Come trasformare rapidamente le email in attività

Se stai impiegando il metodo OHIO (Gestisci Solo Una Volta) per l’analisi della tua posta elettronica, è probabile che tu voglia trasformare alcune delle tue email in compiti concreti. Ecco come effettuare questa operazione in modo rapido ed efficiente, permettendoti di proseguire con la gestione delle altre email.

Semplificare e Velocizzare il Processo

La tua casella di posta elettronica non è un elenco di cose da fare, bensì una casella di posta. C’è la tendenza a lasciare le email nella posta in arrivo perché sembra più pratico, ma in realtà i compiti da portare a termine finiscono per essere sommersi nel flusso delle email in entrata.

Questo è il motivo per cui spesso si creano problemi. Il procedimento manuale per convertire un’email in un compito assomiglia spesso a questo:

Apri la tua applicazione preferita per la gestione delle cose da fare.
Crea un nuovo compito.
Copia e incolla le parti rilevanti dell’email nel nuovo compito.
Imposta i dettagli, come priorità, data di scadenza, codice colore e qualsiasi altro elemento tu ritenga necessario.
Salva il nuovo compito.
Archivia o elimina l’email.

Sono sei passaggi, solo per aggiungere un’attività all’elenco delle cose da fare. Non c’è da stupirsi che la tua casella di posta finisca per essere piena di email. Ma se fosse possibile ridurre questi sei passaggi a quattro? O addirittura tre?

Ebbene, è possibile! E ti mostreremo come fare.

Alcuni Client di Posta Elettronica sono Più Adatti di Altri alla Creazione di Attività

Esistono numerosi client per la gestione della posta elettronica e, come ci si potrebbe aspettare, alcuni sono più efficaci di altri per la creazione di compiti.

Per quanto riguarda i client web, Gmail svolge un ottimo lavoro. L’applicazione Tasks è integrata ed è semplice trasformare un’email in un compito. È anche disponibile una scorciatoia da tastiera per creare un compito direttamente da un’email, senza dover utilizzare il mouse. Se non desideri un client desktop, Gmail è probabilmente la soluzione migliore.

Per i client desktop Windows, Outlook si distingue nettamente. Thunderbird offre alcune funzionalità integrate per la gestione dei compiti, che non sono affatto male, ma Outlook è molto più intuitivo e consente di collegarsi a una vasta gamma di applicazioni di terze parti. Se per qualche motivo non puoi usare Outlook, Thunderbird è una valida alternativa. Tuttavia, se usi già un’applicazione di terze parti per la gestione delle cose da fare, Thunderbird potrebbe non essere sufficiente.

Su un Mac, la situazione è un po’ meno favorevole. Apple Mail gestisce le attività in modo meno efficace rispetto a Gmail e Outlook. Se vuoi gestire i compiti tramite un client desktop, la soluzione più indicata è probabilmente Thunderbird per Mac. In alternativa, puoi inviare le email alla tua applicazione di terze parti per la gestione delle attività e gestirle lì.

Per quanto riguarda le app mobili, sia Gmail che Outlook funzionano in modo simile. Nessuna delle due offre gli strumenti di creazione di attività delle versioni web o client, ma entrambe trasferiscono automaticamente i componenti aggiuntivi ad applicazioni di terze parti. Quindi, se gestisci i tuoi compiti in Trello e installi il componente aggiuntivo nel client Gmail o Outlook, questo sarà automaticamente disponibile anche quando apri l’app mobile corrispondente. Inoltre, quando installi un componente aggiuntivo in Outlook, questo viene installato automaticamente sia sul client desktop che sulle app per dispositivi mobili e web.

Analogamente a quanto avviene su Mac, le persone che possiedono un iPhone e desiderano utilizzare Apple Mail non otterranno molto dall’app mobile. È possibile utilizzare i client Gmail o Outlook, ma non sono molto utili se si desidera sincronizzare le attività dal telefono al Mac.

Dato che Gmail e Outlook sono i migliori in questo campo, ci concentreremo su di loro. Se hai un client preferito che gestisce in modo efficiente la creazione di attività, faccelo sapere nei commenti e lo esamineremo.

Creare Compiti da Gmail

Google mette a disposizione un’applicazione chiamata Tasks, integrata in Gmail. Si tratta di un gestore di elenchi di cose da fare semplice, con opzioni piuttosto basilari, anche se esiste un’app mobile che offre alcune opzioni di personalizzazione aggiuntive. Se hai bisogno di qualcosa di semplice che funzioni in modo ottimale con la tua casella di posta Gmail, Tasks è una scelta valida. Convertire un’email in un compito è molto semplice: con l’email aperta, clicca sul pulsante “Altro” nella barra delle applicazioni e seleziona “Aggiungi ad Attività”.

Se preferisci le scorciatoie da tastiera, Maiusc+T svolge la stessa funzione. L’app Tasks si aprirà nella barra laterale, mostrando il tuo nuovo compito.

