I dirigenti dell’assistenza clienti devono rispondere a centinaia di domande ogni giorno. Le app di risposta predefinite possono rendere il loro lavoro semplice e veloce.
Molte delle domande che il team di supporto riceve quotidianamente sono simili. Digitare manualmente le risposte a queste domande è un compito controproducente. Tuttavia, gli utenti possono generare risposte predefinite alle domande più frequenti e archiviarle in strumenti di risposta predefiniti per un utilizzo immediato.
Esploriamo di più sulla risposta predefinita, inclusi i vantaggi e gli strumenti principali che offrono questo servizio.
Sommario:
Che cos’è una risposta predefinita?
Molte persone confondono la risposta predefinita con la risposta automatica. Mentre le risposte automatiche sono robotiche e impersonali, le risposte predefinite sono descrittive e personalizzate.
Si tratta di risposte predeterminate alle domande più frequenti. Le risposte predefinite sono sempre utili e personalizzate, quindi non sembrano generate automaticamente dai clienti.
Come funzionano le risposte predefinite con le FAQ/Wiki della tua azienda?
Le risposte predefinite e il wiki aziendale, le domande frequenti e la knowledge base per la risoluzione dei problemi dovrebbero essere sincronizzati. Dovrebbe essere presente un sistema automatizzato per inserire passaggi specifici per la risoluzione dei problemi o informazioni generali in un segnaposto all’interno della risposta predefinita.
Se non utilizzi i segnaposto di testo, le risposte predefinite si accumuleranno. Sarà difficile per gli agenti del servizio clienti gestire un elenco così lungo di risposte predefinite. Per risolvere questo problema, alcuni servizi o strumenti di verbosità con script forniscono sintassi.
Quando uno staff di supporto inserisce determinati codici brevi o sintassi in una console di posta elettronica o chat, lo strumento crea automaticamente lo script. Lo strumento estrae anche le informazioni di supporto da una knowledge base aziendale, da una FAQ o da un Wiki.
Il collegamento dello strumento per le risposte predefinite con la knowledge base aziendale consente inoltre di alimentare procedure dettagliate aggiornate o passaggi per la risoluzione dei problemi. In caso contrario, dovrai aggiornare manualmente tutti gli script di supporto.
Vantaggi dell’utilizzo delle risposte predefinite
# 1. Risparmia tempo
Una risposta predefinita assicura che non sia necessario digitare le risposte alle domande frequenti. Poiché i dirigenti dell’assistenza clienti possono rispondere rapidamente alle domande comuni con queste risposte, possono concentrarsi su attività più produttive nel tempo risparmiato.
#2. Gestione senza interruzioni
I fornitori del servizio clienti possono gestire facilmente un gran numero di clienti con l’aiuto di app di risposta predefinite. Se lavori per un provider di servizi Internet, il prezzo dei pacchetti disponibili è una domanda che potresti ricevere frequentemente.
Invece di rispondere a tutti con la stessa risposta digitando, puoi facilmente eseguire questo lavoro incollando la risposta predefinita nella finestra della chat.
#3. Soddisfare i clienti
I clienti vogliono una soluzione immediata ai loro problemi. Se c’è un ritardo nella risposta, potresti perderli a causa dei tuoi concorrenti. Utilizzando le risposte predefinite, puoi rispondere alle loro domande e assicurarti che rimangano fedeli alla tua azienda.
#4. Aumenta il tasso di conversazione
Le risposte predefinite ti aiutano anche a convertire un lead in un cliente rispondendo alle loro domande in modo rapido e con successo. A volte, un potenziale cliente fa qualche domanda unica e il personale di supporto ha molto da fare.
In quella situazione, possono rispondere alle domande facili con le risposte predefinite e utilizzare il tempo per rispondere alla domanda univoca. Pertanto, puoi convertire quel lead in un cliente e migliorare il tuo tasso di conversione.
