I contratti sono la pipeline delle entrate di qualsiasi azienda e il software di gestione dei contratti garantisce che il canale sia impeccabile e tempestivo.
I contratti commerciali stanno diventando completamente digitalizzati. Non c’è più la redazione di documenti, la stesura finale, la firma, la posta, ecc. Il team finanziario, delle vendite o dell’assistenza clienti ora utilizza strumenti automatizzati per produrre centinaia di contratti ogni giorno.
Se non hai provato nessuna app di gestione dei contratti, sei nel posto giusto. Di seguito presentiamo l’elenco definitivo delle app di gestione dei contratti in modo che tu possa scegliere.
Sommario:
Qual è lo scopo del software di gestione dei contratti?
Le app di gestione dei contratti semplificano il processo contrattuale gestendo le trattative fino alla firma finale. Sembra interessante? Trova di seguito alcuni scopi popolari:
Diminuire la durata del contratto
Di solito sono necessarie fino a 4 settimane per finalizzare una bozza del contenuto del contratto. Se sei responsabile della redazione dei contratti, impressiona il tuo manager producendo contratti professionali in pochi minuti utilizzando anche una solida gestione dei contratti.
Aumenta la precisione del contratto
Errori non intenzionali in una carta contrattuale potrebbero rompere un buon affare e diminuire la fiducia della tua azienda. È possibile evitare tali incidenti utilizzando strumenti contrattuali automatizzati. Tali strumenti utilizzano i contatti precedenti per popolare automaticamente figure vitali, campi, dati, ecc.
Tutto quello che devi fare è apportare alcune personalizzazioni e modifiche ai dati popolati per aggiornare il contratto.
Automazione dei processi chiave
Un processo contrattuale prevede molti passaggi come negoziazione, creazione, bozza di preventivi, preventivi aggiornati, preventivi rinnovati, promemoria per la firma del contratto, ecc. Puoi automatizzare tutti questi passaggi utilizzando il software di gestione del contratto per salvare la tua sanità mentale e, naturalmente, anche molti documenti .
Abilitazione della firma elettronica
Il team di vendita e assistenza clienti può continuare a spostare il processo di firma del contratto da una persona all’altra tramite le firme elettroniche. La firma digitale dei documenti è più veloce della firma di persona.
Ora che hai appreso gli scopi dietro le app di gestione dei contratti, è tempo di imparare alcuni popolari semi di gestione dei contratti.
PandaDoc
Sebbene PandaDoc sia un popolare e robusto software di gestione dei contratti, fa molto di più. Oltre a consentirti di personalizzare, negoziare e includere l’eSign in contratti complessi, mantiene le conversazioni in movimento e funziona alla tua velocità.
Questa piattaforma ricca di funzionalità contiene centinaia di modelli di contratto che puoi personalizzare utilizzando un editor drag-and-drop e condividere prontamente con i tuoi clienti. Inoltre, puoi utilizzare la libreria di scelte di clausole pre-approvate per generare contratti privi di errori per usi multipli.
Le caratteristiche evidenziate di PandaDoc sono:
- Notifiche in tempo reale
- Elaborazione dei pagamenti senza interruzioni
- App mobile per Android e iOS
- Documenti e utenti illimitati
- Integrazione CRM per l’importazione dei dati dei clienti
Ti consente di semplificare il processo di gestione del contratto automatizzando attività come l’approvazione, la firma dell’ordine e le autorizzazioni utente su misura. I membri del team possono anche commentare il documento o continuare la conversazione tramite la funzione di chat generale.
Contratti Zoho
Zoho Contracts è un software completo di gestione dei contratti che ti consente di semplificare il ciclo di vita dei contratti. Aiuta le aziende a migliorare l’efficienza in tutti gli aspetti della gestione dei contratti migliorando la conformità e mitigando i rischi aziendali. Questa applicazione può soddisfare tutte le tue esigenze relative al contratto, dalla creazione, approvazione e negoziazione del documento fino alla firma.
