Come creare filtri Gmail per organizzare facilmente la tua casella di posta

Punti chiave

• I filtri Gmail ti consentono di organizzare e gestire la tua casella di posta aggiungendo etichette, contrassegnando le email come lette o eliminando email.
• Crea filtri dalla barra di ricerca, da un’e-mail o dal menu Impostazioni per applicare criteri e azioni automatizzate alla posta in arrivo.
• Modifica o elimina i filtri nella sezione Filtri e Indirizzi bloccati delle impostazioni di Gmail per mantenere la tua casella di posta organizzata e ordinata.

I filtri Gmail sono esattamente ciò che suggerisce il nome. Ti aiutano a mantenere la tua casella di posta organizzata e in ordine reindirizzando automaticamente le email. Ecco come creare, personalizzare e gestire i filtri in Gmail.

Come creare filtri in Gmail

Per creare filtri Gmail, dovrai utilizzare un computer. Al momento non è possibile creare filtri tramite l’app Gmail per dispositivi mobili (iOS o Android).

Esistono diversi modi per creare un filtro in Gmail, ma il modo più semplice è utilizzare la barra di ricerca. Passa alla parte superiore della posta in arrivo e seleziona l’icona del dispositivo di scorrimento denominata “Mostra opzioni di ricerca”.

Inoltre, puoi creare un filtro direttamente da un’e-mail nella tua casella di posta. Per creare un filtro da un’e-mail ricevuta:

Apri un’e-mail che corrisponde ai tuoi criteri.

Fare clic sull’opzione Altro accanto alle informazioni del mittente.

Seleziona Filtra messaggi come questo dall’elenco di opzioni visualizzate.

Dovrebbe apparire la finestra “Opzioni di ricerca”, con i criteri Da già compilati. Questa opzione funziona meglio se ricevi più email dallo stesso indirizzo.

Dopo aver applicato i criteri di filtro desiderati nella finestra delle opzioni di ricerca, seleziona Crea filtro accanto al pulsante Cerca.

Ti dovrebbe essere presentato un elenco di potenziali azioni automatizzate da eseguire quando ricevi un’e-mail che soddisfa i criteri definiti.

Questo elenco dovrebbe includere l’opzione per archiviare un’e-mail, contrassegnarla come letta, contrassegnarla come speciale, eliminarla, contrassegnarla sempre o mai come importante e applicarvi un’etichetta o una categoria. Puoi anche scegliere di applicare il filtro alle conversazioni esistenti nella tua casella di posta che corrispondono agli stessi criteri.

Per saperne di più su come impostare i criteri per i filtri, dai un’occhiata a Articolo di Google Workspace sull’argomento.

Esempi di filtri Gmail utili

Daremo un’occhiata ad alcuni esempi pratici di filtri Gmail che possono migliorare notevolmente la gestione della posta elettronica.

1. Filtra le email in base alle parole chiave in Gmail

Per bloccare tutte le email contenenti la parola “investimento” provenienti da un particolare mittente, puoi seguire i passaggi descritti di seguito:

Apri la finestra Opzioni di ricerca.

Inserisci l’indirizzo email del mittente (o ometti questo passaggio per bloccare tutti i mittenti).

Digita la parola “investimento” nella casella Contiene le parole.

Se desideri filtrare le email in base a più termini, utilizza l’operatore “OR” per separarle; Gmail cercherà quindi le email contenenti almeno uno dei termini specificati. Per le email che devono includere tutti i termini, puoi unire le parole con spazi o utilizzare “AND”.

Puoi fare clic su Cerca per trovare tutte le email correnti che corrispondono ai criteri selezionati.

Una volta terminato, fai clic su Crea filtro e seleziona la casella accanto a Elimina per inviare tutte le email che corrispondono ai criteri nel Cestino. (Puoi invece scegliere di archiviarli selezionando Salta la posta in arrivo).

Seleziona di nuovo Crea filtro.

Dovresti vedere un messaggio che indica che il tuo filtro ha creato. Tutte le email che contengono le parole inserite verranno ora cancellate non appena verranno consegnate.

2. Ordina la tua casella di posta Gmail utilizzando i filtri di indirizzamento Plus

L’indirizzamento Plus è una funzionalità che ti consente di aggiungere caratteri al tuo indirizzo email e di ricevere comunque i messaggi nella tua casella di posta. Questo può essere utilizzato per creare indirizzi e-mail usa e getta per iscrizioni rapide e per organizzare le e-mail provenienti da mittenti diversi.

