L’utilizzo di un’efficiente piattaforma UCaaS a vantaggio della tua attività non solo nel tempo presente, ma può anche aiutarti a ottenere un vantaggio tecnologico negli anni a venire.
Soluzioni come UCaaS sono molto richieste in questi giorni per la flessibilità, la convenienza, la scalabilità, l’ottimizzazione dei costi e altri vantaggi che offrono alle aziende moderne che devono affrontare una forte concorrenza.
Si sono rivelati essenziali in tempi cruciali come la recente pandemia in cui i dipendenti hanno dovuto lavorare da remoto.
Avere strumenti e risorse avanzati per la forza lavoro remota offre una migliore produttività, lavoro semplificato e successo.
In questo articolo, parlerò di UCaaS e delle migliori piattaforme UCaaS che puoi scegliere per semplificare la comunicazione nella tua azienda.
Sommario:
Cos’è l’UCaaS?
Unified Communications as a Service (UCaaS) è un meccanismo di distribuzione cloud utilizzato per le comunicazioni aziendali. Consente ai servizi di comunicazione unificata di essere disponibili e accessibili dal cloud per le aziende, dalle imprese alle PMI.
UCaaS è uno dei termini in Anything-as-a-Service (XaaS) come SaaS, PaaS, IaaS, ecc. Fa anche parte degli sforzi di trasformazione digitale che promuovono l’adozione di servizi cloud in tutti i settori a livello globale. Supporta sei principali funzioni di comunicazione:
- Telefonia aziendale
- Messaggistica unificata
- Mobilità
- Messaggistica istantanea e presenza per team e individui
- Soluzioni per riunioni come video, audio e conferenze Web
- Processi abilitati alle comunicazioni come collaborazione sul flusso di lavoro, piattaforme di comunicazione, contact center, ecc.
Poiché è basato su cloud, le aziende di tutte le forme e dimensioni possono adottarlo facilmente. Offre loro i vantaggi di un ridimensionamento semplice, una configurazione senza problemi, un risparmio sui costi e altro ancora.
Come funziona UCaaS?
L’infrastruttura UCaaS basata su cloud è fornita, di proprietà, gestita e gestita da un fornitore di servizi. Pertanto, i clienti non devono configurare o configurare alcuna infrastruttura da soli per iniziare. Alcune delle sue caratteristiche sono:
- Multitenancy, inclusi tenant partizionati che risiedono su infrastrutture di comunicazioni unificate condivise come data center, elaborazione, rack, apparecchiature comuni, rete e blade
- Un portale web self-service per fornire, gestire e monitorare l’utilizzo e le prestazioni
- I servizi sono concessi in licenza per un canone ricorrente, mensile o di abbonamento
UCaaS semplifica i servizi e le soluzioni di comunicazione all’interno di un’azienda. Fornisce chat, SMS, videoconferenze, un contact center e molte altre funzionalità. Tutto accade su Internet; quindi, non avrai bisogno di hardware VolP aggiuntivo per fornire servizi ai tuoi clienti. I fornitori di servizi UCaaS gestiranno tutta la configurazione del back-end, la telefonia, le funzioni e la sicurezza.
Per aiutarti a comprendere il funzionamento di UCaaS, è necessario discutere di VolP o Voice-over-Internet Protocol, che alimenta la funzionalità vocale di UCaaS. VoIP converte il suono in pacchetti di dati e lo trasmette a un provider di servizi telefonici basato su cloud. Inoltre, le notifiche di posta vocale ei numeri di telefono funzionano con l’aiuto del SIP (Session Initiation Protocol) universale.
UCaaS sfrutta VolP al massimo senza complessità. Ciò consente al tuo team di effettuare chiamate facilmente e a tutti di lavorare in remoto con le applicazioni installate sui propri dispositivi mobili e computer.
Inoltre, i data center UCaaS possono resistere a condizioni meteorologiche avverse, sovratensioni e interruzioni di corrente, con conseguente continuità aziendale e scalabilità, che è difficile e costosa da gestire per le aziende se creano una propria piattaforma UCaaS.
