Ti consigliamo di utilizzare OHIO (Only Handle It Once) per valutare le tue e-mail. Una parte essenziale dell’OHIO è l’archiviazione delle e-mail che devi conservare: rimuovile dalla tua casella di posta! Ecco perché l’archiviazione è fondamentale e perché non dovresti preoccuparti delle cartelle.
Sommario:
Perché devi archiviare le tue email
Un rapido riepilogo dal nostro articolo dell’OHIO: la tua casella di posta non è un archivio, un cestino, uno schedario o una discarica. È una casella di posta!
Quando hai centinaia o migliaia di e-mail nella tua casella di posta, vengono rapidamente sepolte. Lontano dagli occhi è lontano dalla mente. È molto più difficile trovare email specifiche, fa funzionare il tuo client di posta più lentamente (anche se accedi alla tua email tramite un browser come Gmail) e può utilizzare lo spazio di archiviazione se utilizzi Outlook o Apple Mail sul tuo telefono.
In conclusione: non ha senso tenere tutte le tue e-mail nella tua casella di posta e tanti buoni motivi per non farlo.
Con questo in mente, è necessario gestire un’e-mail (rispondere / inoltrarla, trasformarla in un’attività, organizzare una riunione) e quindi eliminare l’email o archiviarla. Ecco come dovresti farlo.
Dove archiviare le e-mail
Le tue e-mail dovrebbero andare in una cartella Archivio. Non dovrebbero andare in una delle centinaia di cartelle accuratamente organizzate; dovrebbero andare in una cartella di archivio.
È un’affermazione piuttosto audace, quindi è necessaria una piccola giustificazione.
In primo luogo, una gerarchia di cartelle richiede tempo per essere impostata e gestita, tempo che sarebbe meglio spendere per gestire le tue e-mail. In secondo luogo, può richiedere un po ‘di sforzo per decidere dove deve essere inviata un’e-mail: un’e-mail del tuo collega sul motivo per cui potrebbero non rispettare la scadenza di un progetto va nella cartella di quel progetto? La cartella per quella persona? Una cartella di lezioni apprese? il processo decisionale richiede tempo e fatica. Infine, può essere incredibilmente difficile trovare le email in un secondo momento quando potrebbero trovarsi in una qualsiasi delle diverse cartelle e ogni cartella ha centinaia di email.
Un singolo archivio semplifica lo spostamento delle e-mail dalla posta in arrivo perché non è necessario impiegare risorse di pensiero o decisionali. Devi solo gestire la posta e spostarla nel tuo archivio. Non potrebbe essere più semplice e quando stai cercando di rimanere aggiornato su un flusso infinito di email, vuoi che il tuo processo sia il più semplice e facile possibile. Ogni difficoltà o irritazione viene amplificata su larga scala, quindi qualcosa che è un fastidio minore o fa schifo di tempo per un’e-mail sarà un enorme fastidio e farà schifo tempo per centinaia di e-mail.
Per alcune persone, questo sarà un gradito sollievo alla tortura di una struttura di cartelle, ma altre persone avranno bisogno di respirare in un sacchetto di carta al solo pensiero di perdere la loro struttura di cartelle accuratamente progettata, intricata, logica e bella. Se sei tu, allora, sfortunatamente, sarà difficile da digerire. Riconosciamo il tuo dolore, anche se siamo sicuri che i vantaggi a lungo termine di un singolo archivio compenseranno ampiamente il dolore a breve termine di cambiare il tuo sistema
Come archiviare le email in blocco
Probabilmente sembra evidente che per archiviare le tue e-mail devi solo spostarle nella cartella Archivio, e su questo hai ragione. Ma se hai centinaia o migliaia di e-mail nella tua casella di posta, spostarle individualmente sembrerà piuttosto scoraggiante. Idealmente, devi trovare un modo per spostarli alla rinfusa.
Se utilizzi un client come Microsoft Outlook o Apple Mail, è facile selezionare in blocco la posta. Fare clic su un’e-mail nella posta in arrivo, scorrere verso il basso, premere il tasto MAIUSC sulla tastiera e selezionare un’altra e-mail. Verranno selezionate tutte le email comprese tra la prima e la seconda. Puoi trascinarli e rilasciarli nella cartella dell’archivio o utilizzare il pulsante Archivio. Come l’icona del disco floppy utilizzata per rappresentare Salva, esiste un’icona Archivio standard che assomiglia a una scatola di archivio di cartone tradizionale. Questo è sia in Outlook che in Apple Mail (sia le applicazioni client che le app mobili) per il pulsante Archivia.
Se utilizzi il client Outlook, puoi anche creare un’azione Passaggio rapido che contrassegna tutte le e-mail selezionate come lette e le sposta nella cartella Archivio con un clic del pulsante (o scorciatoia da tastiera).
Se hai deciso di ricominciare da capo, puoi sempre selezionare tutte le e-mail nella posta in arrivo utilizzando la scorciatoia da tastiera Ctrl + A (Comando + A su un Mac) e archiviandole. Non possiamo dirti se è la cosa giusta da fare, ma sicuramente riceverai una casella di posta vuota molto rapidamente.
In un’interfaccia web come Gmail, puoi selezionare una pagina alla volta facendo clic sulla casella di controllo nella parte superiore della pagina.
Dopo aver selezionato le e-mail, fare clic su Archivia per spostarle.
Non esiste una scorciatoia da tastiera per selezionare tutte le e-mail nella posta in arrivo di Gmail (sebbene * + a selezionerà tutte le e-mail sulla pagina) ma quando hai selezionato tutte le e-mail sulla pagina apparirà una barra dei messaggi sopra le e-mail dandoti la possibilità di selezionare tutte le email nella tua casella di posta.
Fare clic su questo collegamento per selezionare tutte le e-mail nella posta in arrivo. La barra dei messaggi cambierà per consentire di annullare la selezione.
Quante email dovresti archiviare?
Il numero di email che desideri archiviare in una volta dipende davvero da te. Come abbiamo detto prima, avere una casella di posta vuota è nella migliore delle ipotesi temporaneo e nel peggiore dei casi quasi impossibile. Non hai il controllo di ciò che arriva nella tua casella di posta, perché chiunque abbia il tuo indirizzo può inviarti qualcosa. Quindi, anche se riesci a svuotare la tua casella di posta, non rimarrà vuota. Detto questo, non è un cattivo obiettivo a cui mirare perché avere una casella di posta vuota, anche per un breve periodo, ti toglie sicuramente un po ‘di pressione dalle spalle. Ma non rimarrà vuoto, motivo per cui la gestione della posta elettronica è un processo, non un obiettivo. E, naturalmente, non è necessario archiviare un’e-mail se non è necessario conservarla, è possibile eliminarla: è un’opzione eccellente per risparmiare spazio.
Quindi, invece di concentrare tutti i tuoi sforzi sull’archiviazione (o l’eliminazione) di ogni singola posta nella tua casella di posta, concentrati su obiettivi raggiungibili che ridurranno lo stress della posta elettronica. Solo tu sai cosa ridurrà lo stress della posta elettronica, ma gli obiettivi di esempio sono:
Nessuna posta ad alta priorità lasciata alla fine della giornata
Nessun messaggio vecchio più di due giorni lavorativi nella tua casella di posta
Nessun messaggio da parte del personale / manager / clienti (eliminare se appropriato) alla fine della settimana
Scopri quale email ti causa più stress. Gestisci e archivia (o elimina) queste email come priorità.