Il software HOA è intelligente per gestire associazioni di proprietari di case, comunità di condomini e società residenziali.
Gestire una comunità di proprietari di case o un’associazione residenziale non è un compito da poco. Nella maggior parte dei casi, i gestori di HOA, i proprietari di immobili e i membri del consiglio riferiscono che i compiti si accumulano, le richieste di servizio rimangono in sospeso e alla fine l’intera comunità ne soffre.
Ecco che arriva il software di gestione HOA che digitalizza tutti i dati dell’associazione dei proprietari di case, le attività e le richieste di servizio. L’operatore deve solo eseguire alcuni clic del mouse per eseguire l’intera comunità solo da un computer.
Continua a leggere per conoscere il software di gestione HOA e alcuni nomi popolari che dovresti controllare.
Sommario:
Che cos’è un software HOA?
Il software di gestione HOA o lo strumento di associazione dei proprietari di case è un pacchetto di applicazioni dedicato ad aiutare il personale di gestione HOA, i gestori di proprietà o i membri del consiglio di HOA. Gli strumenti HOA ti consentono di digitalizzare l’intera operazione e gestire comunità piccole e grandi da un tablet o un laptop.
La maggior parte delle applicazioni di associazione dei proprietari di case sono uno strumento CRM all-in-one. Uno strumento standard potrebbe includere quanto segue:
- Database dei contratti online
- Creatore di siti web
- Generatore di biglietti per richieste di servizio
- Responsabile delle richieste di servizio
- Email HOA
- Conversazione dal vivo tramite chat
- Gateway di pagamento
- Programmazione degli eventi
- Finanziamento dei servizi
- Notifiche e promemoria
Un software HOA può concentrarsi su normative, operazioni o amministrazione. Tuttavia, gli strumenti di gestione HOA all-in-one si occupano di quasi tutti i requisiti. Pertanto, gli strumenti all-in-one sono più convenienti del software HOA con funzioni individuali.
Caratteristiche principali di un software HOA
Sarà travolgente per te sederti davanti alla ricerca di Google e iniziare a cercare app di gestione HOA. Gli strumenti variano notevolmente con caratteristiche, funzionalità e moduli di servizio. Tuttavia, devi cercare le seguenti funzionalità prima di investire nel software HOA:
Sistema di pagamento
Il modulo di pagamento dovrebbe consentire modalità di pagamento online, con carta di debito, carta di credito, assegno e IVR. Inoltre, una volta che un membro ha pagato le proprie quote, dovrebbe esserci un monitoraggio, una registrazione e un riconoscimento efficienti di tali pagamenti.
Database dei residenti
Il database dei membri della comunità è il cervello di qualsiasi applicazione di gestione HOA. Qui memorizzerai tutte le informazioni sul membro, residente, proprietario, gestore della proprietà, affittuario, dipendenti del servizio, guardie, ecc.
Dovrebbe anche essere facile da usare e non come se avessi bisogno di un esperto di database MySQL per eseguire query, modificare record, ecc. Dovrebbe esserci un’interfaccia utente grafica per il database con campi automatici in cui puoi semplicemente inserire i dati. Inoltre, per il recupero dei dati, dovrebbe esserci un semplice elenco a discesa da cui scegliere.
Portale dei residenti
Ci deve essere un portale in cui i membri della comunità possono accedere ai loro profili. Da lì, possono aggiornare i loro record relativi alle regole e ai regolamenti HOA.
Puoi anche ospitare contenuti riservati ai membri sul portale. Inoltre, puoi consentire ai membri di comunicare tra loro tramite e-mail, chat e forum.
Monitoraggio e rendicontazione delle finanze
Tenere traccia dell’afflusso e del deflusso di denaro è fondamentale per qualsiasi comunità HOA. Lo strumento dovrebbe consentire di creare campi separati per guadagni e spese. Inoltre, dovrebbe esserci una dashboard panoramica da cui è possibile avere un’idea in tempo reale del saldo della tesoreria, dello stato dell’inventario, ecc.