Le caratteristiche principali di Zoho Contracts sono:
- Firme giuridicamente vincolanti
- Elementi di azione per i promemoria
- Ruoli utente predefiniti e autorizzazioni di accesso
- Crittografia e data center privati
- Archivio centrale per le imprese
Puoi creare istantaneamente nuovi contratti con la procedura guidata di creazione del contratto, provare qualsiasi modello predefinito per contratti comuni o creare modelli personalizzati. Funzionalità come un editor di documenti integrato, traccia delle modifiche e commenti rendono la collaborazione sui documenti perfetta per te.
Inoltre, puoi utilizzare questa piattaforma per progettare il flusso di lavoro di approvazione, ottenere preziose informazioni sui dati dall’analisi, acquisire la cronologia dei contratti, visualizzare le modifiche correnti e gestire gli obblighi contrattuali.
Lavori in appalto
Se stai cercando un semplice software di gestione dei contratti che richiede solo pochi minuti per la configurazione, opta per ContractWorks. Non solo aumenta drasticamente la visibilità del tuo contratto, ma riduce anche il rischio di perdere la prossima data di rinnovo.
Le caratteristiche evidenziate di ContractWorks sono:
- Report personalizzati e programmati che coprono tutti gli aspetti
- Avvisi e notifiche illimitati per contratti importanti
- Tag AI per una facile navigazione e ricerca del contratto
- Strumenti intelligenti di intelligenza artificiale per il monitoraggio dei punti dati chiave
- GUI intuitiva e Implementation Manager dedicato
Questa applicazione ti consente di includere un numero illimitato di utenti indipendentemente dal piano scelto. Utilizzando OCI e la funzione di ricerca avanzata, puoi trovare prontamente i dettagli del contratto di cui hai bisogno.
Inoltre, ti consente di archiviare tutti i contratti in un repository di contratti scalabile e sicuro. La funzione di firma elettronica integrata ti consente di inviare, firmare e archiviare contratti da qualsiasi luogo.
Concordia
Concord è un’unica piattaforma per tutti i processi contrattuali. Ti consente di gestire la redazione, l’approvazione, la firma elettronica e l’archiviazione dei contratti e il controllo totale sulla gestione del ciclo di vita dei contratti.
Su questa piattaforma puoi svolgere altre attività essenziali come la negoziazione esterna, la ricerca di contratti, la gestione degli avvisi di scadenza e il reporting. Facilita inoltre la redazione collaborativa dei documenti, commenti e chat con colleghi e fornitori.
Le caratteristiche principali di Concord includono:
- Automazione regolare delle attività con una ricca integrazione
- Approfondimenti relativi al contratto con confronto sul campo
- Avvisi via e-mail per rinnovo o scadenza del contratto
- Firme legalmente vincolanti illimitate
- Instradamento e approvazione automatici dei documenti
Concord supporta l’integrazione con diverse applicazioni per semplificare il flusso di lavoro. Puoi integrarlo con oltre 4000 app tramite Zapier o utilizzare la sua API REST e i webhook. Inoltre, puoi combinarlo con Salesforce, DocuSign, Dropbox, Box, Google Drive, Slack, Hubspot, Microsoft Teams, Typeform, Google Forms e molti altri.
DocuSign CLM
DocuSign CLM è la scelta giusta per le piccole imprese in quanto offre un software di gestione dei contratti conveniente. Ti aiuta a organizzare l’intero processo creando accordi personalizzati, automatizzando il lavoro frenetico e imparando tendenze, rischi e opportunità.
Puoi creare rapidamente un contratto utilizzando modelli, librerie di clausole, un editor drag-and-drop e regole condizionali. Consente inoltre il controllo della versione e l’instradamento dei contratti per la revisione interna ed esterna.
Le caratteristiche principali di DocuSign CLM sono le seguenti:
- Automazione delle attività e gestione di flussi di lavoro complessi
- Risparmia tempo standardizzando i processi di gestione dei contratti
- Rimuove i colli di bottiglia per un lavoro efficiente
- Supporta la business intelligence con una revisione rapida e informazioni sulle tendenze
- Collaborazione fluida e facile tra i membri del team
Inoltre, le aziende possono utilizzare DocuSign CLM per archiviare contratti in una centrale respiratoria, gestire gli obblighi, cercare accordi con filtri e molto altro. L’applicazione dispone di oltre 100 passaggi del flusso di lavoro preconfigurati che è possibile utilizzare per generare, rivedere, approvare e archiviare i contratti.
