Gestire i progetti e dare priorità alle cose sta diventando troppo complicato per te? Quanto sarebbe bello se ci fosse un modo per aiutarti a capire quali compiti richiedono che tipo di attenzione ed energia.
È qui che entra in gioco la Impact Effort Matrix o la matrice 2×2. È uno strumento che semplifica la definizione delle priorità e aiuta i team e gli individui a riconnettersi con i propri obiettivi e a identificare i passaggi attuabili per iniziare il lavoro.
Se stai cercando un modello di matrice per lo sforzo di impatto facile, questo articolo è un ottimo punto di partenza. Ma prima, ti aggiorniamo con le basi della matrice dello sforzo di impatto.
Sommario:
Che cos’è una matrice dello sforzo di impatto?
Una matrice Impact Effort o una matrice 2×2 non è altro che uno strumento utilizzato dalle aziende e dagli individui per assegnare priorità alle attività in modo efficace. La definizione delle priorità avviene analizzando lo sforzo che deve essere preso per un’attività e confrontandolo con l’impatto che avrà.
Per la maggior parte, una matrice dello sforzo di impatto viene creata dal brainstorming con il tuo team. In questo modo è possibile identificare il numero totale di attività e progetti per tutti i membri del team. È quindi possibile capire l’importanza e l’urgenza di tali attività.
Con questo esercizio, puoi identificare l’ordine delle attività che devono essere eseguite per ottenere il miglior impatto con il minimo sforzo.
Di solito, le attività con il minimo sforzo e il maggiore impatto sono quelle su cui devi concentrarti. Tuttavia, ciò non vuol dire che i compiti a basso sforzo ea basso impatto siano inutili. A volte, anche quelli possono aiutare in un modo o nell’altro.
I 4 quadranti della matrice dello sforzo di impatto
I 4 quadranti della matrice dello sforzo di impatto sono i seguenti:
Questi quattro blocchi sono segregati avendo Impact sull’asse X e Sforzo sull’asse y. Ciascuno dei blocchi è il seguente:
# 1. Vittorie rapide – Basso sforzo e alto impatto
Questo blocco include tutte le attività che possono essere eseguite facilmente o rapidamente ma che hanno un impatto significativo sull’azienda o sul tuo lavoro. Le attività in questo blocco hanno la massima priorità.
#2. Grandi progetti: alto sforzo e alto impatto
Questo blocco include tutte le attività che richiedono uno sforzo significativo e hanno un impatto enorme. Questi sono considerati gli obiettivi a lungo termine dell’azienda e hanno una priorità abbastanza alta.
#3. Fill-Ins – Basso sforzo e basso impatto
Questo blocco include tutte le attività che possono essere eseguite facilmente ma non forniscono un impatto sufficientemente grande. Quindi, le attività in questo blocco non sono la priorità principale.
Tuttavia, puoi comunque svolgere queste attività nel tuo tempo extra o quando non ti senti produttivo, solo per toglierti di mezzo queste attività.
#4. Compiti ingrati: alto sforzo e basso impatto
Questo blocco include tutte le attività che richiedono molto tempo e fatica ma non forniscono un impatto sufficiente. Queste attività sono altamente inutili e dovrebbero essere lasciate in sospeso se è necessario eseguire tutte le altre attività.
Quando utilizzare una matrice dello sforzo di impatto?
La matrice dello sforzo di impatto è un must su cui lavorare ogni volta che tu o il tuo team avete più progetti o attività con un’ampia gamma di potenziali vantaggi.
Ne hai bisogno anche ogni volta che sei confuso sulla migliore linea d’azione o quando decidi da dove iniziare.
A volte, la matrice 2×2 può persino aiutarti a organizzare il tuo flusso di lavoro e renderlo privo di ingombri.
Di solito, le start-up o le organizzazioni più piccole hanno un sacco di lavoro diverso che deve essere svolto da un gruppo molto piccolo di persone. In una struttura così caotica, molte idee e progetti potrebbero essere ostacolati. Quindi, una matrice può ordinare quel pasticcio e far funzionare l’organizzazione.
Ecco un elenco di incredibili vantaggi che la matrice dello sforzo di impatto ha per te e il tuo team:
Vantaggi della matrice dello sforzo di impatto
# 1. Tieni tutti al corrente e sincronizza
Il miglior vantaggio della matrice dello sforzo di impatto è in realtà il modo in cui porta tutti sulla stessa pagina per lavorare verso un obiettivo. Il tuo team può anche utilizzare modelli di matrice dello sforzo di impatto per aggiungere un altro livello di organizzazione del lavoro.
#2. Ottimizza le risorse e la loro allocazione
Quando sai quali attività devono essere svolte e quando devono essere eseguite, puoi gestire le tue risorse e allocarle correttamente. Pertanto, le risorse critiche vengono mantenute per le attività prioritarie.
#3. Crea una sequenza di attività di lavoro e dà priorità alle attività
La matrice dello sforzo di impatto aiuta a creare una sequenza di azioni/compiti organizzati in base alle priorità. Questo crea un percorso lineare che il team deve seguire.
