Un team performante è in grado di raggiungere traguardi notevoli. Indipendentemente dalle dimensioni del tuo gruppo di lavoro, la sua capacità produttiva inciderà direttamente sul successo della tua attività.
È vero che non si può pretendere che un dipendente sia sempre al massimo delle proprie forze per otto o dieci ore di fila, tuttavia, anche in poche ore, un collaboratore dovrebbe essere in grado di generare risultati positivi. Per questo motivo, è cruciale monitorare e mantenere alto il coinvolgimento del personale, identificando i fattori che ne stimolano o ne frenano la motivazione.
Perché è essenziale monitorare la produttività dei dipendenti?
Valutare le prestazioni può apportare benefici sia all’azienda che ai singoli lavoratori. Con la diffusione del lavoro ibrido, la necessità di monitorare l’efficienza del flusso di lavoro è diventata ancora più importante, così come la necessità di individuare eventuali ostacoli. Attraverso controlli e strumenti specifici, è possibile analizzare i risultati raggiunti dal team e il tempo necessario per raggiungere gli obiettivi prefissati. I software di gestione delle prestazioni sono utili ai manager per valutare la produttività e intervenire per eliminare eventuali problemi.
I responsabili possono identificare le cause di una bassa produttività e adottare le soluzioni più efficaci. L’obiettivo è garantire la soddisfazione dei clienti, mantenere alta la motivazione dei dipendenti e assicurare il corretto funzionamento dell’azienda. L’inefficienza sul lavoro può derivare da diverse problematiche, che riguardano lo stile di lavoro, la gestione o le condizioni ambientali.
Per individuare queste problematiche, è necessaria una riflessione attenta e un monitoraggio costante. Le soluzioni adottate possono rafforzare le capacità dei dipendenti già presenti e favorire l’integrazione dei nuovi arrivati nell’ambiente lavorativo. Inoltre, consentono al manager di capire quali sono le condizioni ideali in cui i dipendenti danno il massimo.
Controllare la produttività dei dipendenti permette inoltre alla direzione di capire il numero di persone necessarie per un determinato compito o progetto. Ad esempio, se un report per un cliente deve essere consegnato entro una settimana e, entro il mercoledì, un team di tre persone ne ha completato solo il 40%, il manager si renderà conto che è necessario un supporto aggiuntivo per rispettare le scadenze, valutando l’assunzione di nuovo personale o l’inserimento di altri elementi nel team.
La valutazione delle performance è utile anche in occasione degli aumenti di stipendio annuali. Un dipendente che raggiunge gli obiettivi prefissati, ma non rispetta le tempistiche, può essere facilmente identificato e ricompensato in modo adeguato. Ciò garantisce un sistema di lavoro equo e trasparente.
Strategie per garantire la produttività sul lavoro attraverso la gestione delle prestazioni
#1. Definire aspettative chiare
Così come i risultati preliminari non sono sufficienti per valutare le performance di un’azienda, allo stesso modo, aspettative vaghe non possono essere utilizzate per misurare le prestazioni di un dipendente. Definire obiettivi di squadra chiari, sia a breve che a lungo termine, è un valido aiuto per mantenere alta la produttività e rispettare le scadenze.
#2. Valutare il lavoro svolto, non le ore trascorse
È importante misurare la quantità di lavoro effettivamente svolto da un dipendente, piuttosto che il tempo che trascorre seduto alla scrivania. Alcuni possono impiegare diverse ore per completare un compito, mentre altri possono suddividere il lavoro nell’arco della giornata. Concentrarsi sui risultati ottenuti è il modo migliore per raggiungere gli obiettivi.
#3. Fornire un feedback costruttivo
I dipendenti sono interessati a sapere come possono migliorare le proprie prestazioni e su cosa devono concentrarsi. Offrire critiche costruttive e complimenti è un modo efficace per garantire un rinforzo positivo e aiutare a sbrigare un maggior numero di compiti. Un feedback e un riconoscimento costanti sono in grado di aumentare l’efficienza.
#4. Monitorare la gestione del tempo
Oltre alla quantità di lavoro svolto, è fondamentale tenere traccia della capacità dei dipendenti di gestire il proprio tempo. Un dipendente che impiega più tempo del dovuto per completare un compito semplice, può compromettere la produttività dell’intero team. Inoltre, monitorare le tempistiche può essere utile per determinare il numero di ore necessarie per svolgere determinate attività o il tempo che un dipendente impiega per completare un particolare compito.
