Google Workspace: strumenti perfetti per una cultura del lavoro sicura, efficiente e collaborativa.
Remoto o meno, non puoi aspettarti il successo mentre lavori in silos. E Google Workspace (ex GSuite) è il luogo in cui lavorate insieme in tempo reale.
In base all’abbonamento, Google Workspace è un gruppo di più applicazioni, tra cui:
GmailFogliRicerca su cloudMeetDiapositiveJamboardModuli di chatAdminCalendarioSitiEndpointDriveKeepVaultDocumentiScript dell’appAnalisi di lavoro
Da sole, queste sono semplici applicazioni di cui puoi facilmente trovare sostituti. Ma insieme, possono essere il collante necessario che stavi cercando per aiutare a far funzionare la tua attività come un’unica cosa.
Innanzitutto, vedremo alcune di queste singole applicazioni che aiutano la collaborazione, seguite da strumenti di sicurezza e amministrazione integrati.
Sommario:
Gmail
Utilizziamo tutti Gmail (quello gratuito) da quando abbiamo messo le mani sui computer per la prima volta. Tuttavia, l’aspetto aziendale di Gmail rimane nascosto a tali utenti.
L’invio di e-mail è solo un aspetto di Gmail, ma altri, come l’integrazione con Google Meet, Chat, ecc., lo rendono più di quanto sembra possibile dalla superficie.
Ad esempio, puoi passare a Chat e Meet da Gmail per mantenere ogni conversazione in un unico posto con la possibilità di salvare o eliminare la cronologia dopo 24 ore.
Inoltre, Smart Compose semplifica il tuo lavoro come mittente di e-mail. Basato sull’intelligenza artificiale, ricevi suggerimenti mentre scrivi e-mail. Puoi anche attivare la personalizzazione per una maggiore precisione, che migliora nel tempo.
Un’altra cosa eccellente di Gmail è il filtro antispam. Con l’apprendimento automatico, Gmail tiene lontano oltre il 99,9% dello spam. Sebbene questa sia una caratteristica eccellente per la sicurezza personale, è ugualmente o più importante per le comunicazioni aziendali.
Tuttavia, come entità aziendale, @yourbrandname.com è il miglior indirizzo email che puoi ottenere e l’utilizzo di @gmail.com è considerato generico.
Affrontando questa preoccupazione, puoi utilizzare un dominio personalizzato e fare in modo che Gmail parli della tua attività. Google Workspace supporta anche una facile transizione da provider di posta elettronica legacy come Microsoft Outlook.
Spazio di lavoro Gmail ha anche ciò di cui potresti aver bisogno per un email marketing di successo. Puoi beneficiare dei layout pre-progettati, aggiungere il tuo sapore personalizzato e utilizzare l’invio multiplo per diffondere il messaggio a un vasto pubblico in una volta sola.
Chat e spazi di Google
È qui che parli con i tuoi colleghi, condividi documenti, pianifica riunioni e puoi fare le cose senza utilizzare applicazioni di messaggistica aziendale di terze parti come Slack.
Questo è diviso in due: Chat e Spaces.
Puoi presumere Chat di Google simile a qualsiasi applicazione di messaggistica come Slack o WhatsApp. Ciò supporta la conversazione con qualsiasi persona interna o esterna con un solo account Google.
Inoltre, Chat offre anche conversazioni di gruppo.
Gli spazi, d’altra parte, sono più adatti per i progetti. Ad esempio, le sezioni Chat & Share di Spaces sono simili ai canali Slack in cui puoi aggiungere persone, condividere file, ecc.
Inoltre, puoi assegnare compiti ai membri del tuo team e monitorare i loro progressi.
Esistono due tipi di spazi in Google Workspace. Il primo è limitato e solo i membri aggiunti possono partecipare. L’altro è pensato per l’intera organizzazione, dove chiunque può entrare in uno spazio specifico con un collegamento.
Qui, il separatore tra le versioni gratuite e L’area di lavoro è il supporto per le integrazioni delle app. Centinaia di applicazioni (come Twitter, Asana, Zapier, ecc.) sono disponibili per il controllo senza mai uscire.
È interessante notare che Google ha implementato la sua elaborazione del linguaggio naturale per creare riepiloghi in chat e spazi. Questo creerà una breve versione dell’intera conversazione in alto per recuperare tutto in un solo sguardo.
Google Meet
Google Meet è il sostituto nativo di Workspace per qualsiasi applicazione di videoconferenza di terze parti come Zoom.
Google ha annunciato di aggiungere la trascrizione e il riepilogo automatici delle riunioni negli aggiornamenti futuri. Ciò garantisce incontri più produttivi e mantiene ogni conversazione pertinente nelle fasi successive.
Fonte: Google
Inoltre, la distribuzione dei video trarrà vantaggio dall’imminente ripristino di Portrait, che aiuterà a mitigare condizioni come ambienti scarsamente illuminati, webcam scadenti o reti instabili.
Allo stesso modo, funzionalità come la luce ritratto ti danno un aspetto di qualità da studio negli incontri online.
