Il mondo sta diventando digitale e senza carta, dai documenti ufficiali, agli esami e ai pagamenti, alle firme.
La digitalizzazione ha rivoluzionato la vita e i luoghi di lavoro, dandoti la possibilità di scegliere una firma elettronica.
La firma di documenti con una penna sta diventando obsoleta. La pandemia di covid-19 ha aggiunto benzina sul fuoco aumentando il lavoro a distanza in cui le firme elettroniche sembravano essere l’unica opzione.
Ecco perché non è pratico utilizzare le firme tradizionali per uso personale e aziendale, soprattutto quando si lavora con persone a grande distanza.
Per non parlare del fatto che le firme fisiche richiedono appuntamenti di persona, scansione, stampa, spedizione o invio di fax del documento al personale interessato. L’intero processo è noioso, dispendioso in termini di tempo e laborioso.
È qui che il software di firma elettronica torna utile! Automatizza il processo e ti salva dai problemi.
Quindi, se vuoi migliorare la tua produttività e i tuoi flussi di lavoro evitando i problemi associati alla pratica secolare della firma, ecco la tua occasione.
Preparati a saperne di più sulle firme elettroniche, insieme ad alcuni dei migliori software.
Sommario:
Che cos’è una firma elettronica?
Una firma elettronica (firma elettronica) è una forma codificata di firma, che indica l’approvazione di un contratto elettronico o di un documento. E il software che consente alle persone di firmare un documento online può essere definito software di firma elettronica.
Puoi caricare un documento tramite il tuo computer, tablet o smartphone e quindi inviarlo a più persone utilizzando il software. In questo modo, possono firmarlo online senza dover passare attraverso il processo tradizionale.
Con il software di firma elettronica, puoi raccogliere e archiviare facilmente le firme aggiungendo moduli di iscrizione ai tuoi documenti.
E non preoccuparti della sua sicurezza perché questi tipi di software ti consentono di verificare la firma e proteggere tutti i dati inseriti al suo interno attraverso una crittografia avanzata. I buoni fornitori di software possono anche offrire più funzionalità di sicurezza come registri di controllo, autenticazione e altro.
Ad esempio, potresti aver firmato il tuo nome mentre ricevevi il pacco tramite un servizio di corriere utilizzando un cellulare o un tablet. Questa è esattamente una firma elettronica.
Ecco! Lo sapevi.
Alcuni casi d’uso:
- Contratti di vendita
- Accordi con fornitori o fornitori
- Moduli per i clienti freschi
- Approvazioni dei clienti
- Cambia ordini
- Inserimento dei dipendenti
- Documenti legali come biancheria di proprietà intellettuale
- Verifica dell’età e consenso dei genitori
- Accordi e canali di riservatezza
Le firme elettroniche sono legali?
Un’altra domanda importante che viene in mente a quasi tutti riguardo alle firme elettroniche è: sono legali?
Sì. Con ogni mezzo.
Le firme elettroniche sono legalmente vincolanti.
Nell’anno 2000, gli Stati Uniti hanno applicato l’ESIGN Act, rendendo le firme elettroniche legali per qualsiasi uso virtuale. Allo stesso modo, anche altre regioni del mondo, come l’elDAS in Europa, hanno seguito l’esempio.
Ora, aziende e imprenditori non devono rimanere limitati a eseguire contratti su carta.
Come può aiutare la tua attività?
La popolarità delle firme elettroniche sta aumentando a macchia d’olio. Secondo Statistale transazioni di firma elettronica sono aumentate da 200 milioni nel 2014 a circa 754 milioni nel 2017. Si prevede che aumenterà del 39% e potrebbe raggiungere oltre $ 9.073 milioni verso il 2023.
Per quale motivo?
Capiamo.
Flusso di lavoro veloce per risparmiare tempo ⏱️
Utilizzando la firma elettronica, il tempo impiegato è inferiore poiché i documenti possono essere assegnati istantaneamente online. Non è necessario attendere l’arrivo della persona interessata e quindi firmarlo, il che ostacola il flusso di lavoro tenendo le attività per un periodo prolungato.
Questa tecnologia è particolarmente una benedizione per l’assistenza sanitaria e altre attività critiche in cui l’approvazione deve essere effettuata immediatamente.