#4. Allinea la squadra con gli obiettivi aziendali
Oltre a trovare le attività prioritarie, la matrice spiega anche perché le attività devono avere la priorità. Quindi, il team comprende gli obiettivi dietro di esso e, a sua volta, comprende gli obiettivi dell’azienda.
#5. Risparmiare tempo e massimizzare l’efficienza nel flusso di lavoro
Con la matrice, puoi evitare di dedicare tempo a cose che richiedono troppo tempo per un impatto molto minore. Quindi, il tuo flusso di lavoro diventa più sensibile al tempo e l’efficienza del tuo lavoro aumenta.
Per quanto possa sembrare facile la matrice dello sforzo di impatto, ci sono ancora alcune cose che puoi fare per massimizzare i benefici e l’utilità di questa pratica.
Suggerimenti per facilitare la matrice dello sforzo di impatto
# 1. Definisci obiettivi chiari per la matrice
Il perché di tutte le cose è importante ovunque. Assicurati di trovarlo anche per la matrice. Avere obiettivi e ragioni chiari per creare la matrice ti darà una direzione precisa per eseguire correttamente questa pratica.
#2. Brainstorm tutte le attività e le attività con i tuoi compagni di squadra
Il brainstorming consente sempre una discussione olistica sulle cose. Farlo con i tuoi compagni di squadra porterà una prospettiva diversa alla matrice e le attività possono avere la priorità pensando a tutti.
#3. Creare un solido piano d’azione per il processo dopo aver creato la matrice
Il solo fatto di creare la matrice dello sforzo di impatto non porterà a termine le cose. In realtà, avere un solido piano d’azione ed eseguirlo è l’unica cosa che lo farà. Quindi, assicurati di avere un piano pronto per tutte le attività e le loro sequenze per un flusso di lavoro regolare.
#4. Avere una forte comunicazione all’interno del team e fare rapporti per le attività
Una volta iniziato il lavoro, dovrai comunicare in modo proattivo con il team se la sequenza o le priorità erano sufficientemente accurate.
Se ci sono aree di miglioramento, assicurati di creare un rapporto su come sono andate le modifiche per la prossima volta che esegui un’altra matrice dello sforzo di impatto.
Questo era tutto ciò che dovevi sapere su Impact Effort Matrix. Ora, vediamo alcuni modelli di Impact Effort Matrix che ti semplificheranno la vita!
Mirò
Mirò è uno strumento fantastico progettato per team e individui per creare grafici, tabelle, mappe e altro per pianificare e organizzare le cose.
Durante l’utilizzo di questo modello, ecco alcune cose che abbiamo scoperto:
- L’aspetto della progettazione è estremamente intuitivo e chiunque abbia una conoscenza di base della modifica di questi modelli di progettazione può utilizzare questo strumento
- Non c’è molta assistenza nello spiegare come funziona il modello della matrice dello sforzo di impatto, quindi un principiante potrebbe dover ricercare di cosa si tratta e come è fatto.
- Durante l’avvio del tuo primo progetto, lo strumento richiede la tua esperienza nell’utilizzo di strumenti di progettazione come Miro, il che lo rende adatto ai principianti in termini di design.
Miro è uno strumento freemium, quindi puoi usarlo per creare modelli gratuitamente. Tuttavia, puoi anche aggiornarlo per accedere a funzionalità premium come progetti illimitati, collaborazione con più membri del team, ecc.
Lucidspark
Lucidspark è un altro strumento di progettazione creato appositamente per la produttività e le attività legate al lavoro. È dotato di un’interfaccia utente semplice e di una facile creazione e modifica dei modelli.
Ecco le caratteristiche del modello di matrice dello sforzo di impatto di Lucidspark:
- L’interfaccia utente è semplice e veloce; puoi creare la matrice velocemente aggiungendo i progetti nelle caselle
- Il modello presenta un design di base, ma puoi aggiungere immagini e modificare i colori e i caratteri per personalizzarlo
- Il layout di base dei quattro quadranti è realizzato per presentare compiti con livelli di sforzo e impatto variabili, non solo definirli sotto un blocco, ma puoi spostarli di conseguenza.
Puoi iniziare con Lucidspark gratuitamente, ma puoi anche aggiornarlo per accedere ad altre funzionalità premium.
Tela
Tela è uno strumento di progettazione che può essere utilizzato per tutti i tipi di esigenze di progettazione. Puoi usarlo per creare grafici di produttività come la matrice dello sforzo di impatto, loghi di progettazione, infografiche e molto altro.
Ecco alcune cose sul modello Canva per la matrice dello sforzo di impatto:
- Presenta una serie di funzionalità di progettazione come l’aggiunta di elementi, colore e modifiche ai caratteri, l’aggiunta di immagini e video, la creazione di animazioni, ecc. Il che è un po’ eccessivo
- Ottimo strumento per gli utenti che lo utilizzeranno frequentemente per altri requisiti di progettazione e creazione di contenuti
- Il modello della matrice dello sforzo di impatto presenta un design tradizionale che può elencare solo le attività sotto i blocchi e non ha livelli personalizzati per gli stessi.
Solo per uso produttivo, Canva può sembrare un po’ troppo avanzato per molti principianti.
