Quando invii un’e-mail a un gruppo di contatti di Outlook (formalmente noto come lista di distribuzione), potresti voler nascondere gli indirizzi e-mail nel gruppo ai destinatari. Ecco il modo più semplice per proteggere le informazioni private delle persone.
Sommario:
Cos’è un gruppo di contatti?
In Office 365 (O365), la versione in abbonamento di Microsoft di Office, due gruppi separati hanno sostituito le liste di distribuzione:
Gruppi di O365: progettati per la collaborazione immediata tra un gruppo di persone, questi gruppi includono una cassetta postale condivisa, un calendario, un archivio di file, Planner e OneNote Notebook. Questi sono ottimi per piccoli team di progetto, per organizzare le prove del tuo gruppo teatrale locale o per qualsiasi altro scenario in cui hai bisogno di strumenti di collaborazione rapidi e semplici.
Gruppi di contatto: si tratta di un gruppo di indirizzi email aggiunti a un gruppo. Invece di dover aggiungere ciascuno di essi individualmente a un’e-mail, puoi inviare tramite e-mail il nome del gruppo e tutti i membri di quel gruppo verranno aggiunti come destinatari. Se pensi che questo suoni esattamente come una lista di distribuzione, avresti ragione, con una notevole eccezione: per impostazione predefinita, le liste di distribuzione (e i gruppi di O365) vengono visualizzati nella rubrica globale della tua organizzazione affinché tutti possano vederli. I gruppi di contatti sono personali per te.
Se non si dispone di O365 e si usa una versione autonoma di Office senza app Web, è possibile che siano comunque disponibili elenchi di distribuzione. Ti mostreremo come nascondere i nomi dei destinatari in un gruppo di contatti, ma gli stessi passaggi funzionano per le liste di distribuzione.
Perché nascondere i nomi in un gruppo di contatti?
A volte è solo cortesia comune. I tuoi amici potrebbero essere d’accordo che tu li contatti via e-mail, ma probabilmente non vogliono che le loro informazioni di contatto vengano condivise con tutti quelli a cui invii email di massa.
Molti problemi di protezione dei dati e conformità forniscono buoni motivi per nascondere l’indirizzo e-mail di qualcuno. Se hai a che fare con informazioni sensibili, soprattutto finanziarie o mediche, probabilmente sei obbligato a mantenere privata l’identità delle persone.
Gli indirizzi e-mail sono spesso facili da collegare a una persona reale in quanto sono considerati “informazioni identificabili individualmente” sia dall’HIPAA negli Stati Uniti che dal GDPR in Europa. Quindi, se stai inviando un’email a un gruppo di supporto, ad esempio, non dovresti condividere le informazioni di contatto del destinatario.
Come nascondi i nomi in un gruppo di contatti?
La buona notizia è che nascondere i nomi utilizzando l’opzione Ccn quando crei la tua email è semplice.
BCC sta per copia per conoscenza nascosta. Hai quasi sicuramente utilizzato l’opzione CC (copia per conoscenza) quando desideri includere qualcuno che non è il destinatario principale di un’email. BCC funziona esattamente come CC, tranne per il fatto che i destinatari BCC vedono solo il nome del mittente e il nome della persona nel campo “A”.
Anche le persone che sono state in BCC non vedono se qualcuno è stato CC e non ricevono alcuna risposta se qualcuno fa clic su “Rispondi a tutti”.
Il campo BCC non è visibile per impostazione predefinita quando crei una nuova email, ma accedervi è facile. Apri una nuova posta in Outlook e fai clic su Opzioni> Ccn.
Questo visualizzerà il campo BCC nella nuova posta.
Devi farlo solo una volta. In futuro, tutte le e-mail mostreranno l’opzione BCC. Se desideri nascondere il campo BCC, fai clic su Opzioni> BCC da qualsiasi e-mail e non verrà più visualizzato.
Ora che è visibile, inserisci il tuo nome nel campo “A” e il tuo gruppo di contatti nel campo “BCC”.
Tutti i membri del gruppo di contatti riceveranno l’email, ma potranno vedere solo la persona che l’ha inviata (tu) e la persona nel campo “A” (anche tu).
La prima volta che lo fai, prendi in considerazione l’idea di inserire una nota nell’e-mail in cui spieghi alle persone che stai utilizzando BCC per proteggere la loro privacy. Questo impedirà ai tuoi destinatari meno esperti di tecnologia di chiedersi perché stanno ricevendo un’email che sembra provenire da te!