Maggiore convenienza 💯
Viaggiare in luoghi lontani solo per ottenere l’approvazione sembra ormai una pratica secolare. Quando hai la potenza di Internet e del software di firma elettronica, puoi ricevere le approvazioni in pochissimo tempo, il che aumenta la comodità da entrambe le parti.
Ecologico 🌲
Tonnellate di carta vengono utilizzate ogni anno per produrre carta, il che degrada l’ambiente. Non utilizzare la carta per salvare gli alberi e l’ambiente, così la prossima generazione vedrà un ecosistema più verde del nostro.
Risparmia risorse ✂️
Le firme elettroniche non solo fanno risparmiare tempo ma anche costi. Non sprecare le tue risorse per le spese di viaggio o per acquistare più inchiostro e carta. Inoltre, puoi anche liberare parte della forza lavoro coinvolta nella scansione, nella stampa e nella consegna dei documenti per lavorare su altre attività importanti.
Ora hai familiarità con le cose semplici che possono aiutarti alla grande quando scegli la firma elettronica rispetto alle firme fisiche.
Se sei convinto, dai un’occhiata ad alcuni dei migliori software di firma elettronica sul mercato per trarne vantaggio.
eversign
Automatizza sia le firme rivolte al cliente che quelle interne, nonché le approvazioni eversign. La firma con questo strumento è sicura e facile utilizzando qualsiasi dispositivo e aiuta le aziende di ogni scala e dimensione.
È dotato di un editor integrato che fornisce strumenti utili per modificare, firmare e inviare tutti i documenti in pochissimo tempo.eversign ha anche un’API REST completa e potente basata su JSON per automatizzare le funzionalità.
Le sue caratteristiche sono simili a quelle che hai visto negli strumenti precedenti, come modelli, audit trail, firma di persona, integrazione, conformità, ecc. Per sicurezza, offre SSL a 256 bit, inoltre lo gestiscono da vicino con un infrastruttura.
Puoi anche pianificare qualsiasi documento con scadenza automatica, rimuoverlo in modo permanente o esportarlo da qualche altra parte in privato. Puoi aggiungere fino a 25 membri a un team o gestire anche più attività.
Usalo gratuitamente per 5 documenti al mese e 3 documenti API. Oppure, usa i suoi piani a pagamento a partire da $ 9,99 al mese per documenti illimitati e funzionalità estese.
signNow
Prendi l’aiuto di signNow per generare firme elettroniche per una varietà di casi d’uso e migliorare il tuo flusso di lavoro. Invia documenti per farli firmare da più destinatari o firma i tuoi file in pochi clic. La loro API potente e semplice ti aiuta a incorporare facilmente le firme elettroniche nel tuo sito web o nella tua app in pochi minuti.
Anche se non disponi di una connessione Internet, puoi firmare i tuoi documenti ovunque. Ti consente di richiedere informazioni o documenti aggiuntivi, impostare notifiche al completamento, invitare in blocco più destinatari e impostare ordini di firma specifici per i tuoi modelli.
Puoi creare un link di firma univoco per ottenere la firma dei documenti, richiedere sezioni di pagamento opzionali nei moduli compilabili e personalizzare i messaggi di invito alla firma. Aggiungi copia carbone (CC) ad alcuni destinatari che potrebbero aver bisogno di notifiche insieme a una data di scadenza. signNow ti avvisa anche nel caso in cui un destinatario si rifiuti di firmare il tuo documento.
È conforme a PCI DSS, GDPR, HIPAA, SOC 2 Type II e 21 CFR Part 11 e dispone di funzionalità avanzate di protezione dalle minacce. signNow ha un’incredibile API RESTful che può essere rapidamente integrata con altri strumenti.
PandaDoc
Sigilla i tuoi accordi con firme elettroniche legalmente vincolanti e convenienti utilizzando PandaDoc.
Più di 20.000 aziende stanno già utilizzando questa soluzione per risparmiare tempo e risorse. Usa PandaDoc per inviare proposte, preventivi, contratti, incassi che richiedono l’approvazione.