Tuttavia, può essere uno strumento eccellente per utenti intermedi o avanzati per creare design e modelli unici.
È gratuito, ma avere la versione premium ti consentirà di accedere a diversi modelli e altri elementi.
Creatamente
Creatamente è uno strumento di progettazione della produttività creato appositamente per le aziende e le organizzazioni per gestire attività organizzative come la creazione di un modello di matrice dello sforzo di impatto.
Ecco le caratteristiche del modello di matrice Creately Impact sforzo:
- Il modello è facile e colorato, con modi molto semplici per annotare le attività in ogni quadrante
- Il layout della matrice la rende di facile comprensione ma non offre un livello di personalizzazione superiore
- Adatto ai principianti ma impedisce agli utenti di personalizzare il modello per design e layout migliori per la matrice
Anche se Creately non è il massimo per la personalizzazione, fa il suo lavoro molto bene ed è un’ottima soluzione per i team leader e i manager che vogliono portare a termine l’attività in modo facile e veloce.
Mappa di gruppo
Mappa di gruppo è uno dei migliori strumenti in questo elenco per un modello di matrice dello sforzo di impatto. Combina il meglio di entrambi i mondi, ovvero design ed efficacia.
Ecco le caratteristiche del modello di matrice dello sforzo di impatto di Groupmap:
- Il modello è estremamente ben fatto, in cui puoi semplicemente fare clic ovunque e iniziare a scrivere le attività, e sarà comunque fantastico
- Il layout è molto fluido e puoi micro-regolare i livelli di impatto e sforzo necessari per quell’attività
- Non c’è molto da fare in termini di progettazione, ma il modello presenta un design accattivante che fa il suo lavoro
Dal punto di vista del design, esiste un limite alla personalizzazione in cui è possibile modificare lo sfondo e il layout dell’asse in base alle proprie esigenze. Tuttavia, puoi creare una matrice eccellente ed efficace con il minimo sforzo.
Ehi
Ehi è uno strumento di progettazione di mappe di produttività in cui puoi trovare modelli per diagrammi di flusso del progetto, grafici, matrici, ecc.
Ecco le caratteristiche del modello di matrice dello sforzo di impatto di Ayoa:
- Il modello è facile da usare e ha abbastanza opzioni di progettazione per aggiungere un po’ di personalizzazione
- Il layout della matrice dello sforzo di impatto presenta un design fluido con caselle di progetto individuali per identificarle correttamente
- L’interfaccia utente è adatta ai principianti, ma è un po’ più lenta rispetto al resto degli strumenti in questo elenco
La versione di prova gratuita di Ayoa dura solo 7 giorni, dopodiché è necessario ottenere la versione premium per creare nuovi modelli.
Figma
Figma è uno strumento di progettazione che offre vari modelli per diversi tipi di mappe e grafici necessari alle organizzazioni per la produttività e la gestione del team.
Ecco le caratteristiche del modello di matrice dello sforzo di impatto Figma:
- Quando avvii un diagramma o un modello su Figma, vieni accolto con un tutorial sull’utilizzo dello strumento, che è un’ottima funzionalità per i principianti
- C’è anche una scatola di istruzioni su come utilizzare il modello per la matrice dello sforzo di impatto e su come personalizzarlo per una migliore efficacia.
Lo strumento è minimalista e offre una guida sufficiente per un principiante assoluto per creare una matrice di sforzo di impatto rispettabile senza l’aiuto di nessun altro. È fantastico per gli utenti alle prime armi e anche per i veterani che vogliono farlo e rispolverare rapidamente.
Vendetta
Vendetta è uno strumento di progettazione freemium utilizzato per creare diversi modelli di progettazione e grafica. Impact Effort Matrix fa parte della versione business di Venngage, che è una versione a pagamento dello strumento.
Ecco le caratteristiche del modello di matrice dello sforzo di impatto Venngage:
- Il modello di matrice dello sforzo di impatto offre un layout fluido eccezionale in cui è possibile regolare la quantità di sforzo e l’impatto del progetto
- Dal punto di vista del design, lo strumento offre un’ottima personalizzazione e un modello di partenza decente per creare un design accattivante per mostrare i tuoi progetti in modo efficace.
Il modello di matrice dello sforzo di impatto di Venngage è un ottimo strumento, ma il livello di personalizzazione che offre non è abbastanza buono da giustificare l’acquisto. Indipendentemente da ciò, se stai cercando un buon software di progettazione per più progetti di progettazione, questo è un buon strumento da avere!
Avvolgendo
L’Impact Effort Matrix è una pratica essenziale per valutare la sequenza temporale e le priorità del tuo lavoro. Per andare con quello, hai anche bisogno di un modello ideale che funzioni esattamente nel modo in cui ne hai bisogno.
Dopo aver utilizzato tutti questi strumenti, abbiamo scoperto che non è necessario disporre di alti livelli di personalizzazione per ottenere un modello di matrice decente.
Tuttavia, se scegli gli strumenti che offrono ciò, puoi massimizzare l’attrattiva e l’efficacia della matrice.
Puoi anche guardare alcuni modelli di albero decisionale.