#5. Controllare l’uso di strumenti digitali
A meno che un dipendente non sia un social media manager, le piattaforme social possono essere una fonte di distrazione. Anche la navigazione digitale non inerente al lavoro può distogliere l’attenzione dalle attività. Monitorare l’uso di questi strumenti può aiutare a capire il comportamento dei dipendenti e intervenire di conseguenza.
#6. Dare priorità alla qualità
È fondamentale ricordare che, durante la valutazione delle performance, la qualità è preferibile alla quantità. Se un dipendente impiega più tempo per produrre un lavoro di qualità superiore, deve essere premiato, in quanto gli sforzi profusi sono stati maggiori.
#7. Effettuare aggiornamenti regolari
È utile creare un sistema di aggiornamenti periodici per consentire ai dipendenti di monitorare la propria performance e quella dei colleghi. Questo favorisce il lavoro di squadra e consente di verificare i progressi compiuti. Eventuali discrepanze nel grafico della produttività possono aiutare a identificare problemi lungo il percorso e a intervenire tempestivamente.
#8. Documentare ogni attività
È importante tenere traccia dei risultati finali e delle tempistiche di ogni attività. Aggiornamenti quotidiani con l’indicazione delle date aiutano a mantenere la coerenza nello svolgimento dei compiti. Stabilire delle scadenze può aiutare i dipendenti a gestire meglio il proprio tempo.
Principi chiave di un software di gestione delle prestazioni
In un sistema di gestione delle prestazioni, i datori di lavoro dovrebbero impegnarsi a identificare i modelli di comportamento e il ciclo di produzione di ciascun dipendente. Dopo aver raccolto questi dati, è importante individuare gli stimoli giusti per misurare le differenze. Questo consente di valutare le prestazioni e premiare i dipendenti per i risultati ottenuti. Riconoscere e premiare un lavoro ben fatto è utile per incoraggiare la ripetizione di comportamenti positivi e mantenere alta la produttività.
Tuttavia, misurare e monitorare le performance di ogni dipendente può essere impegnativo e difficile. Grazie ai progressi tecnologici, sono stati sviluppati diversi strumenti, come i software di gestione delle prestazioni, in grado di semplificare queste attività. Questi programmi sono dotati di diverse funzionalità che possono essere personalizzate in base alle esigenze aziendali. Si può scegliere un software che sia utile sia per il dipendente, che può tenere traccia del proprio lavoro, sia per l’azienda, che può monitorare i progressi e promuovere la comunicazione.
I sistemi intelligenti sono in grado di creare soluzioni efficaci e generare valore. Per questo motivo, è importante scegliere un software che si adatti alle esigenze specifiche dell’azienda. Prima di analizzare i migliori software sul mercato, è utile approfondire le caratteristiche che deve possedere un buon software di gestione delle prestazioni, in grado di apportare benefici sia ai dipendenti che all’azienda.
#1. Aiutare a stabilire parametri di riferimento chiari e concisi
È preferibile scegliere un software che non renda complicata la misurazione del successo. Un sistema di questo tipo consente di concentrarsi sui risultati ottenuti e stabilire i criteri per la valutazione delle prestazioni.
#2. Creare un sistema automatizzato
Un sistema basato sull’intelligenza artificiale è un valido aiuto per monitorare le prestazioni. Un sistema in grado di impostare promemoria e archiviare informazioni importanti su ciascun dipendente semplifica il lavoro di gestione.
#3. Consentire la condivisione di risultati e obiettivi
Un software che permetta ai dipendenti di condividere i propri successi e obiettivi con i colleghi è un valido stimolo per aumentare la produttività. Il feedback e il supporto da parte di altri team e reparti favoriscono un senso di solidarietà e promuovono una cultura aziendale positiva.
#4. Consentire ai dipendenti di autovalutarsi
I software in grado di offrire strumenti di valutazione e questionari aiutano i dipendenti a monitorare le proprie prestazioni e i progressi compiuti. Questo favorisce un senso di appartenenza e incoraggia l’assunzione di responsabilità. Il dipendente, consapevole dei propri progressi, sarà più motivato a migliorare le proprie performance.
