La tecnica di valutazione e revisione di un programma, conosciuta anche come diagramma PERT, è uno strumento essenziale per organizzare, strutturare e pianificare le attività di un progetto, garantendo il rispetto delle scadenze e la corretta esecuzione di ogni fase.
La cronologia del progetto viene rappresentata graficamente, facilitando la comprensione degli obiettivi dall’inizio alla conclusione.
La Marina degli Stati Uniti nel 1950 ha ideato il diagramma PERT per gestire il progetto del sottomarino nucleare Polaris. Oggi, i project manager utilizzano questo strumento per stimare i tempi necessari al completamento di un progetto, grazie alla rappresentazione visiva dei compiti e all’analisi delle loro interdipendenze.
Perché è fondamentale utilizzare un diagramma PERT?
All’avvio di un progetto, i project manager dovrebbero creare questo diagramma per assicurare una progressione fluida fin dall’inizio. Questo strumento aiuta a prevenire eventuali blocchi e ritardi, ed è quindi essenziale realizzarlo nelle fasi iniziali, quando le idee del team sono ancora fresche.
In aggiunta, il team e gli stakeholder possono visualizzare e delegare le responsabilità. Solitamente, diversi team sono coinvolti nella realizzazione di un progetto. Un diagramma PERT evidenzia il ruolo di ciascun team, creando un flusso di lavoro sistematico.
Inoltre, favorisce una comunicazione efficiente tra i team e all’interno di ciascun team. Il diagramma PERT è utile anche per stabilire scadenze chiare e precise per le attività. Con obiettivi e processi ben definiti, il team può operare senza errori significativi.
Come selezionare il software per un diagramma PERT?
I team possono sfruttare i numerosi software disponibili per creare un efficace diagramma PERT. È fondamentale scegliere il software più adatto per ottimizzare l’efficienza. Prima di scegliere un software, è necessario preparare e definire la struttura del diagramma. Ecco i passaggi da seguire per creare un diagramma efficace.
- Elencare i risultati finali del progetto.
- Organizzarli cronologicamente dal primo all’ultimo giorno del progetto.
- Identificare le dipendenze e registrarle nel diagramma.
- Creare una sequenza temporale adeguata, con le ore/giorni stimati per ciascuna attività.
- Disegnare il diagramma.
- Definire il percorso del diagramma PERT.
- Revisionare e aggiornare il diagramma in base ai progressi del team e del progetto.
Utilizzare i nodi per rappresentare eventi e milestone, e le frecce per indicare le attività.
Una volta definito lo schema di base, il software può essere di grande aiuto. Avendo stabilito le aspettative, è possibile cercare generatori di diagrammi PERT. Anche se è possibile creare i diagrammi manualmente, molti siti web offrono modelli predefiniti tra cui scegliere, consentendo di iniziare subito il lavoro.
Ecco un elenco di alcuni dei migliori software per diagrammi PERT disponibili:
Adobe Express
Adobe facilita la creazione di diagrammi PERT, offrendo una galleria di modelli preesistenti personalizzabili in base alle proprie esigenze.
È anche possibile consultare esempi di diagrammi PERT sul sito web per trovare ispirazione. Queste opzioni aiutano a risparmiare tempo, soprattutto in presenza di scadenze ravvicinate.
Utilizzando Adobe:
- Si può scegliere tra migliaia di modelli progettati professionalmente.
- È possibile filtrare la ricerca in base alla piattaforma preferita, all’estetica, ecc.
- Si può modificare il modello ricreando il design, cambiando i colori o le immagini del diagramma.
- Si possono aggiungere animazioni o GIF per rendere il diagramma più interessante. Si può anche scegliere di inserire immagini per rappresentare meglio le attività.
- Il diagramma può essere ridimensionato in base alle esigenze del team e alla piattaforma di lavoro.
- Il prodotto finale può essere condiviso o scaricato nel formato desiderato.
Crea subito il tuo primo diagramma PERT!
Visme
Visme rende semplice la creazione e la modifica di diagrammi PERT di ogni genere. Come Adobe, Visme consente di creare il proprio design partendo da modelli preesistenti.
Il software permette di aggiungere forme, creare disegni, ricrearli e modificare le dimensioni. È possibile spostare i nodi e creare la struttura desiderata, collegare o scollegare linee e direzionarle verso altri nodi.
In base alla struttura del diagramma PERT, si può personalizzare il flusso. È possibile modificare disegni, forme, linee e testo durante la creazione del diagramma.