Inoltre, è necessario anche uno strumento di reportistica con un clic per creare report mensili, trimestrali e annuali e pubblicarli online sul sito Web HOA per motivi di trasparenza. Tali rapporti finanziari ti aiuteranno anche a ottenere lo stato di non profit quando associ lo strumento HOA con qualsiasi software di contabilità senza scopo di lucro.
Comunicazioni e conversazioni
Un modulo di comunicazione separato dovrebbe possedere funzionalità come notifiche push, e-mail, SMS, gestione dei contatti e condivisione sicura delle informazioni.
Inoltre, il modulo di comunicazione dovrebbe registrare tutte le conversazioni per futuri scopi di controllo.
Programmazione e gestione degli eventi
Avere funzionalità di gestione e pianificazione degli eventi nel tuo software HOA è positivo. Tali funzionalità ti aiutano a gestire eventi come feste, celebrazioni, ecc. in modo organizzato.
I vantaggi del software HOA
- Le applicazioni di gestione HOA possono semplificare tutta la documentazione, i pagamenti, le richieste di servizio, il follow-up dei ticket di servizio, l’invio di solleciti di pagamento, la gestione dei libri finanziari e così via.
- I gestori di proprietà possono assumere personale part-time come operatori software e ridurre il team operativo HOA per risparmiare denaro.
- Puoi digitalizzare facilmente tutti i dati e i documenti in un unico posto. Sono disponibili per l’audit ogni volta che c’è un requisito.
- Invece di proteggere i documenti fisici con serratura e chiave, archivia i dati all’interno dello strumento HOA on-premise o nel cloud con una crittografia rigorosa.
- Migliora i rapporti finanziari, accessori e di sicurezza per qualsiasi operazione HOA.
- Il software può rivoluzionare il modo in cui i residenti comunicano. Così tutti rimangono aggiornati sull’intera comunità.
Ora, trova di seguito alcuni software HOA popolari e affidabili per gestire le tue comunità residenziali senza sforzo:
PayHOA
PayHOA ti assicura funzionalità all-in-one e una gestione online al 100% degli HOA da qualsiasi luogo. Il software è adatto a tutte le comunità residenziali come piccole HOA, medie HOA, grandi società residenziali e comunità multiple.
Lo strumento di gestione dell’associazione residente include moduli separati per finanze, gestione finanziaria, comunicazione, documenti e richieste. Inoltre viene fornito con le seguenti funzionalità aggiuntive:
- Creazione e hosting di siti Web personalizzati per portare il tuo HOA online
- Lockbox per la scansione digitale degli assegni e l’instradamento ai centri di elaborazione
- Un registro elettronico che tiene traccia di tutti gli assegni elaborati tramite Lockbox
Lo strumento è disponibile per un periodo di prova di 30 giorni senza carta di credito. Se ritieni che l’applicazione sia soddisfacente, puoi abbonarti a seconda delle unità che devi gestire. Ha uno schema di abbonamento flessibile da 0 a 50 unità, 51 – 150 unità e fino a 301 – 500 unità.
AGGIUNGERE UN
ADDA è un altro sistema completo di gestione della società residenziale che offre fatturazione, contabilità, comunicazione, helpdesk e sicurezza. È necessario ottenere tre diversi semi da ADDA per progettare un sistema di gestione HOA all-in-one. Questi semi sono:
- ADDA ERP
- Guardiano dell’ADDA
- Clubhouse dell’ADDA
ADDA offre anche un’app mobile proprietaria, Apartment SuperApp, per una comoda accessibilità HOA per gestori di proprietà, residenti e personale di servizio.
L’ERP ADDA è principalmente per l’helpdesk, la comunicazione con la comunità, la contabilità, la gestione delle spese, i pagamenti, la fatturazione, i rapporti amministrativi, le risorse HOA e la gestione dell’inventario.
D’altra parte, ADDA Gatekeeper è per la gestione dei visitatori, la gestione del personale di servizio, il trasloco, il trasloco, la gestione dei veicoli, l’integrazione della sicurezza e i servizi di emergenza.