Inoltre, i servizi di comunicazioni unificate sono praticamente gestiti con semplici applicazioni di collaborazione, messaggistica e video. Tutto è progettato in modo tale da ridurre la complessità e fornire comunicazioni fluide e unificate nella tua organizzazione, sia in sede che in remoto.
Componenti UCaaS in dettaglio
UCaaS ospita vari strumenti di comunicazione, audioconferenze e telefonia per la condivisione di file, lo scambio di e-mail e le videoconferenze.
Quindi, una buona piattaforma UCaaS deve offrire tutte queste funzionalità insieme a un’interfaccia intuitiva per una navigazione senza sforzo e una migliore produttività. Deve inoltre offrire un contact center integrato, comunicazioni integrate, chat, video e voce.
I componenti chiave di UCaaS sono:
Telefono o sistema telefonico
Le piattaforme UCaaS sono dotate di un sistema telefonico di qualità con funzionalità essenziali come inoltro di chiamata, instradamento, registrazione, blocco ID, assistente automatico, segreteria telefonica, gestione delle chiamate, ecc. Utilizza cloud PBX e VolP per consentire a un’azienda di effettuare/ricevere chiamate su la rete. Le soluzioni avanzate possono anche mobilitare l’IA per una migliore efficienza e informazioni dettagliate sui dati.
Videoconferenza
Le videoconferenze sono diventate più necessarie per il successo delle aziende moderne, soprattutto dopo la pandemia di covid-19. I dipendenti potrebbero lavorare da qualsiasi luogo e se si desidera discutere di qualcosa di importante o condurre una riunione, questa modalità di comunicazione è eccellente, indipendentemente da dove si uniscono i partecipanti.
Le soluzioni UCaaS possono offrire chiamate e videochiamate multi-partecipante e uno-a-uno per supportare riunioni d’ufficio, webinar, presentazioni, chat e altro ancora. Ciò aumenta la collaborazione, indipendentemente dal fattore distanza.
Posta elettronica e messaggistica istantanea
Con i messaggi istantanei, i membri del team possono chattare online facilmente in tempo reale. Questo è utile per briefing veloci, promemoria e comunicazioni regolari. È anche ottimo per fornire assistenza ai clienti poiché è comodo, efficiente e non invadente.
Allo stesso modo, l’e-mail è utile per le aziende e rimane efficace. È il modo più professionale di comunicazione ed è anche efficiente. Puoi utilizzare le e-mail insieme ad altri canali di comunicazione per semplificare il flusso di lavoro e offrire a dipendenti e clienti la modalità di comunicazione preferita.
Strumenti di collaborazione
Le piattaforme UCaaS includono vari strumenti di collaborazione per migliorare il lavoro di squadra e la comunicazione. Offre funzionalità come pianificazione rapida, condivisione dello schermo, condivisione di file, registrazione, coaching, nonché gestione di progetti, clienti e dipendenti.
Cloud e basato su client
UCaaS è basato su cloud, il che significa che ogni piattaforma e servizio UCaaS è ospitato sul cloud o su Internet dal provider di servizi nei loro data center. Ciò ti consente di accedere a questi servizi da qualsiasi luogo, utilizzando qualsiasi dispositivo e lavorando in remoto.
Vantaggi di UCaaS per aziende e lavoratori remoti
Come discusso in precedenza, UCaaS offre molti vantaggi, sia per le aziende che per gli utenti, compresi i lavoratori remoti. Alcuni dei vantaggi sono i seguenti:
Scalabilità
UCaaS ti consente di aumentare o diminuire facilmente il software e le risorse aziendali in base alle tue esigenze. Puoi anche aggiungere/rimuovere utenti istantaneamente senza pianificare in anticipo. Questo è impegnativo nelle soluzioni locali se vuoi scalare. Dovrai investire così tanto nel tuo stack tecnologico e reinventarlo per supportare tale scalabilità. Ma in UCaaS, questo è possibile con un clic di un pulsante.
