Il software di automazione delle attività riduce il lavoro manuale e aumenta la produttività nella maggior parte delle aziende che utilizzano la tecnologia in forma digitale o fisica!
L’automazione è il frutto a portata di mano per imprenditori e manager quando hanno bisogno di ridurre i costi generali senza compromettere la produttività e la produzione.
Dagli elettrodomestici di consumo, beni e produzione di veicoli alla codifica software, tutto il settore beneficia dell’automazione di attività e processi.
Se sei nuovo nell’automazione delle attività o utilizzi già l’automazione ma desideri rendere più efficienti gli scenari di automazione esistenti, sei nel posto giusto!
Questo articolo illustrerà alcuni straordinari strumenti di automazione delle attività che stanno portando l’utilizzo da parte di PMI, startup e aziende. Inoltre, imparerai di più sui passaggi e sui vantaggi dell’automazione delle attività. Quindi, inizia a leggere!
Sommario:
Che cos’è l’automazione delle attività? 👩💻
L’automazione delle attività è l’uso di software o algoritmi di programmazione per completare attività manuali ripetitive e predittive utilizzando computer, smartphone, tablet o computer a scheda singola (SBC) come Raspberry Pi.
Migliora la coerenza e la precisione dei flussi di lavoro. Per non parlare del fatto che l’automazione delle attività porta un’efficienza straordinaria alle attività più complesse. Ovviamente, riduce al minimo il lavoro manuale necessario per produrre un risultato specifico, razionalizzando l’intero progetto aziendale o commerciale.
L’automazione delle attività non rimuove completamente il coinvolgimento degli esseri umani. Riduce solo la necessità di intervento manuale da parte della tua forza lavoro aziendale mentre possono investire tempo nell’aumento delle vendite, nel miglioramento delle metriche di marketing e, in ultima analisi, nell’ottenere maggiori entrate.
I passaggi per automatizzare un’attività aziendale 🏦
L’automazione delle attività aziendali si basa in gran parte sui condizionali, un segmento della programmazione informatica che risolve i problemi IF Then Else (alias If This Then That).
Tuttavia, non è necessario entrare nel codice perché esistono strumenti di trascinamento della selezione per l’automazione delle attività. Puoi creare ricette di automazione molto complesse senza scrivere una sola riga di codice.
Ecco i passaggi da seguire per la maggior parte degli strumenti citati in questo articolo o trovati altrove sul web:
#1. Crea un flusso di lavoro per attività ripetitive
Innanzitutto, è necessario identificare se il processo aziendale è ripetitivo. Dai un’occhiata al seguente flusso di lavoro per la gestione dei progetti su Asana. È un ottimo esempio di una ricetta di automazione:
- Il project manager ha aggiunto un’attività su Asana.
- Hanno anche aggiunto un assegnatario su Asana.
- L’app Google Calendar dell’assegnatario mostrerà automaticamente questa attività come pianificazione delle attività.
Puoi usare la tua immaginazione e creatività per creare flussi di lavoro come questo.
#2. Scegli un’app trigger e aggiungi eventi trigger
La maggior parte dei software di automazione delle attività ti chiederà di selezionare un’app di attivazione e un evento di attivazione che avvierà il flusso di lavoro automatizzato. Nell’esempio sopra:
- Evento di attivazione: aggiunta di una nuova attività e assegnazione di un membro del team
#3. Scegli un’app di azione e uno o più eventi di azione
Ora, devi solo selezionare Google Calendar come App di azione e Aggiungi evento del calendario come Evento di azione.
#4. Pubblica l’automazione
Lo strumento di automazione eseguirà vari test e l’autenticazione dell’account durante l’intero processo. Quando vedi che l’automazione del test funziona come previsto, pubblica la ricetta.
D’ora in poi, l’app di automazione delle attività prenoterà automaticamente lo slot del calendario dei membri del tuo team quando assegni una nuova attività. Non c’è bisogno di inseguirli o inviare e-mail di promemoria!
Vantaggi dell’automazione delle attività 👍
I vantaggi di cui gode la tua azienda dall’automazione delle attività dipendono da un settore all’altro. Ma i seguenti sono i vantaggi comuni in qualsiasi settore:
- Velocizza le attività ripetitive. Se puoi prevedere i passaggi esatti di un’attività, il software può riprodurre quei passaggi e puoi rilassarti mentre il programma esegue le attività una dopo l’altra.
- Puoi salvare la tua forza lavoro dal burnout e dall’affaticamento utilizzando un codice algoritmico per eseguire attività ripetitive.
- Le persone tendono a commettere errori minori come errori di battitura quando lavorano ripetutamente sugli stessi passaggi di un’attività. Ma tali errori potrebbero diventare fatali per i tuoi clienti. Puoi utilizzare il software di automazione delle attività per eseguire attività ripetitive e salvare la tua azienda da perdite di reputazione.