Ecco alcune delle migliori app di risposta in scatola.
dattilografo
La digitazione ripetitiva può essere frustrante e noiosa per il personale dell’assistenza clienti. Dattilografo è una piattaforma semplice che li aiuta a sbarazzarsi di questo, consentendo loro di creare e gestire risposte predefinite coerenti.
Inoltre, questo strumento multilingue può essere integrato con tutti i siti Web e le app utilizzati dalla tua azienda, inclusi Chrome, Gmail, Facebook, Slack, Zendesk e Linkedin.
Se scegli di utilizzare typedesk, il tuo team avrà il potere di rispondere alle domande dei clienti in modo coerente. Di conseguenza, i clienti e i lead otterranno un’esperienza migliore mentre contattano il tuo supporto.
Questo strumento include anche la funzione Cartelle del team che ti consente di condividere e sincronizzare istantaneamente tutte le risposte predefinite con ogni membro del team. Inoltre, i dirigenti del supporto possono rendere unica ogni risposta predefinita utilizzando variabili.
Fresco
Lo scopo del servizio clienti è rispondere alle domande dei clienti e Freshdesk ti consente di farlo senza problemi. Puoi interagire con i clienti in una conversazione significativa su diversi canali utilizzando questa app di risposta predefinita.
Questa suite omnicanale offre una soluzione di supporto completa che si concentra sulla fornitura rapida di un servizio clienti eccezionale. Comprende in modo proattivo le esigenze dei clienti e risponde a loro con il supporto più intuitivo.
Poiché è necessario eseguire meno attività ripetitive, si risparmia tempo e lo si investe in qualcosa di più fruttuoso. Questa piattaforma unificata fornisce la knowledge base e l’automazione del flusso di lavoro per rispondere rapidamente alle richieste dei clienti.
Utilizzando Freshdesk, puoi anche connetterti con i clienti attraverso il loro canale di comunicazione preferito e cambiare la modalità senza interruzioni in qualsiasi momento.
Intenzioni sociali
Sei stanco di passare tra più strumenti di messaggistica e chat? Quindi, è il momento di utilizzare Social Intents, una delle migliori app di risposta in scatola. Utilizzando questa soluzione, puoi chattare con i visitatori del tuo sito direttamente dall’app di collaborazione che già utilizzi come team.
Il software di chat dal vivo è un’app popolare che funziona su Microsoft Teams, Slack e Webex. Poiché non è necessario abbandonare l’app esistente, è possibile rispondere immediatamente alle richieste e soddisfare i clienti.
L’intento sociale ti consente di utilizzare le risposte predefinite per aiutare i clienti con tempi di risposta rapidi e costruire relazioni con i clienti. I suoi trigger di chat dal vivo proattivi sono utili anche per coinvolgere i visitatori del sito web. Inoltre, l’app supporta la collaborazione con tutti i membri del team per risolvere i problemi dei clienti.
Felice Volpe
Felice Volpe è un sistema di ticketing dell’help desk all-in-one per un’assistenza clienti più rapida e migliore. Ti aiuta a ridurre il caos e ad organizzare il tuo processo di supporto con funzionalità come un potente sistema di ticket di supporto e una knowledge base self-service.
Puoi rispondere più velocemente alle domande comuni e frequenti utilizzando il suo strumento di supporto predefinito. Oltre ad aggiungere modelli di risposta, questa app esegue azioni sui ticket come la modifica dello stato e l’aggiunta di tag.
Quando stai per rispondere a un ticket, tutte le azioni predefinite disponibili ti saranno visibili. Inoltre, è possibile cercare particolari azioni predefinite e quindi applicarle. Questa piattaforma supporta anche la creazione di azioni predefinite specifiche per un team.
HappyFox supporta anche l’integrazione con numerose app aziendali, tra cui MS Teams, WhatsApp, Salesforce, Wrike, Asana, Slack, Facebook, Jira, Shopify, Adobe Commerce, Zapier e Twitter.