Per utilizzare l’indirizzamento più, aggiungi semplicemente un segno più (+) al tuo indirizzo email prima del simbolo @. Per esempio, [email protected] potrebbe diventare [email protected].

Puoi utilizzare questo nuovo indirizzo per iscriverti a una newsletter e quindi creare un filtro per applicare automaticamente un’etichetta alle email inviate da quella newsletter. Un altro vantaggio di questa funzionalità è che se inizi a ricevere email di spam, puoi facilmente capire quale azienda ha esaurito il tuo indirizzo email.

Per utilizzare l’indirizzamento plus per filtrare le email, seguire i passaggi elencati di seguito:

Apri la finestra Opzioni di ricerca.

Inserisci i tuoi criteri nella casella Contiene le parole: {a:[email protected] Spedito a:[email protected]}. Assicurati di sostituire “makeuseof+tech” con il tuo indirizzo email personalizzato.

È possibile utilizzare parentesi graffe al posto dell’operatore OR e in questo caso svolgono la stessa funzione. Esistono altri operatori di ricerca avanzata che puoi utilizzare nelle ricerche e nei filtri di Gmail e puoi trovarli elencati in Guida di Gmail.

Fare clic su Crea filtro e selezionare Applica l’etichetta.

È possibile scegliere un’etichetta appropriata dalla casella a discesa. Se non disponi di etichette adatte, puoi crearne una nuova.

Una volta terminato, fai nuovamente clic su Crea filtro.

3. Filtra le email in base all’oggetto o al mittente in Gmail

Potresti voler impostare un filtro Gmail per classificare tutte le email relative a un oggetto specifico o provenienti da un mittente designato in un’unica etichetta. Tuttavia, Gmail combina i criteri nella finestra Opzioni di ricerca utilizzando un operatore AND anziché un operatore OR. Pertanto, ciò si traduce in un filtro che seleziona le e-mail che soddisfano tutti i criteri specificati, anziché trovare le e-mail che soddisfano un singolo criterio.

Sebbene sia possibile creare filtri separati per ciascun criterio, è molto più semplice utilizzare la casella “Contiene le parole”. Per creare un filtro per organizzare tutte le email relative al lavoro sotto l’etichetta “Lavoro”, segui una procedura simile a quella descritta di seguito:

Apri la finestra Opzioni di ricerca.

Digitare il mittente preceduto dall’operatore from:. È possibile specificare più mittenti utilizzando parentesi graffe o l’operatore OR.

È possibile specificare una parola chiave da cercare nella riga dell’oggetto utilizzando l’operatore oggetto:.

Se desideri che il filtro cerchi determinate parole in tutta l’e-mail (non necessariamente solo nella riga dell’oggetto), digitale dopo aver specificato il mittente. Assicurati di unire più parole chiave con l’operatore OR.

Nella finestra successiva, scegli l’etichetta da applicare alle email che corrispondono ai criteri. Ho scelto l’etichetta “Lavoro”.

Assicurati di controllare il nostro elenco di filtri Gmail intelligenti per gestire il sovraccarico della posta elettronica per ulteriori esempi di filtri Gmail utili.

Come modificare ed eliminare i filtri Gmail

Se non hai più bisogno di determinati filtri o desideri modificarli per includere determinati criteri, ecco come modificare ed eliminare i filtri Gmail:

Seleziona l’icona a forma di ingranaggio e fai clic su Visualizza tutte le impostazioni.

Clicca su Filtri e Indirizzi Bloccati.

Seleziona modifica o elimina accanto al filtro desiderato. Durante la modifica, modifica i criteri di filtro desiderati e seleziona Continua > Aggiorna filtro.

Se desideri rimuovere più filtri, fai clic sulla casella di controllo accanto a ciascuno e scegli Elimina in basso quando hai finito.

I filtri possono semplificare il processo di gestione delle tue email e di mantenere in ordine la tua casella di posta. Ma i filtri non sono l’unico modo per mantenere organizzata la tua casella di posta. Puoi anche imparare come ordinare la tua casella di posta Gmail per mittente, oggetto ed etichetta.