In Outlook 2010, Microsoft ha introdotto una modalità di visualizzazione denominata “per conversazione”, un approccio simile al raggruppamento delle email in thread, tipico di Gmail. Questa funzione è generalmente attiva di default nelle versioni recenti di Outlook, a meno che non si sia effettuato un aggiornamento da versioni precedenti in cui era stata disabilitata. Se non ne eri a conoscenza, forse è il momento di scoprirla.
Che cos’è la visualizzazione per conversazione?
Nonostante Microsoft abbia pubblicizzato ampiamente la visualizzazione per conversazione al momento della sua introduzione, la maggior parte degli utenti, al di fuori degli ambienti IT aziendali e degli appassionati di tecnologia, potrebbe non esserne a conoscenza. Dopotutto, quante volte ti capita di cercare e leggere gli articoli sulle “nuove funzionalità” delle applicazioni che usi?
È un peccato, perché la visualizzazione per conversazione è uno strumento utile, desiderato da molti dopo aver visto i thread di conversazione nella versione rinnovata di Gmail di Google, rilasciata nel 2004/5. Tale era l’interesse che, improvvisamente, tutti parlavano di come usare la colonna “Conversazione” per raggruppare le email in Outlook 2003, sebbene questo metodo raccogliesse i messaggi solo nella stessa cartella. Perciò, sono state ideate soluzioni alternative basate su cartelle di ricerca dinamiche, ma risultavano macchinose rispetto alla semplicità di Gmail, basata su AJAX.
Microsoft ha preso a cuore la questione e ha implementato una vera e propria visualizzazione per conversazione, che raccoglie le email da tutte le cartelle, con l’introduzione di Outlook 2010. Potrebbe sembrare tardi, considerando che la versione precedente (Outlook 2007) era stata rilasciata tre anni prima, ma è lecito presumere che i product manager di Microsoft abbiano impiegato un po’ di tempo per comprendere quanto fosse apprezzata la visualizzazione delle conversazioni in thread di Gmail. A quel punto, era troppo tardi per integrarla nella versione 2007. In ogni caso, Outlook 2010 ha introdotto questa funzionalità, con un risultato di buona qualità, mantenuto valido in tutte le versioni successive.
A partire da Outlook 2013, questa modalità è attiva di default, ma in molte aziende viene ancora disabilitata dall’IT. Inoltre, se l’avevi disattivata nella tua vecchia versione di Outlook, rimane spenta anche dopo l’aggiornamento alla versione più recente. Uno dei nostri tecnici l’aveva disattivata cinque anni fa in Outlook 2013, e risulta ancora non attiva, nonostante usi Outlook 2019. È attiva di default anche nell’app web di Outlook, dove viene quindi usata più spesso, ma per molte persone il client Outlook rimane la principale applicazione di posta elettronica.
Vediamo ora come riattivare la visualizzazione per conversazione e quali opzioni di personalizzazione sono disponibili. Meglio tardi che mai!
Come attivare e disattivare la visualizzazione per conversazione
Puoi attivare e disattivare questa visualizzazione con un semplice interruttore, quindi, se la provi e non ti piace, disattivarla è facile. Per attivarla, seleziona l’opzione “Visualizza > Mostra come conversazioni”.
Outlook mostrerà un messaggio di conferma che ti permette di attivare la visualizzazione in tutte le cartelle (“Tutte le cassette postali”) o solo nella cartella corrente (“Questa cartella”).
Prova ad attivare l’opzione “Questa cartella”, per capire se ti piace prima di estenderla a tutto. Per disattivare la visualizzazione per conversazione, deseleziona l’opzione “Visualizza > Mostra come conversazioni”.
Cosa fa la visualizzazione per conversazione?
La visualizzazione per conversazione organizza i tuoi messaggi in un thread in ordine cronologico, con il messaggio più recente in alto. I messaggi secondari sono inizialmente nascosti sotto il messaggio principale, con un triangolo a sinistra che indica la presenza di un thread.