#5. Aiutare a creare obiettivi periodici
Un sistema con diverse funzionalità per definire obiettivi o attività può aiutare i dipendenti a monitorare il proprio lavoro. Una volta che i dipendenti conoscono le aspettative nei loro confronti, possono impostare le attività sul sistema per monitorare i progressi e le scadenze. Questo aiuta anche i manager a visualizzare lo stato delle diverse attività assegnate.
#6. Semplificare la valutazione dei dipendenti per dirigenti e datori di lavoro
Il software dovrebbe semplificare il lavoro dei manager, fornendo informazioni dettagliate sul lavoro dei dipendenti su un’unica schermata. Il software ideale è in grado di semplificare la raccolta, l’archiviazione e il monitoraggio delle abitudini di lavoro dei dipendenti.
Semplificare i sistemi di lavoro riduce il tempo necessario per tracciare tutto manualmente. Esistono diversi sistemi tra cui scegliere, ma il software migliore è quello in grado di offrire tutte le funzionalità sopra elencate.
BambooHR
BambooHR è un software per la valutazione delle prestazioni che aiuta il dipartimento delle risorse umane a creare revisioni accurate basate sulle risposte di ogni dipendente. Questo strumento consente di pianificare le valutazioni, analizzare il lavoro del dipendente e monitorare lo spirito di squadra.
BambooHR aiuta i manager e il dipartimento delle risorse umane a visualizzare i report sullo stato di avanzamento dei dipendenti attraverso griglie di valutazione presenti su un’unica pagina. Il software consente di raccogliere feedback e di monitorare lo sviluppo professionale del dipendente. Inoltre, è possibile generare un report sullo stato di avanzamento dell’intera azienda, utile per valutare i progressi e definire nuovi obiettivi. Questo strumento è utile per i manager che desiderano comprendere la motivazione dei dipendenti e la visione dell’azienda.
Elomi
Il sistema di valutazione delle prestazioni Elomi supporta il dipendente durante l’onboarding, la valutazione e la formazione. Questo strumento consente di esplorare video che spiegano le diverse competenze, imparare attraverso il lavoro, completare sondaggi sulla conformità, creare liste di controllo giornaliere, compilare sondaggi e condividere i risultati con il team.
Grazie a Eloomi, i dipendenti possono monitorare i propri progressi attraverso compiti e abilità, e comunicare con i manager per ottenere feedback e punteggi. L’interfaccia è intuitiva e consente di accedere facilmente alle informazioni utili per lo sviluppo professionale, incoraggiando le persone a impegnarsi per migliorarsi. Inoltre, offre materiale preparatorio che aiuta i dipendenti a sentirsi sicuri per la revisione successiva.
Valuta la squadra
Valuta la squadra è un ottimo modo per valutare le prestazioni a 360 gradi di un dipendente. Si tratta di un software facile da installare e utilizzabile anche tramite cellulare.
Questo sistema offre una valutazione semplice della coerenza e delle capacità di un dipendente, attraverso strumenti di monitoraggio e gestione. Il dipartimento delle risorse umane ha la possibilità di personalizzare i processi in base ai valori aziendali e fornire feedback sulla base del coinvolgimento dei dipendenti. Il software offre ai dipendenti la libertà di accedere al feedback di diverse figure, compresi i manager di altri reparti.
Questo software è un ottimo strumento per definire le aspettative dei nuovi e vecchi dipendenti. Grazie al metodo di valutazione 30-60-90, è possibile monitorare i progressi di un dipendente a intervalli regolari. I dati forniti dal software possono essere confrontati con le performance del settore e con le performance complessive dell’azienda.
PerformYard
Il software PerformYard è stato sviluppato per semplificare i processi delle risorse umane attraverso la valutazione e la rendicontazione formali. Come il software precedente, consente di configurare il sistema in base alle esigenze specifiche dell’azienda.
È un sistema incentrato sul feedback e sulle prestazioni, che consente di ricevere recensioni e check-in regolari dai dipendenti. Il software permette ai dipendenti di gestire i propri obiettivi quotidiani, settimanali e mensili, e aiuta i datori di lavoro a monitorare questi obiettivi e fornire feedback in base alle prestazioni. Inoltre, facilita la compilazione di report prima della valutazione di fine anno e garantisce che i dipendenti raggiungano i risultati desiderati.
