è l’ideale per questi casi. È uno strumento di automazione dei contratti legali che può aiutare il tuo team a semplificare la creazione, la firma e il monitoraggio dei contratti legali.
Automatizzando le attività contrattuali quotidiane, puoi risparmiare tempo e garantire l’accuratezza nella creazione del contratto. Fornisce inoltre un’interfaccia utente che semplifica l’utilizzo da parte di tutti i membri del team.
Ciò rende il processo più agevole e più accessibile per tutti i soggetti coinvolti. Inoltre, Juro si integra con diversi popolari programmi software legali, così puoi facilmente gestire e monitorare i tuoi contratti da un’unica posizione.
I vantaggi dell’utilizzo di Juro includono l’automazione del processo di creazione del contratto, il monitoraggio e il monitoraggio della conformità e l’automazione della negoziazione e dell’adempimento dei contratti.
Offre inoltre una gamma di funzionalità per aiutare le aziende a migliorare l’efficienza e l’efficacia all’interno dei loro contratti legali. Quindi, se stai cercando un modo per automatizzare il processo di creazione del contratto, non cercare oltre Juro.
Centro file
Con il numero crescente di file digitali che hai, è facile lasciarsi sopraffare dalla quantità di dati che devi gestire. Ma un modo per affrontarlo è usare uno strumento come Filecenter.
Con l’aiuto di questo strumento, puoi organizzare rapidamente i tuoi documenti e gestire tutti i tuoi file digitali, rendendoli facili da trovare.
Filecenter è un sistema di gestione dei file basato su cloud che semplifica l’accesso, la condivisione e la collaborazione ai file da qualsiasi dispositivo o posizione. Puoi accedere a questo strumento da qualsiasi computer con una connessione Internet.
Non è necessario alcun software o hardware speciale per utilizzare FileCenter. Basta aprire il sito Web e iniziare a cercare i file di cui hai bisogno. Puoi anche utilizzare questo strumento per condividere cartelle o archiviare file di grandi dimensioni sul cloud.
Se stai cercando un modo semplice per ottimizzare il tuo flusso di lavoro e aiutarti a rimanere organizzato, Filecenter è la soluzione perfetta.
File M
Se sei come la maggior parte dei knowledge worker, sei sempre alla ricerca di modi per essere più produttivo. Ma con il costante afflusso di nuove informazioni e progetti, può essere difficile tenere il passo. È qui che entra in gioco M-Files.
Questa piattaforma di gestione dei documenti basata sui metadati è progettata per aiutare i lavoratori a sbloccare il loro potenziale di produttività. La piattaforma M-Files ti consente di accedere facilmente e collaborare ai file da qualsiasi dispositivo o computer fornendo una posizione centralizzata per tutti i tuoi documenti.
Inoltre, la piattaforma M-Files offre potenti funzionalità di ricerca che ti consentono di trovare esattamente ciò che stai cercando in modo rapido e semplice.
Una delle cose migliori di M-Files è che possono aiutare le aziende ad aumentare i propri profitti. La revisione e la creazione di un M-File garantisce che tutti i dati aziendali essenziali siano organizzati e facilmente accessibili.
Ciò semplifica il monitoraggio dei tuoi progressi e il controllo delle tue finanze. Un altro grande vantaggio di M-Files è che sono privati. I tuoi dati aziendali non sono pubblicamente disponibili per essere visti da altri. Questo può proteggere la tua reputazione aziendale e preziosi segreti commerciali.
Cloudli
Le potenti soluzioni di virtualizzazione fax over IP di Cloudli ti consentono di virtualizzare le tue operazioni mantenendo al sicuro i dati critici.
Le loro soluzioni ti consentono di creare, gestire e distribuire in modo rapido e semplice macchine virtuali nel cloud senza preoccuparti dell’infrastruttura necessaria per supportarle.
Con le soluzioni Fax/IP di Cloudli, puoi inviare e ricevere fax in modo sicuro in tutto il mondo senza bisogno di una linea fax o di un apparecchio dedicato.
Cloudli offre numerosi vantaggi per le aziende che hanno bisogno di virtualizzare le proprie operazioni. In primo luogo, aiuta a consolidare l’infrastruttura e migliorare l’efficienza consentendo di eseguire più applicazioni su un unico server.
Ciò consente di risparmiare tempo e denaro, poiché non è più necessario acquistare server separati per ciascuna applicazione. Protegge anche i tuoi dati consentendoti di virtualizzare i tuoi server.
Se un server si guasta, gli altri continueranno a funzionare. Infine, Cloudli può aiutare a ridurre i costi automatizzando la comunicazione tra server e client.
Conclusione
Gli uffici senza carta stanno diventando sempre più popolari, non solo per i vantaggi ambientali, ma anche perché possono farti risparmiare un sacco di soldi.
In questa guida, abbiamo discusso dei modi in cui puoi aiutare il tuo ufficio a diventare senza carta. Abbiamo anche menzionato il miglior software paperless per aiutare il tuo ufficio a diventare paperless facilmente.
Ora puoi dare un’occhiata alle migliori soluzioni di desktop virtuale per privati e aziende.