Che si tratti di trasferte lavorative o della gestione delle tasse, prima o poi potrebbe rendersi necessario compilare un rendiconto spese. Se non disponi di un’azienda o di un consulente che ti fornisce un modello predefinito, puoi facilmente crearne uno personalizzato partendo da un template offerto da Word.
Creazione di un Modulo Spese Personalizzato
La presentazione di un resoconto delle spese è un passaggio fondamentale in qualsiasi trasferta di lavoro. Nonostante ogni azienda possa avere delle sue specifiche direttive in materia di rimborsi, la struttura di base del modulo e le informazioni che deve contenere restano generalmente le stesse, indipendentemente dalla tua posizione.
Se stai preparando un modulo spese per conto della tua azienda, ti consigliamo di verificare preventivamente se ci sono delle linee guida da seguire o se esiste già un template ufficiale da utilizzare.
Nel caso in cui tu debba creare il tuo modulo da zero, Word offre un modello di partenza piuttosto valido. Anche se potrebbe non corrispondere in tutto e per tutto alle tue esigenze, rappresenta un eccellente punto di inizio.
Per cominciare, apri Word. Nella schermata iniziale, seleziona “Nuovo” nella barra laterale di sinistra.
Nella barra di ricerca digita “spesa”.
Premi “Invio” per visualizzare i modelli disponibili e poi clicca sul risultato desiderato.
Comparirà una nuova finestra che ti mostrerà il nome e la descrizione del modello, insieme a un’anteprima. Clicca su “Crea”.
Il tuo nuovo modello di modulo spese sarà ora pronto. Prenditi del tempo per esaminarlo attentamente e apportare le modifiche che ritieni necessarie. Assicurati che i colori e lo stile del testo siano in linea con le linee guida grafiche della tua azienda.
Una volta completate le modifiche, salva il modello e preparati a registrare le tue spese. È consigliabile annotare tutto man mano che si presenta, piuttosto che aspettare la fine del viaggio per poi dover ricostruire tutto a memoria, rischiando di dimenticare qualche dettaglio.
Di seguito sono riportate le voci di spesa più comuni che solitamente vengono tracciate:
Hotel
Trasporti (inclusi biglietti aerei, trasporti pubblici, noleggio auto e, in alcuni casi, chilometraggio)
Carburante
Pasti
Telefono (molte aziende richiedono l’acquisto di una SIM locale per le comunicazioni, mentre altre potrebbero coprire le tariffe di roaming)
Intrattenimento (rientra nella categoria “rimborso ragionevole”. È sempre meglio ottenere l’approvazione preventiva prima di offrire attività di svago ai clienti. Altrimenti, evita di esagerare per non incorrere in problemi con la tua azienda.)
Varie
In generale, è sempre preferibile ottenere l’approvazione anticipata delle spese prima di partire, in modo da evitare qualsiasi problema con il rimborso dopo aver già sostenuto le spese. Tieni inoltre presente i limiti di spesa stabiliti dalla tua azienda in base alla località. Solitamente, i limiti sono più alti per le destinazioni più costose.
Ricordati di conservare tutte le ricevute, documentare accuratamente ogni spesa, compilare in modo preciso il rendiconto spese e sarai pronto per partire!