Esistono numerosi strumenti aggiuntivi e collegamenti di terze parti per Outlook. Ma qual è la distinzione tra questi strumenti, come si adoperano e se è sicuro farne uso? Ecco le risposte che cerchi.
Cosa sono esattamente i componenti aggiuntivi e i connettori?
I componenti aggiuntivi e i connettori rappresentano metodi per integrare Outlook con applicazioni esterne. Queste applicazioni includono quelle note ai più (anche se non le si usa), come Dropbox, Trello e Slack. Ci sono poi ulteriori componenti aggiuntivi e connettori meno noti, spesso utilizzati in ambito lavorativo, che agevolano compiti come la gestione delle spese, il CRM (gestione delle relazioni con i clienti) e le videoconferenze.
L’obiettivo comune è lo stesso: consentire l’interazione con un’altra applicazione direttamente da Outlook.
La differenza sostanziale tra un componente aggiuntivo e un connettore sta nella direzione dell’integrazione. Un componente aggiuntivo permette a Outlook di inviare informazioni ad un’altra applicazione, mentre un connettore consente all’applicazione esterna di inviare dati a Outlook.
I componenti aggiuntivi sono accessibili solo per gli account di posta elettronica che utilizzano Exchange, che si tratti di un account Outlook.com/live.com/hotmail gratuito o di un account Microsoft a pagamento per il proprio dominio. Se si utilizza un account non Exchange, come Gmail o Yahoo!, l’opzione “Ottieni componenti aggiuntivi” sarà disattivata.
Prendiamo ad esempio Trello: esiste sia un componente aggiuntivo Trello che un connettore Trello. Il componente aggiuntivo Trello consente di creare o modificare un’attività Trello direttamente da un’e-mail. Il connettore Trello, invece, abilita Trello a inviare notifiche e promemoria direttamente a Outlook.
Esistono due tipi principali di componenti aggiuntivi: quelli che usano pulsanti e quelli che evidenziano elementi dell’email.
I componenti aggiuntivi che sfruttano i pulsanti inseriscono un pulsante nella barra multifunzione su cui è possibile fare clic durante la visualizzazione di un’email. Cliccando su tale pulsante si attiva la funzione del componente aggiuntivo, come l’invio dell’email a Trello per la creazione di un’attività o la condivisione del contenuto dell’email in un canale Slack. A questo punto, le informazioni rilevanti dell’email vengono trasferite al servizio di terze parti.
Quando si installa un componente aggiuntivo che evidenzia il contenuto, esso comunica a Outlook il tipo di dati che utilizza, come le informazioni sulla posizione per un componente aggiuntivo di mappe. Quando si apre un messaggio di posta elettronica, Outlook ricerca quel tipo di informazioni, come un indirizzo, e lo evidenzia. Cliccando sul contenuto evidenziato, le informazioni rilevanti (l’indirizzo, in questo caso) vengono trasmesse al servizio di terze parti, che le visualizza su una mappa.
I connettori funzionano in modo leggermente diverso, in quanto il loro compito si svolge sul servizio di terze parti. Non c’è alcun pulsante o evidenziazione del contenuto con un connettore, ma solo la possibilità per il servizio di terze parti di inviare elementi a Outlook affinché l’utente possa visualizzarli.
È sicuro installarli?
Sì, se l’installazione avviene dal Microsoft Store. Solo i componenti aggiuntivi contengono codice (JavaScript) per eseguire operazioni, e Microsoft li verifica prima di autorizzarne la pubblicazione sullo store. È possibile consultare le informative sulla privacy e i termini di utilizzo di ogni componente aggiuntivo relativi al modulo di consenso all’interno del Microsoft Store.
Che il componente aggiuntivo si basi su un pulsante o sull’evidenziazione del contenuto, esso ha accesso solo ai dati contenuti nel messaggio di posta elettronica su cui si sta lavorando.
Se si ha fiducia in Microsoft per la verifica dei componenti aggiuntivi, si può ragionevolmente ritenere che essi non siano nocivi. Per chi fosse interessato, Microsoft fornisce informazioni dettagliate sul processo di verifica, su ciò che gli sviluppatori possono e non possono fare e sul sistema di sandboxing in cui vengono eseguiti tutti i componenti aggiuntivi.
Mentre i componenti aggiuntivi operano sulle informazioni all’interno di Outlook, un connettore è essenzialmente un meccanismo per autorizzare un servizio di terze parti a visualizzare notifiche e avvisi in Outlook. Microsoft verifica i connettori, ma è necessario fidarsi del servizio di terze parti. Chi possiede un account presso tale servizio, presumibilmente si sente già a proprio agio nel farne uso.
Come sempre, si raccomanda di installare componenti aggiuntivi e connettori esclusivamente dal Microsoft Store.
Come si aggiungono a Outlook?
La procedura per aggiungere un componente aggiuntivo o un connettore a Outlook è semplice, sia che si utilizzi il client Outlook che l’app Web di Outlook. L’installazione di un componente aggiuntivo o di un connettore nel client, comporta automaticamente la sua installazione anche nell’app Web di Outlook e viceversa.
L’interfaccia per l’aggiunta di un componente aggiuntivo o di un connettore è identica nel client e nell’app Web, cambia solo leggermente il metodo per accedervi.