Sebbene si trattasse principalmente del video, cose come il de-riverbero filtreranno l’eco offrendo un’esperienza di ascolto ottimale a tutti, indipendentemente dall’acustica dello spazio.
Mentre Meet può ospitare molti partecipanti, a volte non è abbastanza per un’organizzazione gigantesca. In questi casi, Meet ha incluso funzionalità Livestream per un massimo di 10.000 partecipanti. Inoltre, nei prossimi aggiornamenti, chiunque acceda al live streaming potrà partecipare a domande e risposte o sondaggi, dando maggiore inclusione a tutti.
Sebbene Google Meet sia principalmente un software di videoconferenza gratuito, alcune funzionalità premium sono riservate agli abbonati a pagamento.
Gli extra includono una maggiore durata delle riunioni (fino a 24 ore), più partecipanti (fino a 500), alzate di mano, stanze per gruppi di lavoro, sondaggi, partecipazione telefonica, ecc.
Inoltre, la cancellazione intelligente del rumore, il monitoraggio delle presenze e la registrazione delle chiamate fanno di Workspace Meet un pacchetto distintivo di per sé.
Inoltre, puoi creare una pagina di prenotazione separata per aiutare i tuoi clienti a trovare la fascia oraria più adatta per la discussione. E questo viene aggiornato ogni volta che qualcuno prenota il tempo, menzionando gli slot gratuiti.
Le riunioni condotte tramite Google Meet sono sicure di livello aziendale. Tutto è crittografato in transito e condividere lo schermo con i partecipanti è sicuro senza il timore di ficcanaso. Tuttavia, negli aggiornamenti successivi, gli utenti gestiranno autonomamente le chiavi di crittografia e potranno optare per riunioni crittografate end-to-end.
Documenti, Fogli e Presentazioni Google
Questo è il massimo che tu e il tuo team utilizzerete come organizzazione.
Questi strumenti consentono a un massimo di 100 persone di visualizzare, modificare o commentare contemporaneamente un singolo file in base ai loro livelli di autorizzazione.
E portando la collaborazione a un nuovo livello, questi strumenti sono integrati con Meet. Quindi non solo le persone possono lavorare sullo stesso documento, ma possono vedersi e parlarsi mentre lo fanno.
Questo riduce molto avanti e indietro e aiuta ad apportare modifiche in tempo reale per creare il meglio in un lasso di tempo minimo.
Inoltre, la modalità picture-in-picture ti consente di multitasking tenendo d’occhio il procedimento e di entrare subito in azione con un clic quando è il tuo momento di agire.
Sebbene la maggior parte delle funzionalità sia presente per gli utenti gratuiti, Google Workspace ha qualche vantaggio.
Innanzitutto, lo spazio di archiviazione viene raddoppiato anche nel livello base, che diventa illimitato per gli abbonamenti più alti e i team più grandi (più di cinque). Per un team di dimensioni inferiori a cinque, lo spazio di archiviazione assegnato a ciascun utente può arrivare fino a 1 TB, molto più di quanto viene fornito con (15 GB) nella versione gratuita.
Inoltre, è possibile condividere un documento con un’intera organizzazione con un solo clic e renderlo ricercabile.
Un’altra caratteristica unica di Google Workspace Docs è il riepilogo automatico. Sebbene sia sempre possibile farlo manualmente, l’automazione lo rende più semplice con la modifica opzionale, se necessario.
Sul fronte della sicurezza, Google prevede di coprire Documenti, Presentazioni e Fogli con la stessa protezione da malware e phishing implementata in Gmail.
Ciò ti assicurerà di ricevere avvisi di qualsiasi collegamento o tentativo di questo tipo che può compromettere la sicurezza personale o aziendale.
Google Calendario
Il calendario sembra essere il meno utilizzato del lotto. Tuttavia, consente una pianificazione perfetta, assicurandoti di non sovrapporsi allo slot occupato di nessuno.
Il miglior caso d’uso per Google Calendario sta unendo il calendario di tutti per vedere la disponibilità prevista. Inoltre, puoi creare e condividere calendari che indicano eventi specifici che i destinatari possono unire ai propri.
Inoltre, tutte le riunioni configurate in Calendar vengono sincronizzate ovunque, evitando possibili conflitti.
Google Jamboard
Jamboard di Google sono le lavagne digitali che ti aiutano a far nascere idee guidando innovazioni. Funzionano come uno spazio condiviso in cui è possibile disegnare, cancellare, aggiungere immagini, ecc.
Il creatore di una Jamboard può consentire ad altri come visualizzatori (con o senza una data di scadenza) o come editor.
I contenuti di Jamboard possono anche essere trasferiti su una scheda digitale fisica che puoi acquistare separatamente da Google.
Tuttavia, tutto nella Jamboard di cui abbiamo discusso fino ad ora è disponibile per tutti gli utenti con un account Google. Il fattore di differenziazione ancora una volta, a favore degli utenti di Workspace, è la condivisione con un clic al tuo istituto.
