Gestire un’impresa implica lavorare su un elenco di priorità quotidiane per ottenere il risultato finale desiderato.
La gestione delle attività è un modo per assicurarti di lavorare sempre su attività ad alta priorità e di essere il più efficiente possibile.
Può sembrare facile, è difficile tenere traccia di progetti su larga scala e ancora più difficile da applicare a progetti su piccola scala.
Se lavori con molti membri del team, devi disporre di un software di gestione delle attività in atto.
Questo blog esaminerà diversi aspetti della gestione delle attività e determinerà come superare i problemi con il software di gestione delle attività.
Sommario:
Che cos’è la gestione delle attività?
La gestione delle attività è una parte fondamentale di qualsiasi progetto di successo. Senza un’adeguata gestione delle attività, garantire che tutte le attività vengano completate in tempo e che il progetto rimanga in pista è impegnativo.
Un modo corretto per gestire i progetti è concentrarsi sul completamento delle attività prioritarie e sulla creazione di una pipeline di attività imminenti.
La gestione delle attività implica la pianificazione, l’organizzazione e la definizione delle priorità delle attività per raggiungere le pietre miliari. Ciò include la creazione di un elenco di attività, l’assegnazione di attività ai membri del team e l’impostazione delle scadenze. È anche importante monitorare i progressi e apportare modifiche al piano secondo necessità.
Sebbene possa sembrare facile gestire progetti e guidare i team, ci sono molte sfide che potresti incontrare sulla tua strada.
Diamo un’occhiata ad alcune di queste sfide di gestione delle attività in dettaglio.
Sfide nella gestione delle attività
La gestione di qualsiasi progetto comporta molte sfide.
È necessario creare e allineare più attività in un ordine sistematico. Mentre devi anche occuparti delle assegnazioni delle attività, comunicare con i membri del team e rispettare le scadenze del progetto.
Esaminiamo alcune delle sfide comuni nella gestione delle attività.
- Mancanza di collaborazione in team: senza un sistema di gestione adeguato, è difficile per i membri del team collaborare alle attività in corso e imminenti.
- Condivisione impropria delle informazioni: una comunicazione corretta e accurata costituisce la base per il completamento del progetto con successo. In questo modo, i membri del team possono lavorare insieme e gli stakeholder aziendali possono rimanere aggiornati sui progetti in corso.
- Organizzazione impropria delle attività: è difficile tenere traccia delle attività assegnate nei fogli excel e tenere un controllo sulle attività completate in caso di scadenze ritardate.
- Conflitti di squadra: una gestione del progetto di successo richiede una sincronizzazione tra leader e artisti. Tuttavia, la mancanza di direzione, le comunicazioni errate e le incomprensioni possono creare conflitti tra il team. Diventa un ostacolo significativo a lungo termine e l’attenzione si sposta dal lavoro ad altri pensieri non produttivi.
- Ambiguità nella distribuzione delle attività: la mancanza di un sistema di gestione dei progetti crea un’ambiguità nella distribuzione delle attività. Può comportare l’assegnazione di attività ai membri che non corrispondono alle competenze richieste e portare al fallimento del progetto.
Per superare le sfide di gestione delle attività, puoi optare per una piattaforma come Monday.com
È uno strumento di lavoro basato su cloud in cui i team possono creare flussi di lavoro e strutturare il flusso dei progetti.
Monday.com è privo di codice al 100%, quindi tutti coloro che sono coinvolti in un progetto possono apportare facilmente le modifiche, come la creazione di attività, l’impostazione di scadenze, l’impostazione di priorità e l’aggiunta di commenti.
È tempo di esplorare alcune delle funzionalità di Monday.com che ti aiutano a organizzare i progetti in un modo migliore.
Cruscotti visivi
I dashboard Kanban di lunedì consentono a te e al tuo team di visualizzare lo stato delle cose in un dato momento.
Puoi utilizzare una sequenza temporale, un calendario, grafici e altre viste per tenere traccia dei progressi dall’alto fino all’ultimo dettaglio.
Gli strumenti dati di lunedì ti consentono di assegnare priorità alle attività, condividere file e controllare visivamente lo stato di lavoro dei membri del tuo team. In questo modo, puoi prendere decisioni migliori su come portare avanti i tuoi progetti.
Con la sua interfaccia facile da usare, puoi creare rapidamente dashboard personalizzati e impostare budget a colpo d’occhio.
Automazione
Monday.com offre abbastanza automazione senza codice per risparmiare tempo su riunioni non necessarie e ricevere aggiornamenti manuali via e-mail. Invece, puoi creare flussi di lavoro per diversi team e sincronizzare le date di scadenza delle attività con Google Calendar.
Puoi anche integrare il lunedì con popolari app di automazione di terze parti come Zapier per creare trigger personalizzati. Ogni volta che un evento viene attivato, viene creato automaticamente un nuovo elemento nella dashboard del lunedì.