Croccante
Gli scenari aziendali odierni richiedono alle aziende di connettersi con i clienti e di essere leader all’istante. Croccante è una piattaforma di messaggistica multicanale che ti consente di farlo. Consiste in un elenco di strumenti sofisticati con i quali puoi realizzare una rivoluzione guidata dal cliente per la tua azienda e sbloccare l’ipercrescita attraverso conversazioni con loro.
Questa piattaforma è dotata di una funzionalità denominata Posta in arrivo condivisa. Centralizza le tue conversazioni da vari canali, come e-mail, messenger, SMS, chat dal vivo e Twitter DM. Pertanto, diventa possibile fornire il miglior servizio clienti attraverso una collaborazione senza sforzo.
Crisp supporta anche un hub centrale per una base di conoscenza. Puoi combinarlo con chatbot e chat dal vivo per migliorare l’esperienza del cliente con risposte in tempo reale.
Usa risposta
Usa risposta è un software di assistenza clienti multicanale che riduce significativamente i tempi di risposta e migliora l’esperienza del cliente. La piattaforma è una suite completamente scalabile e personalizzabile che mira ad aiutare il tuo team di supporto.
Utilizzando questo strumento, puoi gestire senza sforzo più di 10 canali di supporto come e-mail, chat dal vivo, messenger, forum della community e social media. La notifica automatizzata e l’assegnazione delle query semplificano l’attività per tutti i dirigenti dell’assistenza clienti.
Inoltre, UseResponse fornisce analisi e report avanzati sulle prestazioni del processo di assistenza clienti. Con un tracker di valutazione del personale e SLA, lo strumento può offrire un servizio clienti migliore. Inoltre, gli utenti possono integrare questa app con altri strumenti, come Google, Salesforce, Jira e Zapier.
Klutch
Sei stanco di cercare tra documenti e unità per trovare la risposta giusta al momento opportuno? Uso Klutch per archiviare tutte le risposte rapide e le guide in un’unica knowledge base aziendale.
Ora non è necessario perdere tempo a cercare le risposte appropriate o digitare le stesse risposte per domande ripetitive. Accedi alle risposte predefinite adatte da qualsiasi dispositivo e rispondi con quello.
Puoi persino scrivere un’e-mail con un clic ai tuoi clienti. Inoltre, questa piattaforma consente di archiviare snippet e collegamenti utilizzati di frequente. Gli utenti possono accedere a questo strumento dall’app desktop, Chrome, Edge e qualsiasi dispositivo mobile.
Coinvolgi Bay
Coinvolgi Bay può fornirti le migliori risposte predefinite utili per i servizi clienti come l’help desk e le e-mail. Soprattutto quando ricevi centinaia di domande di servizio simili, queste risposte predefinite possono farti risparmiare tempo e aiutarti a vendere di più.
Pertanto, il tuo servizio clienti vedrà una spinta e diventerà più produttivo vendendo più prodotti in meno tempo.
Per una migliore connessione con i clienti, puoi anche provare gli strumenti di personalizzazione rapida. Le funzionalità di personalizzazione faranno suonare le risposte predefinite come alcune risposte appena digitate e personalizzate.
Per migliorare l’efficienza aziendale, EngageBay promuove funzionalità di automazione. Definisci semplicemente le condizioni delle domande dei clienti e lo strumento risponderà con risposte personalizzate e predefinite.
Non devi essere una persona esperta di tecnologia per utilizzare questo strumento grazie alle sue scorciatoie e icone intuitive. Inoltre, gli utenti possono scrivere qualsiasi risposta e contrassegnarla prontamente come inscatolata per un uso successivo.
Conclusione
Quando c’è un volume elevato di query, le app di risposta predefinite possono fornirti le soluzioni più semplici. Oltre a rispondere rapidamente, queste app rendono produttivo il tuo team di supporto e convertono più lead.
Se sei interessato anche a creare una base di conoscenza per la tua azienda, puoi provare queste piattaforme per creare una base di conoscenza.