Il processo del client Outlook
Per individuare un componente aggiuntivo o un connettore nel client, cliccare sul pulsante Home > Ottieni componenti aggiuntivi.
Il processo dell’app Web di Outlook
Per individuare un componente aggiuntivo o un connettore nell’app Web, cliccare sui tre punti in alto a destra quando si visualizza un messaggio di posta.
Dal menu contestuale visualizzato, scorrere fino in fondo e cliccare su “Ottieni componenti aggiuntivi”.
A questo punto, la procedura di ricerca e installazione di un componente aggiuntivo o di un connettore è la medesima sia nel client che nell’app Web. Si aprirà quindi il pannello “Componenti aggiuntivi e connettori”.
Il pannello si apre nella scheda “Componenti aggiuntivi”. Per aggiungere invece un connettore, cliccare sulla scheda “Connettori”.
La procedura è identica per entrambi, quindi ci concentreremo sull’aggiunta di un componente aggiuntivo. I componenti aggiuntivi sono elencati in ordine alfabetico, ma è possibile utilizzare la casella di ricerca in alto a destra per trovare rapidamente il servizio desiderato. Durante la digitazione, la ricerca individua i servizi corrispondenti, come Trello. Cliccare sul componente aggiuntivo quando compare nell’elenco.
Cliccare sul pulsante “Aggiungi” e il componente aggiuntivo verrà installato.
Chiudere il pannello “Componenti aggiuntivi e connettori” utilizzando la “x” in alto a destra. Due pulsanti Trello saranno ora visibili nella scheda “Home” della barra multifunzione ogni volta che si seleziona un’email.
L’installazione di un componente aggiuntivo comporta effetti diversi a seconda della sua funzione. Ad esempio, il componente aggiuntivo Giphy aggiunge un pulsante Giphy alle nuove email, consentendo di inserire facilmente GIF in un’email. Il componente aggiuntivo Bing Maps evidenzia gli indirizzi nel contenuto dell’email, permettendo di cliccarci sopra per aprire Bing Maps.
Abbiamo installato il componente aggiuntivo Trello utilizzando il client Outlook. Aprendo l’app Web di Outlook, il componente aggiuntivo Trello viene aggiunto automaticamente.
L’accesso ai componenti aggiuntivi nell’app Web cliccando sui tre punti e scorrendo verso il basso è un po’ macchinoso. Per semplificare l’accesso, si possono aggiungere componenti aggiuntivi per renderli più accessibili. Cliccare su “Impostazioni” > “Visualizza tutte le impostazioni di Outlook”.
Aprire “Posta” > “Personalizza azioni”.
Nella sezione “Superficie del messaggio”, attivare la casella di controllo per il componente aggiuntivo che si desidera fissare.
Questo aggiungerà un pulsante Trello alle icone mostrate quando si leggono le email in arrivo.
Se il componente aggiuntivo si usa quando si scrive un messaggio, scorrere verso il basso fino alla sezione successiva, denominata “Barra degli strumenti”, e attivarlo in questa sezione.
Dopo aver attivato il componente aggiuntivo, cliccare su “Salva” in alto a destra e l’icona del componente aggiuntivo sarà visibile nella propria email.
Come si rimuovono da Outlook?
La rimozione di un componente aggiuntivo o di un connettore è molto semplice. Aprire il pannello “Componenti aggiuntivi e connettori”, sia dal client (Home > Ottieni componenti aggiuntivi) che dall’app Web (tre punti > Ottieni componenti aggiuntivi) e cliccare su “I miei componenti aggiuntivi” (se ci si trova nella scheda “Connettori”, questa opzione si trova nella stessa posizione, ma si chiama “Configurato”).
Individuare il componente aggiuntivo da disconnettere, cliccare sui tre punti e, nel menu visualizzato, selezionare “Rimuovi”.
Chiudere il pannello “Componenti aggiuntivi e connettori” utilizzando la “x” in alto a destra. Il componente aggiuntivo verrà rimosso immediatamente, sia nel client che nell’app Web.
Vale la pena utilizzarli?
Se si utilizza un servizio che offre un componente aggiuntivo o un connettore, essi possono rivelarsi utili. La possibilità di inviare un allegato direttamente a Dropbox, un’email a un canale Slack o trasformare un messaggio di posta direttamente in un’attività Trello o Jira rappresenta un notevole risparmio di tempo. Anche se molti componenti aggiuntivi sono a pagamento, soprattutto quelli destinati all’uso aziendale, molti sono gratuiti.
Oltre a quelli progettati per l’uso con un servizio specifico, sono disponibili componenti aggiuntivi gratuiti per strumenti autonomi come Giphy e Boomerang, che aggiungono nuove funzioni a Outlook. Non esiste un singolo componente aggiuntivo o connettore imprescindibile, ma molti che potrebbero tornare utili.
Come spiegato precedentemente, Microsoft verifica tutti i componenti aggiuntivi e i connettori. L’azienda inoltre rende visibili i dettagli sulla privacy, i termini e le condizioni nel negozio per garantire la sicurezza.
In sintesi, si tratta di un sistema facile e intuitivo che aggiunge funzionalità, spesso senza costi.