Ricerca Google Cloud
Ricerca Google Cloud è una funzione esclusiva disponibile per gli utenti di Google Workspace. Questo strumento porta la potenza della ricerca di Google nella tua attività.
In parole povere, è qui che puoi cercare istantaneamente dall’intero repository di documenti aziendali (come Documenti, Presentazioni, Fogli di lavoro, ecc.).
E la parte migliore è il rilevamento dei documenti con accesso controllato. Ciò significa che i tuoi dipendenti vedranno solo i documenti a cui è stato concesso l’accesso nella ricerca nel cloud.
Oltre all’uso autonomo, la ricerca nel cloud è strettamente integrata nelle app di Google Workspace come Gmail, Documenti, Drive, ecc.
Altri
Poiché questa sezione è finalizzata alla collaborazione sul posto di lavoro, abbiamo preso a bastonate il resto delle applicazioni Workspace in questa sezione.
Google Vault
Google Vault ti aiuta a preservare i dati specifici dell’utente per tutte le applicazioni Workspace in modo da non perdere l’accesso a nulla se quell’utente lascia l’organizzazione.
Puoi utilizzare Vault per archiviare messaggi di Gmail, file di Drive, messaggi di Chat (con cronologia attivata), registrazioni di Google Meet e file correlati, siti, dati di Google Voice dell’area di lavoro, ecc.
Tuttavia, Vault conserva solo i dati a cui glielo dici. Inoltre, i dati relativi a qualsiasi utente eliminato non saranno disponibili nel Vault. In questo caso, Google prescrive di sospendere gli utenti invece di eliminarli.
Vault offre anche l’accesso ai dati basato sui ruoli.
In conclusione, Vault registra ogni attività di tutti i tuoi dipendenti in un unico luogo che puoi esportare per scopi legali o di altro tipo.
Siti di Google
Sebbene WordPress sia noto come il modo più semplice per creare siti Web, Siti di Google è l’opzione migliore per farlo accadere ancora più velocemente.
E mentre puoi utilizzarlo per un sito Web aziendale essenziale, brilla quando vuoi mostrare un progetto particolare o creare un sito Web per eventi.
Questo è tutto drag-and-drop senza alcun tocco di codifica.
I siti supportano anche l’utilizzo di un dominio personalizzato per conferire al sito Web la propria identità. In alternativa, è possibile pubblicarlo gratuitamente con un indirizzo web generico fornito da Google.
Puoi anche collaborare a qualsiasi progetto web creato utilizzando questo strumento. Infine, tutti i siti Web progettati tramite i siti sono reattivi su tutti i dispositivi e le risoluzioni.
Punto finale
Endpoint ti aiuta a gestire i dispositivi dei dipendenti in caso di furto per preservare i dati aziendali sensibili.
Con questo, puoi applicare password complesse e optare per la cancellazione del dispositivo o dell’account nei casi più gravi. Un endpoint è uno strumento multipiattaforma che protegge le informazioni aziendali su Windows, Mac, Linux, Android, iOS e ChromeOS.
Inoltre, puoi utilizzarlo per rendere disponibili applicazioni aziendali specifiche tramite Google Play o l’App Store di Apple.
Script dell’app
App Script è la piattaforma di applicazioni a basso codice di Google che puoi utilizzare per estendere la funzionalità di Workspace con HTML, CSS e JavaScript.
L’obiettivo è semplice: automatizzare le attività di routine più semplici per aiutarti a concentrarti su ciò che è importante.
Questo è precaricato con le API di Workspace e ha un’integrazione nativa con oltre 100 servizi Google.
Approfondimenti sul lavoro di Google
Questo è un modo per valutare l’adozione di Google Workspace per la tua azienda.
Puoi vedere l’utilizzo delle singole app Google e confrontarlo con le app legacy. Gli approfondimenti possono anche essere configurati per mostrare i dati a livello di team o gruppo o per l’intera organizzazione.
Tuttavia, questo non si limita all’adozione. Invece, puoi anche controllare i dati sulla collaborazione per le applicazioni Workspace. Questo ti fornisce dati relativi alla condivisione di documenti, al co-editing, alle riunioni, ecc., indicando l’impatto in tempo reale di questi strumenti sulla cultura del lavoro.
Tuttavia, i dati non ostacoleranno la privacy essenziale dei tuoi dipendenti poiché vengono raccolti come aggregato per un team di dieci o più persone. Tuttavia, gli amministratori possono aumentare questo limite per le organizzazioni più grandi.
Infine, gli amministratori possono esportare i report per ulteriori analisi e decisioni manageriali.
Conclusione
Quindi questi sono alcuni modi in cui Google Workspace può aiutarti a collaborare e lavorare in modo efficiente.
Ma non è tutto. Hai anche accesso a Google Workspace Marketplace per aumentare ulteriormente i risultati.
PS: puoi anche ottimizzare Google Workspace a un livello diverso con questi strumenti. Inoltre, controlla questa guida individuale di Google Workspace per vedere come può trasformare la tua attività come imprenditore indipendente.