- Tali strumenti liberano la tua forza lavoro dal lavoro manuale in modo che tu possa potenziarli e nominarli in altri reparti che generano entrate come vendite, marketing, upselling e servizio clienti.
- La maggior parte delle industrie manifatturiere di beni di consumo, elettrodomestici e automobili utilizza una combinazione di algoritmi e bracci robotici per automatizzare l’intera linea di produzione. Riduce principalmente i costi di produzione.
- L’automazione delle attività garantisce che il tuo processo aziendale digitale sia coerente con le tue politiche aziendali, come l’automazione del flusso di lavoro dei documenti per creare e approvare i documenti aziendali.
- Ottieni un maggiore controllo sulle operazioni aziendali e sulle linee di produzione. Durante le emergenze, puoi facilmente invocare soluzioni di ripristino di emergenza come il trasferimento dell’app cloud a un altro provider cloud o le esigenze di produzione di una fabbrica non interessata.
- Infine, il vantaggio più ricercato è un migliore ROI nei processi aziendali manuali come il marketing digitale, l’email marketing, l’onboarding dei clienti online, la verifica KYC digitale e altro ancora.
Ora conosci la definizione di software di automazione delle attività, i suoi passaggi e i suoi vantaggi. È tempo di esplorare alcuni strumenti popolari per l’automazione delle attività semplice e conveniente per qualsiasi uso aziendale o personale:
Pipefy
Quando si tratta di automatizzare le attività o il flusso di lavoro, Pipefy è qui per te. Oltre all’automazione, puoi creare e modificare qualsiasi tipo di flusso di lavoro su questa piattaforma con la possibilità di un ridimensionamento infinito e senza sforzo. Con la sua interfaccia visiva intuitiva, il processo di automazione diventa fluido.
Di conseguenza, l’efficienza del team aumenta e può ottenere il massimo dalle proprie app. Ti aiuta anche a gestire modifiche rapide al flusso di lavoro dovute al feedback dei clienti o a nuovi requisiti interni.
Ora, devi dipendere meno dalle tracce di posta elettronica e dai fogli di calcolo poiché questo software di automazione ti consente di evitare errori eliminando le voci di dati duplicati.
Pipefy ti consente di creare un flusso di lavoro da zero utilizzando il suo editor visivo o di scegliere uno dei suoi modelli da personalizzare in base alle tue esigenze. Inoltre, dashboard e report personalizzabili di questo strumento sono utili per il monitoraggio dei KPI, il monitoraggio dello stato e l’identificazione di nuove opportunità.
Questa applicazione consente di unire, ordinare e instradare richieste, prese e ticket in entrata, indipendentemente dalla loro origine. Supporta la collaborazione mettendo tutti i membri del team sulla stessa pagina e determinando l’autorizzazione dell’utente per la visibilità e la collaborazione.
Zoho Flow
Sei stanco di gestire più app individualmente per i tuoi team? Zoho Flow ti consente di automatizzare i flussi di lavoro e le attività aziendali collegando le app che utilizzi. Ora, sbarazzati di qualsiasi silos di informazioni con la funzione di integrazione intelligente di questo software.
L’app collega tutte le app in modo che tutte le e-mail, i record e i rapporti si spostino in un flusso ininterrotto. Puoi progettare i flussi personalizzando raccolte di flussi predefinite per la massima produttività e l’esecuzione di attività di routine.
Inoltre, non è necessario impegnarsi in una complessa codifica di integrazione poiché il suo generatore dinamico ti consente di impostare un trigger e azioni attraverso un’integrazione senza soluzione di continuità. I team possono persino creare flussi di lavoro che si connettono tra i reparti per una migliore orchestrazione aziendale.
Inoltre, le organizzazioni possono creare integrazioni personalizzate con questo strumento attraverso diverse funzionalità aziendali. Alcune delle principali app supportate sono Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Google Calendar, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox e Salesforce.
Wrike
Se il tuo team è stanco di eseguire processi noiosi che incidono sulla produttività, è il momento di optare per Wrike. Il suo potente ed efficiente Automation Engine è in grado di automatizzare i flussi di lavoro quotidiani in modo da poter affrontare le attività più vitali per la tua azienda.
Le aziende possono creare regole per attività ripetitive utilizzando trigger e azioni per processi di lavoro più rapidi e intelligenti. Inoltre, lo strumento ti avvisa e ti aggiorna automaticamente per una scalabilità più rapida, una semplificazione dei processi e una riduzione degli errori.
Quando usi Wrike, sposta automaticamente l’attività alla fase successiva del flusso di lavoro, a seconda della priorità, dello stato e del rischio dell’attività. Poiché tutti i membri del team hanno piena visibilità dei flussi di lavoro, ci sarà trasparenza.
L’applicazione ha anche funzionalità come @menzioni, notifiche e promemoria per una migliore collaborazione.