Ciò significa nessuna creazione manuale di attività. Vai tranquillo!
Integrazioni
Monday comprende il dolore che i project manager affrontano per aver combinato i fili di comunicazione segregati.
Per superare questo trauma continuo, Monday offre integrazioni senza interruzioni con i tuoi strumenti di comunicazione preferiti come Slack, team Microsoft, Outlook e molti altri per migliorare le capacità del flusso di lavoro.
Ad esempio, la loro integrazione con Gmail ti consente di trasformare le email in elementi di azione e mantenere il team aggiornato sulle conversazioni.
Flusso di lavoro Kanban e Gantt
Kanban è un metodo visivo per ottimizzare il flusso di lavoro del tuo team.
Ti aiuta a visualizzare i dati in un formato colonna di facile comprensione e ti aiuta a prendere decisioni più velocemente. Inoltre, è facile per i membri del team utilizzare e sincronizzare le modifiche in tempo reale.
Inoltre, i dashboard Kanban sono un ottimo modo per tenere traccia delle iterazioni e degli arretrati in modo da poter monitorare le pietre miliari.
E con i diagrammi di Gantt, puoi trasformare i fogli di calcolo in schede visive intelligenti che ti aiutano a tenere traccia di date importanti, pietre miliari e dipendenze. Così puoi essere sicuro che tutto viene fatto in tempo e secondo i tuoi standard elevati.
Monday.com Casi d’uso
Ora che conosci le funzionalità di Monday, vediamo come puoi utilizzare Monday.com per gestire i progetti.
Sviluppo software
Gestire i cicli Sprint e seguire una metodologia agile è fondamentale per il settore dello sviluppo software.
Ci sono scadenze per le attività in corso e lo snellimento delle attività imminenti. Per essere efficace, è necessario regolare e assegnare priorità alle attività in tempo reale.
Monday ti aiuta a pianificare, assegnare priorità e gestire gli sprint, creare roadmap e condividere la visione del prodotto con le parti interessate. Puoi anche automatizzare l’assegnazione delle attività e l’approvazione della progettazione del prodotto e integrarle con strumenti come GitHub.
Marketing e pianificazione dei contenuti
Le aziende dedicano molto tempo alla creazione di campagne di marketing.
Il processo di solito prevede l’approvazione di idee, materiali collaterali creativi e frequenti incontri con copywriter e designer per apportare modifiche.
Con Monday.com puoi monitorare tutte le tue campagne di marketing in un’unica dashboard. Le loro bacheche visive ti aiutano a prendere decisioni più velocemente e a mantenere tutti sincronizzati sulle modifiche e i programmi delle campagne.
Invece di scrivere e-mail per le modifiche, puoi scrivere direttamente sui file per evitare aggiornamenti di stato avanti e indietro. Non solo questo, sei libero di connetterti lunedì con le tue app preferite come Adobe Photoshop, Acrobat e altro.
Risorse umane e operazioni
Con il sistema di gestione dei dipendenti di lunedì, i team delle risorse umane possono monitorare la pipeline di reclutamento e semplificare il processo di inserimento.
Senza un adeguato sistema di gestione dei dipendenti, le risorse umane avrebbero bisogno di un assistente per condurre riunioni quotidiane, programmare interviste e tenere traccia delle prestazioni quotidiane dei dipendenti.
Per aggiungere altro, Monday fornisce modelli HR già pronti per tenere traccia di presenze, ferie e mantenere le informazioni sui dipendenti. Puoi persino integrare piattaforme come Slack, LinkedIn e Gmail per importare automaticamente i dati dei dipendenti.
Piattaforma CRM di vendita
Monday.com funge da sistema centralizzato per comunicare con i tuoi clienti. Puoi utilizzare il software CRM integrandoti con la tua e-mail, creando modelli di e-mail e inviando risposte e-mail da un’unica dashboard.
Inoltre, puoi automatizzare attività di vendita ripetitive come chiamate e riunioni, impostare promemoria e tenere traccia delle e-mail inviate per generare nuovi lead.
Come ogni altro strumento Saas disponibile sul mercato, anche Monday.com presenta molti vantaggi e alcuni svantaggi. Sebbene i vantaggi superino gli svantaggi, affrontarli è essenziale prima di optare per qualsiasi strumento.
Diamo prima un’occhiata ai Pro di Monday.com.
Professionisti
- Monday.com ha un’interfaccia di facile comprensione, è abbastanza semplice da usare e può essere facilmente ridimensionato man mano che la tua azienda cresce senza problemi.
- L’impostazione con un clic consente di passare tra diverse visualizzazioni di visualizzazione come Gantt, Kanban, calendario e sequenza temporale.
- Monday fornisce modelli già pronti per la pianificazione della campagna, l’onboarding dei clienti, la gestione dei contatti, la gestione delle attività, il monitoraggio delle presenze e molti altri.
