Il documento sullo scopo del lavoro ti aiuta a evitare congetture e problemi di comunicazione in un progetto e a tenerlo sotto controllo quando collabori con clienti esterni.
Le aziende di oggi collaborano con più parti prima di completare un progetto. Per tale lavoro collaborativo, le aziende hanno bisogno di un documento professionale. Quindi possono farvi riferimento in un secondo momento se le parti esterne che collaborano non consegnano i risultati del progetto secondo le specifiche concordate.
Uno di questi documenti aziendali è lo scopo del lavoro. Ne hai bisogno ogni volta che accetti progetti da qualcun altro o collabori con terze parti.
Continua a leggere per imparare a scrivere un documento sullo scopo del lavoro in un linguaggio chiaro e di facile comprensione. Esplorerai anche alcune risorse online che offrono diversi tipi di ambito di modelli di lavoro e costruttori basati su moduli.
Sommario:
introduzione
Lo scopo del lavoro, noto anche come documento SoW, è un documento in cui vengono descritte informazioni dettagliate sulle basi di un progetto. Molte persone lo considerano anche un contratto scritto tra loro e le altre parti interessate di un progetto, inclusi agenti, fornitori di servizi e subappaltatori.
Il documento di solito spiega come viene completata ogni attività o fase di un progetto, i risultati finali, i risultati attesi, i programmi di pagamento e il processo. Utilizzando questo, i liberi professionisti o i team possono menzionare in modo chiaro e conciso ciò che le parti interessate possono aspettarsi da un progetto.
In caso di malintesi, questa funziona come opzione di riferimento per tutte le parti. Da esso, tutti sanno cosa devono fare per far funzionare il progetto per entrambi. Il documento SoW è anche un modo fantastico di comunicazione efficace, la cui mancanza può causare il fallimento di un progetto e di una relazione cliente-stakeholder.
Componenti essenziali
A seconda del tipo di progetto e del settore, il documento varierà. Tuttavia, questi sono gli elementi comuni che è necessario includere in quasi tutti i SoW per la trasparenza.
Informazione chiave
In ogni documento SoW, devi includere i dettagli di base di un progetto in modo che i lettori possano immediatamente rendersi conto di cosa si tratta. Includere il nome del progetto, il nome dell’autore, il nome del cliente, la data e altre informazioni cruciali.
Obiettivi di progetto
L’aggiunta di una breve descrizione del progetto nel SoW aiuta sempre. Assicurati di includere il background del progetto, gli obiettivi, la dichiarazione del problema e le persone coinvolte, ma in modo conciso.
Descrizione di beni e servizi come elenco
Veniamo ora alla parte più cruciale di questo documento: i beni ei servizi che consegnerete o eseguirete nell’ambito del progetto.
È meglio suddividere i risultati finali in blocchi più piccoli ed elencarli come attività e attività secondarie. Che si tratti di un progetto freelance o di un progetto di squadra, presenta le attività in una tabella insieme alle date di completamento previste e alle persone di contatto.
Risultati del progetto
Potrebbe non essere necessario per tutti i documenti SoW, ma menzionare ciò che il cliente otterrà una volta terminato il progetto è vantaggioso. Pertanto, sapranno cosa aspettarsi da te e dal tuo team.
Tempo di progetto
Il tempo gioca un ruolo cruciale in tutti i progetti; quindi, devi includere il tempo di completamento. Menziona quando inizierai a lavorarci e quando lo finirai. Inoltre, non dimenticare di menzionare eventuali traguardi o risultati che desideri raggiungere lungo il percorso.
Un elenco fuori ambito
Un altro componente opzionale del documento SoW lo porterà al livello successivo. In questa sezione, includi tutto ciò che non includerai nel tuo progetto, ma i clienti potrebbero aspettarsi che tu lo faccia. Questo chiarirà le cose e ti aiuterà a evitare qualsiasi malinteso.
Protocollo per le modifiche
Quando si crea SoW prima di iniziare un progetto, in seguito potrebbero sorgere necessità di apportare modifiche all’ambito del progetto menzionato in questo documento. Per questo motivo è necessario aggiungere un protocollo attraverso il quale sarà possibile apportare modifiche allo stesso.
Termini di pagamento
Tutti i progetti pagati dovrebbero contenere una sezione in cui devi descrivere la spesa del progetto e le modalità di pagamento. Se il progetto richiede che tu investa denaro per beni, manodopera, infrastrutture o qualsiasi altro costo generale, includilo in questa sezione. Inoltre, menziona i programmi di pagamento, i pagamenti cardine e altri dettagli nel tuo documento SoW.