Segugio a contratto
Perdi spesso le tracce dei tuoi contratti importanti? Contract Hound è qui per aiutarti. Questo semplice software di gestione dei contratti ti consente di trovare, archiviare e organizzare facilmente tutti i contratti in modo da poter lasciare da parte le tue preoccupazioni.
Le caratteristiche degne di nota di Contract Hound sono:
- Archivia e organizza i documenti in un database ricercabile
- Possibilità di aggiungere un numero illimitato di utenti gratuitamente per visualizzare un contatto
- Firma e approvazione sicure grazie alle integrazioni
- Team di supporto reattivo per salvarti la schiena
- Struttura di archiviazione di backup sicura e a prova di emergenza
Puoi impostare promemoria e notifiche per le date di scadenza e rinnovo del contratto. Puoi offrire l’autorizzazione di sola lettura o editoriale ai tuoi colleghi preferiti su questa piattaforma. Le aziende possono anche utilizzare Contract Hound per rivedere e firmare contratti, gestire le sovvenzioni e tenere traccia delle modifiche.
CMx
CMx è lo strumento dinamico all-in-one per tutte le attività di gestione dei contratti. Questa piattaforma è disponibile sia su cloud che on-premise. Con il suo aiuto, le aziende possono accedere ai loro preziosi dati di gestione del ciclo di vita dei contratti su un’unica piattaforma, inclusi contratti, accordi legali e documenti correlati.
Puoi creare contratti senza sforzo, sfruttando l’importazione della clausola approvata in MS Word tramite trascinamento della selezione. Puoi anche conservare tutte le versioni del contratto nel contratto respiratorio centrale.
Gli attributi principali dell’applicazione CMx sono:
- Analisi avanzate con dati utilizzabili, report personalizzati e programmati
- Autenticazione a più fattori, multi-tenancy protetta, certificato SSL
- Dati crittografati archiviati in data center sicuri
- Flussi di lavoro per la revisione e l’approvazione del contratto
- Configurazione semplice e autorizzazione a grana fine
Supporta anche l’integrazione con vari editor, app e piattaforme SSO come Google Workspace, Salesforce, Microsoft Dynamics, Okta, MS Office 365 e Azure Active Directory.
Evisore
Stai cercando un software di gestione dei contratti adatto per la tua attività in rapida crescita? In tal caso, Evisort potrebbe essere l’opzione perfetta per la tua azienda. Questo strumento di gestione dei contratti basato sull’intelligenza artificiale ti aiuta con la riduzione del carico di lavoro, gli avvisi di scadenza del contratto, la ricerca del contratto più rapida e la riduzione dei tempi di transazione del contratto.
Le caratteristiche principali dell’applicazione Evisort sono:
- Automazione dei contratti per aumentare le risorse
- Processi di approvazione trasparenti per imporre la conformità
- Avvisi automatici e notifiche di attivazione
- Analisi, report e visualizzazione dei contratti avanzati
- Integrazione senza codice e gestione degli accessi
Con la piattaforma Contract Intelligence di Evisort, puoi semplificare la gestione dei contratti. Semplifica inoltre i flussi di lavoro per aiutare il tuo team a concentrarsi sul lavoro strategico e collaborare per una conclusione più rapida degli accordi. Questa piattaforma supporta l’integrazione con applicazioni come Gmail, Google Drive, AWS, SharePoint, DocuSign, Adobe Sign, Box e Salesforce.
Caratteristiche essenziali dello strumento di gestione dei contratti
Un software di gestione dei contratti è degno quando possiede le seguenti funzionalità:
Modelli di contratto
L’app dovrebbe offrire i modelli regolari che le aziende utilizzano frequentemente. Dovrebbe anche offrire un’opzione per convertire un nuovo contratto in un modello per il futuro.
Repository centrale del contenuto del contratto
Ci dovrebbe essere un database per i contenuti che i contratti utilizzeranno frequentemente. L’operatore dovrebbe essere in grado di personalizzare i campi secondo necessità.
Controllo degli accessi basato sul ruolo
Gli agenti di vendita sul campo, gli impiegati, l’assistenza clienti, i redattori di contratti, le PA del manager e gli imprenditori dovrebbero avere livelli di accesso diversi nella tuta.
