Che si tratti di viaggi di lavoro o tasse, potrebbe essere necessario compilare un modulo di spesa a un certo punto. Se non ti capita di avere un’azienda o un consulente che ti fornisce un modello, puoi crearne uno utilizzando un modello fornito da Word.
Impostazione di un modulo di spesa
La presentazione di una nota spese è una parte necessaria di qualsiasi viaggio di lavoro. Sebbene ogni azienda possa avere le proprie regole da seguire in termini di rimborso, la struttura generale del modulo (e degli elementi in esso contenuti) rimarrà piuttosto coerente, indipendentemente da dove ti trovi.
Se stai compilando un modulo di spesa per la tua azienda, scopri prima se hanno linee guida da seguire o un modello da utilizzare.
Se è necessario creare il proprio modulo di spesa, Word fornisce un modello piuttosto carino per iniziare. Anche se potrebbe non soddisfare esattamente le tue esigenze, è un buon punto di partenza.
Innanzitutto, apri Word. Sul lato sinistro della splash box, fai clic su “New”.
Cerca “spesa” nella barra di ricerca.
Premere “Invio” per visualizzare il modello disponibile e quindi fare clic sul risultato.
Apparirà una nuova finestra, che ti darà il nome e la descrizione del modello insieme a un’anteprima del modello. Fai clic su “Crea”.
Apparirà il tuo nuovo modello di modulo per le spese. Dai un’occhiata e modifica le parti necessarie. Assicurati che i colori e la tipografia corrispondano alle linee guida visive della tua azienda.
Dopo aver apportato le modifiche appropriate, puoi salvare il modello finché non sei pronto per tenere traccia delle tue spese. Probabilmente è una buona idea registrare tutto mentre procedi invece di aspettare che il viaggio sia finito e farlo tutto in una volta, poiché è facile dimenticare qualcosa che potresti aver acquistato diversi giorni prima.
Di seguito sono elencate le voci di spesa più comuni che le persone di solito tracciano:
Hotel
Trasporti (questo include biglietto aereo, trasporto pubblico e canoni di noleggio e talvolta chilometraggio)
Carburante
Pasti
Telefono (molte aziende richiedono l’acquisto di una SIM per la comunicazione locale, mentre altre potrebbero andare bene con il pagamento delle tariffe di roaming)
Intrattenimento (questo rientra nella categoria “rimborso ragionevole”. Probabilmente è una buona idea ottenere la pre-approvazione prima di portare fuori i tuoi clienti a divertirsi. In caso contrario, assicurati di non esagerare come potrebbe presentare problemi con la tua azienda.)
Miscellanea
Come regola di buona pratica, è sempre meglio ottenere la pre-approvazione sulle spese prima di viaggiare per evitare conflitti sul rimborso dopo aver già speso i soldi. Inoltre, sii consapevole del limite di spesa dell’azienda in base a località diverse. La maggior parte delle aziende fornirà limiti di spesa maggiori se viaggi in un luogo dove le cose sono più costose.
Assicurati di tenere il passo con tutte le tue ricevute, documentare tutte le tue spese, compilare la nota spese e sarai pronto per partire!