Outlook offre la possibilità di impostare una firma predefinita per i nuovi messaggi, le risposte e gli inoltri. È persino possibile utilizzare firme differenti per i nuovi messaggi e per le risposte/inoltri. Inoltre, si possono creare firme aggiuntive da applicare ai messaggi in base alle esigenze. Scopriamo come fare.
Una firma di posta elettronica è uno strumento utile per fornire informazioni personali, professionali e di contatto. Molte aziende richiedono l’uso di una firma, che talvolta viene impostata automaticamente all’atto dell’assunzione.
Tuttavia, Outlook non offre una firma predefinita all’avvio. Pertanto, se la tua azienda non ne ha predisposta una per te o se stai usando Outlook sul tuo computer personale, dovrai crearne una da solo. Per farlo, vai su File > Opzioni > Posta, quindi clicca sul pulsante “Firme”.
Si aprirà la finestra “Firme e cancelleria”, in cui potrai aggiungere, modificare ed eliminare le firme. Per aggiungere una nuova firma, clicca su “Nuovo”.
Assegna un nome alla nuova firma e clicca su “OK”.
La nuova firma sarà visualizzata nella lista delle firme. Potrai quindi aggiungere il contenuto desiderato nell’area “Modifica firma”.
Sono disponibili numerosi strumenti di formattazione, come la possibilità di inserire immagini, link e biglietti da visita dai contatti.
Puoi utilizzare questi strumenti di formattazione per aggiungere diverse informazioni. Tuttavia, per una firma formale, dovresti includere almeno le seguenti informazioni:
- Il tuo nome completo
- Il tuo numero di telefono (fisso E cellulare)
- Il tuo indirizzo email
- Il sito web della tua azienda
Se stai creando una firma per uso personale, la scelta delle informazioni da inserire dipende da te. Se, invece, stai impostando una firma per un indirizzo email aziendale, è consigliabile verificare se ci sono requisiti specifici da rispettare.
Una volta configurata la firma, è il momento di impostarla come predefinita. Per prima cosa, seleziona l’account di posta elettronica corretto (se hai configurato Outlook per gestire più di un account). Successivamente, scegli una firma per “Nuovi messaggi” e una diversa (o la stessa) firma per “Risposte / Inoltri”.
Non è obbligatorio impostare una firma predefinita. Se preferisci non usare una firma predefinita, seleziona “(nessuna)” nei menu a tendina.
Puoi creare un numero illimitato di firme, entro limiti ragionevoli. Noi, ad esempio, abbiamo creato 15 firme diverse senza problemi. Esistono alcune testimonianze che suggeriscono un limite massimo di 128 firme, ma non abbiamo trovato conferme ufficiali. In ogni caso, è improbabile che la maggior parte degli utenti si imbatta in questo limite.
Quando scrivi un nuovo messaggio o rispondi/inoltri un messaggio, Outlook inserirà automaticamente la firma predefinita che hai impostato. Puoi, comunque, selezionare una firma diversa cliccando su “Messaggio” > “Firma” e scegliendo quella desiderata.
La scelta di una nuova firma sostituirà quella predefinita. Se hai scelto “(nessuna)” come impostazione predefinita, Outlook inserirà la firma selezionata in fondo al messaggio email.