Puoi sfruttare questa soluzione utilizzandola ovunque e su qualsiasi dispositivo; ti piace snellire il lavoro velocemente. PandaDoc non scende mai a compromessi sulla sicurezza e ha costruito la sua tecnologia di firma elettronica nel pieno rispetto di UETA ed ESIGN. Forniscono anche un certificato elettronico con ogni documento firmato.
Evita le congetture; invece, usa la loro analisi dei documenti più le notifiche per avere una visione istantanea quando il tuo potenziale cliente apre i documenti che hai inviato o li visualizza e commenta. Offrono oltre 200 modelli dall’aspetto professionale progettati per dare un’impressione eterna alla tua attività.
PandaDoc si integra anche con un numero enorme di integrazioni per velocizzare il tuo flusso di lavoro. Include HubSpot CRM, Zoho, PayPal, Dropbox, Slack, ecc.
Segno Nitro
Offri ai tuoi potenziali clienti un’esperienza di firma elettronica davvero conveniente utilizzando Segno Nitro.
Elimina i livelli di utilizzo, le eccedenze e non ti costa per firma. Indipendentemente dal fatto che lavori con contratti, fogli di calcolo, moduli, progetti e altri documenti, Nitro ti fornisce gli strumenti necessari per semplificare la firma elettronica.
È compatibile con più browser Web e dispositivi mobili. Nitro Sign è sicuro e conforme alla legislazione statunitense sulla firma elettronica. Facilita la collaborazione senza interruzioni attraverso la condivisione di documenti online, la revisione e l’annotazione nel cloud.
Puoi facilmente invitare altre persone a commentare i documenti e monitorare i flussi di lavoro visualizzando analisi e notifiche in tempo reale. Per proteggere i tuoi documenti e dati, Nitro Sign utilizza autenticazione a due fattori, audit trail e sofisticate certificazioni di conformità di HIPAA, SOC Type II, Privacy Shield, ecc.
Promuovi i tuoi progetti e offri un’esperienza migliore ai tuoi clienti creando, combinando, convertendo e organizzando i file PDF sul tuo dispositivo. Quindi, aiuta ad eliminare gli errori umani coinvolti nel processo.
Riempire
Questa è probabilmente la soluzione di firma elettronica migliore e più completa disponibile al momento. Probabilmente è anche il metodo più semplice con cui puoi compilare PDF e anche inviare firme che reggerebbero in tribunale. Una delle cose migliori di Riempire è che può essere utilizzato praticamente su qualsiasi computer, iOS o persino dispositivi Android. Questo aiuta davvero con la funzionalità e l’accessibilità multipiattaforma.
Gli utenti di Fill possono anche stare tranquilli sapendo di essere in buone mani. Fill è in grado di soddisfare gli standard di sicurezza globali e anche gli standard di privacy. Seguono anche le migliori pratiche quando si tratta di sicurezza. Questo è il motivo per cui Fill è ampiamente utilizzato in settori come quello sanitario, delle forze dell’ordine, del settore immobiliare e dei servizi finanziari.
Gli utenti saranno felici di sapere che i loro dati sono archiviati in modo estremamente sicuro con una crittografia di livello militare ed è conforme all’HIPAA. Fill offre anche ai suoi utenti alcune analisi intelligenti. Questo può essere di grande utilità per molte aziende diverse.
DocuSign
Accelera il tuo lavoro da contratti, lettere di offerta e aperture di conto, alle fatture sfruttando DocuSign. Invia accordi e falli firmare online con sicurezza, indipendentemente dal dispositivo utilizzato da te o dall’altra parte.
Elimina le attività manuali ripetute e risparmia denaro speso inutilmente; invece, usa le loro offerte senza interruzioni e le caratteristiche impressionanti. Fornisce applicazioni per tre piattaforme: Android, Windows e iOS in modo da poter lavorare da qualsiasi luogo.
Scopri lo stato del tuo contratto in merito a quanto è arrivato nel processo e imposta promemoria per ricevere notifiche automaticamente ad ogni passaggio. Puoi includere campi standard nel tuo contratto, come data e firma, oppure creare campi personalizzati e salvarli.