Se hai bisogno di modificare il compito per aggiungere una data di scadenza, dettagli supplementari o sotto-attività, clicca sull’icona Modifica.

Non è necessario salvare le modifiche, poiché vengono eseguite automaticamente. Una volta terminato, clicca sul pulsante Archivia nella posta in arrivo (o usa la scorciatoia da tastiera “e”) per spostare l’email nell’archivio.

Ecco i tre semplici passaggi:

Clicca sull’opzione “Aggiungi ad attività” (o utilizza la scorciatoia Maiusc+T).
Imposta la data di scadenza, i dettagli aggiuntivi o le sotto-attività.
Archivia (o elimina) l’email.

Inoltre, puoi configurare Chrome per visualizzare le tue attività quando apri una nuova scheda. Esiste anche un’app per iOS e Android per Tasks. Creare un compito nell’app mobile è altrettanto facile che nell’app web. Clicca sui tre puntini nella parte superiore del messaggio e seleziona “Aggiungi ad Attività”.

Questo creerà immediatamente una nuova attività.

Se Google Tasks non soddisfa tutte le tue esigenze, o se hai già familiarità con un altro gestore di cose da fare, è probabile che esista un componente aggiuntivo per Gmail dedicato. Attualmente, sono disponibili componenti aggiuntivi per app popolari come Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist e Trello, e altri (anche se non per Microsoft To-Do o Apple Reminders).

In precedenza, abbiamo trattato l’installazione dei componenti aggiuntivi di Gmail in generale e del componente aggiuntivo Trello in particolare. Diversi componenti aggiuntivi offrono funzionalità diverse, ma tutti i componenti aggiuntivi per la gestione delle cose da fare consentono generalmente di aggiungere un’attività direttamente da un’email selezionata. I componenti aggiuntivi per la gestione delle cose da fare sono anche disponibili come app web e mobili che si sincronizzano automaticamente. E come nel caso di Tasks, è possibile accedere ai componenti aggiuntivi anche dall’app Gmail per dispositivi mobili.

Creare Compiti da Outlook

Outlook ha un’app integrata denominata Attività, disponibile anche come app web in Office 365. La situazione si complica un po’, perché nel 2015 Microsoft ha acquisito Wunderlist, il popolare gestore di cose da fare. Negli ultimi quattro anni, l’ha trasformato in una nuova app, solo per il web di Office 365, chiamata (forse senza molta fantasia) Microsoft To-Do. Questa app alla fine sostituirà la funzionalità Attività integrata in Outlook.

Tuttavia, per il momento, Tasks è ancora il gestore delle cose da fare di Outlook e non c’è una data precisa o una versione di Outlook in cui ciò cambierà. Lo menzioniamo solo perché, se usi O365, scoprirai che tutte le attività che aggiungi alle attività di Outlook vengono visualizzate anche in Microsoft To-Do. To-Do non mostra ancora tutti i dati che è possibile aggiungere a un’attività, ma a un certo punto lo farà.

Per ora, Microsoft Tasks è il gestore di attività integrato in Outlook, quindi ci concentreremo su questo.

Utilizzo del Client Desktop di Outlook

Questo è un campo in cui Microsoft eccelle tradizionalmente e non delude neanche qui. Esistono diversi modi per creare un’attività da un’email, per soddisfare tutti i gusti. Puoi:

Trascinare e rilasciare un’email nel riquadro Attività.
Spostare o copiare l’email nella cartella Attività dal menu contestuale.
Utilizzare un passaggio rapido per creare un’attività.

Ci concentreremo sull’utilizzo di un passaggio rapido perché è la soluzione più efficiente e consente di assegnare una scorciatoia da tastiera a un passaggio rapido.

Se non hai mai utilizzato Attività di Outlook, consulta la nostra guida al riquadro Attività, per poter visualizzare le tue attività accanto alla posta.

Dopo aver aperto il riquadro Attività, creeremo un passaggio rapido che contrassegna l’email come letta, crea un’attività e sposta l’email nell’archivio. Aggiungeremo anche una scorciatoia da tastiera, in modo da non dover mai usare il mouse per creare un’attività da un’email.

I passaggi rapidi permettono di definire diverse azioni con un solo clic (o una scorciatoia da tastiera). Sono semplici da creare e ancora più semplici da utilizzare, ma se non li hai mai provati prima, abbiamo una guida esaustiva su di essi. Dopo aver letto la guida, crea un nuovo passaggio rapido e aggiungi le seguenti azioni:

Crea un’attività con il testo del messaggio.
Contrassegna come letto.
Sposta nella cartella (e seleziona la cartella Archivio come cartella di destinazione).

Scegli una scorciatoia da tastiera e un nome (ad esempio “Crea attività e archivia”), quindi clicca su “Salva”. Ora sarà visibile nella sezione Home > Passaggi rapidi.

Ora, ogni volta che desideri trasformare un’email in un’attività, clicca sul passaggio rapido (o utilizza la scorciatoia da tastiera) e verrà creata una nuova attività. Il titolo verrà preso dalla riga dell’oggetto dell’email e il file