Archiviazione protetta e crittografata
Un solido software di gestione dei contratti utilizzerà software di autenticazione e protocolli di crittografia per proteggere i contratti da malintenzionati.
OCR, AI, PDF e stampa
Il software deve includere un programma OCR se è necessario aggiungere contenuto da un contratto fisico. Un’IA può elaborare gli input per creare PDF puliti e professionali.
Occasionalmente, potresti aver bisogno di copie stampate, quindi dovrebbe essere presente anche l’opzione di stampa.
Pannello di controllo
Un dashboard che mostra diverse metriche del team di elaborazione del contratto aiuterà i manager, i funzionari finanziari e il team di leadership a elaborare piani aziendali e finanziari appropriati.
Il software di gestione dei contratti di prossima generazione dovrebbe mostrare una dashboard con i contratti in sospeso, le bozze di contratto, i contratti in cantiere, i contratti inviati per l’approvazione del cliente e le nuove proposte di contratto.
Firma elettronica integrata
Quando acquisti una tuta per la gestione del contratto, assicurati che includa una funzione di firma elettronica. Altrimenti, potresti dover acquistare un’altra app solo per le firme elettroniche. Separare questa caratteristica vitale rallenterà sicuramente la velocità di elaborazione del contratto.
Pipeline del processo contrattuale
L’app dovrebbe offrire un flusso di lavoro intuitivo per l’elaborazione del contratto. Ad esempio, l’agente sul campo avvierà il flusso del contratto. Quindi, il team di vendita o prodotti verificherà gli elementi del contratto e li inoltrerà ai gestori.
Una volta che un manager ha finalizzato i prezzi e i termini, la persona può inviare il contratto alla leadership. E tutto ciò dovrebbe avvenire all’interno dell’app.
Monitoraggio amministrativo
Devono essere presenti funzionalità di visualizzazione avanzate per i dirigenti aziendali, i funzionari finanziari, la leadership e l’imprenditore. Garantirà che tutto proceda secondo la politica aziendale.
Qual è il processo di gestione del contratto standard?
Il tipico processo o flusso di lavoro di gestione del contratto è composto da sei fasi. Dai un’occhiata a ogni fase del ciclo di vita.
Creazione
La prima fase della gestione del contratto consiste nel creare un accordo. Puoi utilizzare un modello o iniziare a scriverlo da zero.
Collaborazione
Essendo un documento aziendale chiave, i contratti spesso devono includere la collaborazione interna. Più team inviano i loro input per finalizzare un contratto per conto dell’azienda.
La modifica
La prima copia dell’accordo non è certo l’ultima. Deve passare attraverso varie modifiche e modifiche alla versione per la finalizzazione.
Firma
Quando la parte scritta è completa, è necessario firmare la carta del contratto. In tempi moderni, l’uso delle firme elettroniche è in aumento.
Tracciamento
C’è anche la necessità di tenere traccia degli obblighi e degli adempimenti di un contratto.
Magazzinaggio
Tutti i contratti devono essere archiviati in un sistema respiratorio ricercabile, centralizzato e sicuro. Pertanto, gli utenti possono ordinare e trovare rapidamente i documenti.
Segnalazione
Dovresti ottenere un rapporto di analisi personalizzato per il tuo contratto con informazioni utili. Questo ti aiuta a prendere decisioni informate.
Rinnovo
In molti casi, i contratti vengono rinnovati dopo un certo tempo. Tuttavia, è fondamentale tenere traccia delle date di scadenza del rinnovo.
Libri popolari per imparare la gestione dei contratti
Gestione dei contratti: competenza aziendale principale
Redazione e negoziazione del contratto
Principi di gestione dei contratti
Gestione del contratto: segreti vincenti
Parole finali
Finora, hai esplorato gli otto migliori strumenti come software di gestione dei contratti che stanno prendendo d’assalto il mondo degli affari. Puoi sceglierne uno tra quelli sopra in base alle tue esigenze aziendali, ai carichi di lavoro del contratto e al budget. Puoi andare con la versione di prova e quindi iscriverti se lo strumento sembra soddisfacente.
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