DocuSign consente agli utenti di firmare in 43 lingue e inviare documenti in 13 lingue. Standardizza l’intero processo e risparmia tempo archiviando i documenti che usi di frequente e riutilizzando il percorso del destinatario, i campi personalizzati, ecc. utilizzati in quei documenti.
Collega e integra le firme elettroniche con gli strumenti e il software che utilizzi perché DocuSign supporta oltre 350 integrazioni e API leader, inclusi Salesforce, prodotti Google, SAP, ecc. L’infrastruttura resiliente di DocuSign consente loro di fornire una disponibilità del 99,99%, indispensabile per il tuo lavoro.
Non preoccuparti della sicurezza poiché DocuSign soddisfa i severi standard di sicurezza utilizzati a livello globale, inclusi UE e USA, e utilizza anche tecnologie avanzate e avanzate per la crittografia dei dati. È conforme agli organismi di regolamentazione come UETA, US ESIGN Act e EU elDAS. Inoltre, memorizzano e generano tracce di controllo precise per i tuoi documenti.
Il suo prezzo parte da $ 10 al mese.
Segno di Adobe
Segno di Adobe è un’altra buona opzione per te. Questo strumento semplicistico ti aiuta a inviare documenti con facilità, proprio come le e-mail. Tutto quello che devi fare è caricare un file, digitare l’indirizzo e-mail del firmatario e premere il pulsante “invia”.
Dal lato del firmatario, possono fare clic sul collegamento che hai inviato e firmare lì da soli utilizzando un browser su qualsiasi dispositivo, smartphone o computer. Per loro comodità, Adobe non richiede loro di registrarsi o scaricare necessariamente.
Puoi visualizzare lo stato della firma, inviare promemoria, visualizzare controlli dettagliati o annullare le richieste per le tue transazioni. Adobe Sign può funzionare facilmente con diversi strumenti in modo da poter inviare documenti da strumenti come Microsoft 365, Dropbox, Box e altri.
Per sicurezza, è conforme a standard come PCI DSS, SOC 2 Type 2 e ISO 27001. Supporta anche diversi formati di file, inclusi Adobe PDF e altri PDF, MS Word, Excel e PowerPoint, Text, WordPerfect, grafica come PNG , GIF, JPG, JPEG, TIF e BMP; insieme a HTML e HTM.
SignEasy
Con oltre 10 anni di innovazione costante, SignEasy ha già aiutato oltre 35.000 organizzazioni ad automatizzare il processo di firma con le firme elettroniche. Dimentica la stampa, la scansione e l’invio di fax di documenti; invece, usa questo strumento facile da usare che offre un’esperienza di firma eccellente.
Basta inserire le firme in un documento usando il dito, lo stilo o il mouse. Oppure puoi caricare anche l’immagine della firma autografa presa su carta. Consente di inviare documenti in sequenza parallela o seriale a più persone. Puoi anche consentire alle persone di firmarli in un ordine particolare, uno per uno o contemporaneamente.
Puoi rivedere lo stato di avanzamento dei documenti di invio controllando chi deve firmarli o chi l’ha già fatto. Invia notifiche push o e-mail come promemoria e ricevi una notifica quando viene eseguita un’azione. Altre caratteristiche includono ampia integrazione, conformità, riconoscimento globale, sicurezza avanzata con autenticazione tramite impronta digitale, passcode e certificazione SSL.
Supporta formati di file come MS Word, Excel, PDF, Pages, PNG, ecc. Consente inoltre di salvare i documenti incompiuti, in modo da poter tornare più tardi e apportare modifiche, insieme all’opzione per accedere ai file offline. Importa i tuoi documenti dal cloud, schede SD, e-mail e altre applicazioni.
Anche la sua qualità delle firme è elevata, simile alle firme fisiche. Puoi riutilizzare i modelli esistenti, aggiungere immagini, annotazioni, iniziali, oltre ai testi, e impostare campi personalizzati e piè di pagina e-mail per un lavoro più veloce. SignEasy è disponibile in 24 lingue. Di sicuro, puoi prendere la loro prova gratuita di 14 giorni.
Ciao segno
Scelto da migliaia di individui e aziende in tutto il mondo, Ciao segno è una soluzione di firma elettronica semplice. Ora è di proprietà di Dropbox in modo che tu possa esercitare la potenza di entrambe le fantastiche piattaforme.