- Una piattaforma affidabile per organizzare le informazioni sui progetti, collaborare con i team, aggiungere e assegnare compiti e rendere i progetti accessibili a tutti nell’organizzazione.
- Integrazioni integrate con strumenti di comunicazione popolari come Slack, Zoom, Shopify, Gmail, Google Calendar, Dropbox e molti altri.
contro
- La loro app mobile spesso non si sincronizza con l’app Web in tempo reale, quindi è necessario aggiornare alcune volte per ottenere la visualizzazione aggiornata.
- Automazione limitata con funzionalità di monitoraggio e-mail e e-mail non disponibile tramite Pulse.
- Sebbene siano disponibili molte integrazioni, manca l’integrazione completa delle funzionalità con Salesforce e altre popolari piattaforme di terze parti nei suoi piani convenienti.
- I piani entry-level mancano di funzionalità importanti come schede private, automazione e molte integrazioni di base. Alcuni altri software di gestione delle attività offrono queste funzionalità nella loro versione gratuita.
Monday.com è disponibile in cinque piani tariffari tra cui puoi scegliere:
Piano individuale
Se stai avviando la tua attività e hai solo due membri nel team, puoi utilizzare la versione gratuita di Monday.com.
All’interno del piano individuale, puoi accedere a un massimo di 3 bacheche, oltre 200 modelli, 20 tipi di colonne e documenti completi.
Piano di base
Un piano di base è la scelta migliore se sei un gruppo di pochi membri. È conveniente e ha un prezzo di soli $ 8 per postazione/mese per gestire le bacheche delle attività del team.
Il piano di base include assistenza clienti prioritaria, spettatori gratuiti illimitati e accesso alle funzionalità del piano individuale.
Piano standard
Il piano standard è il più popolare per collaborare con il tuo team e aumentare la produttività complessiva.
Questo piano tariffario ti dà accesso alla sequenza temporale e alle visualizzazioni Gantt, alle visualizzazioni del calendario, all’automazione del processo di configurazione e alle integrazioni della piattaforma.
Piano Pro
Con il piano Pro di Monday, puoi semplificare il complesso processo e accedere a tutte le funzionalità di Monday.com.
Questo piano ha un prezzo di $ 16 posti al mese e ti consente di creare una dashboard che può combinare fino a 10 schede al suo interno.
Piano aziendale
I piani aziendali possono aiutare a scalare i processi di automazione e integrazione. Puoi creare una dashboard che combina fino a 50 schede al suo interno.
Sebbene Monday.com sia in cima alla lista dei software di gestione dei progetti, ci sono altri software Saas simili che puoi provare.
Ecco un elenco delle nostre tre migliori alternative a Monday.com.
Clicca su
ClickUp è un altro fantastico software di gestione dei progetti appositamente progettato per i team di lavoro a distanza. È una piattaforma facile da usare che offre quasi tutte le funzionalità disponibili su Monday.com.
ClickUp aiuta il tuo team a rimanere produttivo e organizzato e a collaborare senza sforzo su lavagne visive. I membri del team possono creare sprint, chattare, assegnare attività, aggiungere commenti e documenti, allocare risorse, impostare scadenze e ricevere notifiche per tutto in un’unica posizione.
Scrivere
Wrike è una soluzione per i project manager che hanno bisogno di aiuto per raccogliere e organizzare i requisiti del progetto, creare piani di progetto e visualizzare le pianificazioni su un diagramma di Gantt.
Con Wrike, è facile apportare modifiche ai piani di progetto man mano che il lavoro avanza e tutti i team coinvolti riceveranno notifiche su eventuali modifiche.
Smartsheet
Smartsheet è un’opzione eccellente se stai cercando un’app cloud pronta per l’azienda che possa aiutarti con la gestione del lavoro e la collaborazione. Con milioni di utenti in tutto il mondo, Smartsheet è considerato affidabile da molte aziende.
L’app di Smartsheet è simile a un foglio di calcolo, il che la rende facile da usare e familiare a molte persone. È adatto per tenere traccia di attività, pipeline di vendita, attività di pianificazione e razionalizzazione dei processi aziendali.
Puoi utilizzare Smartsheet per l’automazione del flusso di lavoro, la collaborazione sui contenuti, la gestione dei progetti, la registrazione delle attività, la pianificazione, il monitoraggio dei dati in tempo reale e altro ancora.
Riepilogo
Abbiamo cercato di fornire una breve panoramica di Monday.com e di come può aiutarti a semplificare efficacemente le tue attività aziendali.
Ci auguriamo che il nostro articolo ti sia stato utile e che tu sia pronto per organizzare facilmente i tuoi progetti su Monday.com. È facile da usare, accessibile e affidabile da centinaia di aziende in tutto il mondo.
Allora, cosa stai aspettando? Controlla lunedì ora.
Puoi anche esplorare il modo migliore per gestire il tuo lavoro di vendita con il CRM di vendita del lunedì.