ADDA Clubhouse è il tuo migliore alleato per la gestione dei servizi ricreativi della comunità come la prenotazione online della sede, la gestione dell’accesso agli eventi e la contabilità dei conti della clubhouse.
Rentec diretto
Rentec Direct è un software di gestione della proprietà con funzionalità integrate per la gestione HOA. I suoi servizi fondamentali sono per i gestori di proprietà, i proprietari e lo screening degli inquilini. Un abbonamento standard a questa applicazione HOA ti fornirà i seguenti servizi:
- Un sito web professionale per la comunità residente o per esigenze di noleggio
- Sistema di contabilità a servizio completo che include banche, proprietà e inquilini
- Eseguire lo screening in background degli inquilini prima di firmare gli accordi
- Portale di pagamento online per gli inquilini
- Gestione dei documenti immobiliari in cloud
Il suo sistema di abbonamento offre due prodotti. Questi sono Rentec Pro e Rentec PM.
Rentec Pro è adatto a chi gestisce i propri immobili. Se sei un membro del consiglio di HOA, puoi ottenere questo strumento e assegnare un operatore per gestire tutte le attività operative e amministrative.
Al contrario, Rentec PM è per i gestori di proprietà che gestiscono più proprietari di immobili e i loro beni. Include tutte le funzionalità di Rentec Pro e fornisce inoltre l’app mobile Owner Portal e i servizi di gestione e reportistica di account fiduciari.
edificio
Buildium è una piattaforma unificata di gestione della proprietà semplice da usare. Le sue caratteristiche principali includono quanto segue:
- Operazioni affaristiche
- Leasing
- Contabilità e pagamenti
- Marketing
- Le prestazioni di business
A seconda delle opzioni che scegli tra sopra, le funzionalità varieranno leggermente. Tuttavia, in generale, si ottengono le seguenti funzionalità con l’abbonamento Essential adatto alla gestione HOA:
- Sito web di gestione della proprietà
- Richieste di manutenzione
- 1099 deposito elettronico
- Centro residente
- Pagamenti online
- Portfolio per gestori immobiliari
- Screening degli inquilini
Il software HOA non è solo per le società residenziali. Puoi anche utilizzare questo strumento se gestisci portafogli come Student Housing, Affordable Housing, Commercial Properties e Community Associations.
Smartweb
Smartwebs è un altro fornitore di applicazioni di gestione HOA di tendenza che offre molteplici soluzioni. Pertanto, a seconda delle esigenze della tua associazione residente, puoi scegliere tra uno strumento di gestione, uno strumento di contabilità o un software all-in-one.
SmartBooks è il software di contabilità HOA proprietario di Smartwebs. Automatizza le lunghe attività di riscossione dei pagamenti offrendo pagamenti ricorrenti online, elaborazione della riscossione, solleciti di pagamento, ecc. Include anche un sistema di pagamento del fornitore.
Lo strumento Smartwebs Management offre tutte le funzionalità standard per operazioni non finanziarie per HOA di qualsiasi dimensione. Le sue funzionalità includono Violazioni, Architetture, Ordini di lavoro, Comunicazioni e SmartPortal.
Tuttavia, se desideri un’app all-in-one per gestire tutto, puoi ottenere la piattaforma Smartwebs One con l’abbonamento All-In-One.
Yardi Breeze
Breeze è uno strumento di gestione HOA piacevolmente semplice di Yardi Systems. Il suo strumento ha caratteristiche diverse per diversi tipi di asset immobiliari. Le seguenti sono le classi di attività supportate da Breeze:
- Comunità residenziali
- Spazi commerciali
- Alloggi a prezzi accessibili
- Strutture di stoccaggio self-service
- Associazioni residenziali
- Alloggiamento fabbricato
- PHA
Puoi utilizzare lo strumento Associazioni residenziali per tutte le operazioni HOA e le esigenze amministrative. Le sue caratteristiche principali sono:
- Gestione della proprietà
- Monitoraggio della comunità
- Manutenzione
- Contabilità
- Riscossione delle tasse
- È possibile pagare per questi account
- Installazione e supporto
- Componenti aggiuntivi
Il software Residential Associations viene fornito solo con l’abbonamento Breeze Premier. Ha un tasso di pagamento per unità al mese con un impegno di pagamento mensile minimo.