È disponibile sotto forma di un’interfaccia Web unica, di un componente aggiuntivo Salesforce o di un’API adatta agli sviluppatori.
Hai la possibilità di riutilizzare i documenti di firma come modelli insieme a una serie di funzionalità come il marchio personalizzato, gli allegati dei firmatari, l’etichettatura bianca, la gestione sofisticata del team, le firme elettroniche incorporate e l’integrazione di Salesforce. HelloSign è un reclamo a HIPAA, quindi non devi preoccuparti.
Il suo prezzo parte da $ 15 al mese quando paghi annualmente. Puoi anche provare HelloSign gratuitamente senza inserire i dettagli della tua carta di credito.
Docsketch
Docsketch è uno strumento gratuito per una firma più rapida e crea firme elettroniche in modo estremamente intuitivo. Questo è il motivo per cui questo strumento è facile da usare per chiunque abbia qualsiasi set di abilità. Archivia e protegge i tuoi documenti firmati in modo che nessuno possa manometterli in ogni caso.
Docsketch è conforme sia agli Stati Uniti che alle leggi globali sulla firma elettronica. Imposta il processo di firma per chiederli uno per uno; la scelta è tua! Se imposti un ordine, la persona interessata riceverà automaticamente una notifica quando arriva il suo turno. Ti aiuterà anche a vedere quante persone sono rimaste per firmare il tuo documento.
Puoi trasformare un documento in un modello riutilizzabile in modo da potervi accedere sempre e ovunque. Con ogni file firmato, ricevi anche un rapporto dettagliato con informazioni legali. È dotato di rilevamento automatico della riga vuota nei file, che aiuta a posizionare correttamente i campi. Di conseguenza, l’impostazione dei documenti per la loro compilazione diventa facile e veloce.
Utilizzando la sua funzione “Invia come documento di vendita”, puoi ottenere l’approvazione di determinati tipi di documenti, come offerte, preventivi e proposte. Se il destinatario è pronto per l’approvazione, può fare clic sul pulsante “Approva”, quindi verrà guidato attraverso i passaggi successivi.
Bonus Suggerimenti per scegliere un buon software di firma elettronica
Potresti trovare questi software che offrono un insieme simile di funzionalità, ma sono unici nel modo in cui forniscono soluzioni. Quindi, può essere fonte di confusione scegliere tra. Pertanto, comprendi alcune cose e poi prendi la tua decisione.
- Volume del documento: determina la frequenza con cui invii i documenti che necessitano di firme elettroniche. Se sono pochissime volte in un anno, non ha senso acquistare software che offra una larghezza di banda molto ampia. Scegli invece l’intervallo in base alle tue esigenze di volume.
- Conformità: non fidarti ciecamente di una soluzione. Controlla il livello di sicurezza e le normative di conformità a cui si attengono. Deve verificare l’autenticità, fornire tracce di controllo e altre caratteristiche importanti che ne dimostrino l’autenticità.
- Integrazioni e API: controlla quanto è semplice integrare il software con gli strumenti di terze parti che già utilizzi. Inoltre, scopri se forniscono un’API aperta personalizzabile per incorporare la funzionalità di firma elettronica direttamente nella tua applicazione o sito web.
- Multipiattaforma: assicurati che il software che scegli sia compatibile facilmente con piattaforme diverse. Non devi incontrare difficoltà se invii un contratto dal tuo smartphone Android e il destinatario utilizza un macOS.
- Tipi di documenti: il software di firma elettronica deve supportare più tipi di documenti e formati, in modo da non dover affrontare alcun problema a metà.
Conclusione
Le firme elettroniche sono diventate essenziali sia per le aziende moderne che per i privati. È stato ampiamente accettato dalle aziende e ha il vantaggio delle normative di conformità che sono molto necessarie quando si ha a che fare con clienti di paesi diversi.
Pertanto, se non hai ancora sfruttato questa tecnologia, non è troppo tardi. Ottieni subito un software di firma elettronica e accelera il tuo flusso di lavoro più velocemente che mai!
Quindi, genera la tua firma e-mail.