Fare clic su
Con la funzione ClickUp Automations, puoi automatizzare prontamente le tue attività di routine e aiutare il tuo team a concentrarsi su lavori più importanti.
Utilizzando questa piattaforma, è possibile creare attività in più di 100 modi. Oltre a creare automazioni personalizzate, consente di automatizzare attività relative ad assegnatari, stati, priorità, date, creazione e spostamento.
Inoltre, ti consente di assegnare compiti, modificare lo stato, pubblicare commenti ed eseguire numerose altre attività. Gli utenti possono scegliere l’azione che si verificherà durante un trigger di automazione e, quindi, risparmiare tempo prezioso.
ClickUp Automations supporta diverse app esterne, tra cui Slack, Fogli Google, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform e Airtable, per creare un flusso di lavoro unico ma condiviso. Soprattutto, garantisce la sicurezza dei dati degli utenti con una piattaforma sicura e offre un elevato tempo di attività.
Automazione Jira
Stai cercando una soluzione di automazione delle attività che ti aiuti a concentrarti sulle tue attività importanti? Scegli Jira Automation per automatizzare qualsiasi attività o flusso di lavoro della tua azienda con pochi clic.
Con questa piattaforma, le possibilità sono infinite: puoi utilizzarla per automatizzare l’assegnazione delle attività per sincronizzare le attività tra i reparti.
Inoltre non ha bisogno che tu scriva codici. Seleziona uno dei suoi oltre 100 modelli (DevOps, Slack, Business, Global, ecc.) e inizia a creare regole di automazione in pochi minuti. Inoltre, puoi utilizzare le sue guide e video per avviare il processo.
Le aziende possono utilizzare questo software con altri popolari strumenti aziendali come MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket, ecc.
Zapier
Con 5.000 app e un’automazione infinita, Zapier è la soluzione ideale per l’automazione delle attività per marchi rinomati come Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable e altri. È un software di automazione delle attività senza codice con le seguenti caratteristiche degne di nota:
- Automazione in più passaggi che può includere fino a 100 app
- Semplice logica if/then per la programmazione condizionale in uno spazio di lavoro visivo
- Creazione di ricette di automazione completamente drag-and-drop
- Filtri multipli in modo da poter creare complesse ricette di automazione
- Formatta i tuoi dati all’interno della formula di automazione utilizzando la funzione Formatter
Al momento in cui scriviamo, la piattaforma di integrazione delle app è adatta a ruoli aziendali come vendite, tecnologia dell’informazione (IT), proprietari di piccole imprese e operatori di marketing online.
Quando si parla di flussi di lavoro aziendali, è possibile utilizzare le integrazioni delle app di Zapier o Zaps per le comunicazioni con i clienti, la gestione dei dati, la gestione dei lead e i processi aziendali.
Calcola
Tallyfy è particolarmente adatto per le aziende con un volume maggiore di documenti, file e dati rispetto ad altre. Lo stesso sviluppatore della piattaforma di automazione ha enfatizzato l’automazione delle attività per moduli online, flussi di lavoro aziendali, processi, attività, approvazioni di documenti e altro ancora.
Ha integrazioni e webhook per varie app aziendali e professionali come Google email (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau e altro ancora.
Inoltre, il software di automazione delle attività supporta strumenti di automazione di terze parti come Zapier Connector e Power Automate. Pertanto, se non trovi un’integrazione per la tua app aziendale su Tallyfy, puoi integrare l’app con Power Automate o Zapier e quindi utilizzarla su Tallyfly.
Nintex
Quando si tratta di utilizzare una piattaforma di automazione completa, Nintex è la scelta ideale per le aziende. Questo strumento consente agli utenti di automatizzare le attività manuali e quotidiane e di gestire il flusso di lavoro aziendale attraverso l’automazione robotica dei processi.
Tutto quello che devi fare è scoprire i processi che richiedono l’automazione e iniziare ad automatizzarli con pochi clic e senza alcun codice. Non è necessario utilizzare moduli cartacei poiché le aziende possono raccogliere informazioni digitalmente da moduli e smartphone.
Inoltre, Nintex abilita la firma elettronica nei tuoi documenti e ti consente di generare automaticamente documenti quando necessario. Puoi anche entrare a far parte della sua rete globale di partner per un’automazione rapida e di successo.
Parole finali
L’automazione delle attività è il segreto della produttività, dell’efficienza e della redditività aziendale. Ti aiuta a evitare sanzioni per errori e a completare le attività fisiche o digitali più velocemente. Tuttavia, il successo nell’automazione risiede nel software che stai utilizzando per scrivere processi automatizzati o ricette di attività.
Prova il software di automazione delle attività di cui sopra e scegli quello che si adatta alle esigenze del tuo dominio aziendale e dello stile di automazione.
Successivamente, puoi controllare gli strumenti di automazione della contabilità fornitori.