Termini e Condizioni
È necessario includere tutti i termini e le condizioni del progetto in questa sezione. Qui puoi anche spiegare i termini utilizzati nel SoW e tutte le condizioni che non hai chiarito in precedenza.
Accettazione
Infine, aggiungi questa sezione che trasformerà questo in un contratto legalmente vincolante. Qui, includi la firma del cliente e offri spazio per le firme di altre parti interessate.
Casi d’uso
Qualsiasi accordo di commissioning del progetto tra un cliente e una parte di outsourcing dovrebbe avvenire attraverso un documento SoW. Trova di seguito alcuni casi d’uso del mondo reale dell’ambito dei documenti word e dei loro modelli:
#1. Costruire opere architettoniche
Poiché il lavoro architettonico per edifici aziendali e personali comporta molte spese, rischi e investimenti di tempo, è necessario utilizzare un documento SoW standard utilizzato dalla maggior parte delle imprese di costruzioni edili.
Il modello seguente è un documento SoW standardizzato che include tutti i componenti vitali come la definizione del progetto, le informazioni sul cliente e sul progetto, il processo di selezione dell’architetto, la tempistica del progetto, i requisiti di approvazione, l’obiettivo generale, ecc.
Download: modello di opere architettoniche per MS Word/Google Docs gratuito
#2. Ristrutturazione interni ed esterni
Varie agenzie e appaltatori di decorazioni per la casa utilizzano questo documento SoW per finalizzare accordi di ristrutturazione di progetti individuali o aziendali. Puoi utilizzare un modello se sei un nuovo operatore in questo campo e non hai idea di come crearne uno.
Il seguente modello di documento SoW è stato redatto in base alle esigenze degli appaltatori generali statunitensi per la ristrutturazione di edifici commerciali o residenziali. Contiene tutti i contenuti “in ambito” per i lavori di ristrutturazione. Tuttavia, puoi aggiungerne altri o eliminarne alcuni in base al progetto su cui stai lavorando.
Download: modello di lavori di ristrutturazione per MS Word/Google Docs gratuito
#3. Progetti paesaggistici residenziali e commerciali
I progetti paesaggistici includono molto lavoro bagnato e esibizioni professionali. Il documento SoW è l’occasione per te di mostrare la tua creatività e i tuoi gusti di design in modo che la parte committente ottenga un altro punto solido per assumere la tua agenzia.
Questo modello SoW di lavoro paesaggistico è costituito da blocchi di immagini in cui è possibile posizionare un logo del marchio, tavolozze dei colori del marchio, icone ed esempi di lavoro. C’è una pagina vuota extra che puoi usare per scrivere più contenuti. Per ogni pagina, puoi cambiare l’esempio dell’immagine orizzontale.
Download: modello SoW paesaggistico per MS Word/Google Docs gratuito
#4. Social media marketing
Aiutare le aziende con i loro annunci sui social media e le campagne di marketing è redditizio. Vari liberi professionisti e agenzie di marketing digitale sono interessati a questo. Se anche tu sei in questo dominio, allora un documento SoW può aiutarti a lungo termine.
Di seguito trovi un modello SoW di social media marketing organizzato, nitido e professionale che le agenzie e i liberi professionisti possono utilizzare commercialmente. Contiene i componenti del documento SoW indispensabili come i dettagli del cliente, le descrizioni del progetto, i dettagli della campagna, i risultati principali, le tabelle della campagna, ecc.
Download: modello SoW di social media marketing per MS Word/Google Docs gratuito
#5. Contratti governativi
Un documento SoW è altamente necessario per i lavori contrattuali che potresti ottenere da federali, statali, comuni e contee. Inoltre, troverai che l’ambito dei documenti di lavoro del contratto governativo è il più elaborato in termini di contenuto e ambiti.
Qui trovi un esempio del modello SoW per progetti contrattuali governativi. Ti consente di aggiungere il logo della tua agenzia e altri contenuti SoW come il nome dell’organizzazione, il nome del progetto, i dettagli dell’autore, lo sfondo e gli obiettivi del progetto, la descrizione del progetto, l’orario/programma, la proposta di costo del fornitore, ecc.
Potrebbe essere necessario aggiungere o escludere contenuto a seconda del progetto di contratto governativo a cui sei interessato. Esamina i requisiti del progetto per un formato di documento SoW prima di inviare la bozza finale.
Download: modello SoW di contratti governativi per MS Word/Google Docs gratuiti
Cosa fare per scrivere il documento SOW ✔
- Includere dettagli espliciti riguardanti il lavoro, il pagamento, le risorse, la scadenza, le pietre miliari, ecc.