Trakstar
Come si legge sul loro sito web, Trakstar mostra ai dipendenti cosa significa “fare bene”. Questo software è uno dei migliori del settore ed è molto apprezzato dalle risorse umane e dai manager per la valutazione dei dipendenti.
Gli strumenti e le funzionalità offerti dal software aiutano a mantenere alto il coinvolgimento dei dipendenti e a completare le revisioni in modo tempestivo. Aiuta i dipendenti a creare valore all’interno dell’organizzazione, monitorando gli obiettivi e incoraggiandoli a ottenere risultati migliori.
I datori di lavoro possono creare descrizioni delle mansioni e definire le aspettative dei team all’interno del software. Questo semplifica i processi attraverso avvisi e notifiche e riduce il carico di lavoro delle risorse umane. Grazie a revisioni regolari e feedback, il software è in grado di soddisfare sia il dipendente che il datore di lavoro.
Culture Amp
Culture Amp è un software per la gestione delle prestazioni che mira a mantenere l’intera azienda allineata ai valori e ai principi. Aiuta i dipendenti a conoscere obiettivi e aspettative in modo semplice e intuitivo.
Come suggerisce il nome, Culture Amp lavora per creare una cultura basata sul feedback e sul progresso. Le revisioni e il monitoraggio della motivazione e dello sviluppo dei dipendenti contribuiscono a rafforzare i team e migliorare le prestazioni. Questo software crea una connessione tra il manager e il dipendente, incoraggiando lo spirito di squadra. Inoltre, il datore di lavoro ha la possibilità di valutare gli obiettivi fissati dal dipendente.
Reticolo
Reticolo è stato sviluppato per incoraggiare e motivare i dipendenti in tutti i reparti. Lattice aiuta i manager a supportare i propri dipendenti e a favorire la loro crescita professionale all’interno dell’azienda.
Grazie ad aggiornamenti regolari e alla possibilità di definire obiettivi, Lattice aiuta i team a conoscere le aspettative e a pianificare le attività. Inoltre, permette di allineare gli ordini del giorno e di pianificare le riunioni tra i membri dei team. I manager sono incoraggiati a tenersi in contatto con i dipendenti e a programmare sessioni individuali di revisione. Grazie alle funzionalità di elogio e feedback, il software mantiene alta la motivazione e la partecipazione dei team. I dipendenti possono monitorare le prestazioni individuali e di squadra e contribuire alla crescita professionale di tutti.
Tratificare
Tratificare utilizza formati scientifici e visivi per la valutazione dei dipendenti. È un ottimo modo per personalizzare l’esperienza dei responsabili delle assunzioni e dei nuovi dipendenti.
Questo software si differenzia dagli altri in quanto consente di cercare lavoro. Il dipartimento delle risorse umane può valutare i candidati e inviare feedback più ampi. Inoltre, semplifica il processo di reclutamento raccogliendo informazioni e documenti sui dipendenti in un unico posto.
Grazie a questo software, i manager possono garantire prestazioni elevate all’interno dei team. Un feedback regolare favorisce lo sviluppo della personalità dei dipendenti e la crescita complessiva del team. Tra le migliori caratteristiche del software, si possono citare gli strumenti di valutazione delle competenze trasversali, utili per comprendere la propria personalità e lavorare per migliorarsi.
Grafico Hop
Grafico Hop è un valido aiuto per dare un significato ai cicli di revisione delle performance, consentendo ai dipendenti di crescere come squadra.
La piattaforma permette di personalizzare le domande di valutazione delle performance in base alle esigenze specifiche dell’azienda. Lo strumento è utile per analizzare le prestazioni e la crescita dei dipendenti. I dati generati dall’analisi consentono di stabilire obiettivi per il futuro e di valutare i livelli di performance.
Conclusione
Qualunque sia il software che decidi di utilizzare, ricorda che la trasparenza e l’incoraggiamento sono fondamentali per mantenere alto il coinvolgimento dei dipendenti. Un dipendente altamente motivato e coinvolto raggiungerà prestazioni sempre migliori. Gli strumenti di gestione possono essere utili anche per i datori di lavoro, aiutandoli a modificare il proprio stile di leadership attraverso il feedback dei dipendenti.
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