Cliccando sul triangolo, il thread si espande e mostra le email.
Il messaggio in alto è l’intestazione della conversazione e non è un’email. Contiene il nome di chi ha avviato la conversazione e l’oggetto. Se ci clicchi sopra, non visualizzerai nulla nel pannello di lettura.
Se clicchi su uno dei messaggi sotto l’intestazione, Outlook li visualizzerà normalmente nel pannello di lettura. I nuovi messaggi vengono aggiunti automaticamente all’inizio della conversazione, sotto l’intestazione, e mostrati in grassetto corsivo per indicare che non sono ancora stati letti.
Una conversazione con un nuovo messaggio viene automaticamente portata in cima alla cartella, così le conversazioni più recenti sono sempre in evidenza.
Questo mette in luce una delle caratteristiche principali della visualizzazione per conversazione: raccoglie le email da qualsiasi parte di Outlook e le mostra in un unico posto, evidenziando il nome della cartella in cui si trovano i messaggi. In questa conversazione, ci sono email nella cartella corrente, nella cartella Posta in arrivo e nella cartella Posta inviata. Applicando la visualizzazione per conversazione alla Posta in arrivo, vedremo esattamente la stessa conversazione.
Come personalizzare la visualizzazione della conversazione
Sotto l’opzione “Visualizza > Mostra come conversazioni”, c’è l’opzione “Impostazioni conversazione”. Cliccando qui, si aprono le opzioni di personalizzazione.
Le opzioni disponibili sono:
Mostra messaggi da altre cartelle: visualizza i messaggi della conversazione indipendentemente dalla cartella in cui si trovano. Se questa opzione è disattivata, vedrai solo i messaggi della conversazione presenti nella cartella che stai visualizzando.
Mostra mittenti sopra l’oggetto: mostra il nome del mittente all’inizio della conversazione, invece dell’oggetto, nella modalità compatta (la visualizzazione predefinita per le cartelle in Outlook). Le schermate seguenti mostrano le differenze quando l’impostazione è attivata o disattivata.
Espandi sempre la conversazione selezionata: visualizza la conversazione selezionata sempre in modalità espansa, anche se esci dalla cartella e ci torni. Se vuoi che una conversazione specifica appaia sempre espansa in ogni cartella che contiene un messaggio della conversazione, dovrai abilitare questa opzione in ciascuna di tali cartelle.
Usa visualizzazione rientrata classica: mostra i messaggi con un rientro inclinato, con il messaggio più vecchio che ha un rientro maggiore. Questa è un’impostazione della cartella che sarà applicata a tutte le conversazioni nella cartella.
C’è un’altra impostazione di personalizzazione che puoi trovare in “File > Opzioni”. Seleziona la categoria “Posta” a sinistra, poi scorri fino alla sezione “Altro” per trovare l’impostazione “Non espandere automaticamente le conversazioni quando usi la tastiera per modificare i messaggi”.
Di default, questa impostazione è disattivata, quindi, quando usi i tasti freccia su e giù per muoverti all’interno di una cartella, le conversazioni si espandono automaticamente quando vengono selezionate. Se attivi questa impostazione, le conversazioni rimarranno compresse quando selezionate con la tastiera, e puoi usare i tasti freccia SINISTRA e DESTRA per espanderle e comprimerle manualmente. Questa opzione è particolarmente utile per chi preferisce usare la tastiera quando possibile.
Questa è la visualizzazione per conversazione, il tentativo di Microsoft di introdurre le conversazioni in thread. Riteniamo che sia ben fatta, con opzioni di personalizzazione sufficienti per soddisfare diversi tipi di utenti, ma non così tante da renderla complicata da usare. Se non ti piace, puoi disattivarla semplicemente deselezionando l’opzione “Visualizza > Mostra come conversazioni”.