Monthli
Se stai cercando applicazioni HOA in rapida crescita nel settore, Monthli dovrebbe essere la tua prima scelta. Innanzitutto, il software HOA è completamente gratuito. Se vuoi risparmiare sui costi operativi e amministrativi delle tue società residenziali, puoi utilizzare questo strumento.
Viene fornito con funzionalità di gestione HOA uniche e queste sono:
- Modulo Roster per l’inserimento dei membri della comunità
- Comunicazioni con strumenti di moderazione e preferenze
- Sistema di gestione dei documenti e recapito fisico della posta
- Flusso di lavoro di ticketing per le richieste di servizio
- Notifiche e promemoria
- Programmazione e gestione degli eventi
Sebbene lo strumento sia gratuito, fornisce servizi a pagamento opzionali come assicurazioni, fornitori di riparazioni di terze parti, ecc. Per fare soldi.
Controllo condominio
Condo Control è un altro software HOA facile da usare che i membri del consiglio, i gestori di proprietà e i residenti possono utilizzare in modo indipendente. Pertanto, gli HOA risparmiano molti soldi sul personale amministrativo. Inoltre, tutto funziona digitalmente su Condo Control e risparmi sui documenti cartacei.
La tuta di controllo condominio ha funzionalità dedicate per servire varie entità immobiliari come condomini e cooperative, HOA e comunità, società di gestione, gestione della sicurezza e gestione delle strutture.
Puoi iscriverti al piano Condo Control Core per HOA di basso profilo. Al contrario, ottieni il piano Premium per HOA di alto profilo e di grandi dimensioni che necessitano di maggiore sicurezza, concierge, tenuta dei registri e comunicazioni.
AppFolio
AppFolio Property Management modernizza il tuo HOA con solide soluzioni proptech. Consente ai residenti di gestire la propria associazione senza assumere personale esterno di contabilità o gestione della proprietà. Lo strumento è adatto anche per grandi associazioni di comunità e agenzie di gestione della proprietà commerciale.
Il software AppFolio HOA ha tutte le funzionalità in modo da non dover acquistare altri software per aiutare la gestione HOA. Lo strumento è in grado di gestire comunicazioni, ticket di servizio di riparazione alloggi, contabilità, reporting, leasing, marketing e gestione.
Concierge Plus
Concierge Plus semplifica la vita alle società di sicurezza e ai gestori di proprietà. Questo software HOA privo di ingombri offre nuovi modi per rendere felici i residenti e i consigli di amministrazione dei condomini, aumentando al contempo la produttività delle operazioni HOA quotidiane.
Lo strumento è disponibile per varie classi di asset immobiliari come condomini, comunità recintate, HOA, residenze multifamiliari e società di gestione della proprietà.
L’app di gestione HOA è stata suddivisa in tre moduli. Questi sono Gestisci, Comunica e Integra. Sebbene lo strumento mostri centinaia di funzionalità, il prezzo non è pubblico. È necessario prenotare una prova o una demo per ottenere un preventivo personalizzato.
Conclusione
I motivi per investire nel software HOA sono innumerevoli. Questi strumenti ti consentono di connettere in modo efficiente proprietari di case, residenti, proprietari e gestori di proprietà. Mentre il software ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi di gestione della comunità residenziale, risparmi anche un po’ di soldi.
Tuttavia, prima di acquistare il software HOA, potresti voler guardare gli strumenti di cui sopra. Queste sono alcune delle migliori scelte sul mercato e forniscono funzionalità standard per gestire comodamente un’associazione di proprietari di case.
I lavori di sterro e le costruzioni sono due teste impegnative che le associazioni di proprietari di case devono gestire frequentemente. Quindi, potresti anche voler dare un’occhiata a questi strumenti CRM per l’edilizia e al software di stima dei lavori di sterro per futuri progetti di ristrutturazione.