A tutti è capitato di provare quella sensazione sgradevole quando si cancella qualcosa per sbaglio. Ecco perché siamo grandi sostenitori del backup dei dati, sia che tu utilizzi un PC, un Mac, un dispositivo Android o un iPhone. Anche il tuo file .pst di Outlook può essere sottoposto a backup, proprio come qualsiasi altro file. È una buona pratica farlo, anche se ciò implica spostarlo dalla sua posizione predefinita. Tuttavia, questa operazione non ti sarà di aiuto nel recuperare un’email che hai appena cancellato involontariamente.
Fortunatamente, se il tuo server di posta è Microsoft Exchange Server, ci sono buone possibilità di recuperare l’elemento cancellato per errore. (Se utilizzi un servizio di posta web come Gmail o Yahoo! Mail, la cosa migliore da fare è accedere all’interfaccia web della tua posta e cercare lì il messaggio.)
Differenza tra eliminazione temporanea e definitiva
Quando si “elimina temporaneamente” un’email, selezionandola e premendo il tasto “Canc” sulla tastiera o cliccando sull’opzione “Elimina” in Outlook, il messaggio viene spostato nella cartella Posta eliminata. Normalmente, vi rimarrà finché non la svuoterai. (Gli amministratori aziendali potrebbero aver impostato lo svuotamento automatico della cartella Posta eliminata a intervalli regolari.) L’azione di svuotare la cartella Posta eliminata è detta “eliminazione definitiva”, in quanto rimuove completamente il messaggio da Outlook sul tuo computer. Puoi anche “eliminare definitivamente” un messaggio da qualsiasi cartella in Outlook premendo MAIUSC + CANC sulla tastiera: in tal caso, l’email viene cancellata senza passare dalla cartella Posta eliminata.
Se hai eliminato temporaneamente un messaggio per errore, vai alla cartella Posta eliminata, individua il messaggio e spostalo nuovamente nella cartella da cui l’avevi eliminato. Se, invece, hai eliminato definitivamente un messaggio, dovrai ricorrere allo strumento “Recupera posta eliminata”.
Come recuperare messaggi eliminati definitivamente
Quando un’email viene “eliminata definitivamente”, viene trasferita in una cartella “Elementi ripristinabili” nascosta in Exchange. Per impostazione predefinita, il periodo di conservazione per queste email cancellate è di 14 giorni. Ciò significa che per 14 giorni dopo aver “eliminato definitivamente” qualcosa da Outlook, questo elemento rimarrà nella cartella “Elementi ripristinabili” prima di essere eliminato in modo definitivo (e diventare completamente irrecuperabile). Quindi, a meno che il tuo amministratore di posta non abbia modificato l’impostazione predefinita, hai 14 giorni di tempo per utilizzare lo strumento “Recupera posta eliminata” di Outlook per recuperare la posta cancellata accidentalmente.
Puoi accedere a questo strumento in tre modi diversi:
Seleziona la cartella Posta eliminata e individua l’opzione “Recupera elementi rimossi di recente da questa cartella” nella parte superiore del riquadro delle cartelle.
Vai su Home > Recupera elementi eliminati dal server.
Vai su Cartella > Recupera elementi eliminati.
Tutte queste opzioni avviano lo stesso strumento Recupera posta eliminata, che visualizza una lista degli elementi presenti nella cartella Elementi ripristinabili.
Per recuperare un elemento cancellato, selezionalo, assicurati che l’opzione “Ripristina elementi selezionati” sia attiva e clicca su “OK”.
L’elemento verrà spostato nuovamente nella cartella Posta eliminata, da dove potrai poi spostarlo nella cartella che preferisci.
È possibile recuperare più elementi dallo strumento Recupera posta eliminata tenendo premuto il tasto Control mentre si selezionano le email che si desidera recuperare. Se vuoi recuperare un intero blocco di messaggi, seleziona la prima email, poi tieni premuto il tasto Maiusc e clicca sull’ultima email del blocco per selezionarle tutte. C’è anche un pulsante “Seleziona tutto” se vuoi recuperare tutte le email. Se hai selezionato molte email, il recupero potrebbe richiedere un po’ di tempo, perché devono essere spostate dalla cartella Elementi ripristinati alla cartella Posta eliminata.
Puoi anche eliminare le email da qui. Seleziona gli elementi che vuoi eliminare definitivamente, attiva “Elimina elementi selezionati”, quindi clicca su “OK”.
Apparirà un avviso, a cui è necessario prestare attenzione. Se clicchi su “OK”, gli elementi selezionati saranno cancellati senza possibilità di recuperarli.
Questo è un avviso importante: eliminare un elemento significa rimuoverlo da Exchange per sempre. Di solito non c’è motivo per eliminare la posta, quindi se hai dubbi, non usare l’opzione Elimina.
Se hai cancellato qualcosa per errore e non riesci a trovarlo utilizzando lo strumento Recupera elementi eliminati, non fare altro e contatta subito il tuo team di supporto tecnico. Potrebbero avere degli strumenti per recuperare la tua email, ma non è detto. Quindi, non dimenticare di fare regolarmente il backup!