Dopo il suo aggiornamento dell’autunno 2020, Microsoft Outlook 365 per Mac ha due visualizzazioni aggiuntive per il calendario, un modo più semplice per RSVP, migliori opzioni per la pianificazione degli eventi e un nuovo stato utile per gli inviti. Inoltre, è tutto racchiuso in un’app più attraente.
Sommario:
Visualizza i tuoi impegni con La mia giornata
Una comoda funzione di Microsoft Outlook chiamata La mia giornata ti offre una rapida visione della tua pianificazione quotidiana. Puoi vedere una vista Agenda o Giorno e aggiungere un evento con un clic.
Per vedere La mia giornata nella scheda Posta, fare clic sul pulsante Mostra riquadro attività a destra o selezionare Visualizza> Riquadro attività dalla barra dei menu. Per vederlo nelle altre schede di Outlook, fare clic sul pulsante Mostra riquadro attività o selezionare Visualizza> La mia giornata dalla barra dei menu.
Per passare da una visualizzazione all’altra in La mia giornata, fai clic sull’icona a tre punti in alto a destra. Ciò consente di passare dalla visualizzazione “Agenda” a “Giorno” e viceversa.
Puoi anche selezionare “Impostazioni” da questo menu per personalizzare i calendari che desideri visualizzare.
Per aggiungere un evento quando sei in La mia giornata, fai clic sul segno più (+) accanto all’icona a tre punti.
Usa la visualizzazione del calendario di tre giorni
Se vuoi vedere più di un giorno nel calendario di Microsoft Outlook, ma una settimana (o anche la settimana lavorativa) è troppo, prova una visualizzazione di tre giorni.
Fare clic sulla scheda “Calendario” per aprire il calendario di Outlook. Da lì, seleziona la freccia del menu a discesa in alto a destra o fai clic su Visualizza> Tre giorni nella barra dei menu.
RSVP nella stessa finestra
È efficiente quando puoi rispondere a un’e-mail all’interno della stessa finestra invece di aprirne una nuova automaticamente. Questo è il motivo per cui Microsoft ha aggiunto le risposte agli eventi per il tuo calendario oltre alle e-mail.
Quando ricevi un nuovo invito a un evento, puoi rispondere nello stesso modo di prima, ma ora puoi anche aggiungere un messaggio nel riquadro di lettura.
Come sempre, puoi fare clic su “Accetta”, “Provvisorio”, “Rifiuta” o “Proponi un nuovo orario”. Proprio sopra queste opzioni, vedrai la casella in cui puoi digitare un messaggio opzionale da inviare all’organizzatore dell’evento. Assicurati solo che se desideri aggiungere un messaggio, fallo prima di fare clic su una risposta.
Pianifica eventi con opzioni avanzate
La pianificazione degli eventi può essere difficile quando lavori sui calendari di tutti. Con le opzioni avanzate in Microsoft Outlook, tuttavia, puoi selezionare un’ora, verificare la disponibilità e passare facilmente a un giorno diverso.
Per creare un nuovo evento, fai clic su File> Nuovo> Evento nella barra dei menu di qualsiasi scheda di Outlook. In alternativa, puoi fare clic sulla scheda “Calendario”, quindi fare clic su “Nuovo evento” in alto a sinistra. Puoi quindi aggiungere tutti i dettagli del tuo evento a sinistra.
Per un modo più semplice di regolare l’ora, utilizza la griglia del calendario a destra. Trascina il blocco temporale dove preferisci, quindi espanderlo o comprimerlo per regolare l’intervallo di tempo.
Se vuoi mantenere quell’arco di tempo ma controllare una data diversa, usa le frecce in alto accanto alla data. Quando atterri nel giorno che desideri utilizzando lo stesso lasso di tempo, completa e invia il tuo invito.
Se hai molti invitati, puoi anche fare clic su “Assistente pianificazione” nella parte superiore della finestra dell’evento per aggiungere invitati obbligatori e facoltativi e una posizione.
Ciò consente di verificare la disponibilità di più partecipanti contemporaneamente. Puoi anche trascinare il periodo di tempo e utilizzare la freccia a due punte per allungare o accorciare il periodo di tempo.
Quando hai finito con l’Assistente programmazione, fai clic su “Fine” in alto a sinistra. Tutti i dettagli aggiunti o modificati verranno applicati all’invito. Verrai quindi reindirizzato alla finestra dell’invito, dove potrai completare qualsiasi altra cosa devi fare o semplicemente fare clic su “Invia”.
Imposta uno stato di lavoro altrove
Probabilmente sei abituato a selezionare lo stato “Occupato” o “Libero” ogni volta che pianifichi eventi. Nel nuovo Microsoft Outlook, tuttavia, ora hai un’altra opzione: “Lavorare altrove”.
Per utilizzarlo, fai clic sul pulsante di stato in alto a sinistra nella finestra dell’evento, quindi seleziona “Working Elsewhere”. Ciò consente ai tuoi partecipanti di sapere che ti stai unendo da un’altra posizione. È particolarmente comodo quando lavori da remoto o viaggi.
Lo stato “Lavoro altrove” viene visualizzato con un cerchio punteggiato di blu simile a “Provvisorio”, che include un cerchio a strisce blu. Questo informa gli altri del tuo stato a colpo d’occhio.
Un’ultima nuova funzionalità del calendario per Outlook che vale la pena menzionare è chiamata Meeting Insights. In base al tuo evento o ai partecipanti, Outlook suggerirà e-mail e file per il tuo evento. Se sono disponibili informazioni sulla riunione, le vedrai in una scheda accanto a “Dettagli riunione” nella finestra dell’evento.
Inoltre, tieni presente che con il nuovo Outlook sul Mac puoi ancora colorare gli eventi con le categorie nel calendario e visualizzare il tempo se il tuo evento si svolge in un’altra posizione.
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