Flessibilità e Accessibilità
Le soluzioni UCaaS sono facilmente accessibili per chiunque da qualsiasi luogo. Ciò offre la flessibilità di lavorare da casa o in qualsiasi altro luogo desiderino i dipendenti, rendendolo ideale per i lavoratori remoti. Poiché le applicazioni e le soluzioni UCaaS sono distribuite su Internet o sul cloud, puoi accedere a tutti gli strumenti di comunicazione su qualsiasi dispositivo, sia esso uno smartphone, un laptop, un desktop o un tablet.
Risparmi
UCaaS viene fornito ai clienti come soluzione basata su abbonamento. Basta pagare un determinato importo in un determinato periodo e accedere a tutte le funzionalità e gli strumenti di comunicazione in un unico posto senza dover installare hardware o software costosi o spendere per la sua manutenzione.
Tutto ciò di cui hai bisogno è investire nei tuoi sistemi insieme a una larghezza di banda di qualità per accedere alle soluzioni UCaaS. Inoltre, tutti i servizi e le funzionalità saranno definiti per il piano scelto e sarai protetto da spese di comunicazione o fluttuazioni imprevedibili. Questo ti aiuta a gestire le spese aziendali e, allo stesso tempo, a migliorare il tuo ROI.
Con UCaaS puoi risparmiare sulle bollette telefoniche con un canone mensile fisso per chiamate illimitate e senza costi anticipati. Non devi pagare per le funzionalità UCaaS avanzate integrate poiché sono incluse nell’abbonamento scelto. Inoltre, non dovrai spendere per il personale IT per scopi di monitoraggio e manutenzione poiché tutto sarà gestito dal fornitore di servizi.
Che fa risparmiare tempo
Ogni secondo conta quando sei in affari. Opportunità interessanti possono bussare alla tua porta in qualsiasi momento. Quindi, devi essere sempre pronto.
Ma cosa succede se spendi così tanto tempo e risorse per costruire tutto da zero internamente e poi per la sua manutenzione, sicurezza, conformità, funzionalità, ecc.?
Le tue funzionalità e attività principali potrebbero risentirne, soprattutto se hai poca forza lavoro o budget.
Invece, optare per UCaaS ti fornirà il servizio meno tutti i grattacapi di gestione e manutenzione; puoi lasciare tutto al fornitore del servizio.
Collaborazione e produttività
Potenti strumenti di comunicazione forniti sul cloud aiutano tutti i tuoi dipendenti, in particolare i lavoratori remoti, a collaborare in modo efficace. Promuove una sana cultura del lavoro in cui tutti sono connessi e condividono approfondimenti e sono sulla stessa pagina, indipendentemente dal fatto che i dipendenti provengano dallo stesso dipartimento o da diversi.
Allo stesso modo, UCaaS aiuta ad aumentare la produttività dei dipendenti rendendo le informazioni accessibili a portata di mano attraverso una soluzione cloud e comunicazioni e collaborazioni efficaci tra dipendenti e clienti.
Secondo Ciscoil 75% degli utenti ha riscontrato un miglioramento della produttività utilizzando UCaaS mentre lavorava su più siti di un’azienda.
Oltre a quanto sopra, l’utilizzo delle piattaforme UCaaS offre altri vantaggi, tra cui:
- Ridondanza incorporata delle soluzioni vocali per una migliore affidabilità
- Facile gestione e reportistica sull’utilizzo
- Esperienza semplificata per dipendenti e utenti con gli strumenti esistenti
- Punto di contatto unico per la risoluzione dei problemi tramite il provider UCaaS
- Sicurezza e conformità a normative come HIPAA, PCI-DSS, SOC, ecc.
Alcuni importanti termini UCaaS
Telelavoro
Il telelavoro è un termine utilizzato in un panorama aziendale moderno che significa che i dipendenti possono lavorare sui compiti assegnati, non importa quanto semplici o complessi, al di fuori di un luogo di lavoro tradizionale come un ufficio. Le persone possono connettersi utilizzando strumenti di telecomunicazione come telefonate, videoconferenze, ecc. e collaborare da qualsiasi parte del mondo, a condizione che dispongano di una connessione Internet stabile.
