Una finestra di composizione e-mail standard ha un campo A, un campo Mittente e un campo oggetto. Potresti anche vedere altri due campi: CC e BCC. Questi due campi non sono obbligatori, ovvero puoi inviare un’email senza compilarli e spesso possono essere nascosti dall’interfaccia utente predefinita.
Sommario:
CC e BCC
I campi CC e BCC sono campi per l’immissione di una o più e-mail. Quando invii un messaggio, tutti gli utenti inclusi nei campi A, CC e Ccn lo riceveranno.
CC sta per Carbon Copy e BCC sta per Blind Carbon Copy. Se non sei sicuro di cosa significhi copia carbone, è un termine coniato da una reliquia del mondo reale; carta carbone. La carta carbone è carta, rivestita di inchiostro (che macchia le mani e tutto il resto con cui viene a contatto). È inserito tra due fogli. Scrivi sulla carta in alto e viene automaticamente copiato sulla carta sotto per gentile concessione della carta carbone.
È importante sapere che CC e BCC non inviano messaggi separati. Lo stesso messaggio, lo stesso thread, viene inviato a tutti.
Differenza tra CC e BCC
Gli indirizzi e-mail inseriti nel campo CC sono visibili a tutti gli altri a cui viene inviato il messaggio. Se metti in CC qualcuno su un’e-mail, i destinatari che sono stati aggiunti nel campo A potranno vedere tutti quelli inclusi nel campo CC.
Gli indirizzi email inseriti nel campo Ccn non sono visibili a nessuno. Sono “ciechi” o nascosti. Se vuoi inviare un’email a qualcuno, ma includere anche qualcun altro nell’elenco dei destinatari senza che altre persone lo scoprano, il campo Ccn è lo strumento per il lavoro.
Etichetta e-mail: utilizzo di CC
Non ci sono leggi e scritture sull’uso di CC e BCC. C’è, tuttavia, l’etichetta e-mail che dovresti seguire quando usi questi campi. Non farlo ti farà guadagnare nemici sul lavoro.
Il campo CC deve essere utilizzato quando;
Vuoi tenere qualcuno al corrente di qualcosa ma ciò non richiede una risposta da parte loro
Ritieni che il messaggio sia qualcosa di cui la persona potrebbe aver bisogno di sapere ad un certo punto
Un supervisore reciproco
Supervisore/responsabile per te e l’altra persona, se lavori in dipartimenti/sezioni differenti. Questo è il modo migliore se il supervisore/responsabile richiede la documentazione di quando il lavoro viene assegnato tra i reparti.
Quando non usare CC;
Per tenere aggiornato un supervisore quando non è necessario.
Per usare il messaggio come documentazione del lavoro che stai facendo
Per dimostrare un punto
Uso contraddittorio di CC;
Non dovresti usare inutilmente CC e includere persone nei messaggi quando non è necessario includerle. Detto questo, se sospetti che un collega non darà seguito a qualcosa a meno che un supervisore non sia incluso nel messaggio, puoi anche aggiungerlo.
Dovresti usarlo anche se un manager richiede la prova che stai lavorando.
Etichetta e-mail: utilizzo di BCC
L’utilizzo di BCC significa sostanzialmente che stai “raccontando” a qualcuno. Usalo con cautela. Nessuno sa chi altro ha ricevuto il messaggio quando aggiungi persone al campo Ccn. Pensalo come registrare segretamente una riunione o consentire a qualcuno di ascoltare.
BCC dovrebbe essere usato con parsimonia e attenzione. Ci sarà un momento in cui dovrai usarlo e sarà ovvio quando dovrai farlo. Al di fuori di ciò, non BCC persone nelle e-mail. Usa invece il campo CC.
Conclusione
Il campo Ccn è nascosto, quindi nessuno saprà che l’hai usato. Il campo CC non è nascosto e il suo utilizzo sarà ovvio. I destinatari sapranno se sono stati aggiunti al campo CC o Ccn. Assicurati che le persone di cui Ccn non utilizzino il pulsante Rispondi a tutti.