- Aggiungi elementi visivi come immagini del prodotto o servizio finale che ti aspetti, grafici, diagrammi, tabelle, ecc.
- Se il documento contiene gergo commerciale, assicurati che tu e la parte firmataria li definiate prima di commissionare il progetto.
- Se si tratta di un progetto a lungo termine con molti risultati complessi che dipendono dal tempo, includere un programma di revisione del SoW a intervalli mensili o trimestrali.
- Il documento dovrebbe contenere anche definizioni di successo del progetto. Quando completi il progetto, il cliente può facilmente rivedere le definizioni di successo e non ci sarà spazio per revisioni e rielaborazioni non necessarie.
- Mantieni il SoW nitido, conciso e breve. Non utilizzare riempitivi non necessari per allungare il documento.
- Devi redigere il documento collaborando con le parti interessate esterne e interne. Ad esempio, le parti interessate interne saranno il tuo team di progetto e le parti interessate esterne saranno il cliente e i fornitori di terze parti.
- Menziona i servizi strettamente correlati che non vengono forniti con il progetto, come l’hosting dopo lo sviluppo del sito web, la pubblicazione dell’app dopo lo sviluppo dell’app, ecc., a meno che il cliente non paghi per il servizio.
Ora passiamo alle cose da non fare per scrivere un documento sullo scopo del lavoro (SOW).
Non scrivere il documento SOW ❌
- Non esitare a utilizzare i modelli di documento SoW e gli esempi di un progetto pertinente quando crei il tuo. Risparmierà tempo e fatica.
- Non includere contenuti vaghi e ambigui nel documento che i subappaltatori, i fornitori e altre terze parti possono utilizzare a proprio vantaggio e causare danni monetari.
- Non affrettare il processo di stesura di un documento di ambito di lavoro. Siediti con i tuoi collaboratori e pianifica meticolosamente il documento includendo tutte le definizioni, le pietre miliari, i limiti, il budget, ecc.
- Non dimenticare di delineare chiaramente i risultati in un progetto che sono “fuori ambito” e “in ambito”.
- Se il progetto prevede determinate durate di formazione professionale, non dimenticare di includerle nel documento insieme ai costi.
- Alcuni documenti SoW mancano del flusso di lavoro dettagliato su come il cliente dovrebbe controllare i risultati finali in modo che possano dichiarare il completamento del progetto. Assicurati di non commettere questo errore. Includere passaggi pre-approvati che definiscono il progetto come completo in base ai termini di messa in servizio.
- I progetti a lungo termine possono richiedere deviazioni, modifiche dell’ambito, modifiche ai risultati finali, ecc. Non dimenticare di menzionare tali possibilità nel documento SoW.
Inoltre, controlla le risorse modello gratuite per i documenti SOW.
Risorse per modelli gratuiti
Foglio intelligente
Su Smartsheet, gli utenti possono trovare una vasta gamma di modelli di ambito di lavoro gratuiti per uso personale. Qui, i modelli sono disponibili in Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs e Google Sheets.
Il marketing digitale, l’edilizia commerciale, lo sviluppo di software, l’interior design, il web design e il rimodellamento sono alcuni settori popolari in cui è possibile utilizzare questi modelli di questa piattaforma.
Archivio modelli
Template Archive è un altro sito Web in cui è possibile trovare risorse gratuite per la creazione dell’ambito dei documenti di lavoro. I modelli sono di vari design e formati, quindi puoi scegliere in base al tuo marchio o progetto. Inoltre, puoi facilmente scaricarli e modificarli per ottenere un documento SoW unico.
ModuloSwift
FormSwift ti consente di creare un documento di ambito di lavoro per la tua prossima proposta di progetto in due modi. Innanzitutto, scarica un modello generico in Microsoft Word o Adobe PDF dal suo sito Web. Quindi, puoi riempire gli spazi vuoti per creare un documento SoW personalizzato.
In secondo luogo, puoi passare attraverso un builder SoW guidato in cui digiti i dettagli rilevanti e il builder continua a creare il documento. Ci vogliono circa 20 minuti per creare il documento online su questa piattaforma.
Parole finali
Quindi, ora conosci l’ambito del documento di lavoro, i suoi componenti e le cose da fare e da non fare per creare un documento SoW professionale che il tuo cliente adorerà. Inoltre, hai anche scoperto alcuni casi d’uso in cui puoi utilizzare i documenti SoW.
Per aiutarti ulteriormente, l’articolo ha delineato alcuni ambiti di creazione di documenti di lavoro online e librerie di modelli. È possibile creare un documento SoW online utilizzando una qualsiasi delle piattaforme di cui sopra, seguendo una guida dettagliata o scaricando e personalizzando un modello.
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