Ufficio virtuale
Un ufficio virtuale è una configurazione per consentire a un individuo di completare le proprie attività in remoto. Ha il dispositivo (smartphone, iOS, desktop, ecc.) che usano per accedere a tutte le risorse, ai siti Web, ai file dell’ufficio e ad altri strumenti. Potrebbe assomigliare alla tua scrivania in ufficio e puoi progettarla per sembrare professionale e moderna. Puoi usare una sedia comoda per sederti, lavorare, rilassarti e ripetere insieme a un tavolo e altre cose importanti di cui hai bisogno mentre lavori.
Luogo di lavoro collaborativo
Uno spazio di lavoro collaborativo è un tale ambiente di lavoro che si concentra sulla collaborazione tra i dipendenti in un’organizzazione. Questo viene fatto per ridurre le complessità, colmare le lacune di comunicazione e promuovere un ambiente di lavoro sano. In uno spazio di lavoro collaborativo, i dipendenti sentono un senso di appartenenza all’organizzazione e sono incoraggiati a dare il meglio, sia dall’ufficio che da remoto.
Quindi, se stai cercando la migliore piattaforma UCaaS, ecco alcuni consigli per te.
Vonage
Ottieni comunicazioni unificate con una sola app – Vonage per messaggistica, voce, social, fax e video. Offre oltre 50 funzionalità e altre soluzioni integrate, scalabilità e presenza globale, maggiore connettività e produttività, tempo di attività del 99,999% e qualità del servizio (QoS).
Caratteristiche principali:
- Riunioni Vonage, uno strumento di collaborazione video intuitivo da utilizzare per l’intera organizzazione
- Portale di amministrazione per la gestione dei sistemi telefonici
- App mobili e desktop per mantenere connessi i tuoi strumenti e i tuoi team
- Posta in arrivo aziendale per acquisire e risolvere i problemi più velocemente tramite SMS, Facebook Messenger e MMS
- Un assistente virtuale AI per offrire ai clienti il self-service vocale
- App Center per integrare applicazioni di alto valore per migliorare la produttività e l’esperienza utente
- Blocco dell’ID chiamante
- Campo spia occupato per identificare quali telefoni sono in uso
- Annuncio di chiamata per determinare il motivo della chiamata e la chiamata in conferenza
Vonage è facile da configurare, veloce da scalare e facile da adottare. Inoltre, consente ai dipendenti di interagire con i clienti e tra di loro praticamente sempre e ovunque.
Ingrandisci
Unifica riunioni, chat e voce con un’unica soluzione: Ingrandisci che offre flessibilità di comunicazione e facilita la collaborazione.
Caratteristiche principali:
- Riunioni: audio e video HD protetti, soluzioni di collaborazione integrate e integrazione del calendario
- Chat: connessione istantanea con i clienti e semplifica gli altri dipendenti, pianificare e condurre telefonate e riunioni ad hoc, tenere traccia delle attività e condividere file
- Telefono: usa il telefono Zoom, trasforma una chiamata in video e usa le chiamate VolP su cloud da laptop, cellulare, desktop e tablet
- Webinar video: Webinar Zoom in grado di scalare fino a 50.000 persone, inclusi oltre 100 relatori video con la migliore qualità video e audio e la possibilità di personalizzare l’impostazione, lo streaming live e la registrazione
- Zoom Rooms: una sala conferenze per collaborare da remoto o dall’ufficio
- Sicurezza: crittografia AES-GCM a 256 bit e altre funzionalità di sicurezza durante le riunioni
- Piattaforme supportate: macOS, Windows, Linux, sistema operativo Android e iOS
Utilizzando Zoom, ottieni una chiara quantità di chiamate, comunicazioni cloud crittografate e sicure, messaggistica rapida e uno stack tecnologico semplificato.
Nextiva
Nextiva semplifica la comunicazione consentendoti di connettere i sistemi telefonici con applicazioni aziendali, automazione e intelligenza artificiale su un’unica piattaforma per aiutarti a gestire bene la tua attività.
Caratteristiche principali:
- Automazione per svolgere attività di comunicazione ripetitive come risposte automatiche, invio di e-mail, conduzione di sondaggi, ecc. e risparmiare tempo
- Analytics per ottenere informazioni dettagliate sul business e sui clienti
- Robusti strumenti integrati per guidare i team di assistenza e le vendite
- Cloud PBX con instradamento delle chiamate
- Telefonate HD
- Condivisione dello schermo
- Integrazioni CRM
- Le funzioni avanzate includono la registrazione delle chiamate, la registrazione, le code, i trasferimenti, l’inoltro, l’ID, la musica di attesa, gli assistenti automatici, ecc.
Nextiva ti consente di interagire con clienti e dipendenti su più piattaforme di comunicazione come telefono, e-mail, video, testo e social media.
Microsoft Team
Usa la popolare piattaforma Microsoft Team per entrare in contatto con le persone al lavoro, a casa e a scuola.
Caratteristiche principali:
- Supporta tutti i dispositivi da desktop e laptop a smartphone e tablet
- Crittografia dei dati per file, chiamate, chat e riunioni
- Condivisione di file, polling e automazione delle attività
- Archiviazione su cloud
- Hosting webinar, iscrizioni, appuntamenti con i clienti, ecc.
- Strumenti di segnalazione
- Integrazione con strumenti come Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint, ecc.
Teams ti mette in contatto con i tuoi colleghi, amici e familiari e accedi alle risorse condivise ovunque per imparare e innovare attraverso chiamate, condivisione di video e chat.
Tastiera
Parla, incontra e invia messaggi ai tuoi clienti e dipendenti Tastiera, che fornisce uno splendido spazio di lavoro per aiutarti a creare relazioni significative. Non importa dove si trovino i tuoi team e i tuoi clienti, ti accompagna ovunque, unificando le comunicazioni.
Offre funzionalità e integrazioni meravigliose e continua a innovare per offrire soluzioni migliori.
Caratteristiche principali:
- Riunioni video, sensibilizzazione alle vendite e contact center basati sull’intelligenza artificiale
- Si estende a oltre 70 paesi con numeri verdi e locali
- SLA con tempo di attività quasi del 100%.
- Opzione per raccogliere CSAT su tutte le chiamate dei clienti
- Riconoscimento vocale integrato e Natural Language Processing (NLP)
- 74+ integrazioni disponibili
- Prova GRATUITA per 14 giorni
Puoi contare su questa piattaforma di livello aziendale per tutte le tue esigenze di comunicazione, indipendentemente dal tipo e dalle dimensioni della tua attività.
Vai a
Rimani in contatto con i tuoi colleghi, clienti e persone che contano utilizzando una soluzione semplice: Vai a. Questo sistema telefonico basato su cloud è sicuro e progettato per il lavoro remoto e flessibile.
Caratteristiche principali:
- Un editor visivo, drag-and-drop per una facile configurazione
- Cloud PBX e chiamate internazionali
- Instradamento delle chiamate, videoconferenza HD, assistente automatico, elenco telefonico, ecc.
- Portare i numeri correnti o aggiungere un numero verde
- Dial plan personalizzabili e instradamento delle chiamate
- Flusso di lavoro del contact center semplificato
- Tempo di attività del 99,999%, architettura cloud distribuita e basso utilizzo della larghezza di banda
GoTo supporta tutti i dispositivi ed è facile passare tra le app desktop, il telefono fisso o l’app mobile.
Conclusione: perché UCaaS è vitale per il futuro?
Investire nella giusta piattaforma UCaaS offrirà comunicazioni migliori nella tua organizzazione, tra dipendenti e clienti. Offrirà inoltre una migliore scalabilità, affidabilità, flessibilità e ROI.
Secondo a Rapporto 2012 di IDC, il mercato UCaaS ha raggiunto i 47,2 miliardi di dollari nel 2020. Considerando la sua crescita e il maggiore utilizzo nel corso degli anni, si prevede che durerà per molti anni. Quindi, scegli la migliore piattaforma UCaaS e goditi i suoi vantaggi per il tuo business.