Utilizzando Visme:
- Si può scegliere un modello da utilizzare.
- Nella scheda Dati, si può selezionare l’icona del diagramma PERT e iniziare a generare le forme.
- Si possono scegliere le dimensioni delle forme e delle frecce e regolarle.
- Si possono spostare le forme in base alla struttura desiderata.
- Si può scaricare il diagramma come PDF o file immagine, oppure condividerlo con altri.
Visme offre anche la possibilità di incorporare il diagramma in una pagina web.
Lucidchart
Lucidchart, un software molto popolare tra i project manager per la generazione di diagrammi PERT, aiuta a visualizzare e strutturare il proprio progetto. Questo software facilita la pianificazione e la concettualizzazione dell’intero progetto e permette di comunicare le idee al team.
Offre una vasta gamma di modelli e permette di ricominciare da zero. Sono disponibili molte forme e flussi grafici, che si possono trascinare e rilasciare sulla tela vuota. Gli strumenti di Lucidchart consentono di applicare formule per calcolare le scadenze.
Lucidchart permette di coordinare il team. È possibile condividere il diagramma PERT su qualsiasi piattaforma e il team può visualizzarlo senza difficoltà.
Utilizzando Lucidchart:
- È necessario registrarsi al sito per creare la propria dashboard.
- Si può creare uno schema delle milestone e iniziare a creare i nodi sulla tela.
- È possibile usare le frecce per rappresentare le attività del diagramma.
- Si possono specificare le tempistiche per ogni attività, utilizzando dati personalizzati o collegando un foglio di lavoro.
- Si può finalizzare il lavoro e condividerlo con il team e le altre parti interessate.
Lucidchart offre una prova gratuita di sette giorni. Successivamente, la piattaforma avviserà al termine del periodo di prova.
Creately
Creately è un’altra piattaforma visiva collaborativa che facilita la pianificazione, l’organizzazione e la mappatura delle attività di progetto in modo comodo e veloce. Permette anche di monitorare le dipendenze e gli scenari “what-if”.
La collaborazione in tempo reale è semplice con Creately, grazie a strumenti come i cursori in tempo reale, che permettono a un numero illimitato di utenti di restare sincronizzati. Offre modelli personalizzabili per la pianificazione e il monitoraggio delle attività, strumenti per la creazione di diagrammi professionali e controlli per diagrammi di Gantt, linee temporali, flussi di lavoro e strutture di suddivisione del lavoro. La tela infinita di Creately è utile per raccogliere e centralizzare tutte le informazioni relative al progetto.
Il software permette l’integrazione di app, videoconferenze all’interno della piattaforma e thread di commenti, facilitando il lavoro di squadra. Creately semplifica la gestione dell’avanzamento delle attività, e permette di convertire i diagrammi PERT in flussi di lavoro, schede Kanban e roadmap per lavori successivi.
Utilizzando Creately:
- Si può aprire un’area di lavoro Creately e aggiungere i membri del team come collaboratori.
- Si possono usare strumenti come mappe mentali o post-it per contrassegnare le milestone del progetto e dividerle in singole attività.
- È possibile impostare la sequenza delle attività, definire le dipendenze e collegare le attività individuate per creare un diagramma PERT. Si può iniziare il diagramma da zero o usare un modello predefinito.
- Si può stimare l’intervallo di tempo complessivo del progetto, calcolare il tempo stimato per attività e generare una sequenza temporale media del progetto, usando il metodo CPM e la formula PERT.
Creately offre la registrazione gratuita ai suoi utenti.
Smart Draw
Smart Draw è un generatore di diagrammi PERT che offre formattazione intelligente e accesso da più dispositivi. Svolge la maggior parte del lavoro di disegno, creando automaticamente il diagramma PERT tramite semplici comandi. Il software rende il diagramma visivamente accattivante, riallineando ogni elemento mentre si modificano attività e date. I modelli di diagrammi sulla piattaforma sono progettati professionalmente e personalizzabili.
L’accessibilità del diagramma PERT è incrementata grazie a SmartDraw, che offre vari formati grafici standard per la condivisione, come PDF o PNG, e permette di esportare il diagramma in qualsiasi applicazione Office o Google Workspace.
SmartDraw è facile da usare; basta visitare il sito web e iniziare a lavorare sul diagramma. Si può acquistare un abbonamento per accedere a più funzionalità della piattaforma.
Edraw Max
Edraw Max è un creatore di diagrammi PERT online che facilita la visualizzazione del progetto e la valutazione di tempi e risorse. Permette di creare trasparenza nell’avanzamento e nel controllo del progetto, di assegnare compiti al membro del team più adatto, di identificare potenziali ostacoli e di comprendere i tempi e il budget di completamento.
Con EdrawMax, si può iniziare a usare i modelli predefiniti. La piattaforma online offre strumenti per la creazione di diagrammi PERT e simboli illustrativi che rendono il diagramma comodo da generare e facile da usare.
EdrawMax utilizza un elevato livello di crittografia SSL per proteggere le informazioni del progetto e i dati da piattaforme di terze parti. Consente anche una facile condivisione tramite e-mail o social media. L’interfaccia intuitiva e la tavolozza di colori curata aiutano a creare un diagramma PERT che supporta la visualizzazione e chiarisce la visione del progetto.
Utilizzando EdrawMax:
- Si possono elencare le milestone del progetto, aggiungendo note e frecce.
- Si possono collegare i punti di riferimento designati e specificare il tempo stimato.
- Si può scegliere un modello EdrawMax o una tela bianca per il diagramma PERT e condividerlo con i colleghi.
Cacoo
Cacoo facilita la collaborazione in tempo reale con il team nella definizione di attività e stime di tempo per garantire la fluidità del progetto. Semplifica la gestione dei progetti e permette di risparmiare tempo e risorse.
La piattaforma offre una vasta gamma di modelli e forme di diagrammi PERT per illustrare le dipendenze delle attività, pianificare e comunicare scadenze e attività e allocare efficacemente le risorse.
È possibile iniziare a usare Cacoo con una prova gratuita di 14 giorni e utilizzare le sue funzionalità per semplificare la gestione del progetto.
Miro
Miro personalizza l’esperienza dell’utente con numerosi modelli disponibili sul suo sito web. Il software ha una configurazione semplice, che permette di iniziare senza difficoltà. È sufficiente scegliere il modello desiderato e iniziare.
Con Miro, è necessario seguire i passaggi di base per la creazione del diagramma PERT. Il sito web permette di creare bacheche e condividerle con il team.
La versione gratuita di Miro offre tre bacheche modificabili, l’intero archivio di modelli e l’accesso per tutti i membri del team.
Diagramma di Gantt vs. Diagramma PERT
Il diagramma PERT è uno strumento che aiuta a risolvere i problemi del progetto. È simile al diagramma di Gantt, ma i due strumenti differiscono per approccio e rappresentazione visiva.
Qual è la differenza tra diagrammi PERT e Gantt?
Entrambi i diagrammi aiutano a strutturare il progetto, monitorare i progressi e rispettare le scadenze. Assicurano che il team sia coordinato durante lo svolgimento del progetto.
La differenza significativa tra i due strumenti risiede nella rappresentazione visiva. Il diagramma PERT è un diagramma di flusso, che include nodi e frecce per rappresentare le attività. Il diagramma di Gantt è un grafico a barre orizzontali che illustra attività e scadenze su un foglio.
Analizziamo altre differenze tra diagrammi PERT e Gantt.
- Il diagramma PERT evidenzia il percorso critico, mentre il diagramma di Gantt mostra le fasi di un progetto.
- Il diagramma PERT definisce le scadenze dopo aver stabilito le attività, mentre il diagramma di Gantt si concentra sul monitoraggio dello stato e sulla revisione delle attività in un secondo momento. Permette anche di dividere le attività in segmenti più piccoli durante il progetto.
- Inizialmente, il diagramma di Gantt non includeva le dipendenze, che sono state inserite nelle versioni più recenti. Le dipendenze sono un elemento cruciale del diagramma PERT.
- Un’altra differenza è che il diagramma PERT viene creato nelle fasi di pianificazione, mentre il diagramma di Gantt viene usato durante l’esecuzione del progetto.
Oltre a queste, le differenze risiedono nella struttura e nella grafica di entrambi i diagrammi.
Conclusioni
Creare un diagramma PERT è più semplice con l’uso dei software menzionati. Sia che si preferisca creare il diagramma da zero, sia che si voglia esaminare il lavoro di altri, questi software saranno di grande aiuto.
La priorità è stabilire i compiti e definire le attività con l’aiuto dei team coinvolti, per non dover